Реферати українською » Экономика » Службові записки, розпорядження, інструкцією, і інші внутрішні документи компанії


Реферат Службові записки, розпорядження, інструкцією, і інші внутрішні документи компанії

був частиною їхнього угруповання у справи. Угруповання, зазвичай, ввозяться відповідності зі такими ознаками: номінальний, предметно-вопросный, авторський, кореспондентський, географічний, хронологічний, експертний.

Номінальний ознака передбачає угруповання за одну справа документів жодного виду — наказів, протоколів, актів тощо.

Предметно-вопросный ознака — воно до однієї папку документів стосовно питання, наприклад: «Судове справа» чи «Документи про будівництво нового навчального корпусу».

Авторський ознака береться в основі систематизації, як у справа збираються документи одного автора (комісії, установи, обличчя і т.п.).

Корреспондентский ознака використовується, коли формується листування з певним кореспондентом, наприклад: листування з фабрикою «Рассвет».

У практиці роботи організацій це часто буває зручно згрупувати до однієї папку документи кількох авторів чи кореспондентів, що є на певній території (край, область, район). Така угруповання справи ведеться за географічною ознакою, наприклад: листування з дилерами Красноярського краю проведення спільної рекламної кампанії.

Хронологічний ознака виступає першому плані, коли важливо вказівку на тимчасові параметри документів мають у справі, наприклад: Звіти про відвантаження товарів на січень (найчастіше цей ознака використовується при угрупованню бухгалтерських документів).

З іншого боку, при розкладці документів мають у справи враховуються строки їхньої зберігання — експертний ознака, оскільки документи з їх постійним терміном зберігання (понад 10 років) і тимчасовим (до 10 років) що неспроможні групуватись у одна річ.

При класифікації документів, зазвичай, використовується кілька ознак і завжди враховується експертний. Ознаки угруповання документів позначаються на заголовку справи. Наприклад: Накази директора інституту за 2001 рік (номінальний, авторський, хронологічний), Заявки дилерів Липецкой області про поставки холодильників (номінальний, географічний, предметно-вопросный).

Що таке номенклатура справ?

Номенклатура справ — це спеціальний класифікаційний довідник, що закріплює заголовки справ України та визначальний порядок розкладки документів мають у справи. Основну вимогу, пропоноване до номенклатури, — охоплення всіх документів, одержуваних ззовні й створюваних у процесі діяльності організації. Номенклатура має давати можливість знайти місце нічого для будь-якого документа організації. Загальні вимоги до номенклатурам викладені у основних нормативні документи з організації діловодства та архівної справи: Державну систему документационного забезпечення управління і Основні правила роботи позавідомчих архівів.

Номенклатура справ буває трьох видів: конкретна (номенклатура справ організації), приблизна і типова. Типові і приблизні номенклатури справ дозволяють встановити єдину систему формування справ, уніфікувати заголовки справ однорідних документів, встановити них єдині терміни зберігання. Разрабатывают такі номенклатури справ документационные служби й архіви центральних відомств для підвідомчих їм організацій. Біля кожної організації є своє конкретна номенклатура справ, яка за наявності відповідних зразкових і типових номенклатур повинна ними грунтуватися.

При формулюванні заголовків справ, включених в номенклатури, враховується вимога стислості та граничною точності, оскільки саме з заголовку справи іде у подальшому пошук потрібного документа. Починається заголовок з вказівки роду заводимого справи (листування, справа, документи) чи виду документа (накази, протоколи, плани, звіти), потім уточнюється автор, питання, кореспондент і період, протягом якого відкладаються документи. Заголовки справ у номенклатурі містяться у певної послідовності, з урахуванням важливості документів та їхні взаємозв'язку.

Як здійснюється формування та зберігання справ?

Під формуванням справ розуміється віднесення документів до якогось справі і систематизація документів всередині справи. Розподіл документів мають у справи виробляється у відповідність до номенклатурою справ. Основними нормативними документами, у яких досить повно викладено вимоги до формування, оформленню і збереження справ, є «Основні правила роботи позавідомчих архівів» і «Державну систему документационного забезпечення управління».

Формируют і зберігають справи або у структурних підрозділах за місцем освіти документів, або у секретаріаті (канцелярії). Якщо з'являються документи, справа котрим не передбачено номенклатурою, то, на них заводиться самостійне справа, назва якого дописується до номенклатури під резервним номером.

Для поточного зберігання документів використовують папки-скоросшиватели чи папки-регистраторы. Документи підшиваються до справи у одному примірнику. Товщина справи має перевищувати 250 аркушів (3-4 див). Якщо документів набирається більше, є формування нового томи. Зазвичай, документи формуються до справи за календарний рік. Усередині справи документи вкладаються у хронологічному порядку до поєднані із вопросно-логическим (тобто. документ-ответ за документом-запросом). Можлива алфавітна систематизація однорідних документів всередині справ, коли використовуються прізвища авторів, назви установ, кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць тощо. Документи, мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні тощо.) групуються в нумерационном порядку.

Справи зберігаються за місцем формування до передачі у комп'ютерний архів організації. Підготовка справ капітулювати у комп'ютерний архів їхнього подальшого зберігання й порядку використання — завершальний етап роботи з документами нинішнього року діловодстві. Справи для здачі у комп'ютерний архів готуються відповідно до вимогами, розробленими архівними установами (див. Основні правила роботи позавідомчих архівів). Підготовка справ України та здавання в архів включає: проведення експертизи наукової і з практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з їх постійним і тривалим термінами зберігання.

Експертиза цінності документів повинно бути систематично для встановлення термінів їх збереження. Конкретні терміни зберігання документів встановлюються з допомогою спеціально розроблених і затверджених архівними установами переліків найбільш типовою більшість організацій та підприємств документації. Комерційні організації можуть також користуватися які вийшли 1996 р. довідковим посібником «Управлінські документи постійного терміну зберігання, які утворюються у діяльності недержавних комерційних організацій (господарських товариств та наукових товариств, виробничих кооперативів)».

Залежно від значимості документів строки їхньої зберігання встановлюються постійні чи тимчасові: рік, 3 роки, п'ять років, десятиліття, п'ятнадцять років тощо. Термін збереження обчислюється на 1 січня року, наступного у рік закінчення справи.

Уточнивши терміни зберігання документів, розпочинають оформленню справ. На справи з истекшими термінами зберігання, відібрані до знищення, становлять акт. Оформлення справи залежить від цінності зібраних у ньому документів і майже термінів їх збереження. Справи тимчасового (до 10 років) зберігання підлягають спрощеному оформленню. Перевіряється їх його присутність серед відповідність до номенклатурою справ, проводиться їх систематизація, і їх передають у архів. Такі от справи залишаються на скоросшивателях і нумеруються.

Справи постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) і з особового складу підлягають повного оформленню, що містить: палітурка чи підшивку справи, нумерацію аркушів, оформлення реквізитів обкладинки. Наприкінці справи вкладають чистий бланк форми листа-заверителя (приведено в додатках до Основним правилам роботи позавідомчих архівів) для заверительной написи. Потім справу підшивають в тверду папку (обкладинку) на чотири проколу чи переплітають. На листе-заверителе робиться напис, у якій цифрами і прописом вказується кількість пронумерованих аркушів. Для особливо цінних справ складаються внутрішні опису.

Після підшивки і нумерації оформляється обкладинка справи. Її елементи визначено ГОСТ 17.914-72 «Обкладинки для тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги».

На все оформлені і підготовлені здатися у комп'ютерний архів справи складаються опису. За кожним справі в опис вносяться: порядковий номер, індекс справи, заголовок справи (зокрема. і анотація), дата, кількість аркушів, примітки, термін зберігання справи. Всі ці дані листуються із обкладинки справи. Якщо складається з кількох томів, то кожен тому опису отримує самостійний номер.

Справи постійного терміну зберігання ЕВР у установленому порядку передаються у державні архіви. Керівникам недержавних підприємств часто невідомо, що й документи становлять недержавну частина Архівного за фонд Російської Федерації. Власники таких документів мають право передачу за згодою для зберігання державні архіви (див. Основи законодавства Російської Федерації про Архивном фонді Російської Федерації і архівах).

3. Правила підготовки службових записок.

У чому функції службових записок?

Службовий записка — це письмове повідомлення від використання всередині організації. Традиційно листи застосовують для зовнішніх економічних зв'язків, тоді як службові записки зазвичай призначені лише заради внутрішніх комунікацій. Дослідники виявили, що 90% повідомлень, написаних діловими людьми, існує у формі листів чи службових записок. Ці самі дослідники з'ясували, що бізнесмени пишуть більше службових записок, ніж листів.

Основне пояснення популярності службових записок у тому, що у організаціях, особливо у великих, внутрішні комунікації страшенно. Організації ростуть, проблеми координації стають дедалі більше серйозними. Службові записки допомагають різних підрозділах організації підтримувати зв'язок.

Службові записки виконують безліч функцій: передають інформацію вже з відділи у інший, підтримують зв'язок між філіями, їх можуть підшивати у комп'ютерний архів, щоб звернутися до них вкотре. Фактично, службова записка — це найширше використовувана форма письмовій комунікації всередині організації.

Які переваги службових записок як засобу внутрішньої комунікації?

Оскільки службові записки призначені реалізації внутрішніх комунікацій, вона може видатися, що легше просто поговорити з людиною, ніж написати службову записку. Деколи це вірно, проте використання службових записок дає певні переваги:

Службовий записка зберігається у письмовому вигляді. На відміну від усній розмови службова записка то, можливо підшита у комп'ютерний архів задля її подальшого використання. Нею можуть користуватися як автор, і одержувач. Найімовірніше, що службові записки, які заторкують важливі питання, буде збережено. Посилання на реєстраційний номер попередньої записки в в службовій записці з пізнішій датою нагадає як одержувачу, і відправнику такі деталі, як дата, персональна відповідальність і крайні терміни виконання.

Службовий записка зручна передачі складної інформації. Коли усне повідомлення містить занадто багато дуже специфічних деталей або його складно передати в усній формі, слухачеві важко запам'ятати зміст. Запутанные інструкції нелегко зрозуміти, а якщо їх вимовляють вголос, то ймовірність похибки сприйняття зростає. Отже, службові записки стають прекрасними «шпаргалками».

Службові записки може бути доступні одразу кільком читачам одночасно. Якщо ви хочете передати повідомлення кільком співробітникам відразу, то, на індивідуальне спілкування з кожним потрібен час. Невідповідності в розкладі роботи можуть утруднити збір групи зустрічати, а службова записка то, можливо передано велику кількість адресатів одночасно.

Займаючись підготовкою службової записки, пам'ятаєте, яке вони можуть мати для Вашої організації, і навіть для Вас особисто. Майте на увазі, що ви справляєте враження як за тими товаришів по службі, з ким Ви безпосередньо спілкуєтеся. Певний враження про Вас складається в всіх, хто читає Ваші службові записки. Можете скористатися ця обставина на формування сприятливого думки себе.

Готуючи службову записку, намагайтеся робити це з часткою обережності, пам'ятаючи у тому, іноді службова записка, призначена для внутрішнього використання, не зумисне чи свідомо віддається публічного розголосу. Це може негативно спричинити репутацію Вашої компанії, проте може дати привід відмовити від використання службових записок взагалі.

З чого слід почати підготовку службової записки?

Незалежно від цієї ситуації, у якій пишеться службова записка, починати необхідно з її планування. Насамперед, визначте Ваші мети. Навіщо Ви пишете? Потім постарайтеся проаналізувати ймовірний аудиторію, відповівши питанням: Кому Ви пишете? І, нарешті, виберіть основні ідеї, подумавши, що конкретно Ви цього хочете донести її до читача.

Служебную записку винайшли у тому, щоб спростити комунікативний процес всередині організації, тому у її підготовки й написанні деякі деталі вишуканість стилю приносяться на поталу стислості. Зазвичай бізнесмени, яким доводиться часто писати, для підготовки службової записки менше замислюються над добором найбільш підхожих слів, аніж за підготовці листи. Службовий записка, зазвичай, менш формальна і більше конкретна, ніж лист.

Проте, для підготовки службових записок не зайве керуватися прийомами написання ефективних ділових листів, представленими у Главі 3. Як і листах, в службових записках інформація із гарними чи нейтральними новинами повинна розташовуватися у прямій послідовності. Якщо записка містить інформацію, він краще, якщо основні ідеї розташовуватимуться у порядку.

Якими може бути основні мети підготовки службових записок?

Службові записки у найрізноманітніших ситуаціях. Стандартні мети містять у собі:

Запит інформації;

Видачу інструкцій;

Супровід іншого повідомлення (супровідна записка);

Оголошення (сповіщення).

Службовий записка із запитом інформації становить значну частину внутрішньої діяльності будь-який організації. У одних випадках на вивчення і несумлінну підготовку відповіді такий запит читачеві потрібні багато годин роботи, за іншими випадках читач може написати відповідь безпосередньо в оригіналі й повернути відправнику. Можна виділити три етапу підготовки службової записки із запитом інформації:

1. Позначте основну думку — запит.

2. Изложите необхідні деталі.

3. Нагадайте читачеві основну думку й надайте додаткову уточняющую інформацію.

Ефективність записки-запроса залежить переважно від ясності й обгрунтованості змісту повідомлення, і навіть від цього, як автор визначає свої цілі.

При передачі інструкцій з допомогою службової записки Ви повинні спробувати так піднести інформацію, щоб запитання гаданого читача не залишилося без відповіді. У той самий час намагайтеся уникати «пережовування» і наслідувань очевидного.

Супроводжувальна службова записка представляє читачеві більш довше супроводжуване повідомлення. У цьому Можете вийти далеко за межі простого уявлення повідомлення й тим чи іншим чином інтерпретувати його читачеві, чи, по крайнього заходу, описати його основні тези.

Службовий записка може статися використана для повідомлення про такі подіях, як переміщення персоналу, зустрічі чи зміни у ділової політиці компанії. Іноді записки-извещения широко поширюються за всієї організації, вони можуть призначатися лише вузьке коло осіб, інколи ж їх вивішують на дошці оголошень компанії.

Якою має бути формат службової записки?

Формат службової записки призначений спрощення і прискорення процесів внутрішньої комунікації. Зазвичай, це досягається з допомогою уніфікації структури

Схожі реферати:

Нові надходження

Замовлення реферату

Реклама

Навігація