Реферати українською » Государство и право » Обов'язки співробітників ОВС з організації та здійснення делопроизводств


Реферат Обов'язки співробітників ОВС з організації та здійснення делопроизводств

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Зміст

1. Обов'язки співробітників ОВС щодо організації та здійсненню діловодства

Список літератури


Обов'язки співробітників ОВС щодо організації та здійсненню діловодства

 

Діяльність Калнишевського як служб і підрозділів ОВС співробітниками ОВС використовуються різні види документів: укази, накази і розпорядження начальниківгоррайорганов і начальників служб і підрозділів ОВС; постанови, протоколи, акти, укладання, доповідних записок; довідки, плани, огляди, зведення; листи, доповіді, рапорту, пояснювальні записки; телеграми, телефонограми,факсограмми тощо.

Проте, для підготовки всіх видів документів, який складають в підрозділах і службах органів внутрішніх справ необхідно керуватися такими основними вимогами:

- документ ні суперечити законодавчим або іншим суб'єктам нормативним правових актів;

- у документі повинно бути виправлень і виправлень;

- документ має бути оформлений відповідно до існуючими ГОСТами та вимогами;

- зміст документа має бути суворо послідовним, виклад точним (висловлювання виключають подвійне тлумачення), коротким.

Однією з найбільш важливих вимог до працівників ОВС під час упорядкування документів є дотримання правил, які забезпечують юридичної чинності документів, оперативне і дуже якісне їх виконання і вишукування, можливість їх опрацювання з допомогою коштів обчислювальної техніки, і навіть якість документів, як історичних джерел інформації.

Усі оформляються на бланках чи стандартних аркушах паперу форматів А4 (>210х297 мм), форматівА5 (>148х210 мм), припускається використання форматів А6 (>105х148 мм) і А3 (>297х420 мм).

Документи,изготавливаемие з допомогою ПЕОМ, друкуються в текстовому редакторі, шрифтом розміром № 12,14, через 1-1,5межстрочних інтервалу.

Документ, оформлюваний на бланку, має відповідати стандарту, мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів із дотриманням порядку їхнього розташування. При виготовленні документів на2-х і більше сторінках друга, і наступні сторінки повинні прагнути бути пронумеровано. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша. Допускається друкування документів з допомогою зворотному боку аркуша.

Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати рукою (рапорт, заяву, пояснювальна записка).

Співробітники ОВС несуть відповідальність за дотримання встановленого порядку організації діловодства та збереження документів, і навіть за нерозголошення котра міститься у яких інформації.

При виявленні втрати документів співробітник ОВС має терміново доповісти про цю подію керівнику підрозділи (служби, органу, який зобов'язаний про втрату документа проінформувати вищестояще начальство і прийняти вичерпні заходи для її пошуку.

Дані, які у документах, можуть лише в службових мету і відповідно до повноваженнями працівника, постійно котрий з відповідними матеріалами. Передача документів, їх копій з підрозділівОД працівникам інших службах, організацій можлива тільки з письмового дозволу керівника цього підрозділу, служби, органу.

Секретне інесекретное діловодство в ОВС ведеться спільно.

Документи з деяких інших відділів (організацій, установ, служб), від громадян включає перевірку правильності його постачання, перевірку схоронності упаковки (конверта, пакета), розтин конвертів, перевірку правильності вкладень.Поступившая у єдиний відділ кореспонденція розкривається, крім пакетів, мають позначку «Особисто». Такі пікети реєструються без розтину і піддаються адресатам, або уповноваженою те що співробітникам ОВС.

>Поступившие документи враховуються й розподіляються на реєстровані інерегистрируемие, причому в кожного відділу, служби, відомства розробляється власний перелікнерегистрируемих документів. Реєстрація які поступили документів виробляється у загальному відділі чи секретаріаті підрозділу ВВС із запровадженням інформації про неї до наукового журналу обліку яка входить кореспонденції чи дисконтну картку. На зареєстрованих документах у нижній лівої частини зворотному боку останнього аркуша основного документа проставляється реєстраційний штамп з заповненням відповідних реквізитів. Зареєстрована загалом відділі (секретаріаті) кореспонденція розподіляється на потоки, щоб їх:

~ керівництву даного органу, служби, відомства;

~ в структурні підрозділи розміщуються даного органу, служби, відомства;

~ окремим виконавцям.

Документи, отримані ознайомлення, підлягають поверненню у єдиний відділ (секретаріат), зазвичай, протягом доби, а то й обговорено інший порядок.

Для організації та здійснення діловодства в ОВС вимоги до працівників ОВС з підготування й оформленню всіх основних видів документів мають у основному однакові, тому що цей досить складного процесу має відмінності, переважно, в кінцевої стадії оформлення документів, що відбивають результат колегіальної діяльності (постанови і рішення) іединоналичие (наказ, розпорядження).

Можна виокремити такі стадії підготовки розпорядчих документів: вивчення істоти питання, як готувався проект документа, узгодження документа, підписання. Для постанови і рішення додається стадії обговорення й цих документів на засіданні колегіального органу. Процедура упорядкування та оформлення розпорядницького документа мусить бути описано на табелі форм документів конкретного відділу, служби, відомства ОВС чи інструкції з діловодства. Вони викладаються послідовність над проектом документи й ті вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа.

Підготовка проекту розпорядницького документа то, можливо доручено одній або кільком структурних підрозділах чи посадових осіб. Під час розробки проектів складних та великих розпорядчих документів можна створювати робочих групах (комісії). Головне умова, що забезпечує якість документа - достатня компетентність осіб, його які готують. Що рівень що складається документа, то вище вимоги, які пред'являються його укладачам (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, вміння викладати думки).

Юридичною підставою розробки розпорядницького документа то, можливо видання конкретного доручення вищого органу, необхідність здійснення виконавчою владою та розпорядницької діяльності здійснення завдань, покладених на службу, відомство, відділ ОВС. Відділ чи структурне підрозділ ОВС може виступати із ініціативою розробки розпорядницького документа по якомусь питання.

Перша стадія розробки проекту будь-якого розпорядницького документа - визначення кола питань, які мають у ньому відбити. Залежно від важливості управлінського дії розпочинають вивченню матеріалів сутнісно, законодавчих актів і рішень вищих органів МВС РФ, відомчих тих нормативних документів, попередніх розпорядницьким документам у цій і аналогічним питанням, що забезпечує правову основу документа, його спрямованість, державну постановку проблеми. Перегляд раніше що виходили друком у питанні розпорядчих документів дасть можливість уникнути дублювання й регіональних протиріч, акцентувати увагу на невирішених сторони проблеми. Підготовка проекту розпорядницького документа вимагає збору інформації з суті поставленого питання. І тому використовується різні інформаційно-довідкові документи: рапорту, звіти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, службові листування. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність сутнісно питання, чітко визначивши мета видання розпорядницького документа, розпочинають складання його проекту.

Текст розпорядницького документа найчастіше складається з взаємозалежних двох частин - констатуючій і розпорядницької.Констатирующая частина є введенням у істота аналізованого питання, покликана пояснити, чим викликане розпорядження. У ньому може бути перераховані факти, події, дано оцінку. Нерідко в констатуючій частині дається переказ акта вищого органу, служби, відомства, на виконання якого видається даний розпорядливий документ.Констатирующая частина необов'язкова і може відсутні, якщо ні необхідності давати роз'яснення.

Основну навантаження в розпорядчих документах несераспорядительная частина, яка викладається в наказової формі. Залежно від виду документа вона починається словами: «ухвалює» - в постанові; «вирішує» («вирішив») - у вирішенні; «пропоную» - у розпорядженні; «наказую» - у наказі. Вигляд розпорядницького документа визначає і характеру викладу його тексту. Слова «ухвалює», «вирішує» («вирішив»), «пропоную», «наказую» друкуються прописними літерами чи рядковими в розрядку, тобто. вони зорово виділяються отже відокремлюють констатувальну частину документа від розпорядчої.Располагаются це слово з окремої рядки від нульового становищатабулятора. Постанови і рішеннях перед словами «ухвалює» і «вирішує» вказуються назва колегіального органу.

Потім із нової рядки абзацу слід текст ухвальній частині. До формулюванням цієї маленької частини документа видаються особливо жорсткі вимоги. Вони повинні бути конкретними, не суперечити за змістом раніше виданих раніше документам, чіткими, ясними, не допускають різних тлумачень. Вони слід уникати неконкретних висловів типу: «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати» тощо. Сформульовані в такий спосіб доручення розпливчасті, перевірка їх виконання скрутна.

Якщораспорядительная частина передбачає різні характером дії чи навіть кількох виконавців, вона ділитися на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті вказуються виконавець (служба, відділ, структурне підрозділ, конкретне посадова особа, наприклад, в наказах),предписиваемое дію і термін виконання. Можна вказувати і узагальнено, наприклад: «начальникам МОБОМ №1, 2, 3 УВС р. Шахти».Предписиваемое дію виражається дієсловом у формі - «підготувати», «підготувати», «організувати», «забезпечити», «покласти», «розробити» тощо. Термін виконання може бути реальним, відповідати обсягу гаданих робіт.

Слід враховувати час доведення інформації до конкретних виконавців.Распорядительний документ може мати загальний всім пунктів виконавчий термін. Проте частіше термін виконання встановлюється кожному за завдання окремішності. Наприкінці тексту розпорядницького документа поміщається перелік документів, що втратили чинність чи які підлягають зміни із виданням даного акта. Останнім пунктом в наказах, рішеннях, розпорядження вказується обличчя яким покладається контролю над виконанням документа.Распорядительние документи може мати докладання, свідчення про які вони дають у відповідних пунктах тексту.

Текст розпорядницького документа повинен мати заголовок. Заголовок починається з приводу «Про» («ПРО») і формується з допомогоюотлагательних іменників, наприклад «Про призначення...», «Про затвердження...», «Про введення...», чи «Про результати...», «Про заходи...». Для низки типовихуправленчески ситуацій, потребують видання наказу (внесення змін у безвихідь (статут), структуру, штатну чисельність і штатний розклад апарату управління, в посадові інструкції, про перехід новий режим роботи), розроблено уніфіковані форми документів, у яких визначений як склад, а й порядок розташування інформації.Унифицированную форму мають також кадрові накази з прийому працювати, переміщенню, перекладу в іншу службу, визволенню з посади, винесенню заохочень, накладенню дисциплінарних стягнень, зміни прізвищ.

Підготувавши текст розпорядницького документа, розпочинають його оформленню.Распорядительние документи оформляються спільною для бланку, формат А4. До складу реквізитів входять: Герб РФ, найменування відомства, найменування органу, назва виду документа, дата, індекс (номер), місце складання, заголовок, текст, підпис (підписи), позначки про узгодження.

Завершальним етапом роботи з проектами розпорядчих документів був частиною їхнього узгодження і підписання. Проект до підписання підлягає узгодження з зацікавленими особами, що їх стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування при постанови грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується упорядником проекту й керівником служби, підрозділи, відділу, що вносить проект, усіма зазначеними у проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа загалом,юристконсультом. Проекти документів, виконання яких вимагає і фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються із саудівським фінансовим відділами органів, служб, відомств.

Узгодження проводить структурне підрозділ або приватна особа, яке готувало проект розпорядницького документа. Візи чи гриф узгодження, зазвичай, проставляються першою примірнику проекту. Що стосується неузгодження з проектом пишеться мотивоване висновок. Перед підписанням проект додатково старанновиверяется. У цьому особливу увагу варто привернути до себе перевірку цифрових даних, посад, звань, прізвищ, імен та по батькові.

Проекти розпорядчих документів, прийнятих колегіальними органами,- постанов, і рішень - обговорюються і приймаються на засіданнях. У результаті обговорення у на них можна вносити поправки і.Доработанние проекти виносяться затвердження наступний засідання. Повністю підготовлені проекти документів видаються на підпис. Накази підписуються керівником органу, відділу, служби або його заступником.Распорядительние документи набирають сили з підписання чи доведення до виконавця.

Але є і організаційні документи – статути, інструкції, становища тощо. Їх структура і змістом, зазвичай, визначаються відповідними службами (відомствами) - розробниками.

Під статутом розуміється правила, які регулюють діяльність органу (служби, відділу) ОВС; їхні стосунки коїться з іншими службами, органами ОВС; громадянами; правничий та обов'язки служби, органу ОВС. Положення - це нормативні акти, мають зведенийкодификационний характері і що визначають порядок освіти, структуру, функції, компетенцію, обов'язки, і організацію роботи системою МВС, єдиного органу, структурного підрозділи. Положення можуть також регламентувати і діяльність посадових осіб. Інструкції - правової акт, друкований органом управління (чи затверджуваний з його керівником) з встановлення правил, регулюючих службові, організаційні питання, фінансові та інші спеціальні боку діяльності служб, підрозділів, органів МВС, і навіть окремих посадових осіб. Інструкції видаються й у цілях роз'яснення й універсального визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів (наприклад, наказів).

Поруч із цими документами співробітники ОВС користуються документацією, переданої по телефонного тателефаксной зв'язку. Наприклад - телефонограми. Це узагальнену назву різних за змісту документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі текстів (усно, з допомогою телефонному зв'язку, із наступною записом одержувачем). Юридична сила телефонограм такими реквізитами: що виходить реєстраційним номером; посадою, прізвищем, ім'ям, по батькові особи, відправило телефонограму; підписом особи, прийняв телефонограму; що входить реєстраційним номером.

>Телефонограмми йдуть на оперативного рішення службових питань у тому випадку, коли повідомлення, передані телефоном вимагають документального оформлення. Найчастіше це нескладні тексти (запрошення наради, якась оперативна інформація, і т.д.). Якщо телефонограма передається кільком адресатам, чи до ній додається список підрозділів, служб, куди її направляють і номери телефонів.

Існує й факсиміле, призначена для оперативної передачі і прийому інформації з паперових носіїв з допомогою факсимільного апаратури (факсу). Найчастіше така зв'язок встановлюється в чергових частинах відділів, управлінь внутрішніх справ. Вимоги до написання і оформленню повідомлень, отриманих потелефаксной зв'язку, визначаються виглядом що відправляється документа – першотвору (довідки, договору, протоколу, й т.д.), відправленого адресата. Проте, все відправлені документи повинні прагнути бути надруковані чітким контрастним, шрифтом чи написані контрастними (чорними, темно-синіми) чорнилом.

До передачі потелефаксной зв'язку заборонені документи із позначкою «ДСК» і від. Прийняті і передані оригінали заносять у спеціальний журнал встановленої форми, терміном зберігання 1 год. На оригіналі переданої чи прийнятоїфаксограмми проставляють дату та палестинці час передачі (прийому)факсограмми, найменування кореспондента (куди спрямована чи звідки отримана факсограма) і номер його факсу. Всі ці записи посвідчуються підписом виконавця.

Діловодство за зверненнями громадян, у підрозділах ОВС ведеться окремо з інших напрямів їхдокументационного забезпечення. Відповіді громадянам скеровуються в бланках органу, підрозділи,

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація