Реферати українською » Экономика » Підготовка звітів


Реферат Підготовка звітів

Страница 1 из 5 | Следующая страница

1. Вибір виду ділового звіту.

Якими мають бути бізнес — звіти?

Звіти у бізнесі можливі будь-яких форм і жодного обсягу:

Письмові і усні

Офіційні особи й неформальні

Традиційні і деякі оригінальні

Одностраничные і багатотомні

Зроблені самотужки чи з допомогою зовнішніх консультантів.

Основні засади складання письмових звітів однакові всіх типів документів. Деякі організації використовують стандартизовані формати щодо різноманітних рутинних звітів (наприклад, «обсяг продажу за останній тиждень»). Багато звіти призначені обмінюватись інформацією всередині організації, тому пишучі їхні працівники часто використовують звіт у вигляді службової записки.

Про особливості різної форми ділових звітів ми докладно розповімо у розділах даної глави. Часом не тільки вибір форми звіту, а й інші особливості його написання залежать передовсім від того, із метою готується звіт. Ніколи не доторкайтеся до паперу чи клавіатурі комп'ютера, не знаючи простого і точного відповіді питання: на дідька Ви це пишете?

Крім що здаються чомусь очевидними цілей, є безліч причин, якими поява даного звіту необхідно. Звіт рідко призначений лише записи інформації. Зазвичай, він має:

Інформувати і/або пояснювати;

Рекомендувати;

Мотивировать;

Запрашивать або бути частиною дебатів;

Переконувати;

Усиливать (попереднє обсуждение/сообщение);

Инструктировать.

Зрозуміло, всі ці мети Андрійовича не виключають одне одного. Можна ставити кількох проблем, але вони мали бути зацікавленими зрозумілі, плюс свої пріоритети. Цілі визначають як те, що Ви цього хочете сказати, але те, чого Ви цього хочете досягти сказаним; є бажаними результатами. Вони мають допомогти вибрати точніше довжину, стиль, зміст тексту тощо. для правильного викладу звіту.

Пам'ятаєте, що мета мусить бути конкретної, вимірної, досяжною, реалістичною і певної у часі.

Написання хорошого звіту — дуже тонке процес. Говорячи інакше кажучи, занадто легко розмити точний сенс того, чого Ви прагнете. Одне пропозицію, фраза і навіть неправильно підібране слово може зменшити ясність і/або силу впливу написаного. І навпаки, незначні нюанси можуть підвищити якість звіту. Одна особливо вдало обрана фраза здатна перетворити цілий розділ чи параграф на щось разюче чи такого.

Якість документа, природно, залежить від комбінації різних чинників. Якщо його тема також не вивчена, а він написано ним у поспіху, погано перевірений, позбавлений структури, наповнений жаргоном і порожніми пихатими офіційними словами, позбавлений стилю, викладено неправильним розумом і занадто довгий — може зробити руйнівний ефект.

Чому ті ж хороший документ — явище рідкісне? Причини можуть бути різними: вони пишуться поспіхом, моделюються по застарілої формі, занадто стандартизовані. З іншого боку, у яких часто зустрічаються помилки, явно що утрудняють читання. Вони відсутня структура і логіка. Вони десять слів використовується у тому, які можна висловити трьома. Такі документи важко зрозуміти, можуть дезінформувати читача і тому виконують свого призначення.

Усі бізнес — звіти, як короткі, і довгі, може бути класифіковані за рівнем вкладу, що вони вносять до прийняття рішень. Інформаційний звіт, що робить дані без будь-якого їх пояснення, є дуже важливим документом і використовується постійно. Але він рідко застосовується у процесі ухвалення рішень. Прикладом такого звіту є звіт про неявках на неповажної причини, у якому лише констатується, хто був відсутній, коли, і навіть загальна кількість відсутніх на певну дату.

Ступенью вище інформаційного звіту стоїть інтерпретаційний звіт, у якому крім даних міститься тлумачення те, що вони означають. Дані, які у інформаційному звіті, вже перевірені кимось, а висновки зроблено. Якби звіт про неявках працювати без поважної причини було додано аналіз ситуації, у якому, приміром, опис цього явища у тимчасових, грошових і натуральних показниках, виявлення відділів і підрозділів, де ці показники вищі, і навіть причин неявок роботу і т.д., тоді інформаційний звіт перетворився на інтерпретаційний.

Третьої щаблем звітів, найчастіше використовуються після ухвалення рішень, є проект розв'язання проблеми. У цьому звіті як представлені дані і роз'яснена їх суть, але й зроблено аналізу проблеми, розглянуті альтернативи і наслідки, зроблено висновки та рекомендації, тому такий звіт часто називають аналітичним. Якщо наведений до цього часу як приклад звіт міститиме, скажімо, рекомендацію начальникам проинтервьюировать двох працівників з метою з'ясування причин їх частих прогулів, тоді він перетворюється на категорію аналітичних чи проблемно-орієнтованих звітів.

Аналітичний звіт є найскладнішим, і щось написати його найважче. Власне, він містить у собі дві інших типу звітів. Той, хто зможе написати хороший звіт про рішення проблеми, напевно може і коїться з іншими типами звітів.

Коли Ви востаннє читали чийсь звіт? Сподобався він Вам чи, по крайнього заходу, легко було б його читати? Яке враження справив на Вас його тема і автор цих? Призывал він Вас до згоди з чимось або до якимось діям? Можливо, немає. Зачасто звіти написані погано. Поганий звіт у разі дратує, а гіршому — ворожі почуття.

Здатність писати перестав бути уродженою, а придбана техніка її звички листи є незмінними. Тренування, відвідання курсів, вивчення книжок й застосування їх нових підходів досить швидко дають позитивні результати. Размышление над процесом листи дозволяє досить швидко придбати різноманітні корисні звички.

Звичка у разі дуже істотна. Багато чого пишеться «на автопілоті»; прийоми і стиль, які знижуватимуть якість написаного, продовжують діяти, ми припиняємо думати, що робимо.

2. Звіти у вигляді службової записки.

Яка різниця між звітом у вигляді службової записки та службовою запискою?

Звіти у вигляді службової записки призначені обмінюватись інформацією всередині організації. Щоб підготувати грамотний звіт у вигляді службової записки, треба розуміти відмінність між службової запискою і звітом у вигляді службової записки. Звіт у вигляді службової записки, зазвичай, більш структурований. Він повинен мати чітко виражене запровадження, основну частину, висновок, що необов'язково для службової записки. У цьому функції звіту у вигляді службової записки та службовою записки дуже близькі.

До документів, які найчастіше оформляються як звіт у вигляді службової записки, входять проміжні звіти, періодичні звіти, пояснювальні звіти. У узагальненому вигляді можна сказати, що метою всіх видів звітів є надання інформації, яка потрібна на успішного функціонування організації.

Які основні особливості проміжних звітів?

Проміжні звіти містять різноманітних інформації і широко використовують у різноманітних організаціях. Залежно роду діяльності організації та теми звіту, проміжний звіт може або одиничним, або у серію звітів. Якщо передбачається написання серії проміжних звітів, слід дотримуватися однаковість в оформленні всієї серії у тому, щоб звіти було зручно читати.

Проміжні звіти зазвичай направляються вищестоящому керівництву країни й дають менеджерам інформацію про:

Уровне відповідності темпів реалізації проекту (плану) запланованого графіку;

Планах наступний період, і прогнози щодо закінчення.

Чим більше конкретно представлена інформація, тим паче корисним буде проміжний звіт. Приклад проміжного звіту приведено у додатку.

Властиво для періодичних звітів?

У будь-якій організації існують види звітів, які мають складатися регулярно. Це може бути щоденні, щотижневі чи щомісячні звіти, звані періодичними, головна мета яких — тримати інших у курсі щодо будь-якого аспекти діяльності. Оскільки, зазвичай, зазвичай вони направляються одному й тому особі (особам), то автор звіту може припускати, що читає обізнаний із предметі звіту. Тому автор може постачати звіт велику кількість вступної інформації (див. приклад при застосуванні).

Як скласти пояснювальний звіт?

Якщо Вам необхідно написати звіт із єдиною метою пояснити що-небудь (наприклад, зміна правил виконання процедури, причини збільшення бюджету та взагалі т.п.), то, незалежно причини, такий звіт буде пояснювальним. Пояснительный звіт є одним із звичайних різновидів звіту у вигляді службової записки.

Наведемо приклад. Припустимо, що Ірина Іванова хоче пояснити керівництву необхідність змін - у виробничому процесі. І тому вона звертається безпосередньо до директора роботи з персоналом. Вона становила свій звіт в такий спосіб:

1. Пропозиція.

2. Опис існуючого виробничого процесу.

3. Переваги нововведення на противагу тому, у що його обійдеться організації.

Оскільки її звіт іде вищестоящого начальства, Ірина починає його з нагадування суті проблеми (див. приклад при застосуванні). Подальший текст присвячений пропозиції методу розв'язання проблеми і опису вигоди, що можна отримати від цього методу.

Якби Ірина очікувала сильного протидії запропонованому нею плану, вона мала б віддати перевагу звернутися немає директору роботи з персоналом, а до якогось іншому вищестоящому менеджеру. Якби одержувач звіту мав репутацію людини, противиться змін, Ірина довелося бути менш прямолінійною. Універсального підходу, на жаль, немає. Пишущий повинен вивчити ситуацію і далі вирішити, кого і варто звернутися.

3. Звіти у формі листа.

Які основні правила підготовки звіту у формі листа?

Багато звіти, призначені обмінюватись інформацією коїться з іншими організаціями, оформляються у вигляді отчета-письма. Як це для коротких звітів, отчет-письмо зазвичай менш формальний, ніж великі звіти.

Як і будь-якому листі, суть повідомлення й характер очікуваного відповіді визначають послідовність дій. Якщо людина, який читати отчет-письмо, швидше за все, схвалить повідомлення, Можете використовувати прямий підхід, як і описано в Главі 3. Починайте лист із основних моментів, у яких Вам хотілося б акцентувати, оскільки читач вже з вами згоден; загалом ж лист то, можливо оформлено як лист із хорошими новинами чи нейтральне лист.

ЯКЩО той, хто читати отчет-письмо, буде, швидше за все, з вами незгодний, слід скористатися письмом-отказом, послідовність складання якого приведено в Главі 3. Не слід викладати свою думку на початку листи, розумніше розпочати з підготовки читача. У цих листах викладу суті передує вступна інформація, і навіть аргументи і докази.

Як грамотно оформити отчет-письмо?

Отчет-письмо нагадує з вигляду звичайне лист. Оскільки зазвичай отчет-письмо призначено до відправки межі організації, воно друкується на фірмовому бланку організації. Отчету-письму притаманні багато рис звичайного листи: дата, адресу, вітання, переважна більшість та підпис. Деякі вставляють між віншуванням та основною частиною рядок з темою отчета-письма.

Більшість отчета-письма, як і переважна більшість ділового листи, складається з трьох компонентів:

1. Запровадження. Тут позначаються мети звіту. Якщо звіті йдеться якесь проблемі, то у запровадженні може бути викладена суть проблеми. У довгих звітах щодо них наводиться план звіту, але це перестав бути необхідністю для більшу частину отчетов-писем.

2. Змістовна частина. Ця частина є головним у кожному звіті. Тут увагу читача слід привернути до себе ув'язнення й висновки. Якщо звіт досить складний, його можна розділити на частини, кожна з яких оснащена заголовком, аби допомогти читаючому зорієнтуватися серед інформації.

3. Укладання. У багатьох звітів цю частину потрібна для пропозиції додаткової допомоги читачеві, якщо цього хоче. Заключний абзац відводиться радше задля обміну люб'язностями між автором звіту та його читачем, ніж власне для звіту. Якщо отчет-письмо призначено обмінюватись інформацією всередині організації, то висновок необов'язково.

4. Інші форми коротких звітів.

Навіщо потрібні короткі звіти?

Короткі звіти виконують у бізнесі масу завдань. Перерахувати всі численні види коротких звітів було б складним завданням. Більшість організацій не бракує коротких звітах. Ці звіти дуже функціональні, тому широко використовуються. Прикладами таких звітів можуть бути звіти про кредитних операціях, звіти про зустрічах, щомісячні звіти про випуск продукції і на деяких видів звітів, експонованих акціонерам. Багато компаній розміщують бланки звітів своєму сервері; користувач відкриває його, заповнює і відправляє з допомогою електроніки. Зазвичай, кожен із коротких звітів має цілком певну мету і вносить суттєвий внесок у забезпечення нормально функціонувати організації.

Які види коротких звітів використовуються найчастіше? Чи можна їх уніфікувати?

Найчастіше використовувані види коротких звітів переважно організацій — це інформаційні звіти, представлені регулярно. Наприклад, у кожної тижня всі торговельні представники великих компаній, зазвичай, мають представити менеджеру з продажу звіт про контакти з покупцями. Оскільки це стандартний звіт видається дуже вони часто й велику кількість торгових представників, багато компаній готують цієї мети готовий бланк, що потрібно заповнити. У бланку точно зазначено, яку саме інформацію потрібно надати, й зрозуміло зазначено, кому має бути спрямований заповнений бланк.

Приклад такого бланка наведено нижче:

ОТЧЕТ Про КОНТАКТАХ З КЛИЕНТАМИ

Заносите даних про зустрічі з клієнтами, і клієнтами протягом кожної тижня. Указывайте час прибуття і вибуття і розмову з клієнтом. Отмечайте, коли щось продали, або якщо Ви дізналися про якісь проблеми з обслуговуванням. Напишіть у тому, що ви збираєтеся зробити у зв'язку з цим.

Час Ім'я клієнта чи назву організації Тема розмови Продаж Проблеми в обслуговуванні Пропоновані дії
Понеділок

Прибув

Убыл

Прибув

Убыл

Вівторок

Прибув

Убыл

Прибув

Убыл

Середовище

Прибув

Убыл

Прибув

Убыл

Четвер

Прибув

Убыл

Прибув

Убыл

П'ятниця

Прибув

Убыл

Прибув

Убыл

Підпис торгового представника

ПРИМІТКА: Заполняйте цей бланк у кожної тижня й одразу направляйте менеджеру з продажу.

З погляду компанії використання бланка гарантує, що представлена інформація буде однакової, отже, зручною в обробці. З погляду автора це спрощує процес складання звіту, оскільки у бланку чітко зазначено, яку потрібно надати. Хоча деякі службовці часто скаржаться на дуже багато бланків, які треба заповнювати, бланки допомагають заощадити багато часу. Якби службовцям доводилося розробляти і оформляти індивідуальні звіти натомість, щоб використовувати готові бланки, то скарг напевно набагато більше.

Звіти, представлені на

Страница 1 из 5 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація