Реферати українською » Экономика » Основні засади письмових комунікацій


Реферат Основні засади письмових комунікацій

Страница 1 из 3 | Следующая страница

1. Персональность: кого як і Ви звертаєтеся.

Що таке «персональность» і яку роль він відіграє в письмових комунікаціях?

Практично будь-яке лист відкриває персональне звернення до адресата. Від, наскільки грамотно написано звернення, може залежати успіх чи невдача всього Вашого повідомлення.

Персональность Вашого листа починається з правильного свідчення про конверті імені одержувача. Це може бути очевидним, але то навіть офіційні листи найчастіше містять зменшувальні імена, помилки і ті анонімні висловлювання як «з родиною», «гість» чи «супроводжуючий». Щоб уникнути скандалу, не вважайте за працю з'ясувати правильне ім'я того, кому Ви пишете.

Кожному імені на конверті має передувати шанобливе звернення. Якщо ви не хочете зрівнятися в рівню безтактності із сучасним президентом МОК, як перепутавшем ініціали президента Росії, а й «забула», як і посади перебуває його респондент, правильно вибирайте вид звернення, наприклад «Пане Президенте», «Глубокоуважаемый професор» чи «Ваша Святосте». Якщо ви знаєте, яке звернення воліє адресат, використовуйте що його.

Що робити, якщо не знаю, хто конкретно читатиме мій лист?

Така ситуація справді може виникнути, якщо Ви готуєте рекламне лист для наступної розсилки. У разі рекомендуються такі вітання «Шановні добродії» чи «Дами й добродії». Марно опускати традиційні вітання, навіть коли думаєте, що де вони представляють особливої цінності.

З погляду персональности те, що написано, має передавати позицію «Ви», що означає необхідність зосередитися на потреби і інтересах Вашого адресата, а чи не своїх власних. Що ж до техніки написання, це означатиме наголос на «ви» і «ваші», а чи не на «я» і «ми». Наприклад:

Неправильно

Ми відправили чек поштою.

Ми клієнтам знижку 5%

Я дуже хочу висловити свою подяку за ...

Правильно

Ви отримаєте наш чек поштою

Ви отримаєте 5% знижку

Дякую Вам допомогу в ...

Грамотне використання слів «Ви» і «Ваші» зробить повідомлення центром уваги читає.

2. KISS-принцип: будьте простіше!

У чому полягає KISS-принцип?

Можливо, KISS-принцип є найважливішим у письмових комунікаціях, а й у бізнесі. Анаграмма KISS зазвичай розкривається як «Keep It Short and Simple» — «Придерживайтесь стислості і простоти». Як альтернативу загруженным менеджерам пропонується інша формулювання: «Keep It Simple and Stupid» — «Придерживайтесь простоти і тупості». Це означає, що більшість керівників просто вже немає часу розумітися на словоблудді. Їм потрібна коротка інформація по ключовим моментів, подана у доступною формі! Це ж можна згадати і одержувачах Вашого письмового повідомлення. Уявіть, скільки Ви заощадите папери, чорнила і часу, якщо Ваші листи стануть хоча на 10% коротше!

Які основні правила застосування KISS-принципа в письмових комунікаціях?

Якщо ви складаєте письмове повідомлення структурируете їх у певної логічного послідовності, всі вимоги до застосування KISS-принципа можна зводити до трьох основних правилам:

слова коротше

слів менше

картинки, якщо може бути.

Докладніше кожного з цих правил ми й поговоримо у таких розділах. Правила можуть очевидними, але досягнення відповідності KISS-принципу широтою діапазону інформаційних засобів і каналів вимагає практичний досвід та наполегливості.

Не занадто чимало часу я затрачу, займаючись «шліфуванням» своїх листів?

Справді, спочатку час, отнимаемое перепланировкой і подчисткой тесту, може бути витрачених даремно. Проте, результати, що дають блискуче відредаговані повідомлення, оплатять що їх зусилля сторицею і не раз.

Корисні поради

ПРИДЕРЖИВАЙТЕСЬ КРАТКОСТИ І ПРОСТОТЫ:

СЛОВА КОРОТШЕ

СЛІВ МЕНШЕ

КАРТИНКИ, ЯКЩО ЦЕ МОЖЛИВО.

3. Стислість: як уникнути багатослівних висловів.

Стислість — це здатність сказати те, що Ви цього хочете, використовуючи якнайменше слів. Противоположностью стислості є багатослівність.

Усі знають вираз «стислість — сестра таланту». Які ж домогтися стислості?

Є кілька загальних рекомендацій, дозволяють писати коротко:

уникайте довгих слів

уникайте багатослівних висловів

уникайте непотрібних повторень

уникайте побитих фраз і кліше

Розглянемо, як і застосовувати ці рекомендації практично.

Як уникнути довгих слів?

Заменяйте довгі слова коротшими, підходящими за змістом! Російську мову належить до особливо багатих синонімами. Якщо в Вас досить великий словниковий запас, Вам буде неважко підібрати рівнозначну заміну.

Наприклад, замість фрази: «вступне звернення було маловиразним і беззмістовним», без шкоди сенсу можна було б написати: «початок промови було млявим і порожнім». Звісно, якщо використанні короткого слова втрачається якийсь тонкий сенс, слід залишити довше. Проте, коли домагаєтеся стиснутого вияву своєї погляду, вживання коротких слів має стати загальним правилом.

Як стиснути текст без шкоди розуміння?

Багатослівні висловлювання — це мертвий вантаж у пропозиції. Зазвичай зайве слово легко прослизає в Ваша пропозицію. Як і будь-якого вивідача, він має всі необхідні якості, щоб краще сховатися. Тому пишуть людям потрібно бути пильними. Існує дуже простий спосіб скорочення багатослівних висловів: виключите необов'язкові слова.

Насправді це, що чимало слова фрази, що відкривали пропозиції, чи які використовуються у тих, не несуть значеннєвий навантаження і тому є літературну «воду» в чистому вигляді. Порівняйте:

Многословно

Тривалий період

Нині

Тривалий час

Завдяки тому факту, що

В багатьох випадках

зважаючи на викладене

У майбутньому

Коротко

Зараз (чи вже сьогодні)

Оскільки

Часто

Тому

Невдовзі

В багатьох випадках вступне слово і фрази взагалі опускати без шкоди змісту. Це ж належить до деяких прикметником і похідною них прислівникам «цілком», «цілком» і «порівняно», котрі несуть значеннєвий навантаження, а то й ставляться чогось конкретному.

Як уникнути непотрібних повторень?

Деколи ми ще повторюємо думки для більший ефект — намагаючись вразити читає. У телевізійній рекламі, щоб глядач запам'ятав назва рекламованого продукту, воно повторюється багаторазово. Коли Ви пишіть, Ви також можете повторюватися. Інколи друзі на безтурботності ми допускаємо непотрібні повторення, що показано у таких прикладах:

Дві машини були точно ідентичні.

Разом ми об'єднали зусилля за спільною роботою.

У чому ми потребуємо, то це у ряді нових змін.

Слова, написані курсивом, можна вилучити з всіх пропозицій без шкоди розуміння.

Що таке «кліше»?

До категорії кліше входять улюблені багатьом - і тому часто вжиті висловлювання. Це може бути як Ваші улюблені прислів'я і приказки, наприклад «знявши голову, волосся не плачуть», який завжди доречні у діловій листуванні, і новомодні фрази типу «ми беремо на борт» чи «консенсус думок». Пам'ятаєте, що у письмових комунікаціях дуже важливо вживати тільки слова фрази, справді значимі для одержувача повідомлення. Інакше Ви ризикуєте залишитися незрозумілими.

Корисні поради

У ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЯХ СТАРАЙТЕСЬ УНИКНУТИ:

ДЛИННЫХ СЛІВ

МНОГОСЛОВНЫХ ВЫРАЖЕНИЙ

НЕНУЖНЫХ ПОВТОРЕНИЙ

ИЗБИТЫХ ФРАЗ І КЛИШЕ.

4. Ясність: як організувати те, що Ви пишіть.

Ясність викладу включає у собі вибір слів, структури пропозиції з абзацу, і навіть загальну організацію те, що Ви пишете, чи це лист, записка чи звіт. Що означає, писати ясно?

Ясність є концепцію, яка б означала, що ми пишемо отже читач розуміє написане. Для ясності велике значення має тут читабельність. Цілісність і зв'язність також дуже важливі. Понад те, ясність включає деякі додаткові методи, такі як ретельний вибір слів, запровадження тематичних пропозицій у кожен абзац, складання плану до того, як розпочати писати.

Як переконатися, що читач зрозуміє написане?

Якщо ви вже написали текст, як переправити його адресата, рекомендуємо переконатися, що він відсутні:

абстрактні слова висловлювання

слова, маскирующие непривабливу реальність (евфемізми)

незнайоме слово і технічний жаргон

Що таке «абстрактні слова» в письмових комунікаціях?

Абстрактні слова вносять свій негативний внесок у заплутаність письмовій інформації, що у результаті читач просто більше не розуміє, що став саме ви хотіли сказати. Наприклад, фраза «Ваш ощадний рахунок приноситиме серед всіх можливих доходів» у рекламному буклеті Вашого банку, неминуче викликає додаткове запитання розмір цього доходу. Тому звучати вона повинна переважно так: «Ваш ощадний рахунок приноситиме 7% річних. Сьогодні це максимальна ставка». Нижче наводиться кілька прикладів абстрактних і конкретні висловів.

Абстрактні

Більшість наших власників акцій проголосувала за новий план.

Ваш новий суперлегкий кольорової принтер можна переносити з кімнати у кімнату.

Невдовзі ви отримаєте наш чек у сумі компенсації.

Конкретні

67% наших власників акцій проголосувало новий план.

Ваш новий кольорової принтер HP DeskJet700 вагою всього 0.5 кг можна легко переносити з офісу до офісу.

Ви отримаєте наш чек у сумі $ 134.15 до 16 липня.

Що таке «евфемізм»?

Эвфемизм — це використання «м'яких» слів, маскирующих непривабливу реальність. Отак замість здобуття права вмирати, ми «йдемо». Американська авіація не бомбардує міста, а «завдає точкові удари», у яких неминучий «побічний збитки». Эвфемизм зазвичай уражає багатьох політиків та ЗМІ, якщо Ваша головна мета — ясність, як і підміни слів і понять краще уникати.

Що таке «жаргон» стосовно діловій спілкуванню?

У сфері діяльності використовується свій власну мову. Жаргон — це власний «словник» групи фахівців, від залізничних кондукторів до нейрохірургів. Наприклад, для доктора Ваш заплиле від удару очей означає сверхсложную гематому. Серед опитаної фахівців, де всі Вас розуміють, жаргон справді може заощадити час, будучи корисною стенографией термінів. Проте може виявитися серйозною перешкодою для спілкування з аудиторією не фахівців.

Як грамотно залучити до тексті тематичні пропозиції?

Цельный абзац містить тільки один основну думку, що зазвичай виражена тематичним пропозицією абзацу. Тематичну пропозицію має бути або на початку, або наприкінці абзацу. У ділових листах звичайно міститься у початку. Проте Можете помістити тематичне пропозицію відкинув і наприкінці абзацу, якщо:

основною темою Вашого абзацу залишається неясною до того часу, поки читаючому стануть зрозумілі деякі міркування;

Ви переконати читає у чомусь, і реакція може бути несприятливої.

Пояснимо сказане з прикладу. Тематичні пропозиції виділено курсивом.

У компанії «Три слона» є низка проблем, що з персоналом. Плинність кадрів становить 39%, торік вона зросла на 10%. Кількість прогулів у першому кварталі зросла майже на 25%, а кількість скарг від покупців протягом останніх 3 місяці майже вдвічі.

Плинність кадрів у компанії «Три слона» становить 39%, торік вона зросла на 10%. Кількість прогулів у першому кварталі зросла майже на 25%, а кількість скарг від покупців протягом останніх 3 місяці майже вдвічі. Вочевидь, що ця компанія стикнулася із серйозними проблемами, які стосуються персоналу.

Застосовуючи тематичні пропозиції з стежачи те, щоб кожне пропозицію абзацу було з тематичним, Ви допоможете читаючому краще зрозуміти написане.

Корисні поради

ЛЮДАМ БІЗНЕСУ ПОТРІБЕН ЯСНИЙ, ПРОСТИЙ І НЕДВУСМЫСЛЕННЫЙ МОВА.

5. Цілісність і зв'язність: як досягти основні цілі звернення.

У чому має виявлятися цілісність стосовно ділової кореспонденції?

У ділової кореспонденції кожне пропозицію повинна утримувати тільки один думку. Тому, за складанні пропозиції необхідно переконатися, що він немає які пов'язані друг з одним думок.

Досягти цілісності легко, коли вживаєте в діловому листі прості пропозиції. Але якщо Ви обмежитеся лише ними, це можуть призвести до непостійного стилю листи з погляду читає. Тому досвідчені автори використовують комбінації простих, складносурядних і складнопідрядних пропозицій, аби домогтися змін ритму. У цьому необхідно переконатися, кожен абзац містить тільки один головну думку. Наприклад:

Неправильно:

Коли Ви запустіть двигун, відразу відрегулюйте його й зверніться до Вашому керівництву користувача, якщо в Вас виникнуть проблеми, у подальшому.

Маємо поговорити плани розширення, оскільки звіт має з'явитися наприкінці місяця, і це боюся, що маємо бракує часу.

Правильно:

Коли Ви запустіть двигун, відразу відрегулюйте його. Якщо надалі у Вас виникнуть проблеми, зверніться до Вашому керівництву користувача.

Маємо поговорити плани розширення. Звіт має з'явитися наприкінці місяця, і це боюся, що маємо бракує часу.

Що таке «зв'язність»?

Пишущие повинні сягнути чіткої логічного зв'язку окремих думок, і навіть рівного течії думок у рамках документа. Така особливістю називається связностью, вона важлива як пропозицій, так абзаців. Якщо пропозиції чи абзаци пов'язані, це що означає, що думки, викладені у них, легко зрозуміти.

Як домогтися связности у пропозиції?

Предложениям не вистачає связности, що у них неоднозначним чином використовуються такі займенника як і, вона, воно, цей, той і це.

Неправильно:

Якщо ви візьмете напрокат меблі для своєї квартири, вона коштувати всього 0 на місяць.

Правильно:

Меблі, яку Ви візьмете напрокат меблі для своєї квартири, коштуватиме лише 0 на місяць.

Зрадливе використання дієприкметникових оборотів він може зробити пропозицію простуватим. Глагольные конструкції на початку й наприкінці пропозиції повинен мати чітку логічно з певним іменником чи займенником.

Неправильно:

Помилки під час розрахунків знайшли, використовуючи комп'ютерну програму для електронних таблиць.

Правильно:

Ми помилки у розрахунках, використовуючи комп'ютерну програму для електронних таблиць.

Зробити пропозицію простуватим можна й при неправильному використанні паралельних конструкцій. Послідовні пункти Ваших міркувань мають бути представлені в аналогічному вигляді, причому кожен із новачків має починатися з дієслова. Сравниваемые чи протиставлювані думки також мають бути виражені в паралельної граматичної формі.

Неправильно:

Працівники, бажаючі отримати відпустку цього літа, повинні підтвердити максимально можливі строки, одержати дозвіл свого начальства, і повинно бути впевнені, що у бажане час відпустки незаплановано багато.

Послання генеральний директор згуртує працівників навколо нової програми, але це також на акціонерів.

Правильно:

Працівники, бажаючі отримати відпустку цього літа, повинні підтвердити

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація