Реферати українською » » Робоча місце секретаря


Реферат Робоча місце секретаря

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Київський університет економіки й технологій транспорту

Кафедра: “Економіка та фінанси”

Контрольна робота
із предмета: “Економіка праці”
на задану тему: “Характеристика робочого місця”.

Перевірив: ст. викладач
Є. І. Панченко
Розробив: ст. заоч. ф. зв.
гр.3-МО-2
Д. Про. Мартиненко
Шифр:99-МО-203

2001


План

Запровадження..................................................................................................... 3

Планування робочого місця.................................................................... 5

Оснащення й устаткування робочих місць......................................... 12

Умови праці......................................................................................... 16

Висвітлення................................................................................................ 19

Впливи мікроклімату і шумових ефектів.................................. 23

Психофизиологические умови праці.............................................. 29

Висновок....................................................................................................... 31


Запровадження

Приймальна офісу - це центр роботи фірми, її серце. Найталановитіший і розумний керівник зможе справитися з роботою, якщо погано організовано роботу приймальні. Але головне обличчя приймальні - це секретар. Дедалі частіше посаду секретаря навіть об'єднують із посадою офис-менеджера.

Якість роботи приймальні безпосередньо з грамотної організацією внутрифирменного простору загалом та простору приймальні зокрема. Від, де міститься прийомна, як оснащена, який дизайн її інтер'єрів залежить швидкість вирішення питань і несе спільний враження від фірми біля її клієнтів, замовників, партнерів з бізнесу.

Сучасний офіс повинен відповідати вимогам економічності, що особливо важливо при високих цін на офісні площа, високої технічної оснащеності, органічного дизайну та безпеки з погляду як захисту, і особистій безпеці співробітників фірми. Саме тому питання офісного простору зараз хвилюють всіх мислячих керівників.

Тісний, темний, погано обладнаний «передбанник» перед кабінетом керівника відразу представить фірму невигідному світлі перед можливими цінними клієнтами.

З іншого боку, у приймальній суто фізично має бути місце розміщувати відповідного устаткування робочого місця секретаря, для документів поточного діловодства, справочно-информационной літератури, рекламних видань, для необхідної конторської техніки й, звісно, для відвідувачів фірми.

Важливе значення має раціональна організація робочого місця секретаря. І тому спочатку треба уточнити виявити основні функції секретаря, інформаційні зв'язку, розпорядок робочого дня, перелік матеріалів, що має він мати. Потім вибрати меблі, інвентар, технічні засоби, оргтехніку і канцелярське приладдя.


Планування робочого місця

Раціональний її варіант передбачає розміщення 1СТВ і предметів праці межах зон, найбільш зручних виконання трудових процесів. Їх прийнято називати робітниками зонами.

Робоча зона простір на стаціонарному робочому місця у горизонтальній чи вертикальної площинах, на ділі яких працівник, не переміщуючись, може виконувати роботу. Розрізняють нормальну і максимальну.

Мормальная робоча зона горизонтальної площині обмежується уявлюваного дугою, очерчиваемой кінцями пальців правої та скільки лівої рук, зігнутих в ліктьовому суглобі при вільно опущеному плечі. Така зона припадає близько 1000 мм фронтом і 300 мм завглибшки. Тут розташовуються найчастіше використовувані кошти й предмети праці та виконується основну роботу зосередили.

Максимальная робоча зона горизонтальної площині обмежується уявлюваного дугою, очерчиваемой кінцями пальців повністю витягнутої руки людини. У цьому зоні (працівник діє витягнутими руками) розташовуються кошти праці, використовувані рідше. Взаимоперекрываемая у своїй площа (обох рук) визначається близько 1500 мм фронтом і 500 мм завглибшки. Зазвичай габарити столу приймаються кілька великими, ніж максимальна зона досяжності.

У вертикальної площині розрізняють п'ять зон: нижня незручна зона (до 750 мм від статі); нижня менш зручна (від 751 до 925 мм); зручна (від 925 до 1675 мм); верхня в зручна (від 1675 до 1925 мм); верхня незручна (від 1925 мм вище).

Основну вимогу, пропоноване до раціональної плануванні робочого місця, - забезпечити економію часу до пошуку засобів і предметів праці та скорочення фізичних зусиль працівника. І тому необхідно дотримуватися такі правила:

· на робочої поверхні столу повинно бути нічого зайвого;

· кожен предмет і засіб праці мають мати своє місце, оскільки безладне розташування їх викликає зайві руху, і витрати часу. У зарубіжній практиці використовується закон «вільного столу»: на столі може бути лише однієї роботу з необхідні неї документами і коштами праці, решта має бути всередині столу;

· канцелярське приладдя (олівці, ручки, скріпки тощо.) слід зберігати у шухляді столу зі спеціальними роздільниками;

· усі засоби комунікаційної техніки (телефон та інших.) треба розташовувати зліва чи спеціальної підставці, щоб було користуватися ними лівицею, залишаючи праву вільної до роботи;

· документи, із якими працює секретар, вкладаються у зоні, які забезпечують їх огляд, для опрацьованих документів доцільно мати спеціальні лотки чи відділення у ящику;

· документи і кошти праці розташовуються те щоб забезпечувалася найкраща послідовність виконання роботи;

· руху працівника мали бути зацікавленими оптимальними, тобто. коротшими і ощадливими з позицій витрат час і.

Організація робочого місця секретаря з огляду на вимоги наукову організацію праці для її плануванні і за обслуговуванням, ні з огляду на вимоги і можливостей використання сучасної оргтехніки, для її устаткуванню і оснащенню є необхідною передумовою досягнення високої ефективності, оперативності і забезпечення якості праці, збереження працездатності протягом усього робочого дня, забезпечення справді корисного секретарського обслуговування.

Робоча місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу у установі. Оскільки секретар - «обличчя установи», те й його робоче місце має бути зразком правильної організації, показником високої культури праці. Адже того, що таке робоче місце секретаря, нерідко судять на роботу всього установи.

Планування робочого місця секретаря має забезпечити максимальні зручності і під час покладених нею обов'язків й те водночас відповідати вимогам економії площі приміщення:

· робоче місце секретаря у приймальній зазвичай розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, неподалік дверей до кабінету й дуже, щоб легко можна було всіх вхідних;

· у приміщенні приймальні має перебувати лише предмети, потрібні секретарю та інших співробітникам у процесі роботи;

· меблі для відвідувачів повинна перебувати у зоні, добре просматриваемой секретарем, зручною на її розміщення.

  Більша частина робочого дня секретар працює сидячи, але це стомлює, й тому він повинен матимуть можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу на письмі, роботи з пишучої машині, читання.

Робоча місце секретаря - це, передусім зручний і просторий робочий стіл. Фахівці рекомендують використовувати універсальний стіл, на яких можна працювати з документами, і навіть вести розмову з відвідувачами. Для цього найкраще підійде стіл, що безпосередньо перед сидячим людиною вже, ніж у боках. Така конструкція уможливлює досить місця на столі розміщувати що у роботі документів і майже до того ж час вести розмову з відвідувачами.

Його площину подумки ділять на два поля. У лівому крім поточної праці та пов'язаних із нею документів мають телефонне устаткування, настільну лампу, канцелярський прилад, лоток з вхідними документами. На правом полі столу розміщують лоток з виконаними документами і письмові приналежності. Але тут ставлять лоток з документами, що треба підшити до справи.

Усі знаряддя праці вони розміщають площині столу межах 160 x 160 див, що дозволяє узяти, їх рукою, не підводячись. Кожному предмета виділяється певне місце, ті чи інші предмети розташовуються комплексно (наприклад, ручки і блокноти для записи телефонних переговорів розміщують поруч із телефонними апаратами). Слід розділяти канцелярське приладдя, мають різне призначення.

Крім робочого столу, краще використовувати окремий стіл для самого персонального комп'ютера. Такі робочі столи припускають зручне розміщення дисплея, клавіатури і процесора, і навіть сканера, принтера, модему та інших.

У цьому стіл для ПК краще розміщувати в такий спосіб, щоб екран дисплея було розгорнуто у протилежний від відвідувачів бік. Це дозволить захистити конфіденційну інформацію, яка може перебуває в екрані дисплея в останній момент приходу несподіваного відвідувача.

Нині ж трохи вимог до організації та устаткуванню робочих місць із ПЕОМ.

· конструкція робочого столу мають забезпечувати оптимальне розміщення на робочої поверхні використовуваного устаткування з урахуванням її кількості і конструктивних особливостей (розмір ПЕОМ, клавіатури та інших.), характеру виконуваної роботи.

· висота робочої поверхні повинна регулюватися не більше 680 - 800 мм; за відсутності такої можливості висота робочої поверхні столу повинна бути 725 мм.

· робочий стіл повинен мати простір для підставки ніг, що становить: висоту - щонайменше 500 мм, глибину лише на рівні колін - щонайменше 450 мм лише на рівні витягнутих ніг - щонайменше 650 мм.

· конструкція робочого стільця (крісла) повинна підтримувати раціональну робочу позу під час роботи з ПЕОМ, дозволяє змінювати позу із метою зниження статистичного напруги м'язів шейно-плечевой області й спини попередження втоми.

· робочий стілець (крісло) може бути поъемно-поворотным і регульований за висотою і кутках нахилу сидіння і спинки, і навіть відстані спинки від переднього краю сидіння.

· поверхню сидіння, спинки та інших елементів стільця (крісла) мусить бути напівм'якої з нескользящим, не электризующимся і воздухопроницаемым покриттям, які забезпечують легким очищення від забруднень.

· клавіатуру комп'ютера найкраще розташовувати з відривом 10 - 15 мм від краю столу, тоді зап'ясті рук спиратиметься до столу. Бажано придбати спеціальну підкладку під зап'ясті, яка, як кажуть медики, допоможе уникнути хвороби кісток.

· для ефективне використання маніпулятора типу «миша» необхідний спеціальний «килимок» - планшет. Коврик-планшет повинен відповідати основних критеріїв: по-перше, добре триматися лежить на поверхні столу, по-друге, матеріал верхньої поверхні планшети має забезпечити хороше зчеплення з кулькою, але з ускладнювати руху миші.

· центр екрана монітора повинен бути приблизно рівні очей, а відстань між очима і площиною екрана складати щонайменше 40 - 50 див. Бажано, щоб прямий сонячне світло не потрапляв на екран.

· стосовно що сидить за одним столом, вікно, має бути зліва чи попереду.

· від яскравого світла слід захиститися щільними шторами на вікнах. Проте оцінювати екран монітора у темряві категорично не рекомендується, необхідний додаткове джерело розсіяного світла (можна включити люстру, настільну лампу).

Робочий стіл секретаря і стіл для ПК краще розташовувати ближчі один до природним джерелам висвітлення, т.к. секретарю доводиться у зв'язку зі своїх зобов'язань багато працювати з документами.

Крісло до роботи секретаря має за величиною відповідати робочому столу. Найкраще використовувати вертящееся крісло на коліщатах, висоту якого регулювати. Це дозволить секретарю швидко переключатися від співпраці з технікою роботи з документами чи з відвідувачами, тобто. відповідатиме практичним завданням роботи секретаря.

Тумбы для столів, зокрема й выкатные, мають комплект взаємозамінних висувних ящиків. Секретар повинен вміло використовувати ящики свого робочого столу, надавши кожному їх певні функції. Наприклад, виділяються ящики для папери, і канцтоварів; робочих документов-справочников, каталогів та інших.; течок із поточними документами і завершеними роботами; течок із контрольованими матеріалами; приватних речей.

Усі службові документи у процесі роботи мають лежати так: що надійшли й необхідні постійно - на робочої площині столу; використовувані періодично - в висувних ящиках столу, на робочих площинах приставок й у шафах. Кожен порух документа зі столу чи стіл має бути проконтрольовано; все відпрацьовані документи повинні перебуває в суворо певному місці; треба вміти по індексації визначати, що не ящику чи папці перебуває потрібний документ; все вкладені в папки документи необхідно відразу ж потрапляє індексувати відповідно до планом їхньої тимчасової зберігання.


Оснащення й устаткування робочих місць

Ефективність праці визначальний влив надає оснащення робочих місць технічними коштів виконання різних обов'язків, засобами зв'язку й службової меблями - так звана оргтехніка.

Вирізняють такі види (класи) коштів праці:

· кошти складання документів: пишучі машинки (ручні і електричні), диктофони, кошти копіювання і розмноження документів, ручки автоматичні, олівці;

· кошти оброблення і оформлення документів: резальное, скрепляющее і склеивающее устаткування і матеріали, адресовальные і штемпельні устрою, машини для нанесення захисних покриттів;

· кошти збереження і угруповання документів: кошти скріплення документів (сшиватели, спеціальні теки з затискачами), різноманітних картотеки, спеціальні шафи і стелажі для зберігання документів, креслень, магнітних стрічок, машини знищення непотрібних документів;

· кошти виконання обчислювальних операцій: счетно-справочные лінійки, микрокалькуляторы різних видів, механічні обчислювальні машини, ПЕОМ;

· кошти забезпечення оперативного зв'язку: телефонний зв'язок, радіозв'язок, директорські комутатори, дозволяють говорити (проводити наради) з кількома абонентами одночасно, концентратори, автовідповідачі, двостороння радіотелефонна пошукова зв'язок та інших.;

· спеціальна службова меблі: меблі й устаткування для робочих місць у службові приміщення.

При виборі необхідних коштів оргтехніки слід пам'ятати, купувати і оргтехніки - не самоціль, а засіб підвищення оперативності виконання і тенденції зниження трудомісткості управлінських робіт, і навіть вирішення низки соціальних проблем управлінської праці (зниження частки витрат за виконання рутинних операцій, засіб мотивації праці, престижності робіт та інших.). Тож перш ніж вибрати і закупити кошти технічного оснащення, треба проаналізувати реальні потреби у тому чи іншому засобі і оцінити переваги його застосування.

При виборі конкретного зразка оснащення необхідно враховувати характер виконуваних операцій, об'єм і трудомісткість робіт, службові взаємозв'язку між окремими працівниками і різними службами. Слід вибрати той варіант, що дозволяє виконувати роботу більш економічно.

Вирішення проблеми вибору тих чи інших коштів оргтехніки, доцільність впровадження до процесів праці, враховують як переваги, а й витрати*.

До складу робочого місця секретаря обов'язково має входити шафи для документів і майже довідкової літератури. З метою економії робочого простору такі шафи можуть розміщатися на стіні чи перегородці близько робочого столу. Шафа для документів мають у цілях забезпечення схоронності останніх повинен замикатися на ключ. У разі, якщо в секретаря зберігаються і документи, складові комерційну таємницю, краще обладнати його робоче місце спеціальним сейфом для документів.

Полиці для канцтоварів, телефону, також краще закріплювати на стіні чи перегородці, залишаючи на столі більше простору до роботи.

Бажано оснастити робоче місце секретаря спеціальним переговорним пристроєм, що дозволить секретарю, не входячи вкотре до кабінету керівника, швидко повідомляти

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація