Реферат Документообіг

Страница 1 из 2 | Следующая страница

СОДЕРЖАНИЕ

1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ТА ЙОГО ХАРАКТЕРИСТИКИ 3

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ВЗАЄМОВІДНОСИН РАЗЛИЧНЫХ ОРГАНІЗАЦІЙ 9

3. ДОКУМЕНТАЦИЯ СДАТОЧНОГО ОБ'ЄКТИ 11

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 17


1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ТА ЙОГО ХАРАКТЕРИСТИКИ

Поняття "документообіг" і саме термін виникли в діловодстві у роки. У працях великих спеціалістів у галузі управлінської праці і діловодства, як-от Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев та інших. були, сформулювали основні тези організації документообігу, дано теоретичні обгрунтування головних положень раціональної організації руху документів - розподіл документів по виконавцям, скорочення інстанцій їхнього перебігу, напрям документів безпосередньому виконавцю, регламентацію підписання. У літературі на той час обгрунтовано методика обстеження маршрутів, руху документів, розроблено технології їх доставки. Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу було зроблено в 1931 року Інститутом техніки управління у проекті "Загальних правил документації і документообігу". У проекті були викладені правила роботи з документацією і документообігу, правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю відправки документів, тобто. все етапи обробки документів. Державні стандарти на терміни та засобами визначення 1970, 1983 рр., "Єдина державна система діловодства" встановили однаковість розуміння документообігу як "рух документів мають у організації з їх створення, або отримання до завершення виконання чи відправлення". Затверджена 1988 року " Державну систему документационного забезпечення управління.

Загальні вимоги до документів і службам документационного забезпечення " уточнила поняття "документообіг", включивши до нього та його операцію "підшивка документа до справи". Діловодство і архівну справу. Терміни та визначенням" встановив визначення поняття " документообіг - рух документів мають у організації з їх створення, або отримання до завершення виконання або відправлення". Організація роботи з документами - організація документообігу, збереження та використання документів мають у поточної діяльності установи. Документообіг є важливим ланкою у створенні діловодства у створенні (установі), оскільки він визначає як інстанції руху документів, а й швидкість руху документів. У діловодстві документообіг сприймається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження та використання раніше створених документів. Основними правилами організації документообігу є:

- оперативне проходження документа, з найменшими витратами часу;

- максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити чи обмежити поворотні переміщення документів);

- порядок перебігу й процес обробки основних видів документів би мало бути единообразными.

Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій. Основою структури будь-якого документообігу є документ. Усі (традиційні на папері та на магнітних носіях) комплексно мають бути узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання кожному з носіїв.

Організація документообігу - це правила, відповідно до якими має відбуватися рух документів. Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів мають у апараті управління організації (установи), всі з прийому, передачі, формуванню і оформленню, відправлення (і підшивці) документів мають у справа. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства і інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів мають у організації (установі).

Порядок проходження документів і майже організація всіх операцій під час роботи із нею, має бути регламентований інструкцією з діловодства у створенні (установі) і табелем уніфікованих форм документів. Поділяють централізований документообіг документообігу рівня структурного підрозділи. У централізований документообіг входить вся документація, підлягаючий централізованої реєстрації. Документи, учитываемые лише у структурних підрозділах, становлять документообіг рівня структурного підрозділи. Зазвичай, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документообіг рівня структурного підрозділи - спеціалізованої документацією, які забезпечують основних напрямів діяльності організації (до нього можуть входити і организационно-распорядительные документи). У випадку великих фундацій існує окреме структурне підрозділ, до обов'язків якого входить забезпечення централізованого документообігу. Структурное підрозділ може називатися по-різному: управління справами, канцелярія, загальний відділ тощо. У організаціях, де обсяг централізованого документообігу так великий, щоб займалося самостійне підрозділ, функції його підтримці може бути покладено на секретаря керівника організації. Вирізняють три основних типи документів, складових централізований документообіг.

Вхідні. Входящий документ - документ, що надійшов на установа. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, в встановлених термінів. Терміни можуть бути нормативними актами, що передбачають ту чи іншу час відповіді відповідний вхідний документ чи може бути зазначені безпосередньо у вхідному документі.

Вихідні. Вихідний документ - офіційний документ, відправлений з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується з урахуванням внутрішніх документів організації. Невелика кількість вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад, запити до інших організації).

Внутрішні. Внутрішній документ - офіційний документ, не виходить межі що підготувала осередку. Дані документи йдуть на роботи установи (організації), оскільки вони забезпечують цілеспрямоване рішення управлінських завдань межах однієї організації. До внутрішнім документам ставляться організаційно-правові, организационно-распорядительные документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу становлять протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку потребує матеріальних та коштів, устаткування, внутрішня службова листування (доповідні, пояснювальна записка), особового складу й т.д. Через канцелярію проходять в усіх внутрішні документи, лише листування найбільших структурних підрозділів організації (якщо вони територіально рознесені) і накази керівника організації. Через канцелярію також проходять внутрішні документи, які породжують вихідні документи.

Реєстрація документа - запис дисконтних даних документ по встановленої формі, яка фіксує факт створення, відправлення одержання. Дотримуючись визначенню, реєстрація документа - це присвоєння йому індексу і проставление його за документі із наступною записом даних документ у журналі реєстрації чи реєстраційної картці. Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю та пошуку документів. Основним принципом реєстрації документів є однократность. Кожен документ повинен реєструватися лише одне раз. Вхідні документи реєструються щодня надходження, вихідні та внутрішні документи - щодня підписання. Реєстрації підлягають документи, потребують обліку, виконання й використання їх у довідкових цілях. У інструкції з діловодства організації (установи) при застосуванні має бути надано перелік документів, що підлягали реєстрації службою документационного забезпечення. Перелік стверджується керівником організації (установи), коли він включає нерегистрируемую документацію всієї організації (установи), чи керівником того структурного підрозділи, на документи якого перелік поширюється. При реєстрації документів використовуються такі основні довідкові матеріали: перелік документів, що підлягали реєстрації службою діловодства; перелік структурних підрозділів зі своїми умовними позначками; номенклатура справ.

Індексацію документів мають у діловодстві - це проставление їх порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень при реєстрації, вказують місце їхніх виконання (складання) і збереження. Реєстраційний індекс документа; реєстраційний номер документа - цифрове чи буквенно-цифровое позначення, присваиваемое документи за його реєстрації. Індекс вхідного, вихідного і внутрішнього документа, зазвичай, складається з індексу справи з номенклатурі і реєстраційного номери документа, наприклад: реєстраційний номер 06-10/96 вхідного документа включає: 06 - індекс структурного підрозділи; 10 - номер відповідного справи з номенклатурі; 96 - індивідуальний порядковий номер вхідного документа, присвоєний йому за реєстрації. Винятком є індекси розпорядчих документів (постанов, розпоряджень, наказів по основний діяльності, наказів з особового складу та інших документів), протоколів. Индексами розпорядчих документів і майже протоколів є їхньою реєстраційні номери, що присвоюються самостійно не більше кожного виду документів. Індекси заяв і коментарів скарг громадян може бути доповнені першої буквою прізвища автора документа. На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний номер документа, фіксуючий момент і час надходження документа до організації (установа).

Контроль виконання документів - сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документів. Організація контролю над виконанням документів мають забезпечувати їх вчасна й якісне виконання.

Контроль здійснюється за найважливішими вхідними, вихідними і внутрішніми документами. Контроль над виконанням документів і майже які у них доручень здійснюють керівники установи, керівники структурних підрозділів, і уповноважені ними особи. Безпосередній контролю над виконанням документів доручається службу документационного забезпечення управління організації (установи). У структурних підрозділах організації (установи) контролю над виконанням документів здійснює секретар або приватна особа, відповідальне за діловодство.
Технологія контролю складається з постановки документа для контролювання, перевірки своєчасного доведення документа до виконавця, попередньої перевірки та митного регулювання ходу виконання, обліку, і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника організації (установи).


2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ВЗАЄМОВІДНОСИН РАЗЛИЧНЫХ ОРГАНІЗАЦІЙ

Документирование - сукупність методів, засобів і процесів створення документів.

Документирование - запис інформації в різних носіях за встановленими правилами.

За формою організації документування може здійснюватися децентралізовано, централізовано і змішано. Переважна більшість поширена велику промисловість змішана форма, тобто. частину - у основному трудомістких робіт з документування виконується централізовано, а частина - децентралізовано в структурних підрозділах. Організація документування зазвичай передбачає етапи підготовки необхідної інформації, складання, узгодження, оформлення і виготовлення документів. Документирование всіх операцій дозволяє контролювати правильність використання коштів, схоронність товарно-матеріальних і надходження цінностей, надає бухгалтерського обліку юридичну доказову силу.

Документирование відносин між організаціями полягають у тому, що внутрішньогосподарські відносини з передачі товарів, майна, результатів робіт чи послуг, між організацією, створив відособлене підрозділ, і вже цим підрозділом оформляються через укладання цивільно-правових договорів оренди, постачання російської та т. буд.

Кожна господарська операція, відбита на бухгалтерських рахунках, мусить бути підтверджено первинним документом. Документ повинен відповідати певним вимогам. За підсумками відомостей, які у первинних документах, заповнюються облікові регістри. У дисконтних регістрах ці дані узагальнюються. Дані дисконтних регістрів вкладаються у бухгалтерську звітність. Більшість первинних документів, використовуваних організацією, мають встановлену форму. Форми первинних документів зберігають у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, що й треба використовувати. Але трапляються ситуації, коли потрібної форми у тому альбомі немає, наприклад, некомерційна організація приймає вартість благодійну діяльність, через ящик прийому пожертвувань. І тут форма первинного документа розробляється бухгалтером самостійно й більше приймається наказом про облікову політику. Інший приклад - бухгалтерська довідка чи бухгалтерська справка-расчет.


3. ДОКУМЕНТАЦИЯ СДАТОЧНОГО ОБ'ЄКТИ

Приемочные комісії з об'єктах, замовником (забудовником) якими є підприємства, організації та інші юридичних осіб, призначаються юридичних осіб, утвердившими проектну документацію, а, по об'єктах инвестируемым фізичними особами – місцевими виконавчими і розпорядчими органами. Приемочные комісії слід призначати щонайменше як 30 днів на початок приймання об'єкта в експлуатацію. Замовником (забудовником) з участю підрядчика слід визначити дата початку будівництва і закінчення роботи приймальній комісії з урахуванням установленого терміну введення об'єктів в експлуатацію. Приемочная комісія створюється із помітних представників замовника (забудовника), генеральному підрядчику (підрядчика), генерального проектувальника (проектувальника), експлуатуючої організації, державного пожежного нагляду, а під час приймання об'єктів соціальної сфери – долю й представника місцевих виконавчих і розпорядчих органів. З ініціативи замовника (забудовника) у складі комісії з узгодження з іншими організаціями та органами державного нагляду може бути додатково включені їх представники. Приемочная комісія під час приймання об'єктів індивідуальної забудови заввишки до 2-х поверхів (заввишки до 10 м) створюється у складі представників замовника (забудовника), підрядчика (для будівництва підрядним способом), місцевих виконавчих і розпорядчих органів, Комітету архітектури, містобудування й землеустрою чи управління архітектурної і містобудівної діяльності місцевого територіального рівня. Державного санітарного нагляду та Державного пожежного нагляду. Голови приймальних комісій з приймання об'єктів в експлуатацію призначаються юридичних осіб, назначившими приймальні комісії.

Приймання об'єкта в експлуатацію оформляється актом встановленої форми, який підписується усіма членами приймальній комісії й утверджується юридичною особою, призначив комісію. Відповідність об'єкта затвердженої проектної документації, вимогам експлуатаційної надійності та безпеки має бути підтверджено висновками органів Державного нагляду; Міністерства природних ресурсів немає і охорони навколишнього середовища (крім об'єктів житлового фонду); Державного санітарного нагляду; Державного будівельного нагляду; Комітету з інспекції праці при Міністерстві праці (крім об'єктів ремонту, реконструкції та житлового фонду); Проматомнадзора (під час приймання об'єктів, йому підконтрольних); Державної автомобільної інспекції (при приймання вулиць, шляхів та дорожніх споруд); Штабу громадянської оборони (під час приймання об'єктів з умонтованими приміщеннями чи окремо що стоять споруд громадянської оборони); Державного енергетичного нагляду (під час приймання об'єктів та виконання робіт, йому підконтрольних); Комітету з охорону історико-культурної спадщини при Міністерство культури (під час приймання після реставрації історико-культурних цінностей); підприємства Державного дорожнього господарства, на балансі якого автомобільна дорога (приймання в експлуатацію об'єктів, що у контрольованій зоні автошляхів загального користування - простір по 200 метрів у кожну кращий бік від осі дороги); установи фінансово утримує банку (з об'єктів, фінансованим рахунок коштів республіканського і (чи) місцевого бюджетів чи прирівняних до них фондів), інших органів, здійснюють державний нагляд у будівництві відповідно до законодавством Республіки Білорусь у

Голова приймальній комісії письмово сповіщає органи Державного нагляду про приймання об'єкта щонайменше як по 15 днів на початок сумлінної роботи комісії. Органи Державного нагляду зобов'язані до роботи приймальній комісії уявити висновок про готовність об'єкта чи мотивовану відмову. Приймання об'єктів без наявності у акті приймання хоча б одного підпису члена комісії, і навіть за наявності мотивованого відмови органами Державного нагляду заборонена.

Приемочные комісії зобов'язані перевірити відповідність об'єктів і змонтованого устаткування проектної документації, виконання будівельно-монтажні роботи відповідно до вимог будівельних і правил; результати випробувань, і комплексного випробування устаткування підготовленість об'єктів на експлуатацію і випуску продукції (надання послуг), включно з виконанням заходів щодо забезпечення ними умов праці згідно з вимогами взрыво- і прибуттям пожежної

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація