Реферати українською » Государство и право » Основи діловодства в органах внутрішніх справ


Реферат Основи діловодства в органах внутрішніх справ

підрозділи.

1.5.1. Порядок обробки що надійшли документів

>Исходящая кореспонденція вирушає за відповідним реєстраційним номером чи номерами, якими цих документів було зареєстровано раніше.

Усі, підписані керівництвом міністерства, направляються адресатам лише реєстраційними номерами Апарата міністра. Не допускається відправка такий кореспонденції за індексами підрозділів міністерства, а то й обговорено інший порядок.

>Неоформленние чи неправильно оформлені вихідні документи підлягають поверненню виконавцю.

Документ по підпис керівництва міністерства, спрямовуваний в усі чи більшість органів внутрішніх справ Росії, розмножується і вирушає секретаріатом підрозділи міністерства, підготували цей документ ще. Після цього оригінал документу з розверсткою з його розсилку передається для зберігання архів 1 відділу Апарата міністра.

На вихідні документи заповнюється відповідний розділ реєстраційної картки.

Якщо поставлених документах питання не вимагають аргументованих роз'яснень чи підготовки будь-якого документа, дозволяється зміст відповіді писати на документі та повертати його автору за що входить номером. І тут на реєстраційної картці робиться відповідна позначка.

Копії вихідних документів посвідчуються працівниками секретаріату (канцелярії), що роблять їхнє відправлення.

Копії документів, підписаних керівництвом міністерства за особистої доповіді, посвідчуються виконавцями.

Копії вихідних документів і майже реєстраційні картки (відомості на документи, відпрацьовані на ЕОМ) зберігаються: - на кореспонденцію, відправлену 1 відділом Апарата міністра, в архіві (базі даних) цього відділу (2-ї примірник документа) і підрозділі міністерства,подготовившем документ (3-й примірник); - на кореспонденцію, відправлену підрозділами міністерства, у тих підрозділах.

Правові акти, підписані керівництвом міністерства, враховуються (реєструються) у наказовому відділенні відділу забезпечення режиму таємності регулярно працюють з документами і наказами (3 відділ) Апарата міністра у журналах встановленої форми.

Розсилка відомчих правових актів органах внутрішніх справ Російської Федерації, іншим міністерствам й відомствам виробляється наказним відділенням через експедиціюфельдсвязи відповідно до розверсткою, складеної виконавцем та затвердженого керівником відповідного підрозділи.

З метою оптимального забезпечення органів внутрішніх справ нормативними актами МВС Росії і народження необхідного резерву 3 відділ Апарата міністра узгодження з виконавцем може вносити в розверстку зміни.

>Отделом фельд'єгерською служби виробляється доставка і відправка:

- всіх секретних і несекретних документів по підпис керівництва міністерства, адресованих вищим органом державної влади управління Російської Федерації;

- термінової кореспонденції по підпис керівництва міністерства, підлягає доставці адресатам, розміщеним у межах м. Москви;

- кореспонденції з центральної споруди міністерства (>ул.Житная,16) у його підрозділи, розташовані на іншим адресами, і навпаки.

Уся кореспонденція відділом фельд'єгерською служби приймається до доставці лише узаконвертированном вигляді.

Передача кореспонденції відділу фельд'єгерською служби проводиться у разі реєстрам.

Доставка кореспонденції відділом фельд'єгерською служби здійснюється за маршрутам і графіками, розробленим цим відділом і узгоджених із Апаратом Міністра.

>Пересилка документів, справ України та видань «Для службового користування» виробляється, зазвичай, замовленими чи цінними поштовими відправами, ні з кур'єром.Отправляемие документи, справи і друкування «Для службового користування» повинні прагнути бути вкладено в конвертів зі щільною папери або упаковані. На упаковці (конверті) вказуються адреси - й найменування (відкрите чи умовне) одержувача і відправника, номери вкладених документів з додаванням позначки «ДСК» після кожного числа. На конверті, упаковці документів «Для службового користування» забороняється вказувати прізвища та посади керівників держави і співробітників, і навіть найменування структурних підрозділів.

Порядок оформлення і передачі (пересилки) цілком секретних і секретних документів, спецвиробів, технічної,товаросопроводительной і перевізної документації, і навіть документів і майже видань з «Для службового користування» зарубіжних країн чи представникам зарубіжних фундацій, громадських організацій і фірм регламентований спеціальними положеннями.

1.5.2. Порядок друкування і копіювання документів, виконаннястенографических робіт

У машинописних бюро друкуються документи лише службового характеру.Несекретние рукописи в машинописні бюро (друкарці, секретарю) здаються без розписок, секретні - під розписку на корінціспецблокнота чи у внутрішній опису документів, утримуваних виконавця.

Рукописи, складені для друкування, повинні прагнути бути написані розбірливо, чорнилом чи пастою темного кольору, старанно вивірені. Рукописи, написані не розбірливо чи олівцем, для друкування не приймаються.

При друкуванні документів друкарки дотримуються встановлений порядок розташування тексту, правила орфографії і пунктуації.

На зворотному боці другого аркуша кожного примірника видрукуваного документа внизу зліва проставляється кількість примірників,адресовка примірників (наприклад: 1 - на адресу, 2 - вАМ МВС, 3 - до справи, скорочена найменування главку), прізвище виконавця, номер його телефону, ініціали друкарки, дата, коли було видрукувано документ.

Кожна видрукуваний секретний документ машинописне бюро (друкарка, секретар) заповнюють дисконтну картку. На кожному аркуші цього документу (у лівій нижньому розі лицьової боку) друкується обліковий номер машинописного бюро.

>Отпечатанний секретний документ і чорнової матеріал видаються виконавцю під розписку в картці, які потім під розписку у журналі передається до секретаріату контролю за подальшим рухом підготовленого документа.

>Отпечатанние нетаємні документи машинописним бюро видаються виконавцю без розписки.

>Считка і вичитування віддрукованих документів виробляється виконавцем. На копіювання документи передаються на розмножувальний дільницю або потрапити друкарню за нарядом встановленої форми. Убрання до друкарні підписується керівником підрозділи міністерства, аАппарате міністра - начальником (заступниками начальника) 3 відділу.

На копіювання передаються, зазвичай, перші екземпляри (оригінали) документів або рукописні тексти, відповідальні необхідним технічним вимогам.

Копіювання секретних документів виробляється у порядку, встановленому відповідної інструкцією.

Документи службового характеру може бути підготовлені з допомогою стенографування.Стенографирование, незалежно від рівня таємності тексту, виробляється у спеціальних зошитах, які у журналі облікустенографических зошитів. Використані стенографічні зошити зберігаються 1 рік, після чого знищуються у порядку.

При розшифровці і друкуванністенографических записів стенографістка керується правилами, встановленими до виконання машинописних робіт. Не допускаєтьсяпередиктовка надрукованого тексту, і навіть диктування цифрових матеріалів,пофамильних списків, передачастенографисткам текстових листів, таблиць та інформації телефоном.

1.5.3. Облік законодавчих і підзаконних актів вищих органів державної влади управління у підрозділах міністерства

Отримані виспівати або ознайомлення нормативні акти реєструються у товстих часописах встановленого зразка. Штампів з найменуванням підрозділів, дата реєстрацію ЗМІ й реєстраційні номери як у таких випадках на актах не проставляються.

Обробка, доповідь керівникам підрозділів, і передача документа повинні ввозяться день надходження енергоносіїв до секретаріату (канцелярію) чи перший робочого дня на час вступу документів мають у час.

Після всіх зацікавлених на осіб із дорученням керівництва міністерства, керівника підрозділи і виконання доручення відповідальним виконавцем документи повертаютьсясекретариатам підрозділів міністерствафельдсвязью у групу з розгляду законодавчих та інших нормативних актів 1 відділу Апарата міністра.

1.5.4. Організація роботи з листами й зверненнями громадян. Розгляд, облік і проходження листів громадян

Фундаментальна обізнаність із листами (пропозиціями, заявами, скаргами) громадян, народних депутатів всіх рівнів, військовослужбовців, співробітників ОВС тощо. ведеться відповідно до чинним законодавством.

Діловодство з листів ведеться окремо як іАппарате міністра, і у інших підрозділах міністерства.

Усі що надійшли листи громадян, рапорти працівників ОВС мали бути зацікавленими зареєстровані у секретаріаті (канцелярії) щодня надходження енергоносіїв.

На вільному від тексту місці, листку листи, але впоступившем з органів влади й управління, редакцій засобів на супровідному документі чи дорученні проставляються порядковий реєстраційний номер й час надходження.

Облік листів може здійснюватися у товстих часописах, по щоденної відомості, картках обліку листів встановленого зразка, і навіть на машинних носіях ЕОМ (в службах, де обробка листів автоматизовано).

Повторні листи реєструються як і, як і первинні. На листі, на вільному від тексту місці, проставляється штамп "Повторно". Про повторності робиться позначка в кодовою частини облікової картки.Повторними вважаються листи, які надійшли від однієї особи за одним й тому питанню оцінки і у яких автором оскаржується рішення щодо попередньому письма, повідомляється щодо порушення термінів чи інших недоліках за його розгляді.

Листи без підписи (анонімні) не реєструються і нищаться. У виняткових випадках лист без підписи, що містить інформацію про готуються чи скоєні злочини, може бути спрямована в служби міністерства від використання в оперативних цілях.

Анонімні звернення начальником Фостерною або названою МВС РФ списуються без розгляду і повідомлення до справи, що робиться відповідна запис.

Листи, про результати розгляду котрих необхідно інформувати найвищих органів державної влади управління, народних депутатів, редакції засобів, міністерства і відомства, беруться під особливий контроль і дозволяються насамперед. У таких випадках на листах і картках проставляється штамп "Особливий контроль". Проведення перевірок із таких листів, зазвичай, підлеглим ОВС не доручається.

Листи за питанням, які можна вирішено у підрозділах без доповіді керівництву міністерства чи служб, і навіть листи, які підлягають розгляду у територіальних ОВС, направляють у відповідне підрозділ міністерства виспівати з супровідній карткою встановленої форми.

За кожним письма пізніше ніж у п'ятиденний термін має бути прийняте один з наступних рішень: ухвалення до свого провадження або про не розгляді її (анонімне), передача в руки в підлеглий ОВС, напрямі за належністю до іншого підрозділ міністерства або інше міністерство, відомство, якщо питання, підняті у листі, не входять у компетенцію ОВС.

Листи вважаються дозволеними, якщо розглянуті всі поставлені у яких питання, прийнято необхідні заходи, заявнику дано відповіді в письмовій чи усній формі.

Після закінчення перевірки і фактичного виконання лист разом із листуванням повертається у канцелярію підрозділи із позначкою посадової особи, прийняв рішення про закінчення розгляду листи, - «У справу».

Документи на ділі вміщено у алфавітному, хронологічному порядку чи з територіям. Повторні листи і матеріалів перевірки із них підшиваються до первинним документам.

>Неразрешенние листи і неправильно оформлені документи з їх перевірці підшивати до справи забороняється.

1.6. Упорядкування номенклатури справ України та формування справ

Документи після виконання групуються у справи. З метою правильного формування справ, забезпечує швидкий пошук документів з їхньої змісту і видам, виробляється класифікація документів, яка закріплюється в номенклатурі справ, що є систематизований перелік найменувань (заголовків) справ.

Номенклатура справ – це систематизований перелік заголовків справ Росії із зазначенням термінів їх збереження, оформлений у порядку. У номенклатуру справ охоплюють усі документи, які утворюються у процесі діяльності підрозділи, крім технічної документації і більшістю друкованих видань.

Під час упорядкування номенклатури справ підрозділам ОВС необхідно враховувати вимоги до номенклатури справ, які у Державної системідокументационного забезпечення управління, Основних правилах роботи відомчих архівів, переліках документів з термінів зберігання.

Номенклатура справ підрозділи розробляється начальником секретаріату (канцелярії), стверджується начальником підрозділи і на дію з початку наступного календарного терміну.

Номенклатура справ складається по встановленої форми і включає реквізити: найменування підрозділи, найменування виду документа, дату, індекс, місце складання, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф узгодження (схвалення).

Змістовна частина номенклатури справ є таблицю з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, справ (томів, частин) і номер статті з переліку, примітки.

У графі 1 таблиці номенклатури справ вказуєтьсяделопроизводственний індекс справи, який має включати:

- індекс структурного підрозділи чи індекс напрями діяльності (за відсутності структурних підрозділів);

- порядковий номер справи всередині цього підрозділу чи діяльності.

У графі 2 вміщено у певної послідовності заголовки справ. Заголовки справ групуються за розділами (підрозділам) номенклатури справ.Названиями розділів номенклатури справ є найменування структурних підрозділів чи напрямів діяльності.

Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається важливістю документів, які входять у справа. На початку розташовуються заголовки справ, містять організаційно-розпорядчу документацію, далі – містять планові і звітні документи, потім інші заголовки у порядку спаду термінів зберігання документів.

Під час упорядкування заголовків справ треба враховувати, що:

- заголовок повинен цілком відійти відповідати смисловому змісту документів,группируемих у справі;

- заголовок має бути коротким, чітко сформульованим;

- заголовки типу «Загальна листування», «Різні документи», «Довідкові матеріали» тощо. не допускаються.

Заголовки справ у процесі формування можуть уточнюватися.

Склад заголовка справи утворює такі елементи:

- назва виду справи (листування, журнал тощо.) чи різновиду документів (накази, вказівки, протоколи, рішення тощо.);

- назва підрозділу ВВС або його структурного підрозділи;

- адресат чи кореспондент документа;

- короткий зміст документів справи;

- назва території (місцевості), з якою пов'язано зміст документів справи;

- дати (період), до яких належать документи справи;

- вказівку накопийность документів справи.

Назва видузаводимого діла чи різновиду документів вказується на початку заголовка, а слово «Копії» – наприкінці заголовка. Наприклад: «Накази начальникаОМ №3 з особового складу за 1999 рік. Копії.».

У заголовках справ, виділені на угруповання документів однієї різновиду, ця різновид вказується у множині. Наприклад: «Протоколи засідань атестаційної комісії за 1999 рік».

У заголовках справ, містять листування, вказується з хто, і з якого питання (питанням) його ведуть. Наприклад: «Листування з Академії управління МВС РФ з питань перепідготовки особового складу».

У заголовках справ, містять листування за однорідними кореспондентами, останні не перераховуються, а вказується їх загальну видове назва. У заголовках справ, містять планову чи звітну документацію, вказується період (місяць, квартал, рік), на (за) який складено документи, вид документа (план, звіт) і автор цих. Наприклад: «Річний план роботи кафедриОДДЧиИМОБЮИ МВС РФ на 1999/2000 навчальний рік».

У найменуваннях справ, містятьорганизационно-распорядительние документи, вказується вид документи й автор, наприклад: «Накази начальника УВС з особового складу за 1999 рік».

У заголовках справ, містять документи різного виду стосовно питання, які пов'язані послідовністю діловодних операцій, як вид справи вживається термін «документи», тож під кінець заголовка в дужках вказуються основні різновиду документів, що їх згруповані у справі. Наприклад: «Документи про зарахування, здачі і списання майна України та матеріалів (акти, опису, відомості)».

Справи з питань, не дозволеним впродовж року, є «переходять» і вносять у номенклатуру справ наступного року з тим самим індексом.

У номенклатуру справ підрозділи також включаються довідкові картотеки, журнали обліку документів.

>Графа 3 «Кількість томів» заповнюється після закінчення календарного року. У графі 4 «Термін збереження і номер статті

Схожі реферати:

Навігація