Реферати українською » Информатика, программирование » Система автоматизації документообігу. Електронний документ


Реферат Система автоматизації документообігу. Електронний документ

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Зміст

Запровадження

1. Поняття електронного документи й його відмінності між інших видів документів

2. Правовий режим електронного документи й документообігу

3. Процедури дозволу конфліктів

Укладання

Список літератури


Запровадження

Сьогодні застосування системи автоматизації документообігу - важливий чинник, сприяє підвищення ефективності праці осіб, котрі приймають рішення і контролюють їх виконання, тобто. керівників організації. У документах зосереджено більш 80% інформаційних ресурсів підприємств, а документообіг є ключовою технологією управління: управлінські рішення оформляються, доводяться до виконавців, та був контролюються у вигляді документів.

Донедавна автоматизація роботи з документами розглядалася насамперед як інструмент підвищення ефективності діловодних служб, зайнятих упорядкуванням, переміщенням, урахуванням психології та зберіганням паперових документів.

Однак у останнє десятиліття помітний прогрес у сфері офісної автоматизації привело до того, що якраз і можуть з допомогою персональних комп'ютерів складати документи, а натискання кількох клавіш достатньо відправки будь-якого числа копій документа адресатам незалежно від своїх місцезнаходження.

Отже, мета написання даного реферату проаналізувати поняття електронного документа, виявити його юридичної чинності.


1. Поняття електронного документи й його відмінності між інших видів документів

Сучасні текстові процесори дозволяють створювати документи трьох типів.

По-перше, це друковані документи, які створюються та роздруковуються однією робочому місці або лише у робочої групі. Подальше рух документа відбувається у паперовій формі. Склад допустимих коштів оформлення у разі визначається лише технічних можливостей що друкує устрою.

Другий тип - електронні документи у форматі текстового процесора, наприклад Microsoft Word. Такі документи передаються замовнику як файлів. Електронний документ, зазвичай, перестав бути остаточним. Найчастіше замовник у його доробляти, редагувати, форматувати, роздруковувати або використати бодай його компоненти на підготовку своїх документів (книжок, журналів, збірок статей тощо.). Набір дозволених засобів у тому випадку, зазвичай, мінімальний й замовником.

Нині законодавець під електронним документом розуміє - документ, у якому інформація представленій уелектронно-цифровой формі.

Третій тип -Web-документи. Передбачається, у цьому ролі вона залишиться назавжди, та його перетворення на друковані документи не планується. УWeb-документах великій ролі грає управління кольором.

З цією категорії документів найширше вибір коштів форматування та оформлення. [1]


2. Правовий режим електронного документи й документообігу

Основним нормативним документом, який регламентує питання електронного документообігу у Росії, є Федеральний закон від 10.01.02 р. N1-ФЗ "Про електронний цифрового електронного підпису" (далі - Закон N1-ФЗ). [2]

У законі N1-ФЗ проголошуються загальних положень "правилами гри" на електронних ринках у частині питань визнання електронного цифрового підпису (>ЭЦП) в електронний документ рівнозначною власноручного підписи на документі на паперовому носії.

Закон N1-ФЗ прийнятий у відповідність до модельним законом "Про електронний цифрового електронного підпису", що у р. Санкт-Петербурзі 9 грудня 2000 р. постановою на 16-м пленарному засіданні Міжпарламентської асамблеї держав - учасниць СНД. Слід зазначити, що, попри добровільний порядок прийняття відповідних законодавчих актів на внутрішньодержавному рівні, авторитет даного модельного закону надзвичайно високий - окрім Росії вже багато країн СНД (наприклад, Україна) прийняли відповідну стратегію за базову. Різка критика Закону N1-ФЗ окремими представникам російського ринку не цілком обґрунтованою, оскільки концепція прийняття документів загального характеру, регулюючих питання електронного документообігу, практикується в багатьох інших країнах.

ТехнологіїЭЦП використовувалися набагато раніше прийняття закону N1-ФЗ. Зокрема, наказом Банку Росії від 21.09.93 р. N 02-159 був у дію державного стандарту "Підпис цифровий електронний". З іншого боку, в 1993 р. відомий приклад судового розгляду, що з використаннямЭЦП, одній з істотних особливостей якого є також те, що справа відразу був передано до розгляду над арбітражного суду, де б виникнути труднощі здопустимостью доказів, а суд третейський. [3]

У листі Банку Росії від 3.02.04 р. N16-Т містяться рекомендації по інформаційному змісту та молодіжні організаціїWEB-сайтов кредитних організацій, зокрема уп.3.8 вказується, що електронний документообіг між кредитними організаціями та клієнтами через операційний WEB-сайт доцільно здійснювати з засобів аутентифікації електронних повідомлень (зокрема засобів електронної цифрового електронного підпису). [4]

Законодавство проЭЦП є правовий основою використання, експлуатації та розвитку Державної автоматизованої системи Російської Федерації "Вибори", що закріплено в ст.3 Федерального закону від 10.01.03 р. N20-ФЗ. Зокрема, в ст.12 даного Закону передбачено, що електронні документи, підготовлені з допомогоюГАС "Вибори", набувають юридичної чинності після підписанняЭЦП відповідних посадових осіб. Протокол, зведена таблиця про голосування й інші зведені документи, підготовлені електронному вигляді, набувають юридичної чинності тільки після обов'язкової перевірки з допомогою відкритих ключівЭЦП дійсності всіх вихідних електронних документів, основі яких готується зведений електронний документ. [5]

Питання, що стосуються створення електронного документообігу, встають і у низці концептуальних російських документів, у яких визначено основні тенденції соціально-економічного розвитку. Наприклад, основні напрями єдиної державної грошово-кредитної політики на 2003 рік, схвалені радою директорів Банку Росії 16 листопада 2002 р., містять положення про подальшому розширенні сфери застосування електронних платіжних документів, використовуваних під час здійснення безготівкових розрахунків, уніфікації правил електронного документообігу, стандартизації форматів електронних повідомлень, сумісних з відповідними форматами, застосовуваними України в міжнародній практиці.

Про необхідність переходу електронну документообіг державні органи, і навіть електронну обробку та аналізують інформацію, розробки і впровадження електронних адміністративних регламентів і завершення створення урядових порталів з доступом до на відкритій частині таких регламентів, узгодження програм інформатизації органів управління з завданнями і пріоритетами адміністративної реформи в Програмі соціально-економічного розвитку Російської Федерації на середньострокову перспективу (2003-2005 рр.), затвердженої розпорядженням Уряди Російської Федерації від 15.08.03 р. N1163-р. [6]

Та оскільки реальної "зрушенням" у розвитку впровадження систем електронного документообігу лише на рівні державні органи стало ухвалення низки федеральних цільових програм. Передусім це теж стосується Федеральної цільової програми "Електронна Росія (2002-2010 роки)", затвердженої постановою Уряди Російської Федерації від 28.01.02 р. N 65 (в ред. від 8.10.02 р). [7]

Протягом 2005-2010 рр. (третій, етап реалізації Програми) планується забезпечити комплексне впровадження системи електронної торгівлі у сфері постачання продукції для державних потреб на федеральному рівні, і рівні суб'єктів Російської Федерації, стандартизованого документообігу і систем забезпечення інформаційну безпеку. Через війну впровадження даної Програми передбачається довести частку електронного документообігу у загальному обсягу документообігу до 65% всередині відомств і по 40% в міжвідомчому документообігу.

Електронний документообіг використовують і органів судової влади. Причому чинне законодавство передбачає як вирішення глобальних проблем інформатизації судових установ, а й впровадження систем електронного документообігу лише на рівні звичайних районних судів.

Електронний документообіг "проникає" й у сферу податкових відносин. На початку 2002 р. набрали чинності поправки в Податковий кодекс Російської Федерації (НК РФ), що стосуються відповідних форм звітності в електронній формі. Зміни передбачають те, що податкова декларація то, можливо спрямована платником податків у податковий орган по телекомунікаційним каналами зв'язку. І тут податковий орган зобов'язаний передати платникові податків квитанцію про приймання в електронному вигляді. Причому днем уявлення декларації по телекомунікаційним різноманітних каналах зв'язку вважається день уявлення звітності в електронному вигляді (див. Федеральний закон від 28.12.01 р. N180-ФЗ "Про внесенні зміни до статті 80 частини першої таки Податкового кодексу Російської Федерації").

Через кілька місяців (у квітні 2002 р) набрали чинності поправки в Федеральний закон від 23.11 96 р. N129-ФЗ "Про бухгалтерський облік", за якими організація проти неї представляти бухгалтерську звітність в електронному вигляді.

Новели до закону "Про бухгалтерський облік" і НК РФ найповніше конкретизуються у наказі МНС Росії від 10.12.02 р. NБГ-3-32/[email protected] "Про організацію і функціонуванні системи уявлення податкових декларацій і бухгалтерської звітності в електронному вигляді по телекомунікаційним каналів зв'язку". [8]

Зокрема, у документі розкриваються такі питання, як: вимоги допрограммно-аппаратним засобам уявлення податкових декларацій і бухгалтерської звітності в електронному вигляді по телекомунікаційним каналів зв'язку; процедура супроводу податкової і бухгалтерської звітності в електронному вигляді; вимоги до спеціалізованим операторам зв'язку; правила використання коштівЭЦП і коштів шифрування; порядок електронного документообігу при поданні податкових декларацій і бухгалтерської звітності в електронному вигляді.

Порядок уявлення податкової декларації у електронному вигляді по телекомунікаційним різноманітних каналах зв'язку затверджений наказом МНС Росії від 02.04.02 р. NБГ-3-32/169. [9]

Зокрема, платник податків зобов'язаний дотримуватися таких вимог до обороту відомостей у інтерактивному режимі з податковими органами:

після підготовки інформації, що містить дані податкової декларації, платник податків підписує їїЭЦП уповноваженого особи платника податків і відправляє в зашифрованому вигляді у податковий орган за місцем обліку;

протягом доби на адресу платника податків податковий орган висилає квитанцію про зарахування декларації у електронному вигляді. Після перевірки справжностіЭЦП уповноваженого особи податковим органом платник податків зберігає документ у своїй архіві.

На закінчення слід зупинитися на питаннях, що з подальшим розвитком електронного документообігу на корпоративному рівні.

Федеральний закон від 27.12.02 р. N184-ФЗ "Про технічному регулюванні" дозволяє організаціям легітимізувати методологію і технологію електронного документообігу, що вони фактично використовують. [10]

Це здійснюється з допомогою затвердження стандартів організацій. Стандарти організацій відповідності зі ст.17 Закону N184-ФЗ які можна розробляти і затверджуватися організаціями самостійно виходячи з необхідності їх застосування з метою вдосконалення виробництва та підвищення якості продукції, виконання, надання послуг. Стандарти організацій можуть затверджуватися і з метою поширення і його використання отримані різних галузях знань результатів досліджень (випробувань), вимірів і розробок.

Серед перших стандартів організацій у Росії є стандарт регіонального благодійного громадського фонду "Право та Інтернет" - "Телемедицина. Загальні засади" від 29.12.02 р. N 1-2512/2002. [11]

 

3. Процедури дозволу конфліктів

Для нормально функціонувати систем електронного документообіг (>ЭДО) необхідно розробити процедури дозволу можливих конфліктів. Стороною конфлікти (крім учасниківЭДО іфирми-провайдера) може бутифирма-разработчик програмного забезпечення.

При описі всіх процедур передбачається, що договір зфирмой-разработчиком враховує наявність еталонного зразка програмного забезпечення (ПО), котрі можуть зберігатися тільки вфирми-провайдера або в всіх учасників системиЭДО, та заодно слід дотримуватися двох основних умов.

Мабуть документально підтверджено, кожному учаснику системиЭДО (включаючифирму-провайдер) встановлено програмне забезпечення, відповідне еталонному зразком. Збереження еталонних зразків організується в такий спосіб, аби внеможливити можливість зміни еталонного зразка програмного забезпечення без відома сторін: учасника, яка має дане ПО встановлено, розробника іфирми-провайдера. Зазначений режим то, можливо забезпечений, наприклад, системою кількох ключів, коли носій з еталонним зразком зберігається в конверті, опечатаному усіма зацікавленими сторонами, або у сейфі з кількома різними ключами.

Наведемо тепер процедури дозволу конфліктів, які можуть виникнути у процесі функціонування системЭДО.

1. Один із сторін цурається прийняття він зобов'язань по документа, завіреному її діючої цифровий підписом, причому остання визнається справжньої програмою перевірки з іншого боку.

І тут перевіряється цілісність програмного забезпечення сторін шляхом порівняння використовуваного програмного забезпечення з еталонним зразком. Далі можливі такі варіанти:

і якщо буде з'ясовано, що програмне забезпечення однієї зі сторін відрізняється від еталонного, то вся відповідальність (включаючи відшкодування можливих збитків) лежить даної боці;

б) Якщо ж програмне забезпечення сторін відповідає еталонним зразкам, то повторно перевіряється справжність цифрового електронного підпису з допомогою програмного забезпечення, відповідного еталона. Якщо підпис визнається дійсною внаслідок повторної перевірки еталонним ПО, а сторона, що його підписом завірений документ, відмовляється прийняти він зобов'язання в документа, то призначається експертна комісія, а її основі вивчення спірного документа на магнітному носії, роздруківки Основних напрямів разом із цифровий підписом під нею на паперовому носії, зразка цифрового електронного підпису відповідача (відкритого ключа), завіреного його особистою підписом імастичной печаткою, виносить висновок про дійсності цифрового електронного підпису і його відповідність технічному опису використовуваних алгоритмів.

2. Один із сторін цурається приймання й розгляду документа виходячи з те, що цифрова підпис з іншого боку під документом сприймається як фальшива.

Тоді сторона,отказавшая у прийомі документа, запевняє свою відмову від розгляду документа підписом імастичной печаткою, а друга повторно підписує документ цифровий підписом і спрямовує її першої боці.

Якщо нова підпис знову визнається програмою перевірки першої боку недійсною, то перевіряється схоронність (відповідність еталонному зразком) програмного забезпечення сторін. Тут такі варіанти:

а) порушено програмне забезпечення автор документа - тоді відмова з іншого боку від розгляду документа є правомірним;

б) зруйновано програмне забезпечення у боку, яка позбулася прийому документа, - у разі вона зобов'язана відшкодувати збитки, що виникли внаслідок її відмовитися від розгляду документа; основою притягнення до відповідальності служить офіційну відмову прийому документа.

Важливе значення для нормально функціонувати системЭДО має розробка процедур визначення випадків, коли трапиться відповідальність розроблювача програмного забезпечення.

Алгоритми, використовувані в програмне забезпеченняЭЦП, зізнаються ненадійними, якщо доведено практична можливість за прийнятний термін:

а) або підробити підпис під документом;

б) або визначити на зразок підпис підписаних документів секретний ключ;

в) або змінити документ, не порушивши дійсності підписи.

Програмне забезпеченняЭЦП визнається який технічному опису використовуваних алгоритмів, якщо документ, підписаний із використанням програмного забезпечення, відповідного еталонному зразком, однією стороною, сприймається як фальшивий відповідним еталонному зразком програмним забезпеченням з іншого боку (за умови, що обидві сторони використовують діючі ключі підписування).

Коли системіЭДО деякі типи документів обробляються в автоматичному режимі, їм необхідно встановити жорсткі вимогами з їхньої структури й визначено дії, що їх при обробці документа кожного типу (операційні умови). У цих системах зазвичай вводиться поняття припустимого документа, тобто. документа, задовольняючого описаним у системі форматам. Крім згаданих раніше процедур необхідно описати що й процедури, застосовні при конфліктах з питань про допустимості документів і майже правильності їх опрацювання.

Програма перевірки допустимості документів вважає нестандартним правильно оформлений документ, якщо:

еталонна

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація