Реферати українською » Бухгалтерский учет и аудит » Організація и технологія конфіденційного діловодства


Реферат Організація и технологія конфіденційного діловодства

>Організація йтехнологіяконфіденційногоділоводства


>Вступ

>Актуальність тимиданої роботизумовлена,перш на тім, що насучасномуетапі робота із документами, котрістановлятькомерційнутаємницювідіграєзначну роль удіяльностіуправлінськихорганівбудь-якого підприємства.Конфіденційнеділоводствопоширюється надокументи, котрімістять усобівідомості, щоскладаютькомерційну йслужбовутаємницю.Комерційнатаємниця прямопов'язана ізкомерційноюдіяльністю,єнеобхідноюумовоюїїіснування.

Таким чином,комерційна йслужбоватаємницяє свого родузбірнимпоняттям, щовключаєрізніносії ізвідповідноюінформацією, й захистцихвидівтаємниці впідсумкузводиться дозахистуїїносіїв.

>Типиматеріальнихоб'єктів якносіївінформаціїрізні.Нимиможуть бутимагнітні іоптичні диски, фото-,кіно-,відео- йаудіоплівки,різнівидипромисловоїпродукції,технологічніпроцеси іін. Алінайбільшмасовим типомєносії напаперовійоснові.Інформація у якихфіксуєтьсярукописним,машинописним,електронним,типографським способами уформі тексту,креслення,схеми, малюнка,формули,графіка,карти й т. п. Уцихносіяхінформаціявідображається увиглядісимволів йобразів.

>Документи, щомістятьінформацію, котраскладаєкомерційну йслужбовутаємницю,прийнятоназиватиконфіденційними, апроцесиїхньоговиготовлення іорганізацію роботи із ними –конфіденційнимділоводством.

>Організація йтехнологіяконфіденційногоділоводства нерегламентованідержавниминормативними актами.Їх виненвизначативласникконфіденційнихдокументів, ізогляду наспецифікудіяльності підприємства. Однак при цьомуйомунеобхіднокеруватисявизначеними нормами й правилами роботи ізконфіденційними документами, щозабезпечують потрібенрівеньфункціонування підприємства,збереженістьдокументів йконфіденційністьінформації, щоміститься у яких.

>Розвитокринковихекономічнихвідносин в Україніпоряд зпозитивнимиздобуткамисупроводжується йпевниминегативнимиявищами.Особливузанепокоєністьвикликає збільшеннякількостізлочинів у сферігосподарськоїдіяльності,оскільки смердоті нелишегальмуютьпозитивнітенденції, а ізавдаютьістотноїшкодидержаві,суб'єктамвідносин у сферігосподарювання таокремимгромадянам.

Великунебезпекупредставляє собоюпоява нових формзлочинноїдіяльності, котріраніше не буливідомі. З нимипоки щодосить складно вестиефективнуборотьбу як із точкизорукримінальногопереслідування, то йзастосуванняорганізаційно-управлінських йкримінологічнихзаходів ізметою їхніпопередження. До такихзлочиннихпосяганьслідвіднестинезаконнезбирання,використання тарозголошеннявідомостей, щоскладаютькомерційнутаємницю.

>Метою роботиєвисвітлення тазагальнотеоретичнеобґрунтуванняособливостейорганізації роботи із документами, щостановлятькомерційнутаємницю.

>інформаціяконфіденційнийділоводствообмежений


1.Загальнівідомості проінформацію ізобмеженим доступом

>Таємнаінформація –цеінформація, щоміститьвідомості, котрістановлятьдержавну таіншупередбачену закономтаємницю,розголошенняякоїзавдаєшкодиособі,суспільству йдержаві.

>Відповідно в Україну «Продержавнутаємницю» від 21.01.1994 р. (вредакції від 21.09.1999 р.)державнатаємниця – видтаємноїінформації, щоохоплюєвідомості у сфері оборони,економіки, науки йтехніки,зовнішніхвідносин, державної безпеки таохорони правопорядку,розголошення якіможезавдатишкодинаціональнійбезпеці України та котрівизнанідержавноютаємницею йпідлягаютьохороні Державою.

>Відомості,пов'язані ізвиробництвом,технологією, Управлінням,фінансовою таіншоюдіяльністюсуб'єктагосподарювання, що неєдержавноютаємницею,розголошення якіможезавдатишкодиінтересамсуб'єктагосподарювання,можуть бути візнані йогокомерційноютаємницею (ст. 36 господарського кодексу України).Комерційнатаємниця –цеінформація, котраєсекретною до тогорозумінні, що вон вцілому чи впевнійформі тасукупностіїїскладовихневідома та неєлегкодоступною дляосіб, котрізвичайномаютьсправу із виглядомінформації, доякого вонналежить, у зв'язку ізчиммаєкомерційнуцінність та був предметом адекватнихіснуючимобставинамзаходівщодозбереженняїїсекретності,вжитихособою, Яка законноконтролюєцюінформацію (ст. 505Цивільного кодексу України).

>Адекватними заходамизахистукомерційноїтаємниціє:

1.Прийняттялокальнихнормативнихактів –наказів,розпоряджень прозатвердження йвведення вдіюПоложення прокомерційнутаємницю. Цеположеннямаєміститипереліквідомостей, котрістановлятькомерційнутаємницю конкретного підприємства, атакожперелікнаслідків,видиюридичноївідповідальності за втрачуінформації, щоєінтелектуальноювласністю підприємства.

2.Затвердженняформизобов'язання (договору) пронерозголошеннявідомостей, котрістановлятькомерційнутаємницю.

3.Ознайомленняпрацівників, котрімають доступ доконфіденційноїінформації, ізоб'єктомправовоїохорони тавідповідальністю запорушення правил йоговикористання йпідписання ними договору пронерозголошеннявідомостей, щостановлятькомерційнутаємницю.

4.Якщопереліквідомостей, котрістановлятькомерційнутаємницю підприємства,єзначним заобсягом, тодоцільновидати йогопрацівнику на руки,щоб уразінеобхідностівінмігпоновити його упам'яті.

Узобов'язання пронерозголошеннякомерційноїтаємниціможутьтакож бутивключеніпункти пронерозголошеннявідомостейкомерційного характеру надперіод роботипрацівника наданомупідприємстві, але й іпротягомпевного години после йогозвільнення.Такезобов'язаннямаєзберігатися вособистійсправіпрацівника. Алі дозобов'язання пронерозголошеннявідомостей, котрістановлятькомерційнутаємницю підприємства,можуть бутивключені лишетакіположення, котрі неКонституції України тачиннимнормативно-правовим актам (у томучислі Кодексу законів пропрацю України).

>Відповідно доПостановиКабінету міністрів України №611 від 19.08.1993 р.комерційнутаємницю нестановлять:

·установчідокументи,документи, щодозволяютьзайматисяпідприємницькою чигосподарськоюдіяльністю таїїокремими видами;

·інформація за всімавстановленими формами державноїзвітності;

·дані,необхідні дляперевіркиобчислення йсплатиподатків таіншихобов'язковихплатежів;

·відомості прокількість й складпрацюючих, їхнізаробітну плату вцілому та запрофесіями і посадами, атакожнаявністьвільнихробочих місць;

·документи просплатуподатків йобов'язковихплатежів;

·інформація прозабрудненнянавколишнього природногосередовища,недотриманнябезпечних умів роботи,реалізаціюпродукції, щозавдаєшкодиздоров'ю, атакожіншіпорушеннязаконодавства України тарозміризаподіяних при цьомузбитків;

·документи проплатоспроможність;

·відомості про доляпосадовихосіб підприємства в кооперативах,малихпідприємствах,спілках,об'єднаннях таіншихорганізаціях, котрізаймаютьсяпідприємницькоюдіяльністю;

·відомості, щовідповідно дочинногозаконодавствапідлягаютьоголошенню.

Таким чином, склад йобсягвідомостей, щостановлятькомерційнутаємницю,спосіб їхньогозахистувизначаютьсясуб'єктомгосподарюваннясамостійно ізурахуваннямположеньПостанови КМУ №611, атакожвимогчинногозаконодавства.

Для забезпечення безпекигосподарськоїдіяльності тазахистузаконнихінтересівсуб'єктівгосподарюваннячиннимзаконодавством Українипередбаченевіднесеннякомерційноїтаємниці дооб'єктів праваінтелектуальноївласності. Цестворюєпевніособливості правового статусуконфіденційноїінформації,бонадаєширокіможливостіправовоїохорони йзахисту відпротиправнихдій.

Так,відповідно до ст. 506Цивільного кодексу Українимайновими правамиінтелектуальноївласності накомерційнутаємницює:

· декларація провикористаннякомерційноїтаємниці;

·виключне праводозволятивикористаннякомерційноїтаємниці;

·виключне правоперешкоджатинеправомірномурозголошенню,збору чивикористаннюкомерційноїтаємниці;

·іншімайнові праваінтелектуальноївласності,встановлені законом.

Так, згіднозі ст. 162 господарського кодексу Українисуб'єктгосподарювання, щоєвласникомтехнічної,організаційної чиіншоїкомерційноїінформації,має декларація про захист від незаконноговикористанняцієїінформаціїтретіми особами, за умів, щоцяінформаціямаєкомерційнуцінність у зв'язку із тім, що вона невідоматретім особам й донеї немаєвільного доступуіншихосіб назаконнихпідставах, авласникінформаціївживаєналежнихзаходів доохорониїїконфіденційності.

>Протевідповідно до ст. 30 Закону України «Проінформацію»інформація ізобмеженим доступом (>комерційнатаємниця)може бутипоширена беззгодиїївласника,якщоцяінформаціяє суспільнозначимою,тобтоякщо вонає предметомгромадськогоінтересу йякщо правогромадськості знатіцюінформаціюпереважає правоїївласника наїї захист.

2.Організація роботи ізконфіденційнимділоводством

>Конфіденційнеділоводство –цеокремийнапрямділоводства. Для забезпечення йогоефективногофункціонуванняважливезначеннямає розробкаспеціальноїінструкції тадодатків донеї,складання спискуконфіденційноїінформації,проставлення грифаобмеження доступу. Приведенніконфіденційногоділоводстваслідприділитиувагувідповіднійпідготовцідокументів, щомістятькомерційнутаємницю,належному порядкуробіт із ними,зокрема наелектроннихносіях.

>Конфіденційнеділоводствоздійснюється шляхомвирішення комплексуорганізаційно-правових,інженерно-технічних,криптографічних таоперативно-пошуковихзаходів,спрямованих назапобіганнярозголошенняінформації ізобмеженим доступом тавтратамиїїматеріальнихносіїв.Технологічніпроцесицієїпрактичноїсферидіяльностізагаломбазується самих принципах, що йзагального (>відкритого)діловодства, але йвідрізняютьсянизькоюсуттєвихвідмінностей.

Доорганізаційно-технологічнихособливостейконфіденційногоділоводства належати:

·жорсткерегламентування складудокументів тапроцесудокументування, у т.ч. йстосовнопроектівстворюванихдокументів;

·облік всіхпримірниківконфіденційнихдокументів,включаючи їхніпроекти;

·реєстрування максимальноповнихданих прокожен документобмеженого доступу;

·фіксуванняпроходження шкірного документа тамісця йогоперебування;

·проведеннясистематичнихперевірокнаявностідокументів;

·дозвільна система допуску додокументів йсправ;

·суворівимоги до умівзберіганнядокументів й до їхнівикористання;

·персональна таобов`язкова відповідальність заоблік,збереженнядокументів й порядоккористування ними.

>Сукупністьорганізаційних,трудових таіншихаспектіворганізації роботи ізконфіденційноюінформацієюможе бути подано вІнструкції ізорганізації роботи із документами, щомістятькомерційнутаємницю (далі –Інструкція).

>ОсновнимизавданнямилокальноїІнструкціїєвстановленнязагальних правилзбереженняінформації, Яканаявна у документахобмеженого доступу,єдиного порядкудокументування іорганізації роботи із документами, щомістятькомерційнутаємницю (далі –КТ).Такуінструкціюрозробляють длязахисту підприємства віднесанкціонованоговитокуінформації. Для цоговинаходятьновіметодиудосконалення роботи із документами, щомістятьКТ,методиорганізаціїзахищеногодокументообігу та йогоупорядкування,принципиоптимізаціїтехнологічнихпроцесів роботи із документами, щомістятьКТ.

ПрирозробціІнструкціїслідкеруватисяІнструкцією про порядокобліку,зберігання йвикористаннядокументів,справ,видань таіншихматеріальнихносіївінформації, котрімістятьконфіденційнуінформацію, щоєвласністю держави,затвердженоюпостановоюКабінету міністрів України від 27 листопаду 1998 року №1893,Інструкцією про порядоквідбору тапередаваннясекретнихдокументів наархівнезберігання,затвердженоюспільним наказомДержавногокомітету України ізпитаньдержавнихсекретів татехнічногозахистуінформації й Головногоархівногоуправління приКабінеті міністрів України (>ниніДержкомархівом України) від 3березня 1997 року №25/7 тавідомчиминормативно-правовими танормативно-методичними актами.

>Усіпрацівники, котрізаймаютьсяведеннямділоводства напідприємстві,мають бутиознайомлені із правилами таположеннямиІнструкції подрозписку приприйнятті на роботу, а й уразівнесення донеїзмін чидоповнень.

>Інструкціяможескладатися із такихрозділів:

·Загальніположення.

·Переліквідомостей, щостановлятьКТ.

·Підготовкаслужбовихдокументів, щомістятьКТ.

· Порядок роботи із документами, щомістятьКТ, наелектроннихносіях.

·Прийняття йоблікдокументів, щомістятьКТ.

·Розмноження йрозсилання (>відправлення)документів.

·Формуваннясправвиконанихдокументів.

·Відбірдокументів длязберігання йзнищення.

·Забезпеченнязбереженнядокументів.Перевірка їхнінаявності.

·Облік,зберігання йвикористання печаток,штампів йбланків.

· ДоІнструкціїможутьдодаватисячисленнідодатки, як то:

· Акт провідсутністьвкладень уконверті (>пакеті);

· Журналоблікудокументів тавидань із грифом «>КТ»;

·Карткаоблікудокументів тавидань із грифом «>КТ»;

· Журналоблікумагнітнихносіївінформації із грифом «>КТ»;

·Карткаоблікумагнітнихносіївінформації із грифом «>КТ»;

· Журналобліку тарозподілвидань із грифом «>КТ»;

·Карткаоблікусправ йвидань, щомістять гриф «>КТ»;

·Описсправпостійногозберігання;

· Акт прознищеннядокументів йсправ, що непідлягаютьзберіганню;

· Актперевіркинаявності та станудокументів йсправ;

· Журналоблікубланків тощо.

>Вимоги до порядкузберіганняархівнихдокументів ізобмеженим доступомможутьурегульовуватисяокремоюінструкцією чи ждолучатися доцієї. У такомуразіокремимирозділамиІнструкціїможуть бути:

>Підготовкадокументів ізобмеженим доступом допередавання наархівнезберігання;

>Складання йоформленняописівсправ таактів провідбір длязнищеннядокументів, що непідлягаютьзберіганню;

>Оформленнясправ ізобмеженим доступом;

>Передаваннядокументів ізобмеженим доступом йсправ наархівнезберігання;

>Зберіганняархівнихдокументів ізобмеженим доступом удержавнихархівнихустановах.

>Основніумовивіднесенняінформації доKT:

·справжня чипотенційнакомерційнаважливістьінформації;відсутністьвільного доступу доінформації назаконнихпідставах;

·вжиттязаходівволодаремінформації дляїїохорони тазбереженняконфіденційності.

Дляорганізаціїзберіганняконфіденційноїінформаціїкомерційного підприємстванеобхідно:

·визначитиінформацію, щостановитькомерційнутаємницю;

· забезпечити порядокїїзахисту.

>Якщоціумови невиконуватимуться, топідприємство не викличезаконнихпідстав дляпритягненняпрацівників довідповідальності зарозголошення чипередаванняінформації, Якаміститькомерційнутаємницю.

Склад йобсягвідомостей, щостановлятькомерційнутаємницю підприємства, порядоксхоронення і доступу доконфіденційноїінформації, атакож правилаїївикористаннявизначаєкерівник.

>Органи державної влади і місцевого самоврядування помиляюсявтручатись увизначення тасхороненнякомерційноїтаємниці (>крімвипадків,передбаченихчиннимзаконодавством).

>Основна позначказахистуконфіденційноїінформаціїполягає до того,щобзапобігтиїїрозголошенню ізаволодінню нею конкурентами. Частонеобхіднозабезпечувати захист й «чужих»комерційнихтаємниць, про котрі можнадовідатися із «>додаткових»джерел.Якщо іншогозахисту, топідприємствоможевтратитиклієнтів,вигіднихпартнерів.

>Захисткомерційноїтаємниціполягає вздійсненні такихзаходів:

· забезпеченняобліку ісхоронностідокументів, котрімістятькомерційнутаємницю;

·використанняорганізаційних,технічних таіншихзасобівзахистуконфіденційноїінформації;

·обмеження доступу доносіївконфіденційноїінформації;встановлення правилвіднесенняінформації доKT;

· розробкаінструкційстосовнодотримання режимуконфіденційності івиконання їхнього особами, котрімають доступ доконфіденційноїінформації;

·здійснення контролю задотриманнямустановленого режимуохороникомерційнихтаємниць.

Дляобмеження доступу доінформації, котраміститьKT,керівник виненвидатиспеціальний наказ провведення «>Перелікувідомостей, щомістятькомерційнутаємницю підприємства», заходь ізохороницихвідомостей,визначення колаосіб, якімають доступ доцієїінформації, правила роботи із документами із грифом «>Комерційнатаємниця».Відповідальніпрацівники підприємстваповинні подрозпискуознайомитися із наказом йдодатком донього

>Діловодство вразі роботи із документами, щомістятькомерційнутаємницю,маєособливості. Так, наказомкерівника підприємствапризначаєтьсяпосадова особа (особини), котравідповідає заоблік,зберігання івикористаннядокументів, щомають грифобмеження доступу. Неюможе бутипрацівник, дляякого робота із документами входити доосновнихслужбових обовязків, чивідповідальнийпрацівник, дляякоговиконанняцихфункційстановитимедодатковенавантаження.

>Грифконфіденційності, навідміну від грифатаємності,означає, що правовласності наінформацію, Якаміститься вдокументі,належитьпідприємству.

>Якщоінформація, котрастановитьKT,міститься в документах, які належатипідприємствам-партнерам, то пронерозголошенняїїмає бутизазначено втексті (текстах) договору (>договорів)міжцимипідприємствами.

>Якщо надокументі не проставлено грифобмеження доступу і утексті немаєвказівок наконфіденційність, тоцеозначає, що автор та особини, котріпідписали чи затвердили документ,передбачили усіможливінаслідкивільної (безобмеження доступу) роботи із ним.

>Виготовлення (>друкування)документів з грифами «>Комерційнатаємниця», «>Таємно», «>Цілкомтаємно»здійснюєтьсяцентралізовано, вспеціальновідведенихприміщеннях (наробочихмісцях),куди немають доступусторонні особини.


Схожі реферати:

Навігація