Реферати українською » Бухгалтерский учет и аудит » Правила ділового листування


Реферат Правила ділового листування

>Вступ

Знайдавнішихчасів людина Веделистування зсобіподібними.Глиняні таблички,берестяніграмоти,листи напергаменті.Неважливо начому, але й людинанамагаласявисловити свої думи йсподівання задопомогою аркуша.Напевно уже тодііснувалиділовілисти, задопомогою які людиназдійснювалаобмінінформацією,робилапропозиції й велапереговорнеспілкування.

>Приступаючи доскладанняофіційного аркуша, миніколи незамислюємося про ті, щоця практика сходитище досивоїдавнини.Мовніформули,види,різновидиофіційноїкореспонденції,формуляри,способиоформлення й роботи із неюстворювалися йшліфувалисястоліттями.Багатовидівлистівмаютьтисячолітнюісторію.

>Діловелистування -невід'ємнийзасіб зв'язку й внашідні.Зв'язки підприємства ззовнішнімиорганізаціями, так яксамелистиз'єднуютьорганізацію-автора ізіншимиустановами.

>Службовий лист -цеузагальненаназварізних зазмістомдокументів,оформленихвідповідно до ДСТУ,пересилаютьсяпоштою, факсом чиіншим способом.

Безперебільшення можнасказати, щоце один ізнайпоширенішихвидівслужбовихдокументів, тому, від тогонаскільки текстпосланняточний,грамотний,коректний, багато вчому якщозалежатиуспіхвирішенняконкретнихпитань, а означати йвсього підприємства вцілому.


1.Діловілисти:сутність та їхні характеристика

1.1 Стильділовихлистів

>Особливості стилю аркуша, його структура тазміствдосконалювались йвидозмінювалисьпротягомдесятиліть.Змінювалисьтехнічнізасобипідготовки,написання аркуша та йогоносії.Наприклад,комп’ютернатехніка, факс.

Уумовахвітчизняноїдійсності, звідомих причин,діловелистування носитипереважнобюрократичний характер й практичноповністювідповідаєвимогамрозвиненихкапіталістичнихкраїнах вційобласті.

>Діловакореспонденція –ценабірштампів йбезбарвних фраз, заякимистоїтьабстрактний “>хтось” й “>повідомляє пронеобхідність”, “>вимагаєнегайно”, “>уклінно просити” чи “>настійнорекомендує”звернутиувагу не “>вищезазначене” чивиконати “перелічененижче”.

>Звичайно,цісловосполучення нерідковживаються уділовомулистуванні, колизгадуємоділовий лист. Алі смердоті, анікількадесятківіншихзатертихканцеляризмів невизначаютьсуті стилю,яким винен бути написаньсправжнійділовий лист.

>Діловий лист –цеджерелоінформації йодночасно, документ,складенийзвичайно напаперовійоснові,покликанийслугуватидосягненнюпевноїпоставленої мети.Цілінаписанняділового аркушаможуть бутирізноманітні:

від – заяви проіснуванняорганізації тапереліку їхніпродукції тапослуг.

до –розв’язуванняконкретних проблем,пов’язаних ізціноутворенням, рядками платежу, поставкамипродукції йрізноманітнимиіншимипитаннями.

Зафункціональнимпризначеннямвиділяють тритипикомерційноголистування:

>Запит –відповідь назапит,

>Пропозиція (оферта) –відповідь напропозицію,

>Рекламація (>претензія) –відповідь нарекламацію.

Незалежно від того чинаправляютьсяділовізвичайноюпоштою, чи пофаксимільномузв’язку, йогоосновніпараметри,вимоги допідготовки таоформлення текстузалишаютьсянезмінними.

>Незалежно відзмісту, стильділового аркуша виненноситидоброзичливий,партнерський характер, вякому бпоєднувалисьприродніетичнінормилюдськихвідносин таінтереси справ, непідкреслювалисьзначимість своговласногослужбовогоположення.

1.2Написанняділового аркуша

>Написанняділового аркуша –цесправжнємистецтво,аджетекстилистівнайменшоюміроютрафаретизовані іуніковані.Зазвичай мидбаємолише про ті,щобчітко йлаконічновикластиінформацію, азабуваємо, щоцякореспонденція непростоважливачастинабізнесу, а і нашеобличчя.

Ценайпоширеніший виддокументації всистеміуправління: взагальномуобсязідокументаціїустановлистуваннязаймає 80%. Лістохоплюєвеликукількістьрізноманітних тим.

Так,діловий листє одним ізважливихканалівзв’язкупромислового підприємства іззовнішнімсвітом. Черезлистуванняведуться переговори,виясняютьсястосункиміжпідприємствами,виставляютьсяпретензії.Листисупроводжуютьматеріальні ціності (щоправда,останнім годиноюзначнучастинусвоїхфункцій листвіддавтелеграмі ітелефоннійрозмові).

>Листислідскладати із шкірного запитанняокремо,оскількицезначноспрощує іпришвидшує усіоперації ізобробки й йвиконання цого документа.

>Якщо влистівиникає потребаназватиякісьіншіустанови,організації, підприємства,сліднамагатисяназивати їхньогоякомогаточніше й при цьомувказати адресою:адже вкореспондентаможез’явитися потребазвернутисятуди зарозв’язанням свого запитання, апошукиадресизаберуть унього багато години йзусиль.

>Лаконізм аркуша виненсупроводжуватисьточністювикладу:будь-якапохибкаможезмінитивідтінокзмістуінформації,ускладнитикористування ним. Правильноскладений текстдопоможерозкрити якнайповніше.Залежно відкількостірозглядупитаньлистиподіляються напрості таскладні.Першіприсвячені одномупитанню, адругі –кільком.

>Якщо влистівиникає потребаназватиякісьіншіустанови,організації, підприємства,сліднамагатисяназивати їхніякомогаточніше й при цьомувказати адресою:адже вкореспондентаможез’явитися потребазвернутисятуди зарозв’язанням свого запитання, апошукиадресизаберуть унього багато години йзусиль.

>Лаконізм аркуша виненсупроводжуватисьточністювикладу:будь-якапохибкаможезмінитивідтінокзмістуінформації,ускладнитикористування ним.

Однакнавітьнайпростіший текстмаєскластися неменш як з двохчастин. Упершійчастинізазвичайобґрунтовують заподій, щоспонукализвернутися до адресата, чизазнаютьпідстави длянаписання аркуша, удругій –викладаютьпропозиції,роблятьвисновки чивисловлюютьпрохання. У грамотноскладеномулисті,якщовіннавітьміститьлишеодну-єдину фразу, можнарозрізнятиці двалогічнихелементи.

>Втім, убільшостівипадків текстскладається із такихлогічнихелементів:вступу,доведення (>доказів)закінчення.Нерідкозакінченнюпередаютьвисновки,однак їхні не можнаназватиокремимлогічнимелементом,оскільки смердотіневіддільні віддоказів.

Увступівикладаються заподій йбезпосереднійпривід доскладанняслужбового документа (>листа).Уційчастині текступочастинаводятьпосилання наінші,ранішеодержанідокументи, щоєпідставою для створення нового документа.

Удоведенні (>докази)висловлюєтьсясутність запитання,наводятьсяфакти,посилання нацифровідані,якимиобґрунтовуютьпозиці. Автора аркуша упорушуваномупитанні.Доведеннязвичайнозакінчуєтьсявисновком. Уційчастині аркушаважливапереконати адресата употребірозглянутипропозиції,задовольнити,прохання чивимоги.

>Закінчення –головналогічнаскладова аркуша. Уційчастиніформуєтьсяпровідна думка документа:прохання,пропозиція,згода,відмова.Завершальначастина услужбовомудокументіобов’язкова.

>Складаючиділового аркуша, неслідзабувати, щоце все-таки документ. Отже,вінмає бутилаконічним й неміститинічогозайвого, щозавадитьсприйманнюосновноїінформації. Зіншого боці, лист –особливий виддокументації,відмінний від протоколу, наказу чирозпорядження. Це –письмоварозмова із адресатом, а тому навряд чи вартообмежуватисьлишехолоднимистандартними фразам.

>Діловелистування –річдужесерйозна йвідповідальна, Яка немаєнічогоспільного ізжоднимивиявамигумору. Алі нетребаплутатигумор ізлегковажністю чинесерйозністю – смердоті неприпустимі у сферіділовогоспілкування.Йдетьсялише просправжнюкомунікабельність, коликонтактиділових людейвиходять назовсімвищийпрофесійнийрівень.

1.3Видиофісноїкореспонденції

>Веденняділовоїкореспонденції –цесправжнємистецтво,осягнути усітаємниціякоговдається ажніяк некожному, й якусьогодні, на превеликий шкода, на нашихтенорахмайжевтрачене.Відомийамериканськийпубліцист й маркетолог РонТеппергіркозауважує, що в “>сучасному світіпануютьвідео таусна мова, а добронаписаніділовілисти і запискистаютьрідкістю”. І із ним можнапогодитись.Аджезазвичайдбаємолише про ті,щобчітковикластиінформацію, йзабуваємо, щоцякореспонденція – непростоважливачастинабізнесу, але й і вашеобличчя.

>Кореспонденціяподіляється натаківидилистів:

-ділові (>формальні та неформальні);

-особисті (>приватні);

-рекомендаційні;

>Формальнимиєлисти,підготовленні однимпідприємством (>установою,організацією).

>Неформальніскладаютьпрацівники одногорівня (>скажімо, менеджеркадрової)службиоднієїфірми менеджерукадровоїслужбиіншої) зпропозицією про особистузустріч ізметоюобговореннядеякихпитань,обмінуінформаційнимиматеріалами тощо.

>Всіофіційніділовілисти зафункціональноюознакою можнаподілити натакі, щопотребуютьвідповіді йтакі, що непотребуютьвідповіді.

>Середперших - листпрохання, листвимога, листзвертання. листзапит.

>Відповіді нимиоформляютьзалежно відзмістувхідного аркуша.

Додругоїгрупи належатилист-попередження,лист-відмова, листнагадування,лист-повідомлення,лист-подяка,лист-оповіщення,лист-підтвердження.лист-розпорядження,інформаційний лист.супровідний лист. Узалежності від адресата їхнірозрізняють наколективні тациркулярні.

>Колективний листскладається відіменіпевноїкількостіосіб таспрямовується заодноюадресою. До такихлистів можнавіднестискарги,проханняга:звернення, щоПідписанігрупамиосіб, котріусвідомлюють своюспільність урозв’язанніпитань.

>Циркулярний лист,навпаки.спрямовується рядупідпорядкованихустанов одним адресатом.Джерелом циркулярного аркуша, як правило, вищий організація (>міністерство,корпорація), щоінформує своїпідрозділищодо того чиіншого запитання чидаєвказівки,розпорядження.

3огляду назміст таобсяглистиподіляють напрості, чиодноаспектні, таскладні, чибагатоаспектні.

Затематичноюознакоюлистибуваютьадміністративногосподарчі,постачальницько-побутові,виробничі,пропагандистські. таінші. Зацієюознакоюрозрізняютьтакожділову такомерційнукореспонденцію.Вважається, щолистування, якустосуєтьсяекономічної,правової,фінансової таіншихформдіяльності підприємства,єділовоюкореспонденцією, алистування ізпитаньматеріально-технічногопостачання тазбуту -комерційною.

>Листуванняможестосуватисявиробничоїдіяльностіпідприємств таорганізацій. тавідносинміжсуспільними,профспілковими такультовимиустановами.

Заструктурнимиознакамиділовукореспонденцію можнаподілити настандартну (>регламентовану) танестандартну.

>Особистимиєлисти,якимиобмінюютьсязнайомі чиродичі.Такакореспонденція масприватний характер.Ранішеособистілистизаймали багатосторінок. Автор ПершоготлумачногословникаСамуель Джонсон,скажімо,вважав, щостислий лист, щоадресований далекомудругові,єобразливим,подібні до короткого кивка чинедбалогорукостискання.


2.Оформленняслужбовихлистів

2.1Загальні правиладіловоголистування

Немаєзначення, чи мовайде прозапит, чи пропідтвердження, чирекламацію усє нуднокоментується. Миможемособіполегшитиробочий день,якщо будемовикористовуватизрозумілітексти. Для цогоіснуєчотириосновних правила.

Правило 1: Простота

>Обирайтепрості слова.

Невикористовуйте частобагатоскладові слова.

>Іменники іззакінченнями ->ung, ->heit, ->keitсправляютьвраженнястатичності йповільності.

>Дієсловадинамічні йживі.

Невикористовуйте частоприкметники

Подайтеінформацію впростій йзрозумілійформі. Колідані чирішенняє добропродуманими, їхні можнавиразитизрозумілими словами. З всіхіншихвидівслівпріоритетмаєдієслово.Намагайтесякожендругийіменникзамінити нанього.

Правило 2:Лаконічність тачіткість

>Виражайте свої думи точно.

>Використовуйтекороткіречення.

>Уникайтехолостихходів.

>Кажітьлише ті, щоє для читачаважливим.

>Ставтезапитання,якщо Віочікуєтевідповідь.

Утексті виннез’являтисялише ті, що читачмусить знаті.Відступи таповтореннявідволікають від тими.Кажіть усенеобхіднелише одного разу.Уникайтехолостихходів,наприклад,зайвихвступів: михочемо довести доВашоговідому.Питаннявимагаютьроз’яснення йнацілюють наконкретнувідповідь. Уреченнікраще >двокрапкоюзамінитидетальніперечислення (>просимо Васнадалі,крім того мипотребуємо).

Газета “>Дісюддойче цайтунг” наочнопродемонструвалалаконічність таточність на такомуприкладі. Короткаінформація:Всі на палубу! Детальносформульованеречення:Гості, котріперебуваютьнижчепалуби,включаючи команду,повиннінегайновирушити на палубу.

>Можливо,ценагадає Вамдеякіформулювання ізділовоїкореспонденції.

Правило 3:Поділ

>Частішеставтекрапки.

>Новуінформацію подайте внаступномуреченні.

>Поділяйтеголовне тапідряднеречення наголовну тадодатковуінформаціютРозглядайте вабзацілише однієї теми й завершено.

>НадайтеВашому аркушу оптимальнологічноїпобудови.

>Логічнопобудований текстчитаєтьсяшвидше йє легкозрозумілим.Кожнереченняповиннемістити лишеодневисловлення.Занадто багатоінформації в одномуреченнізбивають читача ізпантелику.Вставки тапосилання томупризводять доскладнихречень ізкількомапідрядними.Пояснення належати допідрядногоречення. Улогічнійпобудовіоднеречення виннеслідувати однимслідувати,начеперлини нанитці.

Кожна нова думканалежить до нового абзацу.Викладайте тему завершено. Неперестрибуйте із думи на думкуміж абзацами.Наприклад: якранішепояснювалося…

Правило 4:Симпатія тавизнання

Думайте таформулюйте позитивно.

>Пишітьпоставивши собі уположення читача.

>Пишітьвикористовуючиактивний стан.Висловлення впасивномустанідіють безособисто.

>Повідомляйтефакти, але й непояснюйте їхні.

>Незважаючи наділовустислість,надайтеВашому аркушудружню нотку.

-Частішекажіть “прошу” чи “>дякую”.

>Пишіть зпозитивнимвідношенням. Подайтенайважливіше после Першогоречення.Цим Візахопитеінтерес читача.Викладайтеположення справоб’єктивно правильно безнегативнихсуджень.Звертайтесяособисто доодержувача аркуша,щобвінвідчув, щоцейомусподобалося.Пишіть із точкизоруодержувача,використовуючи стиль Ві.Якщо Вібажаєтечогосьдосягти,пишітьвикористовуючиактивний стан.Пасивніформулюваннядіютьбезликої.Пасивний стан:Сьогоднітовари буливідправлені.Активний стан: Минадсилаємо Вамсьогодні…або Віотримаєте...

2.2 Структураслужбовихлистів, їхньогореквізити таоформлення

>Службовілисти належати доголовнихзасобіввстановленняофіційних,службовихконтактівміжпідприємствами,організаціями,фірмами. Зафункціональнимиознакамислужбовілистиподіляють натакі, щопотребуютьвідповіді, ітакі, щоїї непотребують.

>Правильність аркуша,відповідність йогозмістунормативним актамзасвідчує своїмпідписомкерівникорганізації,якийнесеповнувідповідність завикладенуінформацію.

>Викладзмісту аркушамає бутилогічнопослідовним,стислим,переконливим,спонукати адресатаналежним чиномвирішатипорушене запитання.

>Службовий листскладаєтьсязівступу,доведення тазаключноїчастини. Увступівикладають заподій табезпосереднійпривід, котрі сталипідставою длянаписання. Удоведенніподаютьсяісторіянаписання,докази,факти,посилання назаконодавство,цифровідані,роблятьсялогічнівисновки.Заключначастинаміститьосновну думку документа:прохання,пропозицію,згодувідмову тощо.

>Службовий листмусить бутибездоганним.Навітьневеликенедотриманнявимог доньогоможеперетворити лист надефектний ізюридичної точкизору.Всідані тафакти, про котрійдеться влисті,повинні бутиперевірені.

>Службовілисти належати доосновнихзасобівобмінуінформацієюміжпідприємствами,установами,організаціями.Службовілистирекомендуєтьсяоформляти тоді, колинеможливовирішити запитання в усномуспілкуванні.

Текст аркушаскладається із двохчастин:вступної таосновної. Увступнійчастинізазначаютьфакти,події,обставини, щоспричинилинаписання аркуша, атакожпосилаються нафакти,документи,датинормативних чиіншихматеріалів.

Уосновнійчастині тексту аркушавикладають йогоголовну мітку уформіпропозиції,відмови,гарантії,зауваження, з висновками тощо. Дляактивізації ісприйняттяінформаціїрекомендуєтьсяпочинати текстслужбового аркуша ізосновноїчастини, адокази тапідставивикладатинижче.Службовілисти ізнескладнихпитаньможутьмістити лише однучастину.

>Службовий листоформляють на бланку дляслужбового аркуша чи на чистомуаркушіпаперу.Використовуютьаркуші формату А4 чиА5.

>Реквізити:

Штамп (>повнаназваустанови - автора аркуша).

Номер й даталиста(проставляють у деньпідписання);

>Назваустанови-адресата.

Текст.Позначка пронаявністьдодатка;

>Посилання наіндекс й датувхідного документа (улистах-відповідях);

>Грифобмеження доступу до документа (уразіпотреби);

>Підпискерівникаорганізації.

>Печатка.

2.3Видислужбовихлистів та їхні характеристика

>Інформаційнілисти –цеслужбовілисти, в які адресантінформує адресата проякісьфакти чи заходь. як правило, адресатпропонує своївироби чипослуги.Інформація, наведена в такомулисті, винна бутиякомогаширшою.

>Рекламнілисти –церізновидінформаційнихлистів.Вонимістятьдетальнийопистоварів чипослуг йнадсилаютьсяконкретним адресатам,щобспонукати їхньогоскористатисязапропонованим.Незважаючи тих, щорекламнілистиоформляють нафірмових бланках,поштову адресою,номерителефонів,розрахунковихрахунківзазначаютьтакож утексті.

>Листи-запрошення –цетакіслужбовілисти, в якіадресатовіпропонуютьвзяти доля вякихось заходах.Листи-запрошенняадресуютьконкретним особам,підприємствам,установам,організаціям.Починатиці слова можна із такихзворотів: “>Просимовзяти доля в...”,Запрошуємо...” таін.Далірозкривають характерзаходів,умовиучасті у яких,зазначають рядки їхніпроведення.

>Супровіднілисти –цетакіслужбовілисти, в які адресатаінформують пронаправленняйомудокументів, щододаються до аркуша.Супровіднілистискладають, колипотрібнодоповнити чироз’яснитиосновнідокументи.Супровіднілистислідпочинати словами: “>Надсилаємо...”, “>Направляємо...”. У текстахповиннізазначатися заголовки,індекси йдатидокументів, щонаправляються.

>Листи-повідомлення –цетакіслужбовілисти, в якіповідомляється про щось чистверджуєтьсяякийсь факт.Їхнаправляють конкретномуадресатові.

>Листи-підтвердження –цеслужбовілисти, в якіпідтверджується тієї чиінший факт,наприкладодержанняпереказів,вантажів,ціннихпаперів тощо. Текст такихлистівпочинається словами,утвореними віддієслова “>підтверджувати”.

>Листи-нагадування –цеслужбовілисти, в якінагадується пронаближення чизакінченнятермінуякихосьзавдань,проведеннязаходів йнеобхідністьвнаслідок цоговжитивідповіднихзаходів.Тексти такихлистівможутьскладатися ізодного-двохречень йпочинаються словами,утвореними віддієслова “>нагадувати”.

>Гарантійнілисти –цетакіслужбовілисти, в якігарантуєтьсявиконаннячогось,наприклад оплати запослуги читовари тощо.Якщогарантійний листміститьвідомостіфінансового чиматеріального характеру, то, Незважаючи тих, щобанківськіреквізити адресантає нафірмовомубланкові,необхіднопродублювати їхні утексті.Гарантійнілистипідписуютькерівник йголовний бухгалтер підприємства.

>Ініціативнілисти –цетакіслужбовілисти, щоспонукають адресатадативідповідьадресантові.Залежно відвикладеного влистівідповідьможе бути позитивна чи негативна. Уразінегативноївідповідідаєтьсяобґрунтування.

>Листи-відповіді –цетакіслужбовілисти, в якідаютьвідповідь наініціативнілисти.Якщо вініціативномулистівикладенокількапитань, толистах-відповідяхвідповідають накожне із них


>Висновок

>Веденняділовоїкореспонденції —цесправжнємистецтво,оволодітиякимвдається далеко ще некожному.Діловакореспонденціямає бутиобличчям,виразним йнеповторним.Навітьпам’ятаючи, щоділовий листусе-такиділовий й недозволяєвиходити запевністилістичні татематичні рамки, прибажанні і уньому можнапоказати, що йоготакожприховуєтьсяособистість.Складання текстуділового аркуша -завжди актмовного творчости,яким бі лист не було б -регламентованим чинерегламентованим. Це працю,якийпередбачаєдостатньовисокийрівеньмовноїкомпетентності.

Не можнанавчитисяписатиділовілисти правильно йпереконливо, непрактикуючись й ненавчаючись цьому нелегкомумистецтву, не знаючиособливостейофіційно-ділового тапубліцистичногостилівмовлення.Нинізбільшуєтьсякількістьжанровихрізновидівділовоїкореспонденції йприводів дляскладання тавідправленняділовихлистів.Мовний стандарт вділовомулистуванніспівіснує ізекспресією й ізелементамидіалогізаціїмови.

Усіцевимагаєсьогоднібільшоїмовноїпідготовки, ніжскажімо, десять років тому, вепохуцарюваннятипових йтрафаретнихтекстів.Уміннясамостійномислити йформулювати свої думи, компетентно вестиписьмовийдіалогцінується вділових кілкахдедалі понад.

Українськалітературна мова, одна ізнайбагатших йвиразнихмов світу,накопичила у сферіписьмовогоділовогоспілкуваннябезціннийдосвід, уявленьуніфікованими йтрафаретнимимовними формами,традиціямивикористанняетикетнихзасобів.

>Сьогодніважливо нерозгубитиціскарби, некопіюватизахіднізразки, а ізповагоюставитися до відома нашихпредків,століттямивідшліфували форму й стильділового аркуша, йпліднорозвивативітчизнянітрадиціїскладанняділовоїкореспонденції - заподіяння, якустоїть передсьогоднішнім ймайбутнімипоколіннямиділових людей Україні.


Списоквикористаноїлітератури

1.Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В.Сучасніділовіпапери. - До.: А. З. До., 2000.

2.Діловаукраїнська мова:Навч.посіб. - До.:Т-во "Знання",КОО, 2000.

3.Діловаукраїнська мова:Посіб. длястудентіввузів / За ред.Н.Д. Бабич. -Чернівці: рута, 1996.

4.ПономарівО.ДСтилістика Сучасної українськоїмови. - Тернополі:Навч.книга-Богдан, 2000.

5.Російсько-українськийсловник-довідник ">Порадникділовоїлюдини". -До.: Основи, 1995.

6.Українськийправопис. - До: наук. думка, 1996.

7.Універсальнийдовідник-практикум ізділовихпаперів. - До.:Довіра, 1998.


Схожі реферати:

Навігація