Реферат Система баз даних MS Access

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Запровадження

У ділової чи особистої сфері найчастіше доводиться працювати з цими із джерел, кожен із яких пов'язані з певним виглядом діяльності. Для координації всіх таких даних необхідні певні знання і набутий організаційні навички. Microsoft Access об'єднує дані з різних джерел у однієї реляційної базі даних. Создаваемые форми, запити, й звіти дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати запитання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані й друкуватимуть звіти. Система база даних в MS Access є сукупність інструментів для введення, зберігання, перегляду, вибірки та управління інформацією. До цих засобам ставляться таблиці, форми, звіти, запити. У MS Access підтримуються два способі створення бази даних. Можете створити порожню базі даних, та був додати у ній таблиці, форми, звіти та інші об'єкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, але потребує окремого визначення кожного елемента бази даних. Крім цього є створити з допомогою майстра базі даних певного типу з усіма потрібними таблицями, формами і звітами. Оскільки MS Access містить великий вибір підготовлених вам баз даних, другий спосіб у часто може бути кращим. У обох випадках у Вас залишиться можливість у час змінити й розширити створену вами базі даних.

Система Access — це набір інструментів кінцевого користувача керувати базами даних. До її складу входять конструктори таблиць, форм, запитів і звітів. Систему цю можна розглядати і як середовище розробки додатків. Використовуючи макроси чи модулі для автоматизації вирішення завдань, можна зорієнтовані користувача докладання так само потужними, як і мережеві додатки, написані безпосередньо мовами програмування. Водночас включатимуть кнопки, меню і діалогові вікна. Программируя мовою VBA, можна такі потужні програми, як саме система Access.

Створення додатків без програмування з допомогою макросів Access. Користувачі електронних таблиць і баз даних бути знайомі із багатьма ключовими поняттями, які у Access. Перш ніж розпочати роботу із будь-яким програмним продуктом, важливо усвідомити його можливості і типи завдань, на вирішення що їх призначений. Microsoft Access (далі — просто Access) — це багатогранний продукт, використання якого обмежена лише уявою користувача.

У Access повною мірою реалізовано управління реляционными базами даних. Система підтримує первинні і його зовнішні ключі і відданість забезпечує цілісність даних лише на рівні ядра (що запобігає несумісні операції відновлення чи видалення даних). З іншого боку, таблиці в Access обладнані засобами перевірки допустимості даних, предотвращающими некоректне введення незалежно від цього, як і здійснюється, а кожне полі таблиці має власний формат і стандартні описи, що полегшує введення даних. Access підтримує всі необхідні типи полів, зокрема текстовий, числової, лічильник, грошовий, дата/время, MEMO, логічний, гіперпосилання і ниви об'єктів OLE. Якщо у процесі спеціальної обробки полях немає ніяких значень, система забезпечує повну підтримку порожніх значень.

1. Створення баз даних, і введення даних

У Microsoft Access підтримуються два способі створення бази даних. Є створити порожню базі даних, та був додати у ній таблиці, форми, звіти та інші об'єкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, але потребує окремого визначення кожного елемента бази даних. Є також можливістю відразу створити з допомогою майстра базі даних певного типу з усіма потрібними таблицями, формами і звітами. Це найпростіший спосіб початкового створення бази даних. У обох випадках у Вас залишиться можливість у час змінити й розширити створену базу данных[1] .

1.1. Створення порожній бази даних

До сформування нової бази даних виконайте команду Файл/Создать. На екрані відкриється вікно діалогу “Створення”, що містить дві вкладки:

“Загальні” — дозволяє створити нову порожню базі даних;

“Бази даних” — дозволяє вибрати зразок бази даних, у якому більшість необхідних об'єктів, і створити базу з допомогою майстра.

До сформування нової порожній бази даних перейдіть на вкладку “Загальні” і натисніть кнопку ОК у нижній частині вікна діалогу. На екрані відкриється вікно діалогу “Файл нової бази даних” . У цьому вікні діалогу з раскрывающегося списку Папка виберіть папку, у якій хочете зберегти створювану базі даних, а полі введення Ім'я файла введіть ім'я бази даних. Після цього Можете створити з допомогою майстра базі даних певного типу з усіма потрібними таблицями, формами і звітами. Оскільки MS Access містить великий вибір підготовлених вам баз даних, другий спосіб у часто може бути кращим. У обох випадках у Вас залишиться можливість у час змінити й розширити створену Вами базі даних.

При виборі імені бази даних не обмежуйте себе вісьмома символами, а дайте волю фантазії. Розширення для імені файла вказувати непотрібно, за умовчанням на полі введення Тип файла встановлено тип “База даних”. Після введення імені створюваної бази даних натисніть кнопку Створити даного вікна діалогу. На екрані відкриється вікно бази даних. Вона складається з шести вкладок, які поки що порожні. У цьому вікні Ви маєте створити всі об'єкти, що входять до базі даних. Їх перелік відповідає ярликам вкладок у верхній частині вікна бази даних. У цьому вся вікні Можете створювати таблиці, бережуть інформацію, звіти, форми, запити. Усі вони розташовуватися у вкладках, що відкриваються під час виборів відповідного ярлика.

1.2 Створення бази даних із допомогою майстра

До сформування нової бази даних із допомогою майстра виконайте такі дії:

Виконайте команду Файл [Створити]

У розпочатому вікні діалогу “Створення” виберіть ярлик “Бази даних”. На екрані з'явиться список баз даних, запропонованих майстром. Цей список дуже високий і може становити кілька десятків різних варіантів, які можуть опинитися відразу використовуватися чи послужать підвалинами побудови інших баз даних. Наприклад, “Замовлення на роботи”, “Рахунки”, “Контакти”, “Заходи”, … тощо.

Виберіть зі списку підходящий Вам зразок бази даних, і запустіть виконання майстер створення бази даних, натиснувши кнопку ОК.

У розпочатому вікні діалогу “Файл нової бази даних” з раскрывающегося списку Папка виберіть папку, у якій хочете зберегти створювану базі даних, а полі Ім'я файла введіть її ім'я. Потім натисніть кнопку Створити.

Наступного вікні діалогу майстер повідомляє, яку міститиме створювана ним база даних. У частині цього вікна діалогу перебувають такі кнопки:

•Скасування — перестає працювати майстра;

•Назад — дозволяє повернутися до попередньому кроку у роботі майстра;

•Далі — дозволяє можливість перейти до наступному кроку у роботі майстра;

•Готове — запускає майстер створення бази даних із обраними параметрами, причому перед натисканням цієї кнопки висвічується інформація, яка зберігатися базі даних.

Для роботи натиснімо кнопку Далі.

Открывшееся вікно діалогу містить два списку. Перший — список таблиць бази даних, а другий — список полів обраної таблиці. У списку відзначені поля, які включені у таблицю. Зазвичай відзначені майже всі поля таблиць, крім полів, що використовуються нечасто. Встановлюючи чи наймаючи прапорці для полів, Можете вибрати поля таблиці. Коли вибрали поля таблиць, натиснімо кнопку Далі.

Наступного вікні діалогу виберіть із запропонованих зразків вид оформлення екрану і натиснімо кнопку Далі (у своїй на екрані Вам пропонується можливість попереднього перегляду видів оформлення екранів, які Можете перебирати у правому вікні вікна діалогу).

На наступному кроці роботи майстра можна визначити вид створюваних для бази даних звітів . Після вибору підходящого вам виду натисніть кнопку Далі (тут також Вам пропонується попередньо ознайомитися з можливими варіантами, які теж можна перебирати).

Открывшееся потім вікно діалогу майстра створення бази даних дозволяє поставити її заголовок і малюнок (наприклад, торговий знак фірми), який з'являтися в всіх звітах. Якщо ви вирішили використовувати малюнок, встановіть прапорець Так. І тут стає доступна кнопка Малюнок, натискання яку відкриває вікно діалогу “Вибір малюнка” для вибору заздалегідь створеного Вами файла та на малюнку. Нажмите кнопку Далі до виконання подальших установок.

Нажав кнопку Готове у тому вікні діалогу, Ви запускаєте майстер на побудова бази даних із встановленими параметрами. Використовуючи кнопку Назад, Можете повернутися в кожній із попередніх кроків і чи змінити параметри бази даних. Можете натиснути кнопку Готове у кожному вікні діалогу майстра, відмовившись від подальшої установки додаткових параметрів. І тут майстер у роботі використовує установки, прийняті за умовчанням.

Після натискання кнопки Готове майстер переходить до створення бази даних, що з таблиць із наперед заданими Вами полями, найпростіших форм введення і перегляду інформації та найпростіших звітів. Після закінчення процесу створення бази даних Ви відразу ж потрапити можете скористатися готової базою даних: вводити до таблиць дані, переглядати їх і роздруковувати.

Якщо варіанти запропонованих баз даних Вас не влаштовують, то Можете створити порожню базі даних і додати у ній таблиці, запити, форми і отчеты[2] .

1.3. Створення таблиць

Отже, Ви приступаєте до створення таблиць бази даних, у яких згодом вводитимуть інформація. Надалі дані в таблиці можуть доповнюватися новими даними, редагуватися чи виключатимуться з таблиці. Можете переглядати дані в таблицях чи упорядкувати їх за деяким ознаками. Інформація, у таблицях, можна використовувати упорядкування звітів. З іншого боку, Можете дати графічну інтерпретацію інформації, котра міститься базі даних. З рішенням з завдань Ви познайомитеся у наступних розділах.

Створення таблиці в MS Access ввозяться вікні бази даних. Розглянемо послідовність Ваших дій під час створення таблиці у новій базі даних:

Відкрийте вікно створеної Вами бази даних, і перейдіть на вкладку “Таблиці”.

Нажмите кнопку Створити з вікна бази даних.

Відкриється вікно діалогу “Нова таблиця”, у правій частині якої перебуває список варіантів подальшої роботи:

Режим таблиці — дозволяє створити нову таблицю як таблиці;

Конструктор — дозволяє створити нову таблицю в конструкторі таблиць;

Майстер таблиць — дозволяє створити нову таблицю з допомогою майстра;

Імпорт таблиць — дозволяє здійснити імпорт таблиць із зовнішнього файла у поточну базі даних;

Зв'язок із таблицями — дозволяє здійснити створення таблиць, що з таблицями з зовнішніх файлів.

Виберіть з цього таблиці підходящий Вам варіант створення таблиці і натиснімо кнопку ОК.

Створіть структуру таблиці з допомогою обраного Вами кошти.

Щоб зв'язати таблицю з котра міститься у ній інформацією, кожної таблиці присвоюється ім'я. Поставте ім'я таблиці з вікна діалогу “Збереження” і натисніть кнопку ОК.

При присвоєння імені таблиці, як й імені бази даних, Можете не обмежуватися вісьмома символами. Ім'я таблиці, як і імена інших об'єктів бази даних, зберігається у самій базі данных[3] .

1.4. Створення таблиці з допомогою майстра

MS Access містить низку таблиць, що ви можете використовувати як прототипів необхідних Вам таблиць. З використанням майстра Можете як заощадити час утворенні таблиць, а й забезпечити стандартні імена і типи даних полів таблиць.

Щоб викликати майстра до створення таблиці, з вікна діалогу “Нова таблиця” виберіть опцію Майстер таблиць і натиснімо кнопку ОК. На екрані відкриється вікно діалогу, представивши для Вас необхідний матеріал до роботи.

У лівої частини вікна діалогу перебуває список Зразки таблиць. Зверніть увагу, за вибору таблиці із списку змінюється розташований поруч список Зразки полів, у якому запропоновані зразки полів для обраної таблиці.

Спочатку Вам необхідно зі списку Зразки таблиць вибрати прототип таблиці, яка на створювану Вами таблицю. Потім зі списку Зразки полів виберіть поля таблиці і розмістіть в списку Поля нової таблиці.

Вибір таблиць і полів для обраної таблиці. Кнопки вибору полів.

Для вибору полів використовуйте кнопки зі стрілками, розташовані правіше списку Зразки полів.

Використовуючи кнопку Переименовать полі, Можете у разі потреби змінити найменування кожного з вибраних полів у списку Поля нової таблиці. Сформувавши список полів створюваної таблиці, натисніть кнопку Далі.

Зауважте, що час використання майстра таблиць Вам не потрібно турбуватися про типах даних. Коли Ви вибираєте полі зі списку Зразки полів, майстер передбачає, що він знає, якому типу даних вам підійде. Коли таблиця створена, можна перейти в режим конструктора таблиць і подивитися, які типи даних вибрав майстер для Ваших полів.

На наступному кроці створення таблиці Ви ставите ім'я таблиці і визначаєте ключове полі.

Майстер пропонує Вам свій варіант імені, який Можете прийняти, натиснувши клавішу Tab. Якщо ви хочете привласнити таблиці будь-яке інше ім'я, введіть їх у текстове полі.

Нині можна вказати майстру, що він автоматично підібрав для таблиці первинний ключ, й тицьнути на кнопку Далі до переходу в таке вікно діалогу.

Якщо в Вас базі даних вже є раніше створені таблиці, третьому кроці майстер допоможе Вам зв'язати створювану таблицю з роботи вже створеними. Для зв'язування створюваної таблиці коїться з іншими таблицями бази даних виберіть зі списку вже що у базі даних таблиць таблицю, з якою хочете її зв'язати, і натиснімо кнопку Зв'язки. На екрані відкриється вікно діалогу “Зв'язки”. У ньому за умовчанням обрано опція Таблиці пов'язані. Встановіть одне із двох можливих типів створюваних зв'язків і натисніть кнопку ОК.

Ви вказали MS Access всю необхідну інформацію до створення таблиці. На наступному кроці ви можете вказати режим вашої подальшої роботи:

Зміна структури таблиці — після роботи майстра на екрані відкривається режим конструктора для можливої модифікації створеної структури таблиці;

Безпосередній введення даних в таблицю — після завершення робіт майстра на екрані відкривається режим таблиці, дозволяє розпочати введення даних в таблицю;

Введення даних в таблицю з допомогою форми, створюваної майстром — після

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

  • Реферат на тему: Висловлювання і Оператори
    Висловлювання. Оператори Висловлювання. Порожній оператор. Блоки. Оператори if. Оператори switch.
  • Реферат на тему: Функції в З++
    Описание Функцій. Визначення Функцій. Передача Параметрів. Повернення Значення. Векторные
  • Реферат на тему: Макросы в З++
    Як зазначалося, кожен макрос виявляє свій недолік чи мові, чи програмі. Коли хочете використовувати
  • Реферат на тему: Документація з урахуванням RTF-шаблона
    Розробка прикладного ПО – це написання коду програм, а й проектування друкованих документів і майже
  • Реферат на тему: Інсталяція by NSIS
    Адже рано чи пізно будь-який програміст з проблемою створення дистрибутивів свого дітища.

Навігація