Реферат Документування

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Зміст

Правила оформлення документів. Вимоги до бланків документів. Реквізити та його призначення.

Вимоги до бланків документів

Система організаційно-розпорядчою документації

Список літератури


Правила оформлення документів. Вимоги до бланків документів. Реквізити та його призначення

 

З липня 2003 р. запроваджено новий стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, який встановлює вимоги до оформлення документів. Воно цікаве всім, кому доводиться працювати з цими документами, як постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи інші документи. Стандарт встановлює склад реквізитів управлінських документів, правила їхнього складання і розташування, і навіть вимоги до бланківдокументов[1] .

Оновлення стандарту ГОСТ Р 6.30-97, яким п'ять років працювали тисячі фахівців, зокрема і секретарі, завжди велика подія. Новому стандарту буде присвячено заняття з підвищенню кваліфікації, тренінги, семінари. Стандарт стане складовою курсу діловодства та управління у різних навчальних закладах.Вводимий стандарт встановлює єдині вимоги, і Правила оформлення документів управління незалежно від цього:

· державна чи недержавне підприємство;

· яким виглядом діяльності займається підприємство;

· мабуть діловодство (традиційним способом чи основі сучасної інформаційної технології).

Що й казати нового передбачено у стандарті?

Мабуть, найголовніше міститься у його запровадження – вимоги справжнього стандарту є рекомендовані, а чи не обов'язковими.

Кількість реквізитів документів побільшало:30вместо 29. У стандарті запроваджені дві нові реквізиту:ОГРН (основний державний реєстраційний номер юридичної особи) іИНН/КПП (ідентифікаційний номерналогоплательщика/код причини постановки на облік).Исключен реквізит «гриф обмеження доступу до документа», який регламентується іншими нормативними актами, обов'язковими виспівати.

Як тепер маємо розташовуватися найбільш використовувані реквізити на полі документа помітні на наведеному зразку.

Позначка про контроль, раніше розташована лівому полі документа, тепер ставиться на верхньому полі. Це зручніше, бо за підшивці документів мають у товстих папках цей реквізит не була видно. З іншого боку, багато організацій ставить її штампом «Контроль»,простановка якого лівому полі унеможливилася б.

Розміри полів документів тепер легко запам'ятовуються: праве полі становить менше 10 мм, й інші – щонайменше 20 мм.

У грифі затвердження найменування який підтверджує документа дається нині у орудному відмінку (затверджено наказом), що, безумовно, логічніше, що було раніше (називний падіж – затверджено наказ).

>Косметическим змін піддався реквізит «позначка про виконавця». Тепер ставляться лише ініціали та прізвище виконавця. Однак у працювати з документами, особливо в велику кількість кореспонденції, зручніше, таки було б указувати на ім'я і по батькові повністю,т.к. це значно полегшує спілкування з виконавцем, якого знаєш, у разі виникнення будь-яких питань стосовно документа.

Змінилося розташування позначки про вступ документа до організації. У кодексі ГОСТі вона розміщається у правому нижньому розі.

Решта реквізити істотно залишилися незмінними.

До переваг нового стандарту, хоч як це парадоксально, можна віднести небагато змін. Зберігається певна наступність і стабільність. Як порівняння можна навести міжнародного досвіду. Правила складання документів мають у західному діловодстві переважно сформувалися в 1930 року і, з невеликими змінами, збереглися до відома нашихдней[2] .

Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечить: юридичної чинності документів; якісне і своєчасне впорядкування і виконання документів; організацію оперативного пошуку документів, і, отже, сприятиме успішну діяльність вашого підприємства.

Під час підготовки документів використовуються такі реквізити:

01. Державний герб Російської Федерації 16. гриф затвердження документа
02. герб суб'єкта Російської Федерації 17. резолюція
03. емблема організації, або товарний знак 18. заголовок до тексту
04. код організації зОбщероссийскому класифікатору підприємств і закупівельних організацій (ОКПО) 19. позначка про контроль
05. основний державний реєстраційний номер (>ОГРН) юридичної особи (присвоюється податковими органами). 20. текст документа
06. ідентифікаційний номерналогоплательщика/код причини постановки на облік (>ИНН/КПП) проставляють згідносдокументами,видаваемими податковими органами 21. позначка про наявність докладання
07. код форми документа проставляють поОбщероссийскому класифікатору управлінської документації (>ОКУД) 22. підпис
08. найменування організації 23. гриф узгодження документа

09. довідкові дані про організацію
(індекс підприємства зв'язку, поштову адресу, телефон, телеграфний адресу, факс, e-mail, назва банку і номер рахунок у банку).

24. візи узгодження документа
10. найменування виду документа 25. відбиток друку
11. дата документа 26. позначка про завіренні копії
12. реєстраційний номер документа 27. позначка про виконавця
13. посилання реєстраційний номер і дату документа 28. позначка про виконаннядокеумента та енергійному напрямку його до справи
14. місце складання чи видання документа 29. позначка про вступ документа до організації
15. адресат 30. ідентифікатор електронної копії документа

Переглядаючи цей перелік, можна сказати: деякі реквізити залишаються незмінними під час оформлення різних документів одного підприємства - це емблема організації, найменування організації та довідкові дані про організацію. Природно, підприємство не змінює свою назву чи свою адресу щодня і навіть щороку. Тому перші 9 реквізитів з таблиці називаються постійними реквізитами. Решта реквізити,фиксируемие під час складання конкретного документа, (>нименование виду документа, дата документи й т.д.) різними документах різнитимуться - тому їх називають перемінними реквізитами.

Вимоги до бланків документів

1. Документи виготовляють на бланках.

Встановлюються дві основні формату бланків документів - А4 іА5; припускається використання бланків форматівA3 і А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документів повинен мати поля щонайменше, мм:

· 20 - ліве;

· 10 - праве;

· 20 - верхнє;

· 10 - нижнє.

2. Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів.

Бланки допускається виготовляти друкарським способом, з допомогою коштів оперативної поліграфії чи відтворювати з допомогою коштів обчислювальної техніки безпосередньо під час виготовлення конкретного документа. Виняток становлять бланки організацій із зображенням Державного герба Російської Федерації чи гербів суб'єктів Російської Федерації, порядок виготовлення яких приведено у розділі 5.

3. Бланки документів проектують відповідно до додатком А.Сплошними лініями є такі фіксовані кордону зон розташування реквізитів, пунктиром - перемінні. Кожна зона визначається сукупністю входять до неї реквізитів.

4. Встановлюють два варіанта розташування реквізитів на бланках - кутовий і подовжній.

5. Реквізити 01, 02, 03 мають над серединою реквізиту 06. Реквізит 06 допускається розташовувати лише на рівні реквізиту 03.

Реквізити 06, 07, 08, 12, обмежувальні позначки для реквізитів 09, 10, 11 не більше кордонів зон розташування реквізитів розміщують однією з способів:

· центрованим (початок і поклала край кожного рядка реквізиту одно віддалені до кордонів зони розташування реквізитів);

·флаговим (кожна рядок реквізиту починається від лівої кордону зони розташування реквізитів).

6. Для організації, її структурного підрозділи, посадової особи встановлюють такі види бланків документів:

· загальний бланк;

· бланк листи;

· бланк конкретної документа, крім листи.

Загальний бланк використовують із виготовлення будь-яких видів документів, крім листи. Бланки структурного підрозділи організації, або посадової особи проектують у разі, якщо керівник підрозділи чи посадова особа заслуговують підписи.

7. Загальний бланк залежно від установчих документів організації включає реквізити 01, 02, 03, 06.

Бланк листа на залежність від установчих документів організації включає реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07 й за необхідності, обмежувальні позначки для верхніх кордонів зон розташування реквізитів 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретної документа, крім листи, залежно від установчих документів організації включає реквізити 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, обмежувальні позначки для кордонів зон розташування реквізитів 09, 10, 11, 12; 17; 18.

8. На бланках організацій суб'єктів Російської Федерації, мають поруч із російською мовою як державної національний мову, реквізити 06, 07, 12 друкують ви не: російському й національному, одному рівні подовжнього бланка.

9. Допускається документи виготовляти на пишучої машинці або за допомогою друкувальних пристроїв коштів обчислювальної техніки.

Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати рукою (заяву, пояснювальна записка тощо.).

10 При виготовленні документів двома і більше сторінках друга, і наступні сторінки мали бути зацікавленими пронумеровано.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.

11. Допускається друкування документів з допомогою зворотному боку аркуша.

Система організаційно-розпорядчою документації

Державний герб РФ поміщають на бланках документів мають у відповідно до постанови про Державному гербі РФ.

>Греб суб'єкта РФ поміщають на бланках документів мають у відповідність до правовими актами суб'єктів РФ.

>Эмблему організації, або товарний знак поміщають на бланках організацій відповідно до статуту.Эмблему не відтворюють на бланку, якби ньому поміщений Державний герб РФ.

Код організації проставляють по загальноросійському класифікатору підприємств і закупівельних організацій.

Код форму документа проставляють по загальноросійському класифікатору управлінської документації.

Найменування організації, що є автором документа, має відповідати найменуванням, закріпленому у її установчих документах.

Над найменуванням організації вказують скорочена, а за його відсутності повна його назва вищестоящої організації.

Найменування організацій суб'єктів РФ, мають поруч із російською мовою як державної національний мову, друкують ви не.

Найменування іноземною мовою відтворюють у випадках, як його закріплено у статуті. Найменування іноземною мовою мають нижче найменування російською.

Найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного підрозділи організації вказують у разі, якщо є авторами документа, і мають нижче найменування організації.

Автором документа то, можливо посадова особа, які мають організацію.

Довідкові дані про організацію включають поштову адресу, номери телефонів, і інші інформацію про розсуду організації.

Найменування виду документа складеного чи виданого організацією, регламентується статутом й має відповідати видам документів, передбаченихУСОРД.

У листі найменування виду документа не вказують.

Датою документа є дата підписання чи затвердження, для протоколу дата засідання. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа її вважають найбільш пізня дата підписання.

Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номери, що можна заповнювати на розсуд організації індексом справи з номенклатурі справ.

Реєстраційний номер документа, складений двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій,проставляемий через косу лінію гаразд вказівки авторів у документі.

Посилання на реєстраційний номер і дату документа включає реєстраційний номер і дату документа який дається відповідь.

Місце складання документа вказують у разі, якщо утруднено його визначення по реквізитам.

Оформлення реквізитів, розміщених робочому полі документа.

>Гриф обмеження доступу до документа проставляють без лапок першою аркуші документа, і можна доповнити даними, передбаченими законодавством про інформацію, віднесеної до державну таємницю і конфіденційної комп'ютерної інформації.

Як адресата може бути організації, їх структурні підрозділи розміщуються, посадові чи фізичні особи. Найменування організації та її структурного підрозділи вказують в називному відмінку.

Посада особи, якому адресовано документ вказують в давальному відмінку.

Якщо він вирушає до кілька однорідних організацій, їх слід вказувати узагальнено.

Документ ні утримувати понад чотири адресатів. Слово «копія» перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. При більшій кількості адресатів становлять список розсилки документів.

>Гриф затвердження документа мають у правому верхньому розі документа.

Документ стверджується посадовою особою або спеціально видаваним документом.

Резолюцію рекомендується наносити з певним нахилом, пастою, котра за кольором від основного тексту документа.

Допускається оформлення резолюції на на окремому листі. Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Заголовок цілком узгоджується з найменуванням виду документа. Заголовок може відповідати ми такі питання: що, кого та інших.

До тексту документів оформлених на бланкахА5 заголовок годі й складати.

Текст документа становлять російською чи національному мові відповідно до законодавством РФ і суб'єктів РФ про державних мовами.

Тексти документів пишуть лише російською мові при напрямі їх:

· в федеральні органи структурі державної влади, органи структурі державної влади суб'єктів РФ;

· підприємств, у створенні та його об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта РФ чи розташовані території інших суб'єктів РФ.

 Тексти документів оформляються як анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур нейтральних.

Під час упорядкування тексту як анкети найменування ознак що характеризується об'єкта би мало бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини справжнього чи колишніх часів. Характеристики, виражені словесно, мають узгоджуватися з найменуваннями ознак.

>Графи і рядки таблиці повинен мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку.Подзаголовки граф і рядків мають бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується понад одній сторінці, графи таблиці повинні прагнути бути пронумеровано, і наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.

>Связний текст, зазвичай, складається з2-х частин. У першій частині вказують причини, підстави, мети складання документа, на другий (заключній) – рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину.

У тексті документа підготовленого виходячи з документів інші організації чи раніше виданих документів, вказують їх реквізити:

· Найменування документа, найменування організації – автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.

· Якщо текст містить кілька рішень, висновків, і ін., його слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

· У розпорядчих документах організацій, діючих за принципамиединоличия, і навіть документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи однини.

· У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третя особа однини.

· У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини.

· Текст протоколу викладають від третя особа множини.

· У документах, які визначають правничий та обов'язки організацій, їх структурних підрозділів, і навіть містять опис, оцінку фактів чи висновку використовують форму викладу тексту від третя особа єдиного чи множини.

У листах використовують такі форми викладу:

· від першої особи множини;

· від першої особи однини;

· від третя особа однини.

При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не вказується.

Під час підписання документа кількома посадовими особами їх підписи

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація