Реферати українською » Информатика, программирование » Автоматизована система затвердження електронних документів на основі MS SharePoint 2007


Реферат Автоматизована система затвердження електронних документів на основі MS SharePoint 2007

Страница 1 из 7 | Следующая страница

Зміст

Запровадження

1. Технічний проект

1.1 Опис предметної області

1.2 Огляд аналогів

1.3 Постановка завдання

1.4 Мета дипломного проекту

1.5 Мету й призначення системи

1.6 Актуальність системи

1.7 Вибір засобів і технологій

1.8 Модель потоків даних

1.9 Модель варіантів використання

1.10 Діаграми діяльності

1.11 Модель класів предметної області

1.12 Вимоги до технічному і програмному забезпеченню

1.13 Вимоги до інтерфейсам інформаційної системи

1.14 Розрахунок надійності системи

2. Робочий проект

2.1 Загальні інформацію про роботі системи

2.2 Функціональне призначення системи

2.3 Використовувані кошти розробки

2.4 Установка і виконання програмного продукту

2.5 Загальний алгоритм роботи програмного продукту

2.6 Керівництво користувача

3. Програма й методику випробувань

3.1Пошаговий алгоритм завантаження файла УП з програми «Навчальні плани»

3.2Пошаговий алгоритм завантаження файлаУП/ГУП з допомогою модуля передачі файлів на сервер

3.3Пошаговий алгоритм схвалення документа співробітником

3.4Пошаговий алгоритм відхилення документа співробітником

4. Економічний ефект від участі розробленої системи

4.1 Техніко-економічне обгрунтування проекту

4.2 Маркетингові дослідження

4.3 Вихідні дані до розрахунку економічну ефективність

4.4 Розрахунок обсягу інвестицій

4.5 Розрахунок поточних витрат

4.6 Оцінка економічну ефективність проекту

4.7 Висновок

5. Забезпечення ергономіки робочого місця

5.1 Аналіз умов праці при експлуатації програмного продукту

5.2 Розробка інженерно-технічних і організаційних заходів щодо забезпечення безпеки праці

5.3 Розрахунок необхідної освітленості робочого місця користувача

5.4 Вимоги по електробезпеки

5.5 Вимоги з пожежної безпеки

5.6 Заходи щодо підвищення стійкості функціонування системи

5.7Эргономика користувальницького інтерфейсу

5.8 Висновки

Укладання

Література

Додаток 1.Контекстная діаграма

Додаток 2. Діаграма потоків даних

Додаток 3. Діаграма варіантів використання

Додаток 4. Діаграма діяльності – навчальні плани

Додаток 5. Діаграма діяльності – графіки навчальних процесів

Додаток 6. Модель класів предметної області

Додаток 7. Діаграма розгортання

Додаток 8. Програмний продукт на оптичному носії


Запровадження

У нашому столітті інформаційних технологій життя людей став протікати значно швидше. Поступово ми звикаємо до того що, що той, потім раніше вимагалося більше часу й трудовитрат, сьогодні дається швидше, і легше.Счети і друковані машинки змінили комп'ютери, змінюють поштовим конвертам з листами прийшли факси, потім настав годину Інтернету й електронної пошти. У державних закладах державної і комерційних організаціях документи відіграють істотне значення: є інструментом управління, забезпечують взаємодія між структурними підрозділами й окремими співробітниками, є посередником між організацією та її клієнтами, партнерами і вищестоящими інстанціями. Процеси створення, руху, обробки, поширення і збереження документів перебувають у кожномубизнес-процессе, тому ефективності документообігу залежить ефективність діяльності всього підприємства.

Досягнення цілей безперебійності та ефективності документообігу, управління ним застосовуються різні спеціалізовані інформаційні системи. Вони дозволяють автоматизувати традиційне діловодство, і навіть виходити вищого рівня управління організацією й тимчасово підвищити її корпоративну культуру, отримати додаткові конкурентні переваги досягнення поставленої мети та успіху у зовнішній бізнес-середовищі. Документообіг зазнає деякі радикальні перетворення. Колись дороге рішення старшого класу, придатним лишень для автоматизації добре структурованих великомасштабнихвисококритичних процесів, документообіг розширив свою сферу застосування, на широкий і різноманітніший спектр бізнес-процесів і користувачів. Питання необхідності автоматизації управління документообігом давно перейшов у практичну площину, і більше російських підприємств впроваджують в собі системи електронного документообігу (>СЭД), дозволяючи організаціям вже в власні досвід оцінити переваги нову технологію роботи з документами. Але й тим небагатьох, хто вважає автоматизацію документообігу пройденим етапом, можливо, незабаром знадобиться переосмислити зроблений вибір, і знову поринути у проблему підвищення ефективності управління документообігом.

Це зумовлюється, зокрема, зміною ринкової ситуації, зростанням організації, що створює кризи «перехідного віку» і що призводить до потреби реструктуризації, і навіть розвитком інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ), з одного боку, які надають нові змогу ведення бізнесу, з іншого - які змушують у ногу згодом, ніж відставати конкурентів.

Системи електронного документообігу (>СЭД) вирішують дуже широкий, спектр завдань:

· організація обліку, і зберігання документів;

· документування діяльності організації уобщекорпоративном масштабі;

· підтримка паперового документообігу;

· управління доступом до документів;

· пошук документів по довільним критеріям;

· спільна підготовка документів;

· узгодження документів;

· управління чергами електронних документів;

· автоматизація контролю виконання документів і майже доручень із ним.

>СЭД дозволяють закрити низку проблем, що призводять до зниження ефективності управління з допомогою паперових документів. Переваги очевидна: либонь у повністю паперовому діловодстві систематизацію та віднайдення доводиться виконувати з допомогою неефективного «перекладання папок», тоді як система електронного документообігу виконає такі дії практично миттєво, виключивши помилки, які тягне у себе людський чинник.


1. Технічний проект

1.1 Опис предметної області

 

>Документирование - запис інформації в різних носіях за встановленими правилами, що закріплюються в правових актах і нормативно-методичних документах. Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяє її ідентифікувати. Носієм у своїй може бути будь-який матеріальний об'єкт, використовуваний закріплення і збереження у ньому мовної, звуковий чи образотворчої інформації, зокрема в перетвореному вигляді. Усі по відбиваним у яких видам діяльності діляться на дві групи. Перша — це документи з спільним і адміністративним питанням, тобто. питанням загального керівництва підприємством (організацією) та її виробничої діяльністю. Ці документи можуть становити працівники всіх підрозділів підприємства. Друга ж група — документи з функцій Управління. Такі документи становлять працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів. При документування пам'ятаймо, що цей процес записи інформації на папері чи іншому носії є суворо регламентованим, що, своєю чергою, забезпечує юридичної чинності документа. Проводячи аналіз документообігу, як об'єкт дослідження так можна трактувати окремий документ,документопоток,документационний технологічний процес.

>Документопоток – це потік документів, що циркулюють між пунктами оброблення і створення інформації (керівниками організації та структурних підрозділів, фахівцями) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та інших.)

У кожній організації можна виділити такі потоки документів:

потік яка входить документації, що з що у організацію документів;

потоки внутрішньої документації, які з документів, створених у організації та не призначених до виходу її межі;

потік що виходить документації, що з документів, виділені на відправлення інших організацій.

Документообіг – рух документів мають у організації з їх створення або отримання до завершення виконання чи відправлення.

Слід зазначити, у цьому визначенні наголос робиться на словах "рух документів", тобто шляху вже з підрозділи чи то з одного співробітника до іншого. У цьому порядок руху документа (їх шлях) визначений прийнятим управлінським процесом у цій організації. Найпоширенішим порядком руху документа є послідовний. Як приклад розглянемо процес послідовного затвердження документа. Процес послідовного затвердження документа виглядає так:

1. Співробітник створює першу версію документа.

2. Документ передається для візування і рецензування співробітнику, першому у списку рецензентів.

3. Документ повертається з моїми зауваженнями (внесення змін) чи з візою. Якщо він затверджений, відбувається повернення до кроку 2 наступного співробітники списку рецензентів. Інакше виконуються такі кроки.

4. За підсумками зауважень автором документа створюється наступна версія документа.

5. Перехід до кроку 2 для співробітника, першого списку рецензентів.

>Производимая робота спрямовано створення автоматизованої системи затвердження документа дляАГТУ. Для установи того масштабу, що включає у собі більш 35 відділів і більше 60 кафедр, проблема управління документообігом дуже актуальна, що у процесі документообігу бере участь більше кількість працівниківВУЗа. Не лише науково-педагогічний (серед професорсько-викладацького складу, науковці), а й інженерно-технічний, адміністративно-господарський, виробничий, навчально-допоміжний персонал. Види документів, складовихдокументопотоки вАГТУ, відрізняються як у способу фіксації інформації, і зі способів узгодження, ступеня гласності, юридичної силі, і багатьох інших параметрами. Ось лише деякі види документів:

· навчальні плани;

· графіки процесу;

· доповідні і службові записки;

· заяви (на звільнення, на працевлаштування, ін.);

· трудові договори і договори для подання послуг;

· накази;

· статути, інструкцією, і т.д.

До кожного документа встановлено свій порядок візування. Більшість документів візується співробітникамиАГТУ гаразд зростання повноважень їх посад; у своїй візування має здійснюватися суворо послідовно. За відсутності співробітника відповідній посаді віза ставиться його уповноваженим заступником. Так чи інакше, всі документи пишуться з ім'ям ректораАГТУ і візуються їм у останню. Оскільки процес автоматизації всього документообігу надзвичайно великий і входить у рамки дипломного проекту, як процесів для автоматизації було обрано процеси затвердження навчальних планів і графіків процесу. Навчальні плани вАГТУ візуються у порядку:

1. завідувач кафедри;

2. директор інституту чи декан факультету, на яких закріплена кафедра;

3. начальник навчального відділу;

4. проректор по навчально-методичної роботі;

5. ректор.

Графіки процесу вАГТУ візуються у порядку:

1. директор інституту чи декан факультету;

2. завідувачі кафедрами, що закріплені заинститутом/факультетом;

3. начальник навчального відділу;

4. проректор по навчально-методичної роботі;

5. ректор.

Під час вивченнянеавтоматизированного процесу затвердження документів виявлено такі недоліки:

· неможливістьверсирования документів;

·ненаглядность процесу затвердження;

· можливість втрати, псування документа.

За наявності ж автоматизованої системи узгодження процес візування стане наочним, буде можливостіверсирования документів і майже відстежування переміщень документів співробітників, які беруть участь в документообігу. Це можна буде з допомогоюрепозитария із можливістю зберігання інформації дату, часу внесення змін, і навіть про автора змін. Автоматизована система дозволить розсилати оповіщення користувачам у тому, що він очікує рецензії користувача, чи те, що було затверджений. Також знадобиться розробити модуль інтеграції для взаємодії з роботи вже розробленими системами.


1.2 Огляд аналогів

При аналізі предметної області виявлено такі аналоги, найпопулярніші у Росії:

· «СПРАВА» - «Підприємство»:

Комплексне промислове рішення, що забезпечує автоматизацію процесів діловодства, і навіть ведення повністю електронного документообігу організації. Система заглиблена у підвищення ефективності і забезпечення якості роботи з електронними документами.

Функції системи: стандартний функціонал з організації електронного документообігу, додаткові функції – призначенняштрих-кодов документам, печаткуштрих-кодов (за наявності відповідного устаткування);

· «Бос» - «>Референт»:

Система розроблена для автоматизації управлінського документообігу і діловодства. Система заглиблена у автоматизацію традиційного документообігу, переважно підвищення ефективності роботи з заявками.

Функції системи: стандартний функціонал з організації електронного документообігу, додаткові функції – реалізація співпраці;

· «Євфрат» - «Документообіг»:

Система варта побудови повноцінної системи управліннябизнес-процессами, документами організації.

Функції системи: стандартний функціонал з організації електронного документообігу, додаткові функції – генерація звітів і статистики подокументообороту.

Порівняння аналогів наведено в табл. 1.1.


Таблиця 1.1

Порівняння аналогів

Назва системи

>Интегра-ция з пакетом MS Office

Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс

Доступ по web

Можливість доопрацювання системи штатним персоналом

Можливість розробки модулів інтеграції

Бос

«>Референт»

- + - - -

Річ

«>Предпри-ятие»

- + - - -
Євфрат «>Докумен-тооборот» + - + - -

Вартість систем коливається не більше від 50000 до 68000 рублів за 80 копій (не враховуючи вартостіБД). Серйозними вадами наведених аналогів є неможливість доопрацювання силами штатних фахівців, неможливість віддаленого доступу через веб-інтерфейс, неможливість розробки модулів інтеграції в раніше встановлений програмне забезпечення. Також, враховуючи необхідність навчання персоналу, настроювання й установки кожної копії програми, доопрацювання систем під індивідуальні особливостіАГТУ, вартість зросте кілька разів. Перевагою розроблюваної системи має стати виняток цих недоліків: можливість розробки модулів інтеграції у вже існуючі системи, розробка процесів затвердження, потребують мінімального втручання користувача, можливість настройки системи силами штатних осіб фахівців.

1.3 Постановка завдання

Необхідно розробити автоматизовану систему,автоматизирующую процеси затвердження навчальних планів і графіків процесу, і модуль інтеграції для взаємодії з програмою «Редактор навчальних планів». Утворювана система повинна дозволяти співробітникам відстежувати етапи процесу у перебіг часу, виробляти пошук документів, призначати завдання користувачам, надавати можливість централізовано зберігати документи, і навіть матимуть можливість збереження версій одного документа (>версифицирование).

Серед функцій, наданих системою, би мало бути функції завдання дозволів на директорії і файли, рольова політика безпеки.

1.4 Мета дипломного проекту

Метою дипломного проекту є розробка проекту й створення автоматизованої системи затвердження навчальних планів і графіків навчальних процесів, вивчення структури та засад роботи з документами вАГТУ, вивчення технології затвердження навчальних планів і графіків процесу, і навіть інтегрування у вже існуючу систему їм редагування навчальних планів.

1.5 Мету й призначення системи

Метою системи є автоматизація процесів затвердження навчальних планів і графіків навчальних процесів.

>Назначением системи є збільшення зручності узгодження навчальних планів, графіків навчальних процесів і зменшення кількості загублених і зіпсованих документів.

1.6 Актуальність системи

Автоматизація вищезазначених процесів дозволить працівникам університету, задіяним у процесах затвердження навчальних планів і графіків навчальних процесів, виконувати твердження з мінімальними витратами часу й мінімальним втручанням. У цьому буде надано можливість відстежувати проходження етапів затвердження.

1.7 Вибір засобів і технологій

Як платформи для реалізації автоматизованої системи пропонується вибрати Microsoft OfficeSharePointServer 2007, які вже використовують уАГТУ. Як кошти опрацювання і збереження даних пропонуєтьсяСУБД MSSQLServer 2005. Як веб-сервера пропонується використовувати MS IIS 6.0. Для проектування пропонується використовувати наявні коштиEnterpriseArchitect 7.5, керувати базою даних – MSSQLServer Management Studio, а реалізації проекту – MS MicrosoftVisual Studio 2005, MSVisual Studio 2008SP1 і MS OfficeSharePointDesigner 2007.

Microsoft Office >SharePoint >Server 2007

Сервер OfficeSharePointServer 2007 — це інтегрований набір серверних додатків, сприяють поліпшенню організації праці завдяки можливостям з організації документообігу, всебічного управління інформацією й корпоративної пошуку, прискоренню спільно виконуваних бізнес-процесів і спрощення обміну даними між відділами. WindowsSharePointServices повністю побудовано технологіїASP.NET, тому мати справу доведеться зіштовхнутися з добре знайомими мовами програмування, бібліотеками класівASP.NET і NETyFramework і звичними інструментами розробки. Користувачі можуть швидко створювати вузлиSharePoint, підтримують публікацію певного контенту, управління інформацією, управління записами ібизнес-аналитику. З іншого боку, можна ефективно виконувати пошук людей, документів і майже даних, використовувати бізнес-процеси з урахуванням форм, і навіть отримувати доступом до великому обсягубизнес-данних і аналізувати їх.

MS >SQL >Server

MicrosoftSQLServer — систему управлінняреляционними базами даних, розроблена корпорацією Microsoft.

Страница 1 из 7 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація