Реферати українською » Экономика » Упорядкування ділових листів


Реферат Упорядкування ділових листів

Страница 1 из 7 | Следующая страница

1. Вибір виду ділового листи.

Чим визначається вибір типу ділового листи?

Потрібний Вам тип ділового листи, передусім, визначається метою Вашого повідомлення. Чи хочете Ви запропонувати додаткові послуги клієнтам, прискорити оплату виконаних робіт, уточнити умови контракту, уникнути конфлікту з покупцем чи висунути претензії до постачальнику — залежно від конкретних цілей комунікації Вам необхідно вибрати той чи інший формат ділового листи. Тож перш, ніж починати готувати лист подумайте у тому, чого саме Ви цього хочете домогтися внаслідок.

Другий аспект, що впливатиме на форму і змістом Вашого повідомлення — це її одержувач. Залежно від цього, хто є Вашим адресатом, Ви просто виберете тип листи, а й, можливо, приймете більш глобальне рішення щодо він того вартий взагалі писати цьому адресата. Можливо, саме Можете зателефонувати телефоном, домовитися про особистій зустрічі або використати бодай інші засоби комунікації. Як у попередніх розділах, остаточне рішення залежить від багатьох чинників, і з кожному їх зважуються все «за» і «проти».

Які види ділових листів найширше використовують у комунікаційної практиці?

Наступна таблиця є зведений перелік загальновідомих типів ділових листів із зазначенням цілей різних повідомлень та кроки потенційних адресатів.

Адресат Тип листи Цілі комунікації
Споживач

Пропозиція щодо продажу

Рекламно-информационное

Письмо-анкета

Кредитний контроль

Поздоровлення, заохочення

Стимулювати продажу

Одержати даних про перевагах споживачів

Прискорити оплату (делікатно)

Зберегти відданість споживача

Постачальник

Контрактні документи

Претензії

Извинения

Зрозуміло визначити контрактні умови

Одержати повернення оплати чи заміну поставки

Уникнути конфлікту навколо запізнення зі сплатою

Найманого працівника

Інформації про вакансії

Про прийомі працювати

Дисциплінарне

Про скороченні

Інформувати і притягти потенційних претендентів

Дати ясну і точну інформацію про умови роботи та рівної оплати

Інформувати спонукати змінити поведінка

Пояснити деталі запропонувати підтримку

Зразки перелічених типів листів Ви знайдете в Практикуме за курсом «Стратегія письмових комунікацій».

Корисні поради

ВИБІР ТИПУ ДЕЛОВОГО ЛИСТИ ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ МЕТОЮ ВАШОГО ПОВІДОМЛЕННЯ ТА ЙОГО ПОЛУЧАТЕЛЕМ.

2. Розробка структури ділового листи.

З чого краще розпочати підготовку ділового листи?

Яка тема Вашого листа? Хто її буде читати? Чого Ви цього хочете домогтися цим листом? — ось питання, куди слід відповісти доти, як Ви почнете підготовку листи. І потім знову подумайте, потрібна Вас і Вашому адресата інформація саме у вигляді листи, оскільки у підготовку Ви затратите час і кошти.

Якою має бути структура ділового листи?

Кожен лист, навіть найкоротший, має чітко певну структуру. Типова структура ділового листи приведено малюнку:

Про стандартних елементах оформлення листів ми докладніше поговоримо у одному з наступних розділів даної глави. Тут ми зупинимося внутрішній структурі ділового листи. Як очевидно з наведеної схеми, ЄС завжди містить вступ, головну частину і висновок.

Діловий лист має бути коротким. Навіщо ж тоді потрібно вступ?

Справді, є спокуса відразу можливість перейти до темі повідомлення. Сдержите його. Уявіть, що Вашого листа вже в столі в одержувача купи інший невідкладної кореспонденції. Телефонує телефон, а й у двері кабінету очікують відвідувачі. Як допомогти зайнятому одержувачу вибрати час саме з Вашого листа? Ось тут і треба вступ, прочитавши яке, одержувач буде знати, що Вашого листа.

Як краще скласти вступ?

По-перше, включіть у вступ короткий заголовок. Фактично, це тема листи, які мають як і коротше ідентифікувати мета листи, будучи надрукованою напівжирним шрифтом. Наприклад:

Про укладення контракту про поставки ксерокса АТ315.

По-друге, не забудьте про персональному зверненні. Ми згадували це у попередньої главі. У цьому краще все-таки з'ясувати ім'я й обійняв посаду співробітника компанії, якого Ви звертаєтеся. Цю інформацію можна отримати роботу, зателефонувавши і спитавши, до кого звертатися у питанні, подивившись домашню сторінку компанії, у Інтернеті, використовуючи особисті знайомства тощо. Перевірте правильність написання імені Ілліча та посади співробітника! У можуть зустрічатися однофамільці, що займають посади. Крім офіційної посади й адреси в «шапці» листи, одержувачу завжди буде приємно побачити своє ім'я у вступної частини. Наприклад, «Шановна Світлана Іванівна!»

По-третє, передбачте зв'язок. Використовуйте початкові рядки листи для посилання останній контакти з одержувачем, навіть якщо він був пов'язаний з темою Вашого листа. Типовыми початковими рядками може бути:

«Саме цього тижня, підкреслив у своєму тому-таки листі від 16 березня ...», «Дякую Вам за факс, датований 3 квітня...», «Звертаюся листом у зв'язку з учорашнім нарадою...».

Як краще структурувати основну частину?

У попередній главі ми досить докладно зупинялися за принципами і правилах підготовки письмових повідомлень. Сповна цих правил поширюються складання листів. Пам'ятаєте, що Ваша повідомлення має складатися з низки внутрішньо пов'язаних пунктів. Вони повинні бути споруджено в логічному порядку за відношенню друг до друга. У цьому будь-яка закінчена думка повинна відокремлюватися вставкою нового параграфа. Найважливіші, з Вашої погляду, думки має перебувати у першому та у тому абзаці більшості.

Як завжди закінчують лист?

Ділові листи прийнято закінчувати так званими завершальними фразами. Залежно від теми листи і південь від ступеня Вашого особистого знайомства з адресатом, ці фрази можуть дещо відрізнятися.

Якщо ви недостатньо знаєте адресата і звертаєтеся щодо нього нейтрально, то закінчити лист краще словами «З повагою», під що ними стояти Ваша підпис й обійняв посаду.

Якщо ви не вперше спілкуєтеся з адресатом і звертаєтеся до нього на імені, завершальній фразою то, можливо прийняте у світовій практиці вираз «Щиро Ваш(а)», під яким також ставиться Ваша підпис й обійняв посаду.

Нарешті, якщо на час листування у Вас з кореспондентом встановилися відносини тепліші, ніж просто формальні, припустимо наприкінці написати «Із найкращими побажаннями» чи «Усього найкращого», а посаду не вказувати.

Корисні поради

ВАШЕ ПИСЬМО ПОВИННО МАТИ ЧЕТКУЮ ВНУТРІШНЮ СТРУКТУРУ, ВКЛЮЧАЮЩУЮ ВСТУП, ГОЛОВНУ ЧАСТИНА І ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

3. Процес написання і редагування.

Що ще краще, відразу розпочати писати текст, або спочатку спробувати накидати основні ідеї листи?

Тут усе залежить від цього, наскільки великий Ваш досвіду у написанні ділових листів і, як складне лист Ви маєте підготувати. Якщо досвід невеликий, а лист важливе чи важке, починайте з підготовки чернетки листи. Для зручності можете скористатися комп'ютером, та був правити чернетка безпосередньо в екрані монітора.

Мені однаково складно розпочати основній частині листа, навіть у чорновому варіанті. Що робити?

Ваша ситуація досить типова. Її навіть називають «бар'єром письменника», оскільки багато пишучі впадають у ступор під час спроби написати чернетка документа чи листи. Спробуйте розібратися, із чим саме пов'язані Ваші складності. Проблеми виникатимуть, коли:

не можете сформулювати основну мета листи

погано уявляєте собі, кого Ви звертаєтеся

не можете визначити, які ідеї необхідно відбити у листі

не володієте всієї інформацією, яка потрібна на підготовки листи

Далі ми розглянемо кожну з вище перерахованих нестиковок більш докладно.

Як слушно поставити мета листи?

Коли підставі Вашого листа неможливо визначити, чого Ви домагалися від одержувача, отже, Ви змогли правильно окреслити мету свого послання. Щоб співаку визначити основну мета Вашого листа, сконцентруєтеся не так на тому, що ви пишете, але в тому, навіщо Ви робите. Який реакції від одержувача Ви хочете?

Більшість комерційних листів ставить за мету схилити читача до купівлі товару або ж послуги, чи навіть до замовлення брошури на запропоновану товару. У цьому багато авторів намагаються завуалювати справжні цілі свого послання. Але, незалежно від цього, чи є очікувана Вами від одержувача реакція очевидною чи завуальованій, істинний намір Вашого листа повинна зрозуміло звучати в Вашем власному свідомості. Тож початку сформулюйте мета послання собі, а потім уже потім подумайте, як це має звучати для одержувача.

Яку інформацію про получателе взяток, якщо готую лист для масової розсилки?

І тут Вам спочатку потрібно визначити звані характеристики читацьку аудиторію, тобто. Ваших потенційних адресатів. Ці характеристики включають:

рід діяльності. Знання професій, які у групі Ваших одержувачів, допоможе Вам краще пристосувати стиль послання до передбачувану аудиторію.

рівень освіти буде. До читачам краще звертатися з їхньої рівні. Якщо Вашого листа виявиться занадто складним розуміння, воно приречене на невдачу.

вік аудиторії. Для успіху Вашого послання часто потрібно підібрати приклади чи ілюстрації, з віку гаданих читачів.

позиція в ієрархії. Якщо Ваша повідомлення адресовано керівникам підприємств, доведеться докладати додаткових зусиль, щоб уникнути фамільярного чи запобігливого тону, і навіть викласти суть послання максимально короткий і енергійно.

компетентність. Наскільки Ваші одержувачі може бути обізнаний із темою повідомлення? Якщо аудиторія досить великий, можливо, його доведеться розбити на підгрупи, кожної у тому числі потрібно буде скласти власний варіант листи. Загальне послання може знайти відгуку в якнайширшого кола читачів.

До речі, ті ж характеристики слід звернути увага фахівців і у разі, якщо Вашого листа адресовано конкретному одержувачу.

Як вибрати ідеї, які треба відбити у листі?

Новачки в написанні листів іноді намагаються від початку створити відточену і яке закінчила послання. Не піддавайтеся таким спонуканням і зосередьтеся на виробленні якомога більшої кількості ідей, які стосуються предмета. Запишіть все ідеї, навіть ті, у яких Ви сумніваєтеся. Потім раз поверніться до основний мети листи і особливостям потенційних одержувачів. До яких діям спонукають одержувачів Ваші ідеї? Найбільш привабливі ідеї включіть в остаточний список. Це Вам у дальшій роботі над текстом листи.

Як підбирається допоміжний фактичний матеріал?

Багато ділових листах буває надзвичайно важливо грамотно подати фактичну інформацію, яка послужить підкріпленням основних ідей Вашого листа. Коли список ідей складено, щодо нього можна й треба зібрати додатковий фактичний матеріал: конкретні приклади, дані досліджень, результати випробувань, відгуки споживачів та інші факти, які можуть бути корисними в Вашої ситуації. Поработайте з внутрішніми документами Вашої компанії, перегляньте публікації у тематичних виданнях та інших ЗМІ. Проведіть аналіз зібраної інформації, щоб бути абсолютно впевненим у достовірності тих фактів, які ляжуть на папір.

Як вийти з ідей до основного тексту листи?

Коли Ви склали список ідей підібрали необхідний фактичний матеріал, настав час створити начерк, тобто. написати попередній варіант Вашого послання.

Якщо мета листи — спонукати адресата зробити щось, йдуть переважно тексті Ви повинні ясно заявити про необхідному дії, щоб одержувач однозначно розумів, чого Ви від цього домагаєтеся і чому. І тому Можете:

Дати стисле пояснення, чому необхідну дію справді важливо невідкладно;

Включити як пояснення відвертий і реалістичний термін виконання

Заздалегідь перевірити уповноважений і може чи одержувач здійснити те, що потрібно.

І ви пам'ятаєте як про KISS-принципе, а й ввічливості!

Якщо чернетка листа мене влаштовує, чи є сенс його редагувати?

Якщо Вас спокушає можливість пропустити етап редагування, пам'ятаєте, що недбало написане лист у часто призводить до недоліків бізнесу. Редакція — це змінений варіант Вашого начерка. Змінами може бути додавання, видалення, перестановки чи заміни.

Іноді редакція включає у собі трохи більше, ніж виправлення кількох граматичних помилок, і заміни деяких слів і висловів на синоніми. За інших випадках редакція тягне у себе значних змін і значні переписування із єдиною метою домогтися більшої ясності і точності. Якщо ви не новачок у письмових комунікаціях, треба бути готовий до редагування всіх матеріалів, які Ви пишіть.

Корисні поради

ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ І РЕДАКТИРОВАНИЯ ВАШОГО ЛИСТИ:

ЧЕТКО НАЗВАТИ МЕТА СВОГО ЛИСТИ.

ЗІБРАТИ ІНФОРМАЦІЮ Про ПОЛУЧАТЕЛЯХ ДАННОГО ЛИСТИ.

ПРОДУМАТЬ І ЗАПИСАТЬ ОСНОВНІ ІДЕЇ ЛИСТИ.

ЗІБРАТИ НЕОБХОДИМЫЙ ФАКТИЧЕСКИЙ МАТЕРіАЛ.

ПЕРЕПРОВЕРИТЬ ВСЕ ОСНОВНІ ФАКТИ.

РОЗДІЛИТИ СОДЕРЖАНИЕ ЛИСТИ НА ВСТУП, ОСНОВНУЮ ЧАСТИНА І ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

НАПИСАТЬ ЧЕРНЕТКА ЛИСТИ.

УБЕДИТЬСЯ, ЩО КОЖНА ТЕМА БУЛА ОСВЯЩЕНА У ОТДЕЛЬНОМ АБЗАЦЕ.

ПРОВЕРИТЬ СВЯЗНОСТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЙ У КОЖНОМУ АБЗАЦЕ.

ВИКОНАТИ РЕДАКТОРСКУЮ ПРАВКУ ЛИСТИ.

ПОДГОТОВИТЬ ОСТАТОЧНИЙ ВАРІАНТ ЛИСТИ.

4. Стиль й листи.

Що розуміють під стилем ділового листи?

Стиль Вашого листа — те, як він написано. Стиль є продуктом цілого ряду факторів, і правил, переказаних у попередньої главі, включаючи основну тематику листи, використовувані слова, структуру пропозицій, загальну довжину тексту та її зовнішній вигляд. У ідеалі мусить вибиратися стиль, підходящий розмір і для одержувача, і, щоб чітко висловити мета Вашого повідомлення. Тому лише коли Ви почнете працювати над стилем наступного листи, вкотре продумайте такі питання:

кому Ви пишіть. Чи відомі Вам очікування читача? Що йому може сподобатися, що немає?

на дідька Ви пишете. Чи хочете Ви спричинити читача чи навіть повідомити інформацію?

яке враження справляє лист. Чи є Ваш документ як інформативним, а й цікавим? Який тон Ви вибираєте (дружній, офіційний, обурений, вдячний і частку якоїсь ще)? Як оформлено лист? Привлекательно воно для читача?

шанс на прочитання. Буде читано Вашого листа у разі, чи Ви повинні привернути увагу читача?

Відповівши ці запитання, Ви швидше вирішите, що як слід зазначити у листі.

Як оформити бланк ділового листи?

Оформлення ділових листів має відповідати загальним вимогам уніфікації і стандартизації. У виконанні вітчизняної практиці документационного забезпечення управління

Страница 1 из 7 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація