Реферати українською » Экономика » Службові записки, розпорядження, інструкцією, і інші внутрішні документи компанії


Реферат Службові записки, розпорядження, інструкцією, і інші внутрішні документи компанії

Страница 1 из 4 | Следующая страница

1. Внутрішня документація Вашої компанії.

Чи обов'язково формулювати мети компанії на папері?

Вочевидь, що кожен підприємець зацікавлений у успішну діяльність своєї компанії. Для успішного початку будівництва і підтримки діяльності підприємства власниками і керуючими намічаються цілі й завдання. Цілі — це чітко визначені результати, до досягнення яких прагне організація. Система завдань — що це фундамент, у якому базується її повсякденна діяльність.

Цілі може бути, наприклад, такими: максимальне збільшення чистий прибуток, задоволення потреб клієнтів, враховувати інтереси співробітників, максимальне збільшення частки ранка, принесення користі суспільству.

Ні самі організації, ні фахівці з цим питанням не був переконаний у тому, наскільки конкретними мали бути зацікавленими мети. Але всі згодні про те, що повинно бути обов'язково (їхнє співчуття також називають завданнями, місіями, основними принципами тощо.).

Цілі організації виконують такі функції:

Вони визначають курс, якій слід організація.

Вони встановлюють основні засади функціонування компанії.

Вони формують документ, дає організації бути і функціонування.

Вони є нормами, дотримання яких можуть призвести до досягнення успіху.

Вони показують бажане стан справ (а чи не вже досягнуте).

Хоча мети організації раз у раз змінюються, вони, оскільки направляють зусилля співробітників у загальне русло.

Чи потрібно конкретизувати спільні цілі компанії?

Цілі, зазвичай, бувають виражені загальними фразами, тому вони можуть дати працівникові уявлення, що робити саме його, щоб їх досягти. Оскільки є безліч способів досягнення мети, виникає потреба у визначенні конкретної політики компанії і методів її здійснення.

Політика компанії є загальні принципи компанії. Політика компанії — це каркас, побудований відповідність до цілями організації та готовий до здобуття права допомагати менеджерам приймати рішення. Позаяк є лише основні установки, то менеджеру надається певна свобода дій прийняття рішень. Нижче наведені приклади того, як мети можуть співвідноситися з політикою (загальними принципами роботи) компанії:

Мета Політика (загальні принципи)

Задоволення потреб клієнтів

Принесення користі суспільству

Задоволення потреб співробітників

Якщо клієнт незадоволений придбаним товаром чи отриманими послугами, його гроші повернуть.

Менеджерам варто використовувати кожну можливість залучення організації у громадської діяльності, в проведення адресних благодійних акцій тощо.

Усі висування на керівні посади має здійснюватися у складі компанії.

У наведеному вище прикладі зверніть увагу, як забезпечується деяка свобода дій менеджерів і гнучкість після ухвалення ними рішень. Що посаду менеджера у створенні, то більша свобода дій йому надано.

Сформульовані загальні принципи (політика) компанії допомагають їй досягати цілей. Наявність політики, по-перше, істотно полегшує процес прийняття рішень. По-друге, стає можливим уникнути конфліктів з працівниками. І, нарешті, по-третє, наявність політики може допомогти заощадити час, оскільки рятує менеджерів від виробничої необхідності знову приймати одні й самі рішення.

Звісно, неможливо сформулювати такі принципи, які відповідали б будь-яким обставинам. Неможливо створити політику попри всі випадки життя. Вочевидь, полегшуючи процес прийняття рішень, політика одночасно дещо обмежує можливості гнучкість менеджерів. У будь-якій політиці є винятки з правил, і часто призводить до розчарування.

Політика компанії визначає основні засади прийняття рішень. Вона створюється у тому, аби допомогти компанії досягти поставленої мети. Якщо виникає потреба у конкретніших довідниках прийняття рішень, то пишуться методики, правила, стану та інструкції.

Чим методика компанії відрізняється від неї політики?

Методикою називається конкретне посібник з прийняттю рішень, що є інструментом проводити політику у життя. Якщо країні політика надає певну свободу дій прийняття рішень, то методики надають обмаль таких свобод або надають зовсім.

Керівництва й положення від правил. Якщо методика передбачає деяку свободу, вона називається керівництвом чи становищем. Якщо немає, вона називається правилами. Наприклад:

Мета: Задоволення потреб клієнтів

Політика (загальні принципи): Якщо клієнт незадоволений придбаним товаром, його гроші повернуть

Методика (керівництво, чи становище): Необхідно старанно перевірити повернутий товар про те, ні він використаний за призначенням

Методика (правило): Клієнт повинен розписатися в акті за повернуті гроші

Тільки одній цього можна скласти довгий список посібників і керував. Зверніть увагу, що замість правіше графа таблиці, тим менше свободи має співробітник у діях.

Як визначити, чи потрібно моєї компанії сформулювати загальні принципи своєї роботи?

Не всі компанії мають письмово оформлену політику й методики її здійснення. Чим більший розмір компанії, тим імовірніше наявність письмово оформленої політики і тих великим буде кількість наявних методик. При викладі основних принципів функціонування можуть використовуватися різні документи, ними необов'язково мали бути зацікавленими метою, політика та методики, ці самі три документа, приміром, може бути складниками однієї. Але найважливішим і те, щоб були ясними і зрозумілі й щоб йшли.

Якщо ви відповісте позитивно на хоча один із наведених нижче питань, Ви можете серйозно замислитися над необхідності формулювання у цьому чи іншій формі загальних засад роботи Вашої організації:

Чи доводиться організації часто кидати персонал з роботи в іншу?

Чи високий рівень плинність кадрів у середовищі колег?

Не вважає начальство, що й підлеглі усе швидко забувають?

Чи багато співробітникам доводиться виконувати складних та часто повторюваних дій?

Склонно чи начальство до формалізації комунікацій шляхом «відображення лише у письмовому вигляді»?

Чи доводиться начальникам часто повторювати вказівки?

Чи буває, що працівники забувають важливі кроки під час вирішення складних завдань?

Чи буває, що працівники скаржаться те що, що де вони знали, що з виконанні будь-якої завдання вимагалося зробити той чи інший крок?

У процесі совей роботи Вам, швидше за все, доведеться постати необхідність написання политики/методики компанії на одній із трьох ситуацій: (1) з організацією нової компанії; (2) якщо виникає у нової политике/методике; (3) якщо переробляються вже існуючі принципи і методик.

Очевидно, Вам доведеться розробляти політику й методики, які присвячені різноманітним питанням. Під час роботи користуйтеся принципами, згаданими раніше. Підготовлений Вами документ може бути конкретний, зрозумілий, исчерпывающ, послідовний і ефективний.

У ефективної политике/методике мають утримуватися відповіді п'ять питань: Хто? Що робити? Коли? Як? Чому?

Пам'ятаєте, політика (загальні принципи) має методиці (посібникам, положенням і правил), а методика мусить бути розписана по кроків. Намагайтеся чітко розмежовувати кроки методики. Окремі кроки методики зазвичай розуміють різні дії. У ідеалі у кожному кроці повинно бути описано біліша одного дії. Якщо за виконанні методики мусить бути дотримана якась послідовність дій, то обов'язково нумеруйте кроки.

Зазвичай всі заяви про політики і застосовуваних процедурах повинен мати такий формат:

1. Загальні принципи

2. Стратегії, що стосуються конкретних питань

3. Методики (керівництва, становища, правила)

За вмістом загальні принципи діяльності компанії є інструктивними документами, у процесі їхньої підготовки Можете також користуватися рекомендаціями, які у п. 5 справжньої глави — «Як написати хорошу інструкцію чи основні засади створення інструктивної документації».

2. Особливості роботи з внутріфірмової документацією.

Хто у компанії має займатися роботою з внутріфірмової документацією?

Інформаційно — документационное забезпечення діяльності будь-який організації є дуже важливою обслуговуючої функцією. У великих і середніх організаціях цих функцій зазвичай виконує спеціальне структурне підрозділ, що може мати різні назви: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат. У невеличких компаніях цих функцій, зазвичай, покладено на секретаря.

Основним нормативним документом, яка визначає роботу по документационному обслуговування організації, є інструкція з діловодства. Розробляється на основі загальнодержавних тих нормативних документів: Основних положень Державної системи документационного забезпечення управління, Основних правил роботи позавідомчих архівів, державні стандарти на уніфіковані системи документації, методичних матеріалів архівних органів, відомчих правил.

Що таке внутрішній документообіг та її основні етапи?

Документооборотом називається рух документів мають у організації з їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Уся документація організації ділиться втричі документопотока: вхідні (вступники) документи; вихідні (відправлені) документи; внутрішні документи. Кожен із потоків має свої особливості у складі, кількості, обробці та русі. Загальна кількість документів всіх потоків протягом року становить обсяг документообігу організації.

Від чіткості і оперативності обробітку грунту і руху документів залежить швидкість отримання, яка потрібна на вироблення рішень. У технологічному ланцюжку обробітку грунту і руху документів варто виокремити такі етапи:

Прийом і первинна обробка документів;

Попереднє розгляд і був розподіл документів;

Реєстрація;

Контроль над виконанням;

Інформаційно — довідкова робота;

Виконання документів і майже відправка.

Як здійснюється приймання і первинна обробка документів?

Ця операція проводиться зазвичай секретарем, а випадку великих фундацій — спеціально виділеним працівником. Документи можна отримати поштою, доставлені кур'єром чи відвідувачем, прийнято по телетайпу, факсу, електронної пошти.

З отриманням документів передусім перевіряється правильність їх доставки. Помилково отримана кореспонденція повертається відправнику чи пересилається адресата. Після розтину конвертів перевіряється правильність вкладення та її цілісність, тобто. наявність всіх сторінок документи й всіх додатків. Для факсу перевіряється як загальна кількість отриманих сторінок, відповідність їхньої кількості зазначеному першою аркуші факсу, продовжує їх читаність. Що стосується неповного отримання факсимільного повідомлення чи погану якість окремих сторінок звідси повідомляється відправнику.

Якщо документи надійшли поштою, розкриваються все конверти, крім мають напис «особисто».

На всіх вхідних документах мусить бути проставлено позначка про вступ документа до організації. Воно складається з дати отримання й облікового порядкового номери. З іншого боку, у ньому то, можливо зазначено скорочена найменування організації — одержувача. Учетный порядковий номер останнього документа, отриманого цього року, показує загальна кількість які поступили документів. Позначка про вступ зазвичай проставляється як штампа.

Первинна обробка документів закінчується їх сортуванням на реєстровані і нерегистрируемые. Нерегистрируемые документи відразу сортуються по виконавцям чи структурних підрозділах компанії. У організації може бути список документів, що підлягали реєстрації. Звичайно міститься у вигляді додатку до інструкції з діловодства.

Потім відбувається попереднє розподіл документів. До керівнику має отримати документи, що стосуються діяльності організації у цілому, з принципових питань чи які мають нову інформацію, розпорядницькі документи вищих організацій, якщо є. Інші документи повинні передаватися безпосередньо виконавцям — фахівцям.

Обробка і передачі документів виконавцям проводиться щодня їхнє надходження. Якщо він призначений до виконання кількома структурними підрозділами чи особами, те з нього знімається копія чи встановлюється черговість виконання.

Як документи реєструються?

На формальному мові реєстрація документів окреслюється «фіксація факту створення або отримання документів шляхом привласнення ним порядкових номерів і запис встановлених даних про них».

Реєстрація має три мети: облік документів, контролю над виконанням і довідкова робота з документам. Реєстрації підлягають всі документи, потребують спеціального обліку, виконання й використання їх у довідкових цілях незалежно від способу отримання або відправлення. Процес реєстрації є зняття з документа повну інформацію (реквізитів) до створення бази даних документи організації.

З документа виписуються, зазвичай, такі відомості: дата отримання, вхідний номер (індекс), дата документа, індекс (вихідний номер) документа, автор (тобто. чий це документ), заголовок (що цей документ ще), резолюція керівника, термін виконання, виконавець (хто з нею працює), процес виконання (фіксуються все переміщення документа всередині компанії як виконаний), номер справи (куди документ поміщений після виконання).

Форми реєстрації може бути трьох видів: журнальна, карткова і електронна.

Добре організована система реєстрації документів дозволяє будь-якої миті знайти запитання:

Хто має, який стадії роботи перебуває будь-який документ;

У яких документах можна знайти інформацію з конкретному питання.

У цьому полягає інформаційно — довідкова робота, здійснювана, зазвичай, секретарем.

Як здійснюється контролю над виконанням документів?

Контроль виконання отриманої завдання є одним із функцій управління. Контроль сутнісно виконання доручення здійснює керівник або спеціально уповноважені особи, а контролю над термінами виконання документів веде секретар.

Контроль за термінами виконання допомагає вести картотека з 32-мя рухливими роздільниками, 31 у тому числі — це числа місяці, а 32-й роздільник призначений для документів, термін виконання котрих минає наступного місяця. Така картотека дозволяє вести як поточний, а й попереджувальний контроль, дає можливість секретарю нагадувати співробітникам про завданнях навчити, термін виконання котрих минає через 3 дня. Термін виконання документів визначається керівником чи внутрішніми інструкціями. Коли документ виконаний, на звороті картки робиться позначка про виконання, вказується, як вирішене питання, якого номером і коли відправлений документ.

Чи є спеціальну процедуру відправки документів?

Обробка і відправка вихідних документів, як і, як засіб та обробка вхідних, проводяться, зазвичай, секретарем.

Отримавши документ вилетіти, передусім перевіряють правильність його оформлення: наявність підписи, наявність дати (якщо немає на отправляемом документі, її проставляють), наявність заголовка, правильність адресування, наявність адреси, наявність всіх сторінок на документі та всіх зазначених додатків.

Ці елементи оформлення обов'язкові при відправлення документа як у пошті, і факсом. Якщо він оформлений неправильно чи представлений над повному комплекті, він повертається виконавцю для доопрацювання.

При відправлення документа поштою він входить у конверт. Документи, відправлені до одного адресу, вкладаються у один конверт. Оформлення документів, призначених до поштової відправлення, проводиться відповідно до вимогами Почтовых правил.

Як відбувається систематизація документів?

Щоб швидко знайти необхідний документ серед багатьох інших, їх слід правильно систематизувати, тобто. розкласти за ознаками подібності. Простейшей класифікацією документів

Страница 1 из 4 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація