Реферати українською » Бухгалтерский учет и аудит » Робота з документами в підрозділах МВС Росії


Реферат Робота з документами в підрозділах МВС Росії

Страница 1 из 3 | Следующая страница

МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

>БЕЛГОРОДСКИЙЮРИДИЧЕСКИЙ ІНСТИТУТ

Кафедра інформатики, і математики

діловодство вовд

>РЕФЕРАТ

 

На Тему: «Фундаментальна обізнаність із документами в підрозділах МВС Росії»

Підготував:

Слухач 676 групи

>Усанников А.Д.

Бєлгород –2008г.


План
Вступна частина
Питання № 1. Організація документообігу, обліку, і виконання документів
Питання № 2: Формування справ. Номенклатура справ
Питання 3. Контроль виконання документів і майже доручень
Заключна частина (підбиття підсумків)

Література:

 

Основна:

 

1. Федеральний закон від 27.07.2006 №149-ФЗ «Про інформацію, основі інформаційних технологій про захист інформації» //СЗ РФ, 31.07.2006, № 31 (1 год.), ст. 3448.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівну справу. Терміни й універсального визначення». – М.: Вид-во стандартів, 1998.

3. ГОСТ Р 6_30-2003 «>Унифицированние системи документації.Унифицированная система організаційно-розпорядчою документації. Вимоги до оформлення документів». – М.: Вид-во стандартів, 2003.

4. Наказ МВС РФ від 04.12.2006 № 987 «Продокументационном забезпеченні управління у системі органів внутрішніх справ Російської Федерації».

Додаткова:

1. Діловодство (Організація і технологіїдокументационного забезпечення управління): Підручник для вузів / КузнєцоваТ.В.,Санкина Л. В., БиковаТ.А. та інших.; Під ред.Т.В. Кузнєцової. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 з.

2. Оформлення документів. Методичні рекомендації з урахуванням ГОСТ Р 6_30-2003.


Питання 1. Організація документообігу, обліку, і виконання документів

 

Загальні засади

Документообіг - рух документів мають у органі внутрішніх справ, з моменту їхньої підготовки одержання документа до завершення її виконання, відправки чи здачі до підрозділу спеціальних фондів.

Електронні документи беруть участь у документообігу органів внутрішніх справ які з паперовими документами.

Порядок проходження документів і майже операції, вироблені з ними органах внутрішніх справ, регламентуються Інструкцією подокументационному забезпечення і Регламентом внутрішньої організації Міністерства внутрішніх справ Російської Федерації, затвердженого наказом МВС Росії від 30 грудня 2005 р. № 1167 , статусними документами органів внутрішніх справ, положеннями про структурних підрозділах органів внутрішніх справ України та посадовими інструкціями їхніх працівників.

Раціональний документообіг організується виходячи з наступних положень:

· рух документів має відповідати процесам підготовки чи виконання документів, заснованим на розподілі функціональних обов'язків між виконавцями.

· маршрути проходження однотипних документів би мало бути уніфіковані.

Облік вхідних, підготовлених (вихідних, внутрішніх) документів мають у залежність від документообігу виробляється у журналах обліку (журнальний облік), в картках обліку (картковий облік) чи з засобів обчислювальної техніки (автоматизований облік).

У журналах (картках) обліку відбиваються даних про русі документів з їх отримання чи підготовки до завершення виконання й підшивки до справи, відправки адресатам чи знищення.

Друкування документів

Друкування документів ввозяться машинописних бюро, і навіть безпосередньо виконавцями в структурних підрозділах ОВС.

>Шрифти,межстрочние інтервали та інші елементи друкування встановлюються у кожному даному випадку виконавцем документа залежно від характеру та призначення документа.

Документи,изготавливаемие з допомогою друкувальних пристроїв обчислювальної техніки, рекомендується друкувати в текстовому редакторі Microsoft Word, шрифтом Times NewRoman розміром №№ 12-15 через один-два інтервалу. З використанням з тексту таблиць допускається їх виготовлення з допомогою коштів, які входять у пакет Microsoft Office, і друкування табличного тексту шрифтами меншого розміру. З використанням інших програмних редакторів за необхідності слід вираховуватирасстоние між реквізитами з розміру друкованих знаків. Крок листи (розмір друкованого знака) імежстрочний інтервал встановлюються:2,6мм і 4,25 відповідно. Допускається використовувати: крок листи -2,54мм,межстрочний інтервал -4,24мм.

Для виділення частини тексту документа (крім листів), заголовка, примітки можна використовувати шрифти інших типів і середніх розмірів, жирне накреслення, курсив, змінений (зменшений) інтервал між рядками, усунення щодо кордонів основного тексту.

У машинописних бюро друкуються документи лише службового характеру.Передаваемие для друкування рукописи, як і вставки, зноски, поправки, мали бути зацікавленими написані розбірливо, з одного боку аркуша, з повним дотриманням правил орфографії і пунктуації, з допомогою контрастних барвників синього, фіолетового чи чорного кольору. Не приймаються для друкування недбало і нерозбірливо написані чернетки з допомогою інших барвників, крім зазначених, чиправленние олівцем.

Під час підготовки матеріалів до друкування особливу увагу варто привертати до чітка й розбірливе написання прізвищ, спеціальних термінів, найменування установ і закупівельних організацій, іноземних слів і географічних назв, застосувати узвичаєні скорочення слів.

>Отпечатанний документ і чорнової матеріал щодо нього, містять службову інформацію обмеженого поширення, видаються виконавцю під розписку в картці, які потім під розписку у журналі передається до підрозділу діловодства та режиму контролю за подальшим рухом підготовленого документа.

>Отпечатанние нетаємні документи машинописним бюро видаються виконавцю без розписки.

>Стенографирование

Документи службового характеру може бути підготовлені з допомогою стенографування.

>Стенографирование виробляється у спеціальних зошитах, які в окремому розділі журналу обліку робочих зошитів.

Використані стенографічні зошити зберігаються 1 рік, після чого знищуються у порядку.

При розшифровці і друкуванністенографических записів стенографіст керується правилами, встановленими до виконання машинописних робіт на паперових і електронних носіях. Не допускаєтьсяпередиктовка надрукованого тексту, і навіть диктування цифрових матеріалів,пофамильних списків.


Облік підготовлених документів, відправка вихідних документів

Документи, відправлені органами внутрішніх справ, передаються поштової зв'язком,електросвязью і з допомогою відомчої магістральної мережі передачі (>МСПД).

Обробка документів до відправки поштової зв'язком здійснюється підрозділами діловодства та режиму органів внутрішніх справ у відповідність до Правилами надання послуг поштового зв'язку, затвердженими постановою Уряди РФ від 15 квітня 2005 р. № 221.[1]

З допомогою коштів електрозв'язку здійснюється передача інформацією вигляді телеграм,телетайпограмм,факсограмм, телефонограм, електронних повідомлень.

Забороняється передача з допомогою коштів електрозв'язку документів, мають грифи таємності, і позначку «Для службового користування».

Документи, підлягають відправлення, обробляються і вирушають на день їх підписання або пізніше наступного дня. Облік підготовлених і що надійшли (вихідних) документів після їх підписання керівником органу внутрішніх справ, чи уповноваженим цього посадовою особою ввозяться журналі обліку підготовлених несекретних документів або в картці обліку підготовлених несекретних документів.

Неправильно оформлені документи повертаються співробітники підрозділу діловодства та режиму виконавцям для доопрацювання.

Документи можуть спрямовуватися адресатам за своїми реєстраційними номерами без супровідних листів, якщо призначення цих документів не потребує пояснення.

Кожен вихідний службовий документ, зазвичай, повинен мати другий примірник, який завіряється співробітником підрозділи діловодства та режиму. Другий примірник списується керівником відповідного структурного підрозділи і підшивається до справи разом із виконаним документом. Якщо другий примірник вихідного документа потрібно роботи, він видається виконавцю під розписку у журналі (картці) обліку підготовлених несекретних документів.

При друкуванні 5 і більше примірників документа виконавець документа звороті останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі, чи на окремому листі становить покажчик розсилки.

Там, коли до що виходить службовому документа додається службовий документ, має вхідний, інвентарний або інший номер, у відповідній журналі обліку вказуються найменування адресата, якому вирушає цей документ ще, і навіть номер й час вихідного службового документа, з яким він відправлений.

За необхідності відправки вхідних (інвентарних) службових документів мають у інших органів внутрішніх справ можуть пересилатися за присвоєними їм вхідними (інвентарними) номерами. У відповідних журналах (картках) обліку вказуються, кому вирушає службовий документ, порядковий номер реєстру (по розносної книзі) й час відправки.

Якщо поставлених документі питання не вимагають аргументованих роз'яснень чи підготовки будь-якого документа, дозволяється відповідати безпосередньо на які поступили службових документах з наступним поверненням за вхідними номерами. Текст відповіді ні здійснюватися з накладенням на текст документа, його реквізитів і ускладнювати його прочитання.


Прийом, обробка, розподіл і виконання вступників документів

Доставка документів мають у органи внутрішніх справ здійснюється, зазвичай, засобами поштової і фельд'єгерською зв'язку, електрозв'язку, кур'єрами.

З допомогою поштового зв'язку до органів внутрішніх справ доставляється письмова кореспонденція як і реєстрованих листів, поштових карток, бандеролей, дрібних пакетів, і навіть друкарські видання.

Документи включає: перевірку правильності його постачання; перевірку схоронності упаковки (пакета, конверта); розтин конвертів; перевірку правильності вкладень.

Документи, які у органи внутрішніх справ на паперових носіях, проходять первинну обробку, розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом України й передаються виконавцям.

Уся яка надходить кореспонденція у час приймається співробітники підрозділу діловодства та режиму. Співробітник, приймає кореспонденцію, перевіряє правильність адресування пакетів, звіряє номери на пакетах з номерами, зазначеними в реєстрі (розносній книзі, розписці), після чого розписується (з указівкою свого прізвища) у її отриманні в реєстрі (розносній книзі, розписці), вказує прописом кількість зарахованих пакетів, дату і їх прийому, запевняє свій підпис відповідної печаткою чи штампом органу внутрішніх справ.

У час кореспонденція приймається черговим по органу внутрішніх справ, який реєструє що надійшли пакети у журналі обліку пакетів і розкриваючи, передає їх під розписку у тому журналі до підрозділу діловодства та режиму. Про отримання термінових пакетів черговий негайно доповідає керівнику органу внутрішніх справ або що відповідає від керівництва органу внутрішніх справ.

Керівник органу внутрішніх справ, чи відповідальний від керівництва органу внутрішніх справ розкриває пакет і після розгляду з резолюцією повертає черговому. У разі потреби негайного розмноження або доведення змістунесекретного документа, що у пакеті, до інших це то, можливо доручено черговому, із відображенням вказівки в резолюції. Черговий становить довідку у тому, скільки зроблено копій, що й кому вони вручені, і навіть що й кому усно доведено зміст документа; підписує довідку із зазначенням дати й часу, прилучає її до документа. Особи, отримують копію, зобов'язані розписатися в довідці із зазначенням дати й часу. Черговий передає документ разом із довідки ми пакетом до підрозділу діловодства та режиму пізніше початку наступного дня.

>Поступившая до підрозділу діловодства та режиму кореспонденція розкривається, крім конвертів із позначкою «Особисто». Такі пакети реєструються без розтину і передаються адресата зерна або уповноваженому те що співробітнику. Співробітник, що розкриває пакет, повинен переконатися у повному вилученні з нього кореспонденції. У конвертів перевіряється правильність адресування так і оформлення, комплектність і цілісність документів і майже додатків до них, звіряються номери документів з номерами, зазначеними на пакеті.

По прибутті ушкодженого документа на зворотному боці його останнього аркуша у правому нижньому розі ставиться позначка «Документ отримано у ушкодженому вигляді».

Конверти від що надійшла кореспонденції після перевірки знищуються, крім випадків, коли лише з них можна отримати встановити адресу відправника чи, коли дата поштового штемпелі має значення як доказ часу відправки й отримання документа.

Помилково спрямовані документи повертаються відправнику чи з узгодження з ним пересилаються за призначенням у нових пакетах (упаковках) за реєстраційними номерами відправника (без взяття на основний облік підрозділом діловодства та режиму) із фотографією частини пакета відправника, що містить все належні позначки.

>Поступившие документи враховуються й розподіляються на реєстровані інерегистрируемие. Кожен орган внутрішніх справ розробляє власний перелікнерегистрируемих документів.

Після розтину пакета документи реєструються у журналі чи картці обліку вхідних несекретних документів або у інших дисконтних документах. За наявності пакеті кількох документів кожен із новачків реєструється за окремим номером.

При реєстрації вхідного документа з його першому аркуші ставиться штамп із зазначенням найменування органу внутрішніх справ, який отримав документ, реєстраційного (вхідного) номери, дати реєстрації, кількості аркушів основного документи й додатків щодо нього. На перших аркушах додатків ставиться штамп «Довх. N _____» із зазначенням року реєстрації.

Документи, адресовані керівництву органу внутрішніх справ, і навіть без вказівки конкретної особи чи структурного підрозділи попередньо розглядаються в підрозділі діловодства та режиму, та був направляються безпосередньо керівництву чи структурне підрозділ.

Попереднє розгляд документів здійснюється з метою розподілу які поступили документів на потоки: потребують обов'язкового розгляду керівництвом; щоб їх у структурні підрозділи та відповідальним виконавцям.

Попереднє розгляд здійснюється, за оцінкою її змісту, виходячи з встановленого в органі внутрішніх справ розподілу службовими обов'язками.

Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо структурних підрозділах органу внутрішніх справ, чи конкретним посадових осіб.

Після реєстрації кореспонденція доповідається, зазвичай, щодня надходження керівнику органу внутрішніх справ, чи передається співробітнику, якому її адресовано.

Зблизька документів керівник органу внутрішніх справ визначає резолюції виконавця (структурне підрозділ чи посадова особа) і продовжити терміни виконання. Резолюція мусить бути лаконічній, утримувати лад і характер виконання документа, і навіть прізвища та ініціали виконавців, підпис керівника і дату. Резолюція пишеться на документі, на окремому листі, або на спеціальному бланку.

Після доповіді кореспонденції керівництву органу внутрішніх справ резолюція переноситься відповідну графу журналу (картки) обліку вхідних несекретних документів або вносять у систему електронного документообігу.

Документи, які виконуються кількома структурними підрозділами, передаються ним по черзі чи одночасно у копіях.Подлинник передається що відповідає виконавцю.

Напрям документів виконання виробляється у день їх реєстрації, а термінових і оперативних документів - негайно.

Службові документи передаються виконавцю під розписку у журналі (картці) обліку вхідних несекретних документів зпроставлением дати отримання. Передача службових документів вже з структурного підрозділи органу внутрішніх справ у інше здійснюється через підрозділ діловодства та режиму.

Виконання документа передбачає збирання та обробку необхідної інформації, підготовку, за необхідності, проекту документа, його оформлення, узгодження, уявлення на підписання (твердження) керівнику органу внутрішніх справ, чи структурного підрозділи органу внутрішніх справ.

Виконавець несе відповідальність за повноту і достовірність інформації, використаної для підготовки документа, порушення встановлені строки виконання документів без об'єктивних причин.

При оперативному розв'язанні тих завдань без складання додаткових документів виконавцем робляться позначки на документі: дату надходження (якщо утворився інтервал часу між надходженням документи й його доставкою виконавцю), про дати і ході проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори, і інше), дату і результатах остаточного виконання.

Усі позначки розміщуються на вільних від тексту місцях.

Під час повернення документа з структурного підрозділу підрозділ діловодства та режиму (після

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація