Реферати українською » Биржевое дело » Методичні рекомендації по роботі бек-офісу


Реферат Методичні рекомендації по роботі бек-офісу

 

>МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦІЇ ПО РОБОТІБЭК-ОФИСА

           

Як відомо,брокерско-дилерская компанія (інвестиційний інститут) організаційно підрозділяється втричі напрями:

- Торгові підрозділи (“>Фронт-офис”),

-Бек-офис,

- Бухгалтерія.

            Місце бек-офісу в брокерських і дилерських компаніях визначається її основним функціональним призначенням, що містить у собі:

 оформлення договорів і виконання зобов'язань за угодою,

внутрішній облік операцій із цінними паперами, цінних паперів і надходження коштів (власних і клієнтських),

формування достовірної звітності про стан власного портфеля компанії та коштів, виділених з його формування, і навіть звітності про стан коштів і портфелів клієнтів, тобто. формування звітності, яка потрібна на прийняття правильного управлінського рішення,

надання клієнтам компанії періодичної звітності про проведених над його рахунок роздрібних операціях і про залишках що належать клієнту коштів й ринок цінних паперів.

Як очевидно з перелічених вище функцій,бек-офис належить до основного, а чи не до допоміжному «виробництву», тобто. якого є не обслуговуючим підрозділом, а підрозділом, що забезпечує основну діяльність його компанії.

Тому, ми вважаємо неправильним положення про те, щобек-офис не «дає» прибутку, оскільки розмір прибутку залежить тільки від вартості проданого «товару», а й від швидкості його звернення, що забезпечуєбек-офис. До того компанію від імені як торгового відділу, і бек-офісу продає клієнту «якісне» виконання його доручень отже, забезпечує компанії хорошу репутацію.

           Бек-офис, виконуючи вищевказані функції, заносить інформацію до системи взаємозалежних регістрів внутрішнього обліку, які забезпечують здійснення оперативного обліку операцій із цінними паперами. Облік операцій на бек-офісі відбиває етапи проходження операцій та стану цінних паперів. Він грунтується більш широкої, ніж у бухгалтерії, інформаційної базі, тому система книжок та журналів обліку бек-офісу існує незалежно від бухгалтерії.

Структура бек-офісу визначається розмірами компанії, змістом потребують і обсягом операцій. Невеликі можуть матибек-офис, в повному обсязі формально окремий від бухгалтерії. Досить великих компаній мають окремийбек-офис з поділом на функціональні групи, відповідальні поза певні напрями роботи, пов'язані з виконанням документів та їхні урахуванням, оскільки з етап проходження угоди пов'язані з формуванням, отриманням і відправкою певних документів.

Процес виконання й обліку оборудок із цінними паперами загалом включає у собі:

1.Документарное оформлення угоди.

2. Безпосереднє виконання зобов'язань за угодою, саме:

            перереєстрація (постачання) цінних паперів,

            організація своєчасної оплати за договором.

3. Контроль над виконанням угоди.

4. Внутрішній облік операцій та етапів їхнього перебігу.

5. Передача первинних документів мають у відповідні підрозділи.

6. Оперативна передача достовірних зведені дані на відповідні підрозділи до ухвалення оперативних управлінські рішення.

7. Формування відповідної регулярної звітності клієнтам і контролюючі органи.

            З аналізу технологічного процесу видно, що він безпосередньо пов'язані з технологією проходження документів, тобто. з документообігом. ГОСТ визначає документообіг як «рух документів мають у організації з їх створення, або отримання до завершення виконання чи відправлення». Управління документообігом у процесі виконання зобов'язань за угодою таки є одним із основних цілей, завдань, якібек-офисом.

Процес проходження документів за угодою жорстко регламентований і гранично короткий. Саме тому від якості організації документообігу залежить як робота самого бек-офісу, але й компанії, у цілому,т.к. саме документообіг за угодою є складовою основний діяльності брокерських і дилерських компаній.

А, щоб розробити конкретну організаційну структуру бек-офісу компанії та оптимальний процес документообігу, необхідно знайти й проаналізувати проведені операції, розбити їх у етапи, визначити документи, із якими пов'язаний той чи інший етап виконання угоди, та був «побудувати конвеєр» проходження документів, більшість із яких є основою записів в регістрах внутрішнього обліку.

Наприклад розглянемо операції з купівлі-продажу акцій (бездокументарних корпоративних цінних паперів деяких підприємств).

Етапи, і навіть перелік й ті види документів, пов'язані з тим або іншим суб'єктам етапом, залежить від характеру контрагента (фізичне, юридична особа, підприємець, резидент чи нерезидент), та умовами виконання зобов'язань за угодою (наприклад, хто перереєстровує цінних паперів) і зажадав від місця укладання угоди (визначать лад і процедуру підписання і виконання договору), від місця обліку прав по цінних паперів (реєстратор, депозитарій, номінальний власник), а також наявності рахунки системі обліку прав по цінних паперів та інших.

Спочатку розглянемо угоду щодо покупки цінних паперів в юридичного особи - резидента, закладену в ВПС (Російської Торговельної Системі), у яких цінних паперів буде переведено на раніше відкритий лицьової рахунок у системі обліку реєстратора. У разі ми виникає зобов'язання щодо оплаті, у контрагента - на поставку цінних паперів. У цьому «готує» договір, реєструє угоду й проводить перереєстрацію прав по цінних паперів контрагент.

Виконання нами зобов'язань з цієї угоді (купівля - перереєстровує контрагент) може бути розбитий ми такі основні етапи:

1. Укладання угоди торговим відділом.

2. Відправлення підтвердження угоди.

3. Підписання договору ЄС і передатного розпорядження.

4. Передача необхідні перереєстрації документів.

5. Одержання від контрагента копії документа про перереєстрації.

6. Підготовка службової записки в бухгалтерію оплату ЦБ.

7. Передача контрагенту факсимільного зв'язком копії документа оплату.

8. Одержання від контрагента оригіналу документа про перереєстрації.

            Залежно від порядку виконання зобов'язань (>предпоставка чи передоплата) зміниться порядок проходження етапів.

            Розглянемо як виглядатимуть етапи виконання угоди купівлі у разі, якщо перереєстрацію прав по ЦБ перебирає покупець (купівля - перереєстровуємо ми):

1. Укладання угоди торговим відділом.

2. Відправлення підтвердження угоди.

3. Підписання договору ЄС і передатного розпорядження.

4. Одержання від контрагента необхідні перереєстрації документів.

5. Передача реєстратору необхідні перереєстрації документів.

6. Одержання від реєстратора рахунку за послуги.

7. Підготовка службової записки в бухгалтерію оплату рахунки.

8. Оплата рахунку за перереєстрацію

9. Передача реєстратору платіжного доручення оплату послуг.

10. Одержання від реєстратора документа про перереєстрації ЦБ.

11. Передача контрагенту копії документа про перереєстрації.

12. Підготовка службової записки в бухгалтерію оплату ЦБ.

13. Передача контрагенту факсимільного зв'язком копії документа оплату.

Аналогічно розглянемо етапи виконання угод із продажу цінних паперів.

            Продаж - перереєстровуємо ми:

1. Укладання угоди торговим відділом.

2. Одержання підтвердження угоди.

3. Оформлення договору ЄС і передатного розпорядження.

4. Підписання договору ЄС і передатного розпорядження.

5. Одержання необхідні перереєстрації документів.

6. Реєстрація угоди інвестиційному інституті.

7. Передача реєстратору необхідні перереєстрації документів.

8. Одержання від реєстратора рахунку за послуги.

9. Підготовка службової записки в бухгалтерію оплату рахунки.

10. Оплата рахунку за перереєстрацію.

11. Передача реєстратору платіжного доручення оплату послуг.

12. Одержання від реєстратора документа про перереєстрації ЦБ.

13. Передача контрагенту копії документа про перереєстрації.

14. Одержання від контрагента факсимільного зв'язком копії документа оплату.

15. Кошти надійшли на наш розрахунковий рахунок.

Продаж - перереєстровує контрагент:

1. Укладання угоди торговим відділом.

2. Одержання підтвердження угоди.

3. Оформлення договору ЄС і передатного розпорядження.

4. Підписання договори та передатного розпорядження.

5. Передача необхідні перереєстрації документів.

6. Реєстрація угоди інвестиційному інституті.

7. Одержання від контрагента копії документа про перереєстрації.

8. Одержання від контрагента факсимільного зв'язком копії документа оплату.

9. Кошти надійшли на наш розрахунковий рахунок.

10. Одержання від контрагента оригіналу документа про перереєстрації.

Тепер з прикладу варіантів “Купівля - перереєстровує контрагент” і “Продаж - перереєстровуємо ми” визначимо перелік необхідні документи, із якими пов'язаний той чи інший етап виконання угоди.

Купівля - перереєстровує контрагент

№ етапу Зміст Документи >Примеч.
1 Укладання угоди торговим відділом. >Тикет
2 Відправлення підтвердження угоди. Підтвердження угоди
3 Підписання договору ЄС і передатного розпорядження.

Договір

>Передаточное розпорядження

4 Передача необхідні перереєстрації документів. Доручення Якщо потрібна виписка
5 Одержання від контрагента копії документа про перереєстрації. Копія повідомлення (сповіщення) проведення перереєстрації
6 Підготовка службової записки в бухгалтерію оплату ЦБ. Службовий записка
7 Передача контрагенту факсимільного зв'язком копії документа оплату. >Платежное доручення
8 Одержання від контрагента оригіналу документа про перереєстрації. Оригінал повідомлення (сповіщення) проведення перереєстрації

 

Продаж - перереєстровуємо ми

№ етапу Зміст Документи >Примеч.
1 Укладання угоди торговим відділом. >Тикет
2 Одержання підтвердження угоди. Підтвердження угоди
3 Оформлення договори та передатного розпорядження.

Договір

>Передаточное розпорядження

4 Підписання договору ЄС і передатного розпорядження.

Договір

>Передаточное розпорядження

5 Одержання необхідні перереєстрації документів. Доручення Якщо потрібна виписка
6 Реєстрація угоди інвестиційному інституті.

Договір

>Передаточное розпорядження

У обліковій регістрі
7 Передача реєстратору необхідні перереєстрації документів. >Передаточное розпорядження
8 Одержання від реєстратора рахунку за послуги. >Счет-фактура
9 Підготовка службової записки в бухгалтерію оплату рахунки. Службовий записка
10 Оплата рахунку за перереєстрацію >Платежное доручення
11 Передача реєстратору платіжного доручення оплату послуг. >Платежное доручення
12 Одержання від реєстратора документа про перереєстрації ЦБ. >Уведомления (сповіщення) проведення перереєстрації
13 Передача контрагентові копії документа про перереєстрації. Копія повідомлення (сповіщення) проведення перереєстрації
14 Одержання від контрагента факсимільного зв'язком копії документа оплату. Копія платіжного доручення
15 Кошти надійшли на наш розрахунковий рахунок. Виписка про рух коштів за рахунком

Під час проведення операцій із цінними паперами у межах договору з клієнтом для подання посередницьких послуг процес виконання доручення клієнта включає у випадку додатково до перерахованому такі етапи:

1. Укладання договору для подання посередницьких послуг.

2. Одержання від клієнта доручення угоду.

3. Підтвердження ухвалення доручення угоду.

4. Передача трейдерові розпорядчої записки на укладання угоди.

5. Укладання угоди.

6. Повідомлення клієнту про взяття угоди.

7. Підтвердження клієнтом одержання повідомлення про взяття угоди.

8. Виконання угоди за дорученням клієнта.

9. Звіт клієнту про виконання доручення із фотографією копій документів, підтверджують витрати на виконання доручення.

10. Підтвердження клієнтом доцільності витрат за виконання доручення.

11.Виставление клієнту рахунки-фактури на винагороду за надані послуги.

12. Періодична звітність клієнту стану війни і русі коштів та обігу цінних паперів.

Етапи, і навіть перелік і різноманітні види документів, пов'язані з тим або іншим суб'єктам етапом залежить від характеру клієнта (фізичне, юридична особа, підприємець, резидент чи нерезидент), від місця обліку прав по цінних паперів, що належить клієнту, та умовами виконання зобов'язань за договором для подання посередницьких послуг тощо.

Отже, з викладеного вище видно, у процесі своєї роботибек-офис стикається з більший обсяг документів, які у обов'язковому порядку необхідно систематизувати у тому, щоби вчасно знаходити потрібний документ, зданий у комп'ютерний архів.

Усі (копії документів), які проходять угоді доцільно формувати в «справа» під номером, відповідним номера договору. «Річ» підколювати в папку, що містить опис що у ній справ, і пойменовану відповідно до ухваленій у компанії систематизацією ( по емітентам, за видами операцій та т.п.)

«Справи» клієнтів доцільно формувати за договорами для подання посередницьких послуг із фотографією до кожного дорученням клієнта документів з його виконанню й відповідної звітності.

У процесі своєї роботи, компанія виходячи з укладених угод, які забезпечували проведення операцій із цінними паперами, взаємодіє з безліччю інших (крім клієнтів - і контрагентів) сторонніх організацій (реєстратори, депозитарії, клірингові компанії та ін.). У процесі взаємодії з-поміж них відбувається обмін документами, не пов'язаними безпосередньо з виконанням угоди, а необхідні проведення відповідних звірок, упорядкування необхідної звітності тощо. Документи з взаємодії зі сторонніми організаціями також доцільно формувати в «справи».

Як зазначалося, конкретна організаційну структуру бек-офісу компанії визначається змістом потребують і обсягом проведених операцій. З аналізу процесу виконання й обліку угод, варто виокремити такі основні ділянки, пов'язані з виконанням етапів угод:

n ділянку, зайнятий оформленням договорів,

n ділянку, який би перереєстрацію прав по ЦБ,

n ділянку, який би оплату ЦБ і постачальники послуг сторонніх організацій, пов'язаних із виконанням угод,

n ділянку, який би контролю над виконанням зобов'язань за договорами, що відстежує витрати й доходи за операціями із цінними паперами і яка формує звітність про стан власного портфеля компанії та коштів, виділених з його формування.

При наданні компанією посередницьких послуг необхідний ділянку, що відстежує виконання посередницьких договорів і яка формує звітність про стан коштів і портфелів клієнтів.

Інформація етапи формування відповідних документів, про реквізитах здобутих і сформованих документів, і навіть етапи виконання зобов'язань за операціями із цінними паперами і за договорами для подання посередницьких послуг, відбивається у внутрішньому обліку кожній ділянці принаймні проходження на ділянці первинних документів і майже виконання відповідних етапів. Інформація накопичується і систематизується в дисконтних регістрах, виходячи з яких проводиться контроль і формується відповідна звітність.


Схожі реферати:

Навігація