Реферат Розпорядчі документи

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Діловодство


План

 

1.Распорядительние документи, до їхнього складу, призначення 3

2. Експертиза цінності документів. Етапи і Порядок його проведення. Експертна комісія.

5
3. Правила оформлення реквізитів «гриф затвердження», «позначка про виконання документи й напрямі його до справи» 9

4. Складіть резюме до вступу працювати

13

Використовувана література

15

1.Распорядительние документи, до їхнього складу, призначення

Незалежно від організаційно-правовою форми, характеру та змісту діяльності організації, її компетенції, структури та інших чинників керівництво будь-який організації наділяється правом здійснюватиисполнительно-распорядительную діяльність й, відповідно, видавати розпорядницькі документи.

Основне призначення розпорядчих документів - регулювання і координація діяльності, дозволяють орган управління забезпечувати реалізацію поставлених проти нього завдань, отримувати максимальний ефект від участі своєї діяльності. Від, наскільки ефективно регулюється діяльність установи, залежать результати своєї роботи організації.

Рішення,фиксирующиеся в розпорядчих документах, можуть стосуватися вдосконалення організаційної структури установи, визначення чи коригування засобів і способів здійснення основний (виробничої) діяльності, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними й іншими ресурсами.

>Распорядительние документи містять рішення, що йдуть згори донизу у системі управління: від управляючого органу до керованої, від керівника організації до структурних підрозділах і працівникам. Саме це документи реалізують керованість об'єктів за вертикаллю.

У плані розпорядницькі документи ставляться до правових актів: у яких отримують вираз конкретні юридично владні розпорядження суб'єктів управління.Конкретность таких розпоряджень в тому, що: з допомогою розпорядчих документів дозволяються що у сфери управління проблеми й запитання; їх адресатом є конкретні установи, структурні підрозділи розміщуються, посадові особи чи працівники; є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

З урахуванням сфери свого дії розпорядницькі документи діляться на: правові акти федерального рівня — акти, лунаючи Президентом Російської Федерації, Урядом Російської Федерації, органами федеральної виконавчої (міністерствами, комітетами, агентствами, службами та інших.); правові акти, які діють рівні суб'єктів Російської Федерації - республік країв, областей, міст республіканського значення Москви й Санкт-Петербурга, автономних і округів, і навіть їх територіальних утворень, правові акти організацій, установ, підприємств.

>Распорядительние документи, лунаючи органами федеральної виконавчої, ставляться до категорії відомчих нормативних актів. Їх можна розділити так: акти, які заторкують права, свободи, законні громадян Російської Федерації; акти міжвідомчого характеру; акти, регулюючі відносини органів федеральної виконавчої влади підвідомчими установами, організаціями та підприємствами.

Підготовка нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади здійснюється відповідно до Правилами підготовки нормативних правових актів та його державної реєстрації речових, затвердженими постановою Уряди Російської Федерації від 13 серпня 1997 р, № 1009.

Підставою на видання розпорядницького документа то, можливо: необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищих органів прокуратури та раніше виданих варіантів розв'язання організації; необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, зумовленої функціями і завданнями організації.

>Распорядительние документи можуть видаватися спільно кількома органами управління.

З погляду порядку дозволу питань (прийняття рішень) все розпорядницькі документи діляться на дві групи: документи, лунаючи за умов колегіальності; документи, лунаючи за умов одноосібного прийняття рішень.

У першому випадку розпорядницькі документи видаються з урахуванням рішень, прийнятих спільно групою працівників (колегією, зборами, радою, правлінням тощо. п.).Коллегиальность дозволяє найбільш правильно і ефективно вирішувати найважливіші питання діяльності організації. За підсумками колегіальності; діють федеральне уряд, представницькі органи уряду суб'єктів федерації органів місцевогоcaмоуправления, Комітети і комісії, колегії міністерств.

У системі колегіальних органів особливу увагу займають дорадчі за своїм статусом органи, наприклад колегії міністерств дирекції при керівників та інших. Рішення дорадчих органів носять не обов'язковий, а рекомендаційний характер. Це означає, що керівник організації проти неї прийняти власне рішення, всупереч рішенню дорадчого органу.

У разі одноосібного прийняття рішень владу зі всіх цих питаннях управління у організації належить її керівнику. Одноосібне прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує відповідальність керівників над прийняті рішення. За підсумками одноосібного прийняття рішень діють федеральні міністерства, адміністрації суб'єктів Російської Федерації і муніципальних утворень, керівники організацій, установ, підприємств, фірм (генерального директора, директор, виконавчого директора, голова правління).

Керівники органів управління, діючих з урахуванням колегіальності, наділяються правом приймати одноосібні рішення з певному колу питань, зазвичай, що стосується внутрішньої діяльності організації — її кадрового складу, матеріального й іншого забезпечення та інших.

У разі колегіального прийняття рішень видаються постанови і рішення.

У разі одноосібного прийняття рішень видаються накази, розпорядження, вказівки


2. Експертиза цінності документів. Етапи і Порядок його проведення. Експертна комісія.

Експертиза цінності документа – це вивчення документів виходячи з критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і майже добору їхнього на постійне зберігання.

Експертиза цінності документів мають у організації проводиться:

- в діловодстві – під час упорядкування номенклатур справ, у процесі формування справ України та для підготовки справ до передавання у комп'ютерний архів;

- в архіві – у процесі підготування до передавання справ на постійне зберігання. 2

Експертиза цінності документів проводиться з урахуванням:

- чинного законодавства і правових актів Російської Федерації по архівному справі ідокументационному забезпечення управління;

- типових і відомчих переліків документів з термінів їх збереження, типових і зразкових номенклатур справ;

- нормативно-методичних документів Федеральної архівного агентства (>Росархива) органів управління архівним справою суб'єктів Російської Федерації у сфері архівного справи.

Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками службидокументационного забезпечення управління (ДОП) що з Центральної експертної комісією (>ЦЭК) чи експертної комісією (ЕК) організації під методичним керівництвом архіву організації.

Під час проведення експертизи цінності документів мають у структурних підрозділах здійснюється:

- відбір справ постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання передачі у комп'ютерний архів організації;

- відбір справ за тимчасовими термінами зберігання, які підлягають зберігання в структурних підрозділах;

- виділення до знищення справ у попередні роки, терміни зберігання яких минули.

У цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення термінів зберігання справ.

Відбір документів постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхомполистного перегляду справ. У цьому заборонена відбір документів для збереження і знищення основі заголовків справ.

Справи з позначкою “>ЭПК” піддаютьсяполистному перегляду з метою визначення і виділення з їхньої складу документів, які підлягають постійному зберігання. Справи з позначкою “>ЭПК”, містять документи постійного зберігання, підлягаютьпереформированию. Виділені з їхньої складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідним справам чи оформляються в самостійні справи.

Терміни зберігання справ, містять решта документи тимчасового зберігання, визначаються з переліку документів з термінів їх збереження чи з номенклатурі справ організації.Подшивка знову сформованих справ роблять лише після завершення експертизи цінності документів.

Підготовка електронних документів до передавання у комп'ютерний архів організації складається з таких етапів:

- перевірка фізичного стану машинних носіїв, виділені на передачі у архів;

- запис електронних документів на машинні носії;

- перевірка якості записи;

- опис електронних документів;

-проставление архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівноїописью (описами) електронних документів постійного збереження і з особового складу;

- підготовка комплекту супровідній документації.

Супроводжувальна документація електронних документів повинна бути достатньою задля забезпечення їхньої цілісності і перспективи використання. У ньому відбивається наступна інформація:

- назва документа,

- дата його створення,

- характеристика змісту (анотація),

- електронний формат,

- фізично й логічна структура (для баз даних, сайтів тощо.),

- обсяг документа (для баз даних також – кількість записів).

За результатами експертизи цінності документів мають у організації складаються співробітниками архіву організації зведені опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і з особового складу, і навіть акти виділення до знищення справ, що підлягали зберігання (форми даних видів документів наводяться в додатках 1, 2, 3 і 4 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням КолегіїРосархива від 6 лютого 2002 р.).

Зазначені опису і акти розглядаються на засіданні центральної експертної комісії (експертної комісії) організації одночасно. Схвалені центральної експертної комісією (експертної комісією) акти і опису затверджуються керівником організації тільки після затвердженняекспертно-проверочной комісією архівного установи описів справ постійного зберігання. Після цього організація проти неї знищувати справи, включені у ці акти.

У організаціях щодо експертизи документів, створених і збереження одержаних ззовні, і навіть до розгляду нормативно-методичних документів для роботи службдокументационного забезпечення управління (ДОП), посадових інструкцій у частині роботи з туристичною інформацією, табелів форм документів і майже інших питань, створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

У міністерствах і відомствах, інших організаціях, мають підвідомчу мережу, створюються центральні експертні комісії (>ЦЭК).

Центральна експертна комісія (експертна комісія) створюється наказом керівника організації у складі найкваліфікованіших працівників у кількості щонайменше трьох людей. До складу експертної комісії організації у обов'язковому порядку включається керівник архіву організації, або обличчя, відповідальне за архів організації. До складу центральної експертної комісії доцільно включити представника архівного установи, котрій дана організація є джерелом комплектування.

Головою центральної експертної комісії (експертної комісії) призначається одне із керівних працівників організації, який опікується питаннями діловодства і архіву організації.

До основному завданню центральної експертної комісії (експертної комісії) можна віднести такі:

- проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства під час упорядкування номенклатури справ і на процесі формування справ;

- проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до передавання у комп'ютерний архів організації;

- проведення добору, і підготовки документів до передавання на постійне збереження до державний чи муніципальний архів.

Основними функціями центральної експертної комісії (експертної комісії) є:

- організація щорічного відбору справ для збереження і знищення;

- розгляд і був винесення затвердження, й погодження зекспертно-проверочной комісією (>ЭПК) архівного установи проектів номенклатур справ організації, описів справ постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання, зокрема з особового складу, актів виділення до знищення справ, що підлягали зберігання;

- підготовка і винесення в рукиекспертно-проверочной комісії архівного установи пропозицій про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, встановлених переліками, про визначенні термінів зберігання документів, не передбачених переліками;

- що у підготовки й розгляді проектів нормативних і методичних документів з питань роботи з документами у створенні.

Центральна експертна комісія (експертна комісія) проводить засідання на відповідність до планом праці та за необхідності. Засідання центральної експертної комісії (експертної комісії) протоколюються. Протоколи підписуються головою і секретарем комісії. Рішення центральної експертної комісії (експертної комісії) набирають чинності після затвердження керівником організації. Протоколи центральної експертної комісії (експертної комісії), містять рішення про схвалення проектів типових і зразкових номенклатур справ, про зміну термінів зберігання документів, встановлених типовими і відомчими переліками документів з термінів їх збереження, і навіть типовими і зразковими номенклатурами справ, затверджуються керівником організації тільки після розглядуЭПК відповідного архівного установи.


3. Правила оформлення реквізитів «гриф затвердження», «позначка про виконання документи й напрямі його до справи»

«>Гриф затвердження» - Реквізит офіційного документа, що надає нормативний чи правової характер його змісту.

Документ стверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом.

При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження документа має складатися з словаУТВЕРЖДАЮ (без лапок), найменування посади особи, який підтверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та датиутверждения.3

Наприклад:

>УТВЕРЖДАЮ

Генеральний директор ЗАТ ">Термика"

Особиста підпис О.Г.Цицин

15.09.2004         

Допускається в реквізиті ">Гриф затвердження документа"центрировать елементи щодо найдовшоїстроки.4

Наприклад:

>УТВЕРЖДАЮ

Генеральний директор ЗАТ ">Термика"

Особиста підпис О.Г.Цицин

15.09.2004

При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається з словаУТВЕРЖДЕН (>УТВЕРЖДЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО чиУТВЕРЖДЕНО), найменування який підтверджує документа в орудному відмінку, його дати, номери.

Наприклад:

>УТВЕРЖДЕН

рішення загальних зборів акціонерів від 10.09.2004 № 561

СловаУТВЕРЖДЕН,УТВЕРЖДЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО,УТВЕРЖДЕНО узгоджуються з виглядом документа, наприклад: інструкціяУТВЕРЖДЕНА, становищеУТВЕРЖДЕНО.

Перелік документів організації, які підлягають утвердженню, визначаєтьсяТабеле уніфікованих форм документів або в Інструкції з діловодства. Підставою упорядкування переліку є законодавчі і відомчі нормативні акти, встановлюють обов'язкову процедуру затвердження тих чи інших документів.

>Рис. 1. Приклад оформлення реквізиту ">Гриф затвердження"

Приблизний їх перелік документів, які підлягають утвердженню, наводиться при застосуванні 4 Державної системидокументационного забезпечення управління і має такі види документів:

- акти (перевірок і ревізій; прийому закінчених будівництвом об'єктів, устаткування; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації організацій, установ, підприємств тощо.);

- завдання (проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; для проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо.);

- інструкції (правила) (посадові; подокументационному забезпечення управління; техніці безпеки; внутрішнього трудового розпорядку тощо.);

- нормативи (витрати сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо.);

- звіти (про виробничої діяльності, відрядженнях, науково-дослідних роботах, і т.д.);

- переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; підприємств, куди поширюються певні пільги; типових документальних матеріалів, які виникають у діяльності міністерств, відомств та інших. організацій з термінів зберігання матеріалів тощо.);

- плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-дослідницьких, науково-дослідницьких робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції з встановленої номенклатурі; доходів по житлово-комунального господарства, на ремонт; роботи колегії, науково-технічного ради, вченого ради тощо.);

- становища (про міністерстві; структурному підрозділі; преміюванні тощо.);

- програми (проведення робіт і заходів; відряджень тощо.);

- розцінки виробництва робіт;

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Нові надходження

Замовлення реферату

Реклама

Навігація