Реферати українською » Экономика » Стратегія письмових комунікацій


Реферат Стратегія письмових комунікацій

Страница 1 из 2 | Следующая страница

ЗАПРОВАДЖЕННЯ

З якою частотою Вам доводиться складати різні листи, запрошення, поздоровлення, службові записки, звіти та безліч інших ділових та особистих документів? Здається, Ви це робите регулярно.

Чи знайомі Вам «борошна творчості» під час написання ділового листи? Якщо ж при цьому цього з поганими для Вашого партнера новинами, але повідомити його потрібно те щоб у своїй зберегти з нею нормальні ділові взаємини Юлії?

Але як затребувати обов'язок і пильнували у своїй втрачена боржника як клієнта?

Як писати грамотні й ефективні, які мають Вас у кращому світлі звіти і службові записки?

Як підготувати комерційне пропозицію, щоб він привернула увагу потенційного покупця?

Уміння ефективно користуватися письмовій промовою є ключем до успіху у сфері бізнесу. Чи продаєте Ви товар, відповідаєте питанням чи скаргу покупця, у чомусь переконуєте своїх колег — в усіх цих випадках рівень володіння навичками письмовій комунікації може бути вирішальним. Погано складені ділові документи у кращому разі, можуть залишитися непоміченими, а гіршому — призвести до серйозного конфлікту з Вашим начальником, діловим партнером чи клієнтом.

Рукописное творчість таке ж древнє, як папір. Уявляєте, скільки за історію кореспонденції склали різних документів і майже складено листів!

Сучасні технології перетворюють старі прийоми збирання й подання в вирішальний джерело переваги в конкурентної боротьби! Зараз, коли обсяг доступною інформації стає практично безмежним, звернути особливу увагу до форми і знаходять способи її подання. І тут роль письмових комунікацій важко переоцінити.

СТРАТЕГІЯ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ: ВІД ТРАДИЦИЙ До НОВЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ

1. Навіщо потрібні письмові комунікації.

Навіщо нашого часу витрачати зусилля підготовка письмових повідомлень, якщо успішно скористатися іншими засобами комунікації, наприклад, зателефонувати телефоном?

У добу електронних чудес, у якому живемо, висловлювання «ділове лист», «службова записка», «посадова інструкція», здавалося б, можуть кілька застарілими. Широке впровадження мобільного телефонного та факсимільного зв'язку, доступність електронної пошти справді знизили потреби у письмових документах. Проте, маючи у своєму розпорядженні ці альтернативи, ми продовжуємо посилати сотні мільйонів листів на рік, фіксувати на папері свої домовленості із партнерами, вести внутрифирменное діловодство тощо. Отже, все-таки письмові комунікації сьогодні ще важливі як двадцять, тридцять і навіть років тому. Вони зберігають записи повідомлень, формулюють умови ділових взаємовідносин, організують, інформують, служать нагадуванням спонукають до конкретних дій. Понад те, грамотно складені письмові повідомлення створюють найсприятливіші враження про компанії та організаціях, що їх розсилають. Таке сприятливе враження може надалі послужити прекрасним запорукою комерційного успіху Вашого бізнесу.

Коли рекомендується вдаватися до письмовим комунікацій?

До письмовим комунікацій зазвичай вдаються за необхідності:

Зберегти запис повідомлення;

Забезпечити письмове основу обговорення чи докази;

Прояснити складне питання;

Передати важливу чи офіційну інформацію

Відправити один і той ж повідомлення кільком людям.

Які функції виконують письмові повідомлення?

Насамперед, це документальне фіксування інформації. Отже, письмовий документ, передусім, постає як інструмент ділових взаємовідносин. Але він виконує та інші функції — добору, і подання, передачі на відстань, накопичення та зберігання інформації, докази (за необхідності може бути аргументом на судочинстві), обліку (з реквізитами, що дозволяє ідентифікувати інформацію), планування (під час складних та трудомістких справ).

У чому переваги письмових повідомлень проти інші види бізнес — комунікацій?

Переваги письмових повідомлень досить є й тісно пов'язані зі своїми традиційним призначенням:

з допомогою фіксується інформація, яку можна послатися згодом;

один і той ж повідомлення можна відправити одночасно багатьом людям

вказують планувати, відбирати і оформляти Ваші думки;

грають провідної ролі у передачі важливою й офіційній інформації

можуть бути способом передачі конфіденційної комп'ютерної інформації;

дозволяють чітко сформулювати й узгодити певні договірні умови;

служать чудовим методом підтримки ділових та особистих взаємовідносин;

забезпечують постійний «інформаційний слід» повідомлення, оскільки можуть зберігатися одержувачем і проглядатися їм у дозвіллі.

А які основні недоліки письмових комунікацій?

У порівняні з сучасними комунікаційними каналами, письмові повідомлення мають і низкою недоліків, як-от:

односпрямованість. На відміну, наприклад, від телефонної розмови одержувачі письмових повідомлень що неспроможні в терміновому порядку зажадати пояснення чи додаткової інформації. Тому Ваша письмове повідомлення має бути ясним і вичерпним. Намагайтеся передбачити ймовірні і питання пояснити усе те, що одержувачі навряд чи зрозуміють інакше.

витрати часу та коштів підготовка повідомлення. Щоб підготувати хороше письмове повідомлення Вам потрібен час як те що, щоб сформулювати своїх поглядів, а й у те що грамотно їх оформити відповідно до загальноприйнятими правилами. З іншого боку, багато хто вид письмових повідомлень зажадає певних витрат за папір, дизайн, друкарські роботи, чи ксерокопіювання, послуги поштової розсилки тощо.

затримка за часом між відправкою та придбанням. Листи року годяться для невідкладних повідомлень, оскільки у їх доставку йде певний час. Як відправник, Ви завжди знаєте, чи прочитав адресат Вашого листа. Коли важливий швидкий відповідь, краще розглядати комбінацію телефон плюс факс чи електронна пошта.

«написане пером, не вирубаєш». Оборотной стороною відомої прислів'я і те, що Вам неможливо повернути хто у лист неточності, поспішні чи непродумані обіцянки, образливі зауваження чи одномоментні емоції. Якщо ж йдеться про погано проработанном комерційному контракті, недотримання умови може викликати у себе украй сумні наслідки для Вас і Вашого бізнесу!

Корисні поради

1. КОММУНИКАЦИЯ У БІЗНЕСІ — ЦЕ У ОСНОВНОМУ ВАШЕ ОБЩЕНИЕ З ІНШИМИ ЛЮДЬМИ.

2. ЩОБ СПІЛКУВАТИСЯ ЭФФЕКТИВНО, НЕОБХІДНО ПРАВИЛЬНО ВИБРАТИ ПОТРІБНИЙ ВИД КОММУНИКАЦИИ.

3. До ПИСЬМЕННЫМ КОММУНИКАЦИЯМ ЗАВЖДИ ПРИБЕГАЮТ ПРИ ПОТРЕБИ:

ЗБЕРЕГТИ ЗАПИСЬ ПОВІДОМЛЕННЯ;

ОБЕСПЕЧИТЬ ПИСЬМЕННОЕ ПІДСТАВИ ДЛЯ ОБГОВОРЕННЯ АБО ДОКАЗАТЕЛЬСТВА;

ПРОЯСНИТЬ СКЛАДНИЙ ПИТАННЯ;

ПЕРЕДАТЬ ВАЖНУЮ АБО ОФИЦИАЛЬНУЮ ІНФОРМАЦІЮ;

ВІДПРАВИТИ ОДНЕ Й ТЕ Ж ПОВІДОМЛЕННЯ НЕСКОЛЬКИМ ЛЮДЯМ.

2. Види, кошти й канали передачі письмових повідомлень.

Цей розподіл присвячений видам та змісту типових письмових повідомлень, і навіть опису шляхів, якими цих повідомлень можуть передаватися.

У літератури з комунікацій визначення технічно важливого різницю між типом кодування інформації та маршрутом, яким іде повідомлення, використовуються поняття «кошти» і «канали» передачі повідомлень. Проте, важливо пам'ятати, що у практиці ці терміни іноді можуть використовуватися як взаємозамінні.

Яку інформацію зазвичай передають з допомогою письмових повідомлень?

Хоч би які кошти й канали передачі повідомлень не використовувалися, письмове спілкування утворюється величезним безліччю різних повідомлень, найчастіше переданих одночасно. У цьому письмові повідомлення можуть містити чи більш наступних типів даних:

фактичні дані: конкретні, які об'єктивні (наприклад, дата, час і проведення презентації нових пральних машин, яку Вас запрошують)

ідеї: абстрактні чи потребують докази об'єктивності (наприклад, опис принципів дії нової генерації пральних машин, жодну з яких Вам пропонують придбати)

думки і затвердження: конкретні чи абстрактні, об'єктивні чи суб'єктивні (наприклад, «Наші нові пральні машини — найкращі зарубіжні!»)

мотивація: передана «енергія», впливаюча на одержувача (наприклад, спонукання придбати пральну машину)

емоції: те, що відчуває чи висловлює відправник (наприклад, «Ми будемо ради зустрічі з вами!»)

Які види повідомлень використовують у практиці письмових комунікацій?

Основним виглядом письмових повідомлень, безсумнівно, є ділові листи. Натомість, залежно від цілей комунікації, ділові листи поділяються до цілого ряду типів, ми докладніше поговоримо в Главі 3. Крім ділових листів, публікацій у ЗМІ прямий поштової розсилки, керівники і працівники основної маси компаній регулярно зіштовхуються з упорядкуванням звітів, службових записок, розпоряджень, наказів, інструкцій, договорів, ні з підготовкою презентаційних матеріалів, зазвичай, містять текстову і графічну інформацію.

Які кошти застосовуються передачі інформацією письмових повідомленнях?

Як ми вже сказали, термін «засіб» використовується для описи способу кодування повідомлень. Майже всі письмові повідомлення кодуються з допомогою більш як одного кошти. Основними засобами передачі в письмових повідомленнях, зрозуміло, є слова. Крім слів, в письмових повідомленнях часто присутні візуальні образи (фотографії, малюнки, діаграми, схеми), які допомагають читачеві краще сприймати інформацію.

Які канали передачі письмових повідомлень використовують у сучасної практики бізнес — комунікацій?

Основним каналом в письмових комунікаціях досі є відправлення повідомлень поштою. Крім цього каналу, і навіть щонайменше традиційних телеграфу і кур'єрської доставки, наша життя досить надійно ввійшла публікація письмових повідомлень у спеціальних засобах масової інформації.

Окрім перерахованих, сьогодні є і всі ширше використовуються такі сучасні канали передачі письмових повідомлень як електронна пошта і факс. Ці канали вважаються менш «офіційними» проти звичайною поштою.

Як можна посилити вплив письмового повідомлення?

Існують дві основні способу посилення впливу письмового повідомлення на одержувача:

кодування повідомлення з різних коштів передачі однією каналі (наприклад, разом із словами постачати брошуру чи газетну статтю ілюстраціями)

передача повідомлення із застосуванням безлічі каналів (наприклад, поєднувати традиційну поштову розсилку з розсиланням електронною поштою).

Корисні поради

1. ДЛЯ КОРИСТІ СПРАВИ ПОВІДОМЛЕННЯ НЕ МОЖНА СМЕШИВАТЬ ЗІ СРЕДСТВАМИ, ЗА ЯКИХ ВОНИ КОДИРУЮТСЯ, І КАНАЛАМИ, ПО ЯКИМ ВОНИ ПЕРЕДАЮТСЯ.

2. ВИКОРИСТАННЯ МНОЖЕСТВА ЗАСОБІВ І КАНАЛОВ ПЕРЕДАЧІ ПОВІДОМЛЕННЯ УСИЛИТ ЙОГО ЕФЕКТ.

3. Етика письмових комунікацій: як грамотно вибрати вигляд повідомлення про і його передачі.

Етика комунікацій передбачає вибір найбільш доречного виду комунікацій, і навіть засобів і каналів передачі повідомлення.

Це означає практично «вибір найбільш доречного виду комунікацій»?

Нині є маса способів зв'язатися з людиною, які є поза межами безпосередньої досяжності. Але спочатку, ніж вибрати одне із доступних засобів зв'язку, корисно поставити собі такі питання:

Чи цій людині потрібно Ваша повідомлення?

Чи має право Ви потривожити цієї людини?

Якими комунікаційними можливостями для зв'язки Польщі з обраним кореспондентом Ви розташовуєте?

Чи можете Ви гарантувати, що Ваша повідомлення справді отримає той, кому призначене?

Який із способів відправки повідомлення, з урахуванням її реальної важливості й терміновості, Не тільки той факт, що Вам хочеться швидше відправити її, доставить найменше клопоту Вашому кореспонденту?

Тільки відповівши всі ці питання, Ви зможете вибрати найбільш доречний вид комунікацій.

Які канали найкраще використати передачі конфіденційних повідомлень?

При рівні коштів перехоплення інформації буде великою ймовірністю сказати, що з більшості повідомлень, спрямованих Вам до офісу, існує шанс бути прочитаними чи прослушанными. Тому, якщо передана інформація може бути цікавою як об'єкт промислового шпигунства, передусім, подбайте у тому, щоб забезпечити інформаційну безпеку Вашого підприємства (див. відповідний модуль СДК). Інформацію, що носить приватного характеру, але з складову комерційну таємницю, зазвичай направляють поштою замовним листом чи користуються послугами кур'єрів.

Маємо розіслати офіційні запрошення ювілей компанії. Як це зробити?

З погляду етики комунікацій, повідомлення подібного типу завжди направляються адресатам у вигляді. Чим більше офіційне захід Ви, тим паче солідно має бути Ваша запрошення. Під солідністю у разі розуміється як сам текст, а й оформлення Вашого запрошення: конверт, папір, колірне рішення тощо. Якщо ви плануєте більш «камерний» захід вузьке коло співробітників і їхніх партнерів, як бланків для запрошень можна використовувати листівки. Та й у тому випадку, розсилання поштою виглядатиме доцільніше, ніж у факсу чи електронної пошти.

Колега для роботи підійшла до мене, розмахуючи які прийшли на моє ім'я факсом, що стосується дуже делікатного для компанії питання. Тепер вона хоче знати, чим це скінчилося це її справа. Що мені робити?

На жаль, на роботі часто зустрічаються люди й не дотримуються норм етикету у сфері комунікацій. Тому Ваш відповідь колезі має бути наступним: «Мені здається, це надіслали мені». Що ж до відправника факсу, то тому випадку, і порушив правила етикету письмових комунікацій, відправивши конфіденційна послання факсом. Інакше кажучи, заборонено читати чужу кореспонденцію, проте, що пише зобов'язаний припускати, що її можуть прочитати сторонні.

Чи можна мені послати факсом подяку співробітнику фірми після співбесіди щодо прийняття працювати?

Лист висловлювати подяки — це доречно, але факс у центральному офісі зазвичай використовується для ділової листування. Скористатися факсом передачі подібного листи було хибним, оскільки він носить особистий характер. Надішліть листа з пошті, коли не хочете, щоб він попалося у вічі співробітнику, рассчитывавшему зайняти те місце, яким взяли Вас.

Та які повідомлення можна відправляти електронною поштою?

Якщо йдеться про передачу офіційних повідомлень, те місце електронної пошти — між факсами і телефонними дзвінками. У етики комунікацій електронна пошта вважається приблизно настільки ж неофіційним каналом передачі повідомлень, як і телефонний дзвінок. Вона не адресований відправки офіційних співчуттів, поздоровлень чи запрошень. Проте, проти телефонним «обзвоном», розсилання повідомлень електронною поштою вважається трохи більше «чемній», оскільки адресат отримує повідомлення тоді, коли це зручно йому, а чи не на той час, що його побажає відіслати відправник. З іншого боку, електронна пошта — чудовий канал передачі внутріфірмової інформації та нерідко хороше доповнення до традиційної поштової розсилання.

Корисні поради

1. ВЫБИРАЯ ОДИН ІЗ ДОСТУПНЫХ СПОСОБОВ ЗВ'ЯЗКУ, НАСАМПЕРЕД ЗАДУМАЙТЕСЬ ПРО ЙОГО УМЕСТНОСТИ.

2. НІ ОДНЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ПОСЛАННЯ НЕ ПОВИННО ОТПРАВЛЯТЬСЯ НЕЗАПЕЧАТАННЫМ!

3. ЗАБОРОНЕНО ЧИТАТИ АДРЕСОВАННУЮ ДРУГОМУ ЧЕЛОВЕКУ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ, ПОЗА ЗАЛЕЖНОСТІ ВІД ТОГО, БУЛА ВОНА ОТКРЫТОЙ ЧИ НІ!

4. Бар'єри письмових комунікацій і як їх подолати.

Основні категорії комунікаційних бар'єрів включають:

Смисловиє бар'єри: проблеми, у

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація