Реферати українською » » Фундаментальна обізнаність із документами


Реферат Фундаментальна обізнаність із документами

Страница 1 из 2 | Следующая страница

                                        Зміст

                                                                                             стор.                                                    

I. Запровадження ...............................................................2

II. Підготовка справ до збереження

                                                                                    

1. Обробка дел....................................................3

2. Експертиза цінності документов.....................4

3. Оформлення дел.................................................5

4. Оформлення обкладинки дела................................7.

5. Упорядкування описи.............................................8. 

III. Здача справ у відомчий архив........................11.

IV. Приложения............................................................13.


                   I. Запровадження.

           Система зберігання інформації стала формуватися разом з формуванням системи ділової писемності. Архівне може відзначати кілька «днів народження» залежно від погляду конкретного історика.

З появою перших документів з'явилася й завдання збереження цих документів і майже ларник, відповідальний за схоронність документів і майже «скреплявший» їх можна вважати першим архівістом.

їм системи державних установ - наказів система зберігання документів, їх обліку та використання значно усовершенствовалась.16 липня 1712 р. - особлива дата історія архівного справи, що з указом з приводу створення з цих справ і «вироків» правительствующего Сенату першого державі архіву. У перебігу ХVIII - ХIХ ст. збільшувалася кількість історичних архівів, вівся пошук найкращою схеми їх систематизації - архіви виникали, зливалися, перепідпорядковувалися, іноді ліквідовувалися. Перше згадування про свідомому зборі які документів належить до 1829 р., коли Микола 1 залишив резолюцію « Разобрать, це важливо відібрати, інше можна знищити». Декрет, котра поклала початок загальнодержавної системі архівного справи в самісінький Росії було видано 1 червня 1918 р. , « Про реорганізації і централізації архівного справи в самісінький РРФСР».

 Після розвалу СРСР учасниками Співдружності незалежних держав, 6 червня 1992 р. укладено Угоду про правоприемстве щодо колишніх архівів СРСР. Відповідно до прийнятим документом припинило існування Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, проте центральні державні архіви СРСР увійшли до систему Російських державних архівів.

Документи підприємств , отложившиеся в діловодстві, надалі або залишаються на тривале збереження, або зберігаються стислі строки й потім виділяють до знищення. Для зберігання справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, що у своїй роботі керуються « Положенням про архівному фонді РФ», «Основними правилами роботи відомчих архівів» , і навіть Типовыми переліками документів з термінів зберігання, Типовыми положеннями про експертної комісії, номенклатурою справ підприємствам. У невеличких структурою і штатної чисельності фірмах, зазвичай відсутня спеціальний підрозділ - відомчий архів. І тут обов'язки архіваріуса поєднує секретар-референт фірми, відповідаючи за схоронність документації і проконтролювати своєчасну здачу їх у державний архів. Взаємодія державних архівів з сучасними комерційні структури передбачається здійснювати на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін : порядок, склад, терміни передачі документів на постійний або депозитна збереження і т. буд.

Підприємство може термін зберігання документів мають у своєму відомчому архіві до передачі на державне збереження до випадках : припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов зберігання документів, бажання самого підприємства.                                                                                                                                                                                                                                    

             II. Підготовка документів до архівному зберігання.

 1. Обробка справ.

              У процесі діяльності фірми, установи, підприємства отримують користь створюють дуже багато документів. Після їхнього використання їх у оперативну діяльність на вирішення поточних питань перше місце виступає така функція документа - як накопичення і збереження інформації. Документи стають хранителями информа- ции , потреба у якій може виникнути знову через певний час, тобто. вони у ролі пам'яті установи.

Швидкий пошук і освоєння використання таких документів можливий лише за чіткої їх класифікації. Простейшей класифікацією документів є угруповання в справи. Державний стандарт дає визначення справи, як « Сукупність документів або документи, які стосуються одного чи ділянці роботи і помещённые до однієї обкладинку». Справи вважаються заведёнными із моменту внесення у яких першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і у яких до передачі у архів установи. Завершальний етап роботи з документами нинішнього року діловодстві - обробка справ на подальше їх збереження та ефективного використання. У структурних підрозділах документи повинні зберігається ще року, після закінчення цього року. У цей час до них ще часто звертаються по довідки. Після цього терміну справи повинні прагнути бути оброблені і здано у комп'ютерний архів установи.

Наприклад : справи за 1998 рік мають оброблятися 2000 року. Справи для зберігання готуються згідно з вимогами , розробленими архівними установами i що у « Основних правилах роботи відомчих архівів» і «Державної системі документационного забезпечення управління.» Обробка справ для зберігання включає проведення експертизи наукової і з практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи з їх постійним і тривалим термінами зберігання . У великих установах ці роботи проводяться під медичним наглядом і за методичної допомоги співробітників архіву установи.

2. Експертиза цінності документів.

          Відбір документів для зберігання або винищення є наслідком проведення експертизи цінності документів.

Експертиза цінності документів проводиться на кілька етапів, починається у поточному діловодстві і закінчується державному архіві.

Першим етапом визначення цінності документів вважатимуться складання номенклатури справ, як б визначаються терміни зберігання створюваних документів.

Вдруге експертиза цінності вже самих документів проводиться два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи , для підготовки документів до тривалого зберігання чи здачі у комп'ютерний архів установи.

Утретє знову уточнюється цінність документів при передачі на постійне зберігання з архіву установи до державного архів.

Експертиза цінності документів мають у установах проводиться під керівництвом експертної комиссии(ЭК), діючої постійно, а великих установах діють центральні експертні комісії (ЦЭК), які об'єднують їх і координують роботу ЕК структурних підрозділів.

Порядок роботи ЦЭК (ЕК) та його функції визначені у « Основних правилах роботи відомчих архівів». ЕК створюється наказом керівника у складі кваліфікованих працівників, котрі мають великий досвід роботи, завідуючих канцелярією, відомчим архівом й керівника бухгалтерії ( 3-5 людина). У невеличких фірмах у складі ЕК входять секретар і бухгалтер.

Завдання ЕК (ЦЭК ):

- розгляд проектів номенклатури справ установ та її структурних підрозділів;

-організація щорічного відбору документів для зберігання і знищення ;

- розгляд річних розділів описів справ постійного збереження і описів справ тимчасового зберігання ( понад 10 років), зокрема. з особового складу тощо.           

Експертиза наукової і з практичної цінності документів повинна проводиться систематично. Конкретні терміни зберігання документів встановлюються з допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установами переліків документальних матеріалів з термінів зберігання різних категорій документів.

 Архивными установами розроблено типові переліки. Вони встановлюють терміни зберігання документації, типовою більшість установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання діяльності ( керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції й т.д.).

Залежно від значимості документів строки їхньої зберігання встановлюються постійні чи тимчасові ( 1, 3, 5, 10, 15 тощо. буд. років). Термін обчислюється з початку року, наступного у рік закінчення справи.

Для низки справ за особового складу переліку зазначено термін зберігання « 75 років ЭКП-в», тобто. передбачається облік віку людини, тривалість зберігання такої справи дорівнює різниці 75 років мінус вік людини.

Відбір документів постійного терміну зберігання проводиться виходячи з номенклатури справ підприємства з обов'язковим полистным переглядом справ. При полистном перегляді справ постійного терміну зберігання підлягають вилученню дублюючі екземпляри документів, чернетки, неоформлені копії документів і майже документи з тимчасовими термінами зберігання. Якщо справі виявлено, разом із документами постійного зберігання ЕВР у ньому значну кількість документів тимчасового зберігання, справа переформируется і документи постійного зберігання відокремлюються від тимчасового. Якщо справі містяться документи тимчасового зберігання , але різної цінності, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється для найціннішою документації, тобто. більший. Одночасно здійснюється відбір документів і майже справ тимчасового ( до 10 років ) зберігання з истёкшими термінами зберігання.

Виділяються 4 групи справ :

-постійного зберігання, підлягають у майбутньому передачі у державний архів;

-тривалого зберігання ЕВР у архіві установи ( понад 10 років);

-тимчасового зберігання ( до 10 років);

-підлягають знищення у зв'язку з спливанням термінів зберігання.

Організація зобов'язана систематично описувати документи з особового складу і документи тимчасового зберігання ( понад 10 років) , забезпечувати їхня цілість і облік.

За результатами експертизи цінності документів складаються опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, і навіть акти виділення справ до знищення.

3. Оформлення справ.

           Законченные діловодством справи постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання , по закінченні календарного року, де вони заведено, маємо бути підготовленими до передачі у відомчий архів. Предархивная підготовка справ включає дві основних операції: оформлення і опис справ. Оформлення справ виробляється обличчям, відповідальних роботи з документами. Залежно від цінності документів і майже відповідно термінів зберігання справ, проводиться повне чи часткове (упрощённое) оформлення справ. Справи тимчасового ( до 10 років включно) зберігання підлягають упрощённому оформленню. Насамперед виявляється їх його присутність серед відповідність до номенклатурою справ. У справах перевіряється правильність формування , вони на скоросшивателях, листи не нумеруються , за вірчі написи не складаються, систематизуються за номенклатурою справ України та здають у архів. Чільну увагу зосереджується справах постійного , довгострокового ( понад 10 років) термінів збереження і з особового складу. Відповідно до вимогами «Державної системи документационного забезпечення управління» і «Основних правил роботи відомчих архівів» проводиться їх повну оформлення, що містить :

-перегрупування документів справи в самісінький прямий хронологічної послідовності з кінця січня до грудня;

-підшивку чи плетіння справи;

-нумерацію аркушів;

-складання за верительной написи (листа-заверителя ) справи;

-складання внутрішньої опису документів справи ( якщо це потрібно );

-оформлення всіх реквізитів обкладинки справи;

Перш ніж підшити документи справи, їх видаляються металеві скріплення, вкладається чистий бланк форми листа-заверителя, і , у випадках, коли до діла буде складена внутрішня опис, бланки форм внутрішньої опису. Усі листи справи нумеруються чорним графітним олівцем (вживання чорнила чи кольорових олівців заборонено) чи нумератором у верхній правом розі, не зачіпаючи тексту документа. Листы внутрішньої опису нумеруються окремо. Ліст заверительной написи не нумерується. Якщо має низку томів нумерується кожен тому окремо. Ліст будь-якого формату ,підшитий за край, нумерується одностайно лист ( навіть коли він складний). Документ, складений навпіл і підшитий за середину нумерується як аркуша. Иллюстрированные матеріали, фотографії нумеруються на зворотному боці . Подшитые до справи конверти із написами чи вкладеннями нумеруються самостійно . Вкладення в конверт нумерується черговим номером за конвертом.

Що стосується пропуску чи нумерації аркушів однієї цифрою, ними ставлять номери попередніх листів із додатком літер а, б, у спорт тощо. Всі ці виправлення відзначаються наприкінці справи в самісінький заверительной написи. Якщо за нумерації аркушів допущено багато помилок, номери зачёркиваются і справа нумерується наново. Наприкінці справи для обліку кількості аркушів на на окремому листі -заверителе справи складається заверительная напис, у якій цифрами і прописом вказується кількість аркушів, обумовлюються все особливості в нумерації і фізичному стані документів мають у справі ( додаток № 1).

Форми листа-заверителя не ідентичні, але склад інформації, внесений в форми однаковий.

Для справ, з особливо цінними документами , особистих, судових і слідчих справ, справ про надання вчених ступенів і звань, справ на авторські свідчення рідних та патенти тощо. під час до здачі у комп'ютерний архів складається , якщо вона велася протягом року, внутрішня опис документів. Складати внутрішню опис рекомендується ще й справам, заголовки яких немає повно розкривають зміст документів. І тут внутрішня опис полегшить використання документів справи, пошук необхідної інформації.

Наприкінці внутрішньої опису справи складається підсумкова запис із зазначенням цифрами і прописом загальної кількості документів мають у справі, включённых в опис і кількість аркушів опису.

Справи підшиваються міцної ниткою в тверду обкладинку (папку) на чотири проколу чи переплітаються. При брошюровке не можна зашивати текст документа . Там, коли текст зовсім близько наближається до краю аркуша" й то, можливо зачеплений за живе при підшивці, до аркушу подклеивается смужка міцної папери, яку документ і буде підшитий.

Картон обкладинок для постійного збереження і документів з особового складу може бути міцним, щоб забезпечувати довгострокову схоронність документів. Найцінніші в історичному і художньому відношенні документи ( креслення, в рукописі і т.д.) не підшиваються , а вкладаються у папки прагнучи клапанами і зав'язками чи спеціальні коробки. Якщо таких документів небагато і вони невеликого формату, їх можна розмістити у конверти, які потім підшиваються до справи.

4. Оформлення обкладинки справи.

           Обкладинка справи оформляється після підшивки і нумерації . Її елементи визначає ГОСТ 17914-72. Ряд відомостей вже було винесено на обкладинку в останній момент закладу справи:

-найменування заклади і його подчинённость;

-найменування структурного підрозділи;

-делопроизводственный індекс справи;

-номер томи, частини;

-заголовок справи;

-термін зберігання справи.

Під час підготовки справи до збереження чи здаванні його в відомчий архів ці елементи уточнюються і доповнюються. До заголовку справи то, можливо складена анотація до документів ( коли вона містить особливо цінні документи). Проставляются також:

-дата справи;

-кількість листів на справі;

-архівний шифр справи.

На обкладинці справи постійного зберігання ЕВР у відповідно до вимог Держстандарту у верхній частині перед назвою установи залишають місце для найменування державного архіву, куди справи передадуть з відомчого архіву. Якщо перебігу року у найменуванні заклади, чи структурного підрозділи відбулися зміни чи справа передана у інше структурне підрозділ, під час оформлення до збереження на обкладинці справи дописується нову назву, а старе залежить від

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація