Реферати українською » Информатика, программирование » Управління видатками як реального часу


Реферат Управління видатками як реального часу

Володимир ЧААДАЕВ, Тетяна БРОННИКОВА

Для успішного управління підприємством дуже важливий чітко організований процес контролю витрат. Але хто підприємства, навіть впровадили корпоративну інформаційну систему з урахуванням ERP, продовжують здійснювати контроль витрат за її межами. Чому? Це з тим, що у ERP-системе закладено методика бюджетного контролю, що зазвичай не збігаються з загальноприйнятої практикою російських підприємств. У цій статті автори обговорюють методику контролю витрат, реалізовану в Oracle E-Business Suite, і пропонують приймати рішення про її застосуванні тільки після докладного аналізу особливостей системи.

Що таке витрати і як їх контролювати?

Що зазвичай розуміється під терміном «витрати»? У дефініціях бухгалтерського обліку існує поняття «визнаних витрат». Це витрати, які можна включити в собівартість реалізованої продукції звітний період. Проте визнані витрати практично неможливо контролювати, оскільки момент визнання є облікованим подією, наступаючим автоматично або за закритті звітний період, або за відвантаженні продукції. Зазвичай здійснюється контроль «згаданих витрат». Під такими видатками усвідомимо оплачені і неоплачені зобов'язання в придбання товарів та послуг. У окремих випадках період, у якому витрати були понесены і вважаються, збігається. Та відбувається завжди. Наприклад, Витрати матеріали, здобуті одному періоді, можуть бути визнані як витрати й інші. Щоб не використовувати незручний термін «понесені витрати», умовимося у межах статті іменувати понесені витрати витратами.

Завдання бюджетного контролю у тому, щоб обмежити витрати рамками затвердженого бюджету. Ефективність бюджетного контролю визначається наявністю будь-якої миті часу достовірну інформацію у тому:

- які витрати вже здійснено;

- які витрати ще мають бути;

- як та інші витрати співвідносні з планом витрат.

Для організації бюджетного контролю потрібні значні технічні і організаційні зусилля, і навіть інформаційна підтримка. Чому багато компаній, впровадили ERP-системы, не використовують закладені у них механізми бюджетного контролю? Чи застосована них методика непридатна для російських компаній, і й тут йдемо «особливим шляхом»?

Розглянемо організацію бюджетного контролю із застосуванням ERP-системы Oracle E-Business Suite. На його організації знадобиться впровадження наступних модулів системи: Головна книга, Закупівлі, Запаси, Кредитори, Подсистема бюджетування з урахуванням OFA чи ЕРВ (малюнок). Власне контроль витрат реалізується з допомогою функції «Контроль фондів».

На рахунках Головною книжки Oracle є можливість одночасно зберігати інформацію з трьом типам сум: бюджетним, фактичним і зобов'язань.

Бюджетні суми формуються у системі бюджетного планування і вводяться на рахунки Головною книжки до початку періоду.

Фактичні суми передаються на рахунки ДК внаслідок проводки зареєстрованих рахунків-фактур послуги (Кредитори) або за вступі товарно-матеріальних цінностей (ТМГД) - закупівлі, запаси.

Зобов'язання є суми, зарезервовані палестинцям не припиняти платежів з затвердженим заявками і замовлень на закупівлю і рахункам-фактурам. Суми зобов'язань автоматично формуються під час створення в модулі Закупівлі наступних об'єктів: заявки купівля; замовлення придбання; планові замовлення придбання, - і навіть при реєстрації рахунки-фактури в модулі Кредитори.

Бюджетний контроль ввозяться момент реєстрації зобов'язання й у контролі доступного фонду, який розраховується за такої формули:

доступний фонд = бюджет — фактичне сальдо — — зобов'язання.

Якщо доступний фонд більше нуля, то контроль фондів проходить успішно, і цей замовлення чи заявка утверджується й обробляється далі. Якщо доступних фондів недостатньо, то контроль фондів може завершитися або забороною і блокуванням операції, або попередженням про перевищення. Це від настройки параметрів системи, які визначають такі можливі дії. У час реєстрації у системі заявки на закупівлю чи рахунки-фактури формується «зобов'язання» за рахунком витрат, яке резервує фонди цьому рахунку під конкретні витрати (див. малюнок). Надалі під час створення документів фактичного обліку по рахункам-фактурам чи надходженням ТМЦ, здійснюється сторнирование проводок раніше створених зобов'язань та переклад сум витрат у «фактичне сальдо».

Задля реалізації бюджетного контролю у Oracle E-Business Suite знадобиться спеціальна настроювання структури плану рахунків. У Oracle застосовується многосегментная структура плану рахунків. Склад і структура сегментів визначаються у початковій стадії впровадження. Важливим моментом і те, що структура плану рахунків використовується для ведення як бюджетних, і фактичних даних. Саме період впровадження ERP-системы є зручним моментом доведення у відповідність системи управління і бухгалтерського обліку у частині створення єдиного плану рахунків. У багатьох проектів впровадження системи Oracle E-Business Suite при настроюванні структури плану рахунків Головною книжки використовуються такі сегменти: бухгалтерський рахунок; стаття витрат; центр фінансової відповідальності (ЦФО); інші аналітичні сегменти.

Під рахунком ми розуміти унікальну комбінацію значень всіх сегментів плану рахунків. Наприклад, 001. 26001. 5210. 10001 - це рахунок, яка має в сегментах визначено такі значення ЦФО - 001, рахунок СУ - 26001, стаття - 5210, код проекту- 10001.

Бюджетні суми, звісно, не вводяться з такою детальністю. Припустимо, що бюджет витрат розроблений у межах ЦФО, бухгалтерського рахунки і витрат. У цьому інші аналітичні сегменти у процесі бюджетного планування не використовуються. Для введення таких даних буде використано «зведений рахунок», який підсумовує значення по неиспользуемым сегментам.

У чому особливість реалізованої в Oracle методики бюджетного контролю?

По-перше, контроль здійснюється над момент платежу, а заздалегідь, в останній момент наміри здійснити витрати.

По-друге, у час доступна інформацію про фактично нових тата й очікуваних подіях у межах витрат і рух коштів (таблиця).

По-третє, такий гарантує, що оплаті буде представлено документи, минулі твердження. З затверджених зобов'язань та рахівниць-фактур автоматично формується графік платежів. І це разі головне завдання казначейства стає не контроль витрат, а забезпечення достатньої кількості коштів до виконання прийнятих зобов'язань.

Бюджетний контроль російській підприємствах

Які ж відмінності бюджетного контролю російській підприємств і чому він складно поєднується з ERP-системами? Розглянемо кілька типових прикладів.

Платежі ототожнюються з витратами

Припустимо, внаслідок планування діяльності підприємства створено бюджет витрат за закупівлю матеріалів та надання послуг. На його основі розробляється бюджет платежів. На етапі контролю, для підготовки заявок на платежі, виконується порівняння фактично витрачених сум з бюджетом платежів з цій статті і законодавців береться рішення про затвердження платежу, відмову чи перерозподілі бюджетних сум між статтями, у разі перевищення ліміту за 57-ю статтею. Чимало є організацій фактичні витрати значно різняться від запланованих. Це спричиняє частим коригуванням бюджету. Причина таких відмінностей у тому, що платежі цього періоду ставляться як до поточному, до майбутнім і які пройшли періодам. Отже, завдання контролю ускладнюється необхідністю коригувань цих тимчасових відмінностей.

Бюджет Фактичні дані Планові дані
Витрати Фактичні суми на рахунках ДК Зобов'язання на рахунках ДК
Платежі Фактичні платежі (оплачені рахунки-фактури в модулі Кредитори) Очікувані платежі по рахункам-фактурам та інших зобов'язаннях.

Зверніть увагу, що у реалізованої в Oracle E-Business Suite методиці контроль ввозяться момент наміри понести витрати (виникнення зобов'язань). Це дозволяє уникнути коригувань, що з тимчасовими відзнаками.

 «Вершина айсберга»

У розглянутий прикладі робиться спроба управляти видатками через потоки коштів. Проте потік коштів вторинний щодо витрат. Часто бюджетний контролер в останній момент платежу неспроможна впливати виникнення витрати. Це відбувається у тому випадку, коли дата оплати вже настала і виходячи з умов договору. Фактичні витрати відбулися зобов'язання в компанії виникли, отже, відмовитися від платежу пізно. Адже це може викликати штрафні санкції чи зрив процесів забезпечення поточної діяльності підприємства. Бюджетний контролер аналізує лише фактично сформовану картину потреби у грошових ресурсах за поданими заявками на платежі. Кажучи образно, він вбачає лише «вершину айсберга», а події, які можуть викликати платежів до найближчим часом, йому приховані. Ситуація ускладнюється відсутністю оперативної інформації про про поточний стан розрахунків й платежів з певної статті витрат. Зазвичай це дані формуються у системі оперативного обліку, і в останній момент контролю ще недоступні, оскільки передача інформації здійснюється з певною періодичністю. Для ефективного контролю потрібна наявність інформації як про поданих заявках, а й планованих і очікуваних платежах, і це інформація мусить бути доступна як реального часу.

Планування до «останнього цвяха»

Наступний приклад ілюструє надмірну деталізацію бюджету витрат. Припустимо, підприємство формує бюджет, у якому заплановані витрати на статтям. Однак у ході оперативної діяльності завжди відбуваються незначні зміни - перерозподіл сум за статтями. Але якщо бюджет жорстко зафіксовано до статті, такий переклад сум потребує коригування бюджету. І підготовка платежу перетворюється на тривалу процедуру, у яких компанія знижує свою ефективність.

Тому бюджетування слід здійснювати по зведеним статтям, не захоплюючись зайвої деталізацією. Для такий варіант бюджетного контролю можна визначити зведений рахунок, наприклад, суммирующий витрати на цілому в ЦФО. Перерозподіл витрат за статтям перебуває у сфери повноважень керівництва ЦФО. Які переваги може мати простий підприємство, реалізуючи систему бюджетного управління у інтегрованої інформаційної системі?

1. Значно підвищується оперативність: будь-якої миті часу доступна інформація як про фактичному виконанні бюджету, а й про очікувану його виконанні з урахуванням зобов'язань.

2. Платежный календар формується автоматично з урахуванням створених зобов'язань та рахівниць-фактур.

3. Скорочуються Витрати бюджетний контроль. Звісно, цієї статті ми лише позначили суть проблем управління видатками. Але це допоможе критично оцінити процес контролю видатками для підприємства і накреслити шляхи його вдосконалення через реалізацію у єдиній інформаційної системі.

Список літератури

Журнал «Connect!», №11.2005

Схожі реферати:

Навігація