Реферати українською » Бухгалтерский учет и аудит » Облік документів на підприємстві


Реферат Облік документів на підприємстві

Страница 1 из 2 | Следующая страница
Зміст

1. Запровадження

1.1 Діловодство

1.2 Документ і реквізити

1.3 Організація служби діловодства

1.4 Схема ДОП служби діловодства

2.Учет документів для підприємства. Контроль виконання документів

2.1 Правила обліку документів для підприємства

2.2 Контроль виконання документів

2.3 Програми при ведення обліку на ПК

3. Укладання

Список літератури


1. Запровадження

1.1 Діловодство

Діловодство - це галузь діяльності, забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами. Предмет «Діловодство» є спеціальної дисципліною навчального плану для підготовки за професіями «Секретар – друкарка», «Секретар», «Секретар- референт». Термін «Діловодство» характеризує сукупність робіт з документування управлінської діяльність науково-дослідних закладів і за організацією у яких документів. Поняттям «документ» визначається інформація, записана у будь-який спосіб будь-якою матеріалі, видана або отриманий будь-яким фізичним чи юридичною особою, у будь-якій організації від використання своєї діяльності. Отже, поняття «управління», «інформація», «діловодство», «документ» органічно взаємопов'язані.

>Учет – встановлення кількості чогось, шляхомподсчетов. Реєстрація з занесенням до списків осіб, які перебувають де-небудь. Прийняття до уваги чогось, з урахуванням всі обставини.

Контроль – цифрові показники,указивающее кількісні межі вироблення планової продукції, збирання коштів, витрати їх тощо., і навіть перевірка та нагляд з єдиною метою перевірки (громадського контролю, держконтроль, система державні органи перевірки тощо.).

Секретар – це один із найбільш поширених управлінських професій. У середовищі сучасних словниках «секретар» окреслюється «обличчя, провідне ділову листування окремої особи чи якогось установи, і навіть провідне діловодством».

Умовно роботу секретаря можна розділити на дві честі:

1) роботу з документами (>информационно-документационное обслуговування);

2) організаційну роботу (>бездокументальное обслуговування), зазвичай для цієї роботи секретар витрачає від 55 до 60% свого робочого дня.

Документи потрібно лише скласти і оформити, а й передати, зберегти, швидко знайти у разі потреби. Тож у роботі будь-якого секретаря дуже багато місця відводиться, передусім, працювати з документами. І це вимагає спеціальних знань і навиків, наприклад: знання Держстандарту Р 6.30-2003; вміння складати і оформляти документи та інших.

1.2 Документ і реквізити

Документ – це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяє її ідентифікувати.

Реквізит документа – обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.

Чітке оформлення і з документами гарантують організації її стійке становище у бізнесі, оскільки документ, тобто. зафіксована інформація, має юридичної чинності, є основним доказом тієї чи іншої факту під час вирішення господарських спорів з партнерами у бізнесі в арбітражний суд або трудових конфліктів з працівниками підприємства.

Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Кількість реквізитів, характеризуючих документ, визначається цілями створення документа, його, вимогами до змісту і малої форми даного документа. Багатьом документів число реквізитів суворо обмежено, відсутність або правильне вказівку будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Для низки документів, видавали органами державної влади управління, склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Сторінкиномеруются з іншою, посередині верхнього поля і арабськими цифрами - без знаківпрепинания, без вказівки слова «сторінка» або його скороченихвариантов-«с», стор.

Бланки можуть бути виготовленітипографическим способом, з допомогою коштів оперативної поліграфії, також засобів обчислювальної техніки. Винятково друкарським способом повинні прагнути бути виготовлені бланки із зображенням Державного герба Російської Федерації чи герба суб'єкта Російської Федерації.

Встановлюють два варіанта реквізитів на бланках: кутовий і подовжній. У межах кордонів зон розташування, реквізити - розміщують однією з способів:

- >центрированним - початок і поклала край кожної з рядки реквізиту рівновіддалені до кордонів зон розташування реквізиту.

- >флаговим - кожна рядок реквізиту вирівнюється по лівої кордоні зони розташування реквізитів.

1.3 Організація служби діловодства

 

Діловодство як частину управління. Відповідальність за організацію діловодства доручається керівника.

Організація праці працівників служби діловодства має відповідати сучасним вимогам, і можливостям техніки і технології виконуваних робіт. Задля ефективної роботи апарату управління необхідно правильно організовувати співробітників оцієї служби, яка передбачає:

1. Чітке організаційне побудова служби діловодства, вибір найбільш раціональної форми роботи з документами. Основним чинником, визначальним структуру чисельності служби діловодства, є нормативна чисельність зайнятих у ній працівників;

2. Правильне розмежування функцій між окремими виконавцями й підрозділами відповідно до їх кваліфікацією. Вирішення питання здійснюється шляхом розроблення та впровадження тих нормативних документів – інструкції по документування управлінської діяльності, посадових інструкцій;

3. Нормування праці працівників служби діловодства, покликане забезпечити нормальну завантаження співробітників у перебігу робочого дня, тижня, місяці, року за нормальної напруженості кожному робоче місце, визначити критерії оцінки роботи кожного працівника.

4. Впровадження прогресивних методів управління, застосування організаційної техніки при обробці документів;

5.Рациональную організацію робочих місць і сприятливих умов праці, від якої безпосередньо заздрості працездатність людини, продуктивність і якість праці, здоров'я Наполеона;

6. Організаційне і методичне керівництво служби діловодства.

Одне з способів поліпшення організації праці – взаємозамінність працівників. Кожен виконавець відпо-відає отриману ділянку роботи. І тому складається перелік робіт й наявність співробітників діловодного підрозділи, враховується, які види робіт виконує кожен виконавець та її обов'язки щодо виконуваних видів робіт.

Робоча місце кожного управлінського працівника має бути міг би належно організовано, аби все розумові і навіть фізичні зусилля службовця направлялися виконання трудових функцій без подолання незручностей у роботі. Технічні кошти й сучасне устаткування у процесі управлінської праці сприяють створення умов для нормально функціонувати співробітників установи.

 


1.4 Схема ДОП служби діловодства

 


2.Учет документів для підприємства. Контроль виконання документів

2.1 Правила обліку документів для підприємства

Облік обсягу документообігу - ввозяться цілях отримання даних до розрахунку штату персоналу діловодства, вибору технічних засобів і коригування завантаження підрозділів, і окремих виконавців під час роботи з документами.

У обліку обсягу документообігу установи розрізняють такі потоки документів:

- вхідні – вступники;

- створювані – внутрішні і відправлені.

>Входящая документація - це документація, що надходить на підприємство з інших організацій.

Вихідні документи - це документи, які підприємство (організація) відправляє іншими підприємствами. >Исходящая документація - це документи, яких зазнають у собі інформацію, вироблену для підприємства з метою передачі до інших організації: листи, довідки, звіти, накази, телеграми, телефонограми тощо.

Правильна організація документообігу передбачаєпрямоточность руху документів, тобто. проходження їх найкоротшим шляхом через найменше інстанцій, який виключає чисводящее до мінімуму поворотні переміщення. Необхідно керуватися у своїй принципом однократного перебування документа лише у інстанції: кожен документ повинен оброблятися в структурному підрозділі чи перебувати біля виконавця лише одне раз.

Для прискорення перебігу й найбільш раціональної обробки створюються схеми руху основних категорій документів всередині установи. Це дозволяє визначити найбільш раціональні маршрути руху документів, визначити етапи їх опрацювання, встановити основі єдиний порядок роботи з документами. Схеми обробки документів входять у інструкцію ведення діловодства, розроблену у пихатій інституції.

Після обробітку вступі котра надходить кореспонденції вирізняються такі етапи:

- прийом вступників документів;

- початкова (експедиційна) обробка документів;

- розгляд і розподіл документів;

- реєстрація документів;

- розгляд документів керівником (>проставление резолюції);

- виконання документа.

Прийом і початкова обробка котра надходить кореспонденції здійснюється експедицією, канцелярією чи секретарем (залежно від категорії установи), у функції яких входять перевірка правильності доставки і цілісності вкладень, фіксація факту надходження документа в заснування і підготовка кореспонденції до передавання за призначенням.

Перевірка правильності доставки здійснюється прочитанням адреси на кореспонденції. Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю. Для перевірки цілісності вкладень конверти розкривають. Не підлягають відкриттю конверти із позначкою «особисто».

Документи, що надійшли неправильно, слід негайно переслати по правильному адресою, одночасно повідомляючи звідси відправника. Якщо конверті відсутня документ, який вказаний у опису, це слід повідомити відправника. Спеціальні надходження (телеграми, телефонограми, замовні листи) обробляються насамперед.

На усіх отриманих документах проставляється реєстраційний штамп (реквізит «позначка про вступ документа в установа»), фіксуючий факт надходження документа на даний установа. Його проставляють першою аркуші документа, а правом нижньому розі; якщо конверт не розкривають, його проставляють про всяк вільної площі лицьової боку конверта.

У час надходження документа до організації в штампі проставляється лише дата надходження, а вхідний номер – в останній момент реєстрації.

Процедура реєстрації документів і двох етапів:

- перший –проставление індексу в штампі для реєстрації документів;

- друге – заповнення відповідної реєстраційної форми.

Реєстрація документів – процедура реєстрації документів і двох етапів: перший –проставление індексу в штампі для реєстрації документів і майже другий – заповнення реєстраційної форми.

Реєстрація документів – це запис дисконтних даних документи по встановленої формі, що забезпечує облік, контроль і швидкий пошук документа, і навіть фіксує факт їх створення, відправлення чи надходження, і виходячи з якої у наступному проставляються цих документахделопроизводственний індекс й час реєстрації.

Реєстрації підлягають всі документи, потребують обліку, виконання, використання їх у довідкових цілях. У тому числі –присилаемие з деяких інших громадських організацій і від фізичних осіб й утворювані – внутрішні і відправлені. Документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.

Основним принципом реєстрації єоднократность. Кожен документ повинен реєструватися у пихатій інституції лише одне раз, коли проставляється його індекс.Присилаемие – щодня надходження, створювані – щодня підписання чи затвердження.

Індексацію – цепроставление порядкового (реєстраційного) номери і необхідних умовних позначень при реєстрації, вказують місце створення (виконання) і збереження документа.

Вхідні та вихідні документи повинен мати реєстраційні номери, які з порядкового номери документа, умовного позначення структурного підрозділи чи посадової особи, номери справи, у якому буде підшитий документ або його копія. Наприклад, номер документа 01-05/134 включає:

- 01 - індекс структурного підрозділи;

- 05 - номер справи з номенклатурі;- 134 - порядковий номер документа за журналом реєстрації.

Документи реєструються врегистрационно-контрольних формах – традиційних (карткова і журнальна) чи електронних картках (журналах).

>Карточная форма реєстрації використовують у установ з обсягом документообігу понад 600 назв на рік. Документ реєструється на картці, формат якоїА5 чи А6. На картках форматуА5, зазвичай, присутній календарна шкала, де секретар, може відзначати дати надходження чи виконання документа.

>Журнальная форма реєстрації застосовується у установ з обсягом документообігу трохи більше 600 назв на рік. Зміст граф у журналі реєстрації аналогічно графам реєстраційної картки.

 

2.2 Контроль виконання документів

Контроль над виконанням документів і майже прийнятих рішень – одну з найважливіших функцій управління, метою, якої є сприяння своєчасному і якісному виконання документів, забезпечення отримання аналітичної інформації, яка потрібна на оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних співробітників.

Виконання пропозицій, доручень, рішень питань, які у документах, має постійно контролюватися.Контролю підлягають всі документи, потребують виконання.

Контроль буває два види:

1. контроль сутнісно вирішення питання – це оцінка правильності ведення роботи, визначення її ефективність і забезпечення якості. Цей вид контролю здійснює керівник (організації, або структурного підрозділи), і навіть спеціально уповноважені особи чи вищі організації шляхом проведення перевірок, ревізій,отчетов;

2. контроль терміну виконання завдань (>сроковий контроль) – ведеться секретарем чи службою ДОП.

Категорії документів, які підлягають контролю, встановлюються відповідно до діючими нормативними актами і з урахуванням специфіки діяльності конкретного установи. Вони закріплюються переліку. За вказівкою керівництва для контролювання може бути документи, невключенние до переліку, і навіть окремі усні вказівки. Визначальним критерієм постановки документів для контролювання є його зміст.

Контроль сутнісно вирішення питання здійснює керівник (організації, або структурного підрозділи) або спеціально уповноважена обличчя. Контроль сутнісно – це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання.

Контроль за термінами виконання документів ввозяться великої організації підрозділом чи групою контролю, що входить у службудокументационного забезпечення управління (ДОП), у невеликий організації – секретаріатом чи секретарем. У ГОСТі Р 51141-98 "Діловодство і архівну справу. Терміни й універсального визначення" закріплено таке визначення: "Контроль виконання документівце сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документів".

У цьому основне завдання групи контролю виконання (співробітника, здійснює контроль) є:

- відстеження ходу і фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і враження внутрішніх документів, мають досить важливого значення, зафіксованих вказівок керівництва;

- узагальнення відомостей, одержуваних у ході відстежування процесу результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва у зручному формалізованому вигляді;

- вироблення пропозицій з прискореннюдокументопотоков і зміцненню виконавчої дисципліни.

Інколи друзі на рішенню керівництва організації контролю над виконанням документів то, можливо покладено і співробітника, не який перебуває у штаті служби ДОП. Це дуже поширена практика для підготовки розпорядчих документів, коли контроль виконання то, можливо покладено на кожного з співробітників чи керівником він. Але централізація контролю над виконанням документів у своїй є важливий чинник його ефективної постановки.

Контроль (за термінами) виконання документів включає у собі кілька послідовних етапів:

- постановку документів для контролювання;

- перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;

- попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

- зняття документів з контролю;

- облік і узагальнення результатів контролю виконання документів.

Термін виконання – це часу, який виконання документа, чи календарна дата, яку призначено завершення її виконання.

Терміни виконання обчислюються календарних днях: з дати надходження документа до організації (для вхідних документів), для внутрішніх та що надійшли з вищих органів структурі державної влади – з дати підписання (затвердження).

У цьому основне завдання групи контролю виконання (співробітника, здійснює контроль) є:

- відстеження ходу і фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і управління внутрішніх документів, мають досить важливого значення, зафіксованих вказівок керівництва;

- узагальнення відомостей, одержуваних у ході відстежування процесу результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва у зручному формалізованому вигляді;

- вироблення пропозицій з прискореннюдокументопотоков і зміцненню виконавчої дисципліни.

Терміни виконання може бути типові і індивідуальні.

Типові терміни виконання встановлюються для певних, наймасовіших категорій документів, які підлягають

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація