Реферат Документообіг організації

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Зміст

 

Запровадження

1. Віддзеркалення особливостей документообігу організації у довідникахСЭД

2. Реалізація підготовки документів на державне збереження доСЭД «Річ»: опис справ

Укладання

Список літератури


Запровадження

 

Система електронного документообігу «Річ» розробки компаніїЭОС отримала певне поширення Росії. Основу продукту становлять:

– система понять даної предметної області, узяте з нормативних документів за діловодству ідокументообороту;

– інформаційна та функціональні моделі діловодства, побудовані з урахуванням міжнародних стандартів структурного аналізу та проектування систем із сучаснихCASE-технологий;

– промислова технологія проектування замовних версій системи.

До основним функцій системи ставляться:

· реєстрація документа;

· редагування реєстраційної картки;

· введення виконаних резолюцій;

· пошук документа;

· отримання звітів тощо.

Щоб сформувати форм і звітів система інтегрована з ПО MS Word і MS Excel, ні з поштовими системамиLinkworks (>DEC). Розроблений іWeb-ориентированний варіант системи для розподіленої роботи з документами черезИнтернет.[1]

Вимоги до програмного і апаратному забезпечення

А) Вимоги до серверної частини:

визначаються обраної платформою (Windows 2000Server / Windows 2003Server / Unix /NovellNetware), вимогамиСУБД (MSSQLServer / Oracle), ймовірним кількістю користувачів системи СПРАВА, документообігом організації. У кожному конкретному випадку конфігурація серверу визначається індивідуально.

Усереднені характеристики серверу:

• процесор Pentium IV і від;

• оперативна пам'ять щонайменше 512 МБ;

• вільне місце на вінчестері визначається документообігом організації.Вичисляется з розрахунку 50 МБ на системні потреби плюс по 2Кб кожну реєстраційну картку (не враховуючи обсягу які прикріплюються файлів). Мінімальний стартовий розмірБД – 50 МБ.

Що стосується установки системи СПРАВА підСУБД Oracle потрібно наявність на сервері встановленої і налаштованоїСУБД Oracle версії8.х/9.x.

Що стосується установки системи СПРАВА підСУБД MSSQLServer потрібно наявність на сервері встановленої ОС Windows 2000Server чи Windows 2003Server і встановленої і налаштованоїСУБД MSSQLServer версії 7.0 чи 2000 з виглядом сортуванняDictionaryCase-Insensitive і кодовою сторінкоюCyrillic 1251 (чиCyrillic Generalcollation для MSSQLServer 2000). Режим авторизації може бути обраний змішаний (>Mixed Mode). У цьому служба MSSQLServer повинна запускатися під облікової записом адміністратора серверу.

Б) Вимоги до клієнтської частини:

Для установки системи СПРАВА потрібно комп'ютер з процесором Pentium II і від, оперативної пам'яттю щонайменше 128 МБ. Програма працює під керівництвом Windows 2000Professional/Server, Windows XP Professional. Програма вимагає наявності за комп'ютером встановленої і налаштованої клієнтської частиниСУБД Oracle версії8.х/9.x (>SQL*Net іRequiredSupportFile) чи MSSQLServer 7.0 чи 2000 (>ClientConnectivity) відповідно.

Для використання всіх функціональних можливостей системи СПРАВА на робочої станції необхідно встановити: MS Internet Explorer 6.0, текстовий редактор MS Word 2000, MS Outlook 2000 (або як пізні версії перелічених програм). Що стосується використання MS Outlook 2000, необхідно встановити MS Outlook у варіанті «Корпоративна або заради робочих груп».

Для використання опції сканування й у роботи підсистеми «>Поточное сканування» необхідно встановити робочу станцію програмуFineReader версії 4.0 Professional, чи 6.0/7.0ScriptingEdition.

Для використання опції «>ЭЦП і шифрування» необхідно встановити робочої станції пакет «>КриптоПро»CSP2.0 (>cryptopro).

Мінімальна дозвіл екрана –800х600, 256 квітів (рекомендується1024х768,HighColor).

У) Склад програмного забезпечення системи СПРАВА:

Більшість ПО системи СПРАВА написана з допомогою кошти розробки PowerBuilder 7.0build 10108. Для функціонування додатків, написаних з допомогою цього кошти розробки, необхідний набірRuntime бібліотек, званий PowerBuilderDeploymentKit (>PBDK).PBDK входить у комплект поставки. Доступ до бази даних здійснюється через клієнтаСУБД.

Звітні форми написані наVisualBasic 6.0 і поставляються разом із вихідним кодом, відкритою модифікації. Для функціонування необхідні додаткові компоненти, які на робочу станцію за умови встановлення клієнтської частини системи СПРАВА.

До цих компонентами ставляться:

• АПІ (>Applicationprograminterface) СПРАВА

•ADO (>ActiveXDataObjects) версії 2.1

•VB (>VisualBasic) 6.0Runtime

•MDAC 2.6

• MSXMLParserADO іVBRuntime встановлюються у разі, якщо їх майже немає на робочої станції або якщо наустановочном диску системи СПРАВА є близько нова версія. [2]

Отже,СЭД «Річ» перестав бути вимогливої у плані програмного і апаратного рішення, що робить її більш конкурентоспроможною і затребуваною. Саме тож необхідно знайомитимуть із нею ще на стадії навчання від майбутніх фахівців.

І тому розглянемо деякі питання роботи зСЭД «Річ».

Мета цієї роботи – ознайомлення зі довідниками і описом справ уСЭД «Річ».

Завдання:

1) розглянути можливості відбиток особливостей документообігу організації у довідникахСЭД;

2) ознайомитися з реалізацією підготовки документів на державне збереження доСЭД «Річ»: опис справ.



1. Віддзеркалення особливостей документообігу організації у довідникахСЭД

 

На момент впровадження системи СПРАВА для підприємства, зазвичай, вже є усталені правила діловодства. До таких правил можна віднести:

• первинної реєстрації документа;

• порядок формування реєстраційного номери документа;

• порядок відстежування руху документів від однієї виконавця до іншого;

• порядок підшивки (списання) документів мають у залежить від відповідність до номенклатурою справ;

• порядок розсилки вихідних документів.

Отже, одній з завданьСЭД є створення електронної системи документообігу, яка поєднувала гідності традиційної для цієї організації моделі документообігу і норми документообігу вСЭД.

У системі СПРАВА зберігається модель організаційної структури підприємства. Ця модель відбиває такі ключові особливості організації:

• скільки підрозділів існує для підприємства і яка їхня структурна підпорядкованість;

• які з підрозділів мають власну картотеку;

• списковий склад посадових осіб кожного підрозділу;

• які кабінети і яких картотеках (підрозділах) створено, і навіть хто є власниками створених кабінетів;

• оскільки посадова особа, зазвичай, перестав бути користувачем системи, маєш існувати списковий склад користувачів системи;

• якими правами доступу має кожен користувач системи (з якими картотеками, кабінетами, папками, грифами доступу користувач проти неї працювати).

З іншого боку, особливості документообігу у створенні відбивають довідники системи.

З>правочники системи – це оформлені за правилами списки, містять стандартну інформацію, постійно яка у системі. Введення даних вибором з довідників дозволяє максимально прискорити виконання процедури, виключити помилки, і навіть обмежити вибір лише дозволеними значеннями.

Налаштування системи, здійснювана системним технологом, таки полягає в введення даних у ці довідники.

Вирізняють два типу довідників – лінійні і ієрархічні. Лінійні довідники є простий список елементів (наприклад, категорії адресатів; види доставки; типи реєстрів; грифи доступу; типи зв'язок; громадяни; типи організації; типи віз; категорії резолюцій; види підписів.)

>Иерархический довідник містить списки значень кількох рівнів ієрархії. Під час такої організації кожен елемент списку верхнього рівня ієрархії може містити список значень нижчого рівня ієрархії. Наприклад, під час виборів прізвища виконавця документа спочатку буде сформовано список верхнього рівня ієрархії, що з найменувань підрозділів підприємства. При виборі будь-якого підрозділи розкриється список відділів підрозділи (коли таке розподіл передбачено організаційної структурою), а потім уже після вибору відділу стане доступним список посадових осіб – співробітників обраного відділу. Елементи, які можуть містити список значень дешевше ступеня ієрархії, називаються вершинами. Кінцеві елементи довідника (наприклад, прізвища посадових осіб) називаються листям. Вершина, у якій міститься елемент, називається батьківської вершиною даного елемента. До ієрархічним ставляться такі довідники: групи документів; список організацій; підрозділи;рубрикатор; стандартні тексти; регіони; статус заявника.

З іншого боку, крім лінійних і ієрархічних довідників, у системі СПРАВА існують спеціальні довідники (наприклад, поточна організація, кабінети, настроювання реквізитів, номенклатура справ).

Задля підтримки актуальності системи документообігу у певній організації, вСЭД є можливість редагування значень довідників. Отже, зміна організаційної структури підприємства, його штатного розклади і т.п. буде відстежено шляхом додавання, видалення, зміни елементів довідника (наприклад, видалення прізвищ звільненихсотрудников).[3]

Перелік довідників, які забезпечують надстройку на організаційну структуру підприємства

Найменування довідника

Призначення довідника

Підрозділи Зберігає інформацію про структурної підпорядкованості підрозділів, їхсписочном складі, і навіть про наявність картотек у підрозділів. Дані довідника використовуються під час заповнення реквізитів РК (наприклад, автор резолюції чи виконавець), значеннями яких має бути прізвище посадової особи
Кабінети Зберігає інформацію про створених у системі кабінетах і списки власників кабінету
Користувачі Зберігає інформацію про користувачів системи, їх ідентифікаторах і паролях, правах доступу

Список

організацій

Зберігає найменування і адреси організацій, із якими ведеться листування. Дані довідника використовуються під час заповнення реквізитів РК, значеннями яких має бути найменування організації (наприклад, Кореспондент чи Адреси.
Громадяни Зберігає прізвища та адреси громадян, із якими ведеться листування.

Групи

документів

Зберігає інформацію про групах документів, об'єднаних за загальним тематичного ознакою, ознакою підрозділів чи ознакою листування
Грифи доступу

Зберігає список можливих грифів доступу (наприклад, «загальний», ДСК), використовуваний на формування реквізиту РК >Гриф доступу.

Стандартні

тексти

Зберігає стандартні формулювання, використовувані для формування значень реквізитів РК: текстів резолюцій, стислого змісту документа, звітів виконавців, підстав щодо виведення з контролю, підстав щодо списання до справи.
>Рубрикатор Зберігає найменування рубрик, об'єднаних за групами. При реєстрації документ можна віднести до тій чи іншій рубриці (темі), що у можна використовувати для формування запиту до пошуку документів однієї тематики.
Види доставки

Зберігає стандартний список можливих видів доставки документа (наприклад, пошта, фельдзв'язок тощо.), використовуваний на формування реквізиту РК Доставка.

Типи зв'язок

Зберігає список стандартних типів зв'язок між документами (наприклад, «у виконанні – виконано», «в скасування – скасовано»). Наприклад, якщо реєстрований документ відміняє дію будь-якої іншої

документа (документів), то шляхом вибрати з довідника з-поміж них може бути встановлена зв'язка «в скасування – скасовано». У цьому з'являється можливість переходу по

зв'язці від однієї документа до іншого. Тобто, працюючи з документом, який скасував дію інших документів, можна швидко викликати кожній із скасованих документів.

Типи реєстрів

Містить список типів реєстрів – списки документів, що надійшли з організації однією або кількома пакетами. Довідник використовується під час роботи з функцією Реєстри зовнішньої відправки

Види підписів Зберігає видиелектронно-цифрових підписів, які можна використовуватимуться підписання файлів, прикріплених до проектів документів (наприклад, «Авторська», «>Согласующая», «>Утверждающая» тощо.).

Категорії

резолюцій

Містить список категорій, які можна надано резолюціям і проектам резолюцій, щоб відзначити їхнє щодо різноманітних інформаційно-довідкових цілей

Статус

заявника

Використовується для формування довідника Громадяни. Зберігає інформацію про статус і соціальному становищі громадян

Номенклатура

справ

Зберігає заголовки справ, у яких підшиваються документи, відповідно до номенклатурі справ, прийнятої для підприємства.

Налаштування

реквізитів

Використовується для настройки відображення критеріїв відбору РК іРКПД для таких режимів пошуку, як Узагальнений пошук і ПошукРКПД. З іншого боку, довідник містить інформацію про додаткових реквізитах РК і тематичних рубрик, використовуваних при реєстрацію ЗМІ й редагуванні документів.

Типи віз Містить стандартні формулювання, використовувані при візуванні проектів документів.

2.  Реалізація підготовки документів на державне збереження доСЭД «Річ»: опис справ

Виконані документи списуються (підшиваються) у справи відповідно до номенклатурою справ. По встановленим стандартам номенклатура справ відбиває встановлених у організації правила угруповання документів на теми задля забезпечення упорядкованого зберігання виконаних документів. Доцільно організувати роздільне ведення справ у основних структурних підрозділах. Потім всередині кожної такого розділу визначаються заголовки справ, відбивають основний змістподшиваемих у яких документів, вводиться індексація справ (індекс, зазвичай складається з цифрового чи буквеного позначення підрозділи і порядкового номери заголовка справи) і рік номенклатури. Отже, сьогодні за індексом (номера) справи можна судити, що не підрозділі був списаний документ і якої різновиду документів він ставиться до.

Система СПРАВА реалізує вищевикладений порядок складання номенклатури справ у ході настройки довідника Номенклатура справ. А сама процедура списання документа до справи зводиться до внесення позначки про списання до наукового журналу передачі документів, що супроводжується вибором значення індексу (номери) справи з довідника Номенклатура справ.

Позначка списання документа до справи

Щоб відзначити списання документа, потрібно:

1. Відкрити вікно журналу передачі документа (користувачам, у яких відповідне право, дане їм системним технологом);

2. Виділити необхідну запис і вікно довідника Номенклатура;

3. Вибрати справа, у якому списується документ. І тому:

• виділити у списку підрозділів підрозділ, де знаходиться справа. У правої області вікна відкриється список справ підрозділи відповідно до номенклатурі;

• виділити необхідну залежить від списку. І тому:

– якщо відомий індекс справи, увести його на полі Індекс і клацнути на кнопці Знайти.Требуемое справу буде виділено коштів у списку у правій

області вікна;

– якщо відомо назва справи, увести його перші літери на полі Назва і клацнути на кнопці Знайти.Требуемое питання буде не виділено коштів у списку у правій області вікна. Якщо ви трохи назв

починається з введеного фрагмента, виділять перше з цих справ;

– полі Рік дає можливість відображати на екрані лише елементи, які належать до зазначеному року, значно спрощує роботи з великим списком елементів.

При виклик вікна для вибору елементів з довідника на полі Рік за умовчанням встановлено рік. Значення поля можна видалити чи редагувати. Що стосується видалення значення поля Рік, на екрані відбиваються все номенклатури справ зазначеного підрозділи;

– якщо у списку мало справ, відразу клацнути на необхідному найменуванні.

5.Щелкнуть на кнопці Вибрати. Відбудеться повернення у вікно журналу передачі документа, у якому з'явиться рядок із записом назви підрозділи і справи, у якому списаний документ.

• Якщо за списання документа до справи використовувалася права кнопка, він відбито запис про списання до справи певного оригіналу / копії.

• Якщо за списання документа до справи використовувалася ліва кнопка, він відбито запис про списання до справи першого оригіналу документа.

6. З використанням лівої кнопки, внизу вікна в графі Дата та палестинці час відредагувати дату та палестинці час списання документа до справи (за умовчанням встановлюються поточні дата та палестинці час), і навіть вказати оригінал чи копію

документа,списиваемого до справи. Якщо оригіналів кілька, то

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація