Реферати українською » » Організація й технологія документационного забезпечення на конкретному підприємстві


Реферат Організація й технологія документационного забезпечення на конкретному підприємстві

Страница 1 из 13 | Следующая страница

року міністерство освіти Російської Федерації

РОСІЙСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ГУМАНІТАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Историко-архивный інститут

Факультет Документоведения

Кафедра Документоведения

Руденко Дарія Володимирівна

Організація й технологія документационного забезпечення ЗАТ «Будівельна Компанія «Дружба»

Дипломна робота

Студентки 5 курсу денного відділення

Допущена до захисту на ДАК Науковий керівник

Завідуюча кафедрою ______________________                 

ПрофессорТ.В. Кузнєцова ______________________     

«___» ____________2002 р. «___» _____________2002 р.

Москва 2002


ОГЛАВЛЕНИЕ

Запровадження

Історія створення ТОВ «ДИН» і структура діловодної служби


Запровадження

У разі стрімкого прогресу, ринкових відносин також конкурентної економіки вчасна й правильне рішення стратегічних партнерів і тактичних завдань визначає життєздатність фірми, організації.

Документированная інформація становлять основу управління, ефективність значною мірою базуються з виробництва і споживанні інформації. У суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціальної і політичною життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. За сучасних умов підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди виходить з інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає якість роботи апарату управління, організацію та влитися культуру праці управлінських працівників. Від, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльність у цілому. Ділова інформація представляється як різноманітних документів, дослідження свідчать, що 75% робочого дня співробітників організацій витрачається з їхньої підготовку, супровід, заповнення, копіювання і передачу[1]. За даними ISO (International Standards Organization), управління документами стає однією з головних факторів конкурентоздатності будь-якого предприятия[2]. Воно означає особливу роботи з документами та даними, координацію процесів створення, зміни поширення. Правильно організоване управління справами знижує час необхідне пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність.

Під час ринкових відносин чимале значення надається механізації і автоматизації діловодних процесів, які збільшують продуктивності праці працівників зайнятих під управлінням. Рационализации документационного забезпечення управління у підприємствах будь-який форми власності необхідно приділити багато уваги, оскільки вади на постановці цієї роботи призводять до серйозним труднощам у роботі керівника й українські підприємства загалом. за рахунок більш досконалої системи документационного забезпечення управління досягається швидше рухається і виконання службових документів, їх збереження, користування та правильний відбір на державне зберігання.

Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі ж будь-яку роботу сьогодні, тримається на засадах наукову організацію праці. Кожен процес роботи може бути методично розкладено за свої складові, до найпростіших операцій. З продуманих, правильно організованих операцій та будується повна ланцюжок науково-організаційній роботи.

Принцип роботи з информационно-документационному обслуговування зводиться до набору одним і тієї ж операцій. Лише в організаціях вони виконуються вручну, за іншими – з допомогою коштів механізації, по-третє – ці процеси повністю автоматизовані. Але ці етапи діловодного циклу роботи з документами аналогічні. Тому грамотний працівник управлінського апарату мусить уміти як правильно складати і оформляти самі документи, а й знати, які види робіт виконуються з тими документами.

На жаль, багато керівників підприємств, працівники, відповідальні за документационное забезпечення управління, невідомі з засадами сучасного діловодства, а тим паче – з тонкощами ведення документації.

Разом про те, правильне впорядкування і оформлення відповідно до новими нормативами – найважливіший обов'язок працівників діловодних служб.

Інформація фіксується в документах, які дають їй організаційну форму і переміщають в часі та просторі. Документи і документная інформація лежать у основі управлінських рішень та є їхньою матеріальним втіленням, забезпечують юридичну чинність. Фундаментальна обізнаність із документами повинен мати настільки відпрацьований порядок, щоб працівники не відволікалися від головних виробничих цілей підприємства.

Актуальність обраної теми обумовлюється недостатньою половинчастим вивченням проблеми документационного забезпечення управління у організаціях. Рішення проблеми управління документацією у сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій, забезпечувати їх ефективне функціонування, і навіть відкрити доступ споживачам до інформаційних ресурсів з найменшими витратами часу, праці та коштів.

У результаті дипломної праці були вивчені і проаналізовані організація та технологія документационного забезпечення діяльності Закрытого акціонерного товариства «Будівельна Компанія «Дружба».

Метою написання дипломної роботи є підставою аналіз організаційного забезпечення діяльності ТОВ «ДИН», і навіть розробка внесення раціональних пропозицій з її вдосконаленню.

Виходячи з цього, вибудовується ряд завдань, саме:

- ознайомлення з організаційної структурою Компанії;

- вивчення функцій, завдань, основних видів діяльності Компанії;

- розгляд місця та значення служби документационного забезпечення у діяльності ТОВ «ДИН»;

 - вивчення організації служби документационного забезпечення управління Компанії, її структури та обсягів роботи, і навіть аналіз документообігу;

- вивчення і аналіз тих нормативних документів, що регламентують організацію діловодства;

- розробка пропозицій з удосконалення роботи з документами з урахуванням рекомендацій нормативно-методичних документів і майже спеціальної літератури;

- внесення пропозицій з автоматизації діловодства і документообігу.

З урахуванням недостатньою розробки теми, під час написання справжньої дипломної роботи використали широке коло джерел. Проводячи огляд цих видань, слід підрозділити їх у великі категорії. У перший слід віднести видання, містять загальнодержавну нормативну базу з питань управління документацією, архівного справи, діловодства і стандартизації. Комплекс федеральних нормативно – методичних матеріалів по документационному забезпечення становлять:

Державну систему документационного забезпечення управления.[3] Документ є сукупність принципів, і правил, які єдині вимоги до документування управлінської роботи і роботи з документами органів управління. Це з основних федеральних нормативних актів, у якому комплекс вимог, і положень, сприяють розробці єдиних підходів як до традиційної, а й автоматизованому управлінню документацією - інформаційному менеджменту. ГСДОУ впорядковує організаційну структури управління документационным забезпеченням в організаціях вирішенням питань побудови типових служб ДОП, організацію технологічного процесу створення і методи обробки документації. ГСДОУ сприяє розв'язанню низки проблем автоматизації, створення і методи обробки документів і майже включає нормативні стану та правила загальнодержавного масштабу і значення. Разом про те, будучи державної сутнісно, система орієнтована і використання у недержавних структурах в усіх власних аспектах.

Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої власти[4] сприяє рішенню технологічних завдань документування. Справжній стандарт встановлює склад реквізитів, Правила оформлення організаційно-розпорядчих документів, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань. Типова інструкція, пред'являючи вимоги до уніфікації елементів оформлення документації, значною мірою полегшує створення типових, уніфікованих і єдиних процесів як традиційного, і автоматизованого документування, збереження і передачі документованої інформації.

ГОСТ Р 51141-98. «Діловодство і архівну справу. Терміни і определения».[5] Справжній стандарт, є, важливим етапом відновлення нормативно-методичної бази діловодства та архівної справи в самісінький відповідність до федеральним законодавством і сучасним рівнем розвитку даної відросли. Терміни, встановлені справжнім стандартом, мають бути використані в усіх проявах документації. Содержательную основу стандарту становлять три розділу: «Загальні поняття», «Діловодство» і «Архівне справа».

Перелік типових управлінських документів, які виникають у діяльності організацій, з термінів хранения[6] включає документи, які утворюються при документування однотипних (загальних всім) управлінських функцій, над якими установи, організаціями та підприємствами, незалежно від своїх функцій, рівня життя та масштабу діяльності, форм власності. Перелік служить цілям збереження, організації та поповнення Архівного за фонд Російської Федерації, призначений визначення термінів зберігання документів, добору їхнього на постійне зберігання або винищення. Вони повинні використовуватися також за підготовці номенклатур справ, формуванні справ, розробки схем класифікації документів під час створення пошукових систем в діловодстві, розробки відомчих переліків.

Для написання даної дипломної роботи залучалися такі законодавчі акти, які регламентують роботи з документами:

Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації і захист информации»[7]. Справжній закон регулює відносини, які під час формуванні та використанні інформаційних ресурсів з урахуванням створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку, поширення та умов надання споживачеві документованої інформації; створенні та використанні інформаційних технологій і коштів на свою забезпечення; захисту інформації, прав суб'єктів, що у інформаційних процесах та інформатизації вийшов. Закон містить визначення, що стосуються інформації та її документування.

Федеральний закон «Про електронний цифрового електронного підпису». [8]

Метою справжнього закону України є забезпечення правових використання електронного цифрового підпису в електронних документах, за дотримання яких електронний цифровий підпис в електронний документ визнається рівнозначною власноручного підписи на документі на паперовому носії. У Законі визначено умови використання електронного цифрового підпису, особливості її використання.

До другої категорії видань належить наукова література. Під час написання дипломної праці були вивчені праці авторитетних спеціалістів у галузі документоведения професора Т.В. Кузнєцової, доцента Л. В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнєцова, старшого викладача Про. У. Мосягиной, к.и.н. Н.В. Шатиной, старшого викладача В.С. Иритиковой.

Видання “Секретарское справа” Кузнєцова Т.В. приділяє багато уваги поліпшенню роботи з документами, наукову організацію секретарського труда.[9]

Це видання містить численні зразки і форми документів. Наприкінці наведено великий список законода тільних актів, нормативно-методичних матеріалів та літератури. У кожний розділ, крім організаційних моментів, викладаються вимоги до написання та їх обробки спеціальних документів (трудового договору, лист, протокол, наказ). Наведемо також дуже багато учетно-регистрационных форм, у яких грунтуються спеціальні інформаційно-пошукові системи.

Даються детальні характеристики федеральних нормативних актів, що регламентують документационное забезпечення спеціальних функцій управління.

Видання Т.В. Кузнєцової «Діловодство (документационное забезпечення управления)»[10] розглядаються способи документування, і навіть нормативно-методична база діловодства; викладено основи діловодства, докладно описується організація роботи з документами і бездокументационное обслуговування. Цей посібник охоплює широкий комплекс питань стосовно секретарському справі.

У довідковому виданні М. В. Стенюкова «Довідник по делопроизводству»[11] зібрані найважливіші правил і норм із складання документів мають у відповідність до існуючими стандартами. Дани також зразки найбільш використовуваних видів документів, рекомендації з організації документообігу для підприємства, раціональної систематизації документів і майже забезпечення їх збереження. Довідкове посібник включає у собі посібник з формуванню і правильному оформленню різних документів з огляду на вимоги існуючих стандартів.

У дипломної роботі використовувалася інформація з урахуванням аналізу дисертаційної роботи доктора історичних наук М.В.Ларина «Управління документацією в організаціях (проблеми минуле й методологии)»[12]. Автор у роботі вирішує наукову проблему управління документацією з метою нових інформаційних технологій у організаціях різних типів, формування концепції, й методології управління документационными ресурсами прийняття рішень з урахуванням інформаційного менеджменту в історичному розвитку.

У процесі підготовки дипломної роботи було використані численні періодичні публікації у журналах «Секретарское справа», «Діловодство», «Вітчизняні архіви».

1. Журнал «Секретарское справа», у статті «Рекомендації для розробки посадових инструкций»[13] В.С. Иритикова дуже докладно описала все розділи посадовий інструкції. У статтях Л. В. Санкиной і Т.В. Кузнєцової – «Должностная інструкція секретаря-референта»,[14] «Должностная інструкція секретаря руководителя»[15], «Должностная інструкція: рекомендації по составлению»[16] і, «Як скласти посадову інструкцію секретаря»[17] викладено рекомендації зі складання посадовий інструкції секретаря-референта. Ці статті написані з урахуванням практичних розробок та мають рекомендаційний характер.

Конкретизированные етапи діловодства розглядаються у таких статтях:

1. Тему реєстрації документів піднімається в статтях Т.В. Кузнєцової «Реєстрація – ключовим моментом роботи секретаря з документами»[18], И.Л.Артамоновой «З досвіду впровадження автоматизованої системи регистрации».[19]

2. Етапи, методи лікування й терміни контролю над виконанням документів описуються в статтях Т.В. Кузнєцової «Ведення контролю над термінами виконання – найважливіше завдання секретаря»[20], Е.А. Степанова «Контроль виконання документів і майже поручений»[21], С.Л. Кузнєцова «Автоматизований контроль виконання – важлива умова успішної роботи офиса».[22]

3. Етапу складання номенклатури справ, підготовки й передачі документів на архівне зберігання присвячені статті Є.В. Алексєєвої, П.П. Афанасьєвої, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекти в діловодстві: організація документів і майже справ у межах архива»[23] і «Архивоведческие аспекти в діловодстві: переліки документов»[24]; Н.В. Басакина – «Організація підготовки й передачі на архівне зберігання документів установ різної форми собственности»[25], В.Д. Банасюкевича «Новий типовий перечень»[26]. Цю тему продовжують Н.В. Шатина «Упорядкування номенклатури дел»[27], О.М. Емышева «Методика складання номенклатури дел»[28]. У цих статтях описується хід підготовки і передачі справ у архів, складання номенклатури справ за урахуванням термінів зберігання у новому перечню[29].

У статті М.П. Бобильової «Дорогою до інформаційного менеджменту (питання оцінки діяльності служб документационного забезпечення управління у умовах автоматизації документооборота)»[30] та у статті М.П. Бобильової і В.А. Гуськова «Питання ведення номенклатури справ у умовах автоматизації делопроизводства»[31] розглядаються різні аспекти діловодної роботи за впровадженні системи автоматизації документообігу: питанням нормативно-методичного забезпечення стосовно діяльності великої ієрархічної організації; критеріїв оцінки, показниками діяльності служб ДОП, впливу кожного із критеріїв на постановку діловодства.

Актуальна для Росії тема автоматизації діловодства і документообігу відбито у статтях А. Казуто – «Шість питань на задану тему автоматизації делопроизводства»[32], А.В. Бадьиной - «Електронний документообіг фирмы»[33], Бобильової М.П. – «Питання аналізу документообігу організації у умовах використання автоматизованих систем»[34], З. Короткої «Сучасні технології корпоративного документооборота»[35]. Автори даних статей описують можливі шляхи автоматизації документообігу, особливості автоматизації російських підприємств, сучасний стан та перспективи розвитку ринку систем електронного діловодства.

Переваги комп'ютерних технологій перед традиційними розглядаються в статтях С.Л. Кузнєцова «Автоматизація діловодства. Перший этап»[36], Г.Ю. Максимовича і А.М. Андрєєва «Нові можливості автоматизації делопроизводства»[37], О.А. Ефимовой «Сучасні технології роботи з документами»[38]. У цих статтях наводяться порівняльні характеристики електронних і паперових систем діловодства, даються рекомендації за вибором електронної системи.

Нині ринок систем електронного документационного забезпечення управління дуже різноманітний, тому актуальна проблема вибору системи для конкретної організації. Цією проблемі вибору системи присвячені статті С.Л. Кузнєцова «Проблема вибору програмного забезпечення для комплексної автоматизації роботи офиса»[39] і «Російські програми комплексної автоматизації делопроизводства»[40]; О.А. Ефимовой «Сучасні системи автоматизації діловодства спроба аналізу та классификации»[41]; Г.Ю. Максимовича і В.П. Берестова «Як створити інформаційну

Страница 1 из 13 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація