Реферати українською » Экономика » Підготовка звітів


Реферат Підготовка звітів

бланках, становлять значну частину загальної кількості коротких звітів, відіграють важливу роль забезпечення нормальної функціонування будь-якою комерційною організації. Якби їх, звичайний обміну інформацією був би складним завданням. Для складання таких звітів, зазвичай, непотрібен будь-яких особливих навичок.

5. З чого ж почати підготовку великого звіту.

Які основні характеристики звітів?

Характеристики закінченого звіту результат рішень, прийнятих у процесі її планування. Вони містять у собі:

Ступінь дотримання формальних вимог. Деякі звіти, наприклад, призначені для урядових організацій чи менеджерів вищої ланки, мусять бути дуже суворо витримані за формою і стилем письма.

Обсяг. Звіти можуть бути що з кількох сторінок, що з кілька сотень сторінок, залежно від теми і цілей.

Періодичність. Звіти може бути як періодичними (наприклад, фінансові), і разовими (наприклад, звіт про проведеному опитуванні).

Призначення. Кому призначений звіт: Вашим підлеглим, Вашим начальникам, чи є звіт внутрішнім чи що вона іде межі організації (наприклад, місцевої влади)?

Вигляд проведених досліджень. Стилі подачі інформації різняться залежно від характеру дослідження, результати якого викладені у звіті.

Наміри, мети. Чи є метою звіту пояснення будь-яких дій, визначення ступеня прогресу у досягненні цілі чи пропозицію провести зміни?

Кількість авторів. Звіти, з яких працювала робоча група авторів, найчастіше відрізняються за стилем від індивідуально підготовлених. З іншого боку, колективно підготовлені звіти можуть утримувати розділи, написані окремими авторами, чи команда може працювати спільно над написанням і редагуванням кожного рядка документа.

Ступінь внеску до процес прийняття рішень. Звіти можуть бути різні одне одного, оскільки можуть утримувати у собі як констатацію фактів, а й у вищого рівня структурований аналіз, до складу якого уявлення рекомендацій та обговорення висновків.

З чого ж почати планування звіту?

Першим кроком у процесі планування є визначення цілей. Мета великого звіту часто формулюється його початку у тому, щоб читач міг передбачити напрям викладу думок. Таким кроком процесу планування є облік особливостей аудиторії — досвіду, інтересів, думок, службове становище.

Одні звіти написати з урахуванням те, що вже відомо, інші вимагають додаткового дослідження. Важливо мати все факти, необхідних написання звіту, як починати щось записувати. Можна домогтися більшого успіху, тоді як процесі роботи робити паузи для збору нову інформацію. Ви, по крайнього заходу, позбудетеся від сумнівів, що у звіті пропущена дуже важливу інформацію.

Інколи потрібні рутинні дослідження: перегляд файлів, розмови із колегами чи читання старих документів. Іноді на те дуже декількох хвилин — короткого телефонного дзвінка чи розмови з колегою на драбині. За інших випадках необхідне ширше дослідження, звернення до внутрішнім і зовнішніх джерелам інформації: бібліотекам тощо. Провести дослідження для написання звіту означає знайти відповіді на двоє ключових запитань:

1. Що мені треба?

2. Де це отримати?

Завжди з'ясовуйте, що став саме допоможе Вам написати хороший звіт, та заодно пам'ятаєте про забезпечення певного балансу. Нескінченне дослідження невиправдано збільшить розміри та палестинці час виконання завдання, а недостатнє дослідження зробить мети недосяжними. Правильно проведене дослідження завжди зменшує час, необхідне написання звіту. Помилково думати, що стисле дослідження заощаджує час; це часто буває навпаки.

Які ще джерела інформації можна використовувати для підготовки звіту?

Під час проведення дослідження на підготовку звіту годі зосереджуватися книжках та ігнорувати періодику навпаки.

Для пошуку літератури з назві, прізвища чи темі використовуйте алфавітні чи систематизовані каталоги.

Майте на увазі про комп'ютерних базах даних, і навіть про пошукових системах, що потенційно можуть швидко здійснити пошук статей по ключовим словами.

Якщо ви знайшли книжку з Вашої темі, використовуйте на допомогу пошуку інформації, як розділ «Зміст», і алфавітний покажчик, каталог імен і/або термінів. Перегляньте їх остаточно, оскільки Ви можете заздалегідь знати, який термінологією користується автор з цікавої для Вас темі.

Звертайте увагу до зноски в знайдених Вами своїх книгах й статтях, які відсилають Вас до інших джерел з цікавої для Вас темі.

Використовуйте джерела, у яких здійснюється огляд Вашої теми. Такі книжки інколи мають назви Довідник по..., Посібник із..., Аналіз.... У цих джерелах часто міститься огляд теми, то, можливо приведено її історія, і найчастіше зустрічаються корисні зноски.

Просматривайте джерела, містять бібліографії. Найчастіше книги є бібліографії, і вони можуть виявитися надзвичайно корисними.

Якщо ви знайшли інформацію, яка, як Ви вважаєте, може Вам знадобитися, занесіть її у картку (чи комп'ютерну базі даних).

Якщо ви не можете обмежитися вторинними джерелами інформації, то Вам доведеться здійснити первинне дослідження. Джерелами первинної інформації може бути анкети, експерименти, інтерв'ю, особисті спостереження та архіви організацій.

Припустимо, мета ясна, є чітке уявлення про потенційному читачі, проведено належне дослідження. Чи можна починати писати звіт?

Ще ні. Не треба просто «подумати, як писати», важливо заздалегідь визначити, що має і чого ні утримувати звіт. Викладені далі практичні рекомендації застосовні до написання звіту будь-який довжини або "складності і жодного призначення. Існує шість етапів роботи.

Етап 1. Листинг. Забудьте про послідовності, структурі та упорядкування, зосередьтеся на списку (як короткої записи чи ключового слова) всіх життєво важливих пунктів, які можна корисними у світі звіті. Візьміть великий аркуш паперу й зафіксуйте усіх пунктів в довільному порядку за мері того, як вони приходять Вам на думку. Ви побачите, що цей процес добре стимулює мислення, дозволяє створити картину взаємозв'язку думок та рятує від необхідності робити перерви, щоб з'єднати пункти чи визначити їх послідовність. Потім (декому звітів це вимагатиме обмаль часу) можна переходити до наступного етапу.

Етап 2. Сортування. Тепер, що ви записали, і починайте приводити запис до ладу, визначаючи:

Що йде першим, другим тощо.;

Що як логічно пов'язано;

Що підтвердженням, прикладом чи ілюстрацією.

Саме тоді можна нові пункти чи наново обміркувати усунути що з записаних раніше. У цьому необхідно враховувати прийнятну довжину звіту. Цей етап можна завершити з допомогою нотаток і правок документа першим етапом. Це швидко і легко зробити, завдаючи на вихідних нотатках лінії, стрілки й інші знаки іншим кольором.

Етап 3. Упорядочение. Наприкінці етапу 2 у Вас можуть вийти нотатки, що досить зрозумілі для наступної роботи із нею. Інакше корисно переписати всі у вигляді чіткого списку. Це дозволить провести остаточну перевірку. Ви повинні відчувати, що що вийшов список відображає зміст, підходящі акценти, необхідну міру подробиці тощо. На цьому етапі краще приділити увагу порядку викладу, а чи не шукати нового змісту чи додаткові пункти. Аналізуючи цей етап результатом Вашої роботи має стати підготовлений план звіту. Використовуйте загальноприйняту систему нумерації пунктів. Основне правило складання плану у тому, кожен рівень мусить мати, по меншою мірою, два заголовка. Отже, є пункт 1, маєш бути розглянуті і п.2; є Бо має бути й Б тощо.

Етап 4. Перевірка. Добре продумана робота на попередніх етапах може зробити даний етап необов'язковим. Проте за складних і/або особливо важливих звітах корисна остаточна перевірка записів. Адже легко переконати себе, чи ти близько до мети, і побачити лісу за деревами. Зробіть остаточні додавання до списку і використовуйте його як «маршрутну карту» для записи.

Етап 5. Запис. Тепер розпочинаємо записи, друкування чи диктуванню. Саме у цьому і є основну роботу зосередили, а попередня підготовка лише полегшує і спрощує її. Ради:

За можливості вибирайте підходящого моменту. Процесу записи можуть завадити непотрібні перерви, що їх починати усі знову. Вибір правильного часу й зручною обстановки, у якій Вас не переривають, сприяє успіху.

Не переривайте листи. Не робіть пауз, картаючись над фразою, заголовком чи якоїсь деталлю. До них повернутися й написати його з меншими зусиллями. Не перериваючи листи, Ви дотримуєте послідовний хід думок з початку звіту до його завершення. Повністю завершивши її, можна повернутися, і уточнити всі подробиці.

Етап 6. Редактирование. Є три правила редагування: редагуй, редагуй і редагуй. Мало хто — якщо вони не брешуть — можуть написати щось із першого разу отже, до цьому взагалі нічого додати. Тому годі було вважати, що ви помилилися, якщо подібне виявиться, що написане Вами потребує редакції. Майстерність завжди приходить із досвідом. Чим більший Ви пишете, краще виходить, і тим меншим стає потреба у редагуванні і додаваннях. Редактирование націлене на поліпшення стилю, і змісту тексту. Прийміть до уваги такі поради:

Відкладайте написаний текст певний час, аби повернутися щодо нього пізніше.

Попросіть колегу прочитати те, що Ви написали. Свіжий погляд, може викликати нові думки і дозволить вносити зміни, які самотужки там було зробити.

Перевіряйте текст досконально. Уважно стежте за деталями. Не отже, що слід шукати неіснуючі дрібниці, однак слід домогтися, щоб кожна деталь виробляла певне враження й мала точний акцент. Поділ довгого пропозиції на два коротких чи заміна пари слів може дати значний ефект. Важливий процес загалом, і не можна скорочувати. Це стосується й кожному етапу, і особливо до редагування.

6. Форма і структура звіту.

Яка роль структури звіту?

Хороші розповіді мають початок, середину і закінчення. Звіти також мають мати чітку структуру. Вона потрібна з двох причин: звіт легше й швидше скласти, а читачеві легше слідувати над перебігом думки автора, і, отже, більше ймовірності, що прочитає звіт остаточно.

Структура вимагає логіки, а логіка — ясних цілей. Майте на увазі про мету під час розгляду й визначенні структури. Буває, що, крім початку, середини і закінчення може знадобитися складніше структурне розподіл, а часом досить отих трьох елементів.

Як розмістити частини звіту?

Є три варіанта розташування запровадження, більшості і висновків:

Варіант 1 Варіант 2 Варіант 3

Запровадження

Більшість

Висновки

Запровадження

Висновки

Більшість

Висновки

Запровадження

Більшість

У варіанті 1 Ви приберігаєте висновки (які можуть опинитися містити підсумкову інформації і рекомендації) під кінець. Використовувати таку схему рекомендується у разі, якщо передбачається, що одержувач звіту незгодний із Вашими висновками або зможе зрозуміти їх, доки прочитає весь звіт. Проте оскільки більшість людей відразу читає висновки, незалежно від цього, де розташовані.

Варіанти 2 і трьох є приклади прямого порядку розташування частин звіту. Знаходяться висновки у першому чи у другий пункт — має значення. Будь-який варіант прийнятний, якщо:

У звіті містяться лише добре новини;

Одержувач звіту досить інформований у тому, аби зрозуміти висновки без попереднього прочитання решти звіту;

Висновки є основну інформацію, яка більше детально розкривається у більшості;

Читающему потрібно спочатку прочитати висновки.

У якій порядку треба писати текст звіту?

Якщо ви старанно склали план звіту, то написати текст буде неважко, хоча й може забрати чимало часу. Незалежно від цього, у порядку Ви вирішили розмістити запровадження, основну частину і висновок (висновки) в Вашем звіті, висновки треба писати останнє. У процесі написання звіту Вам вперше доводиться продумувати матеріал звіту докладно, і Ваші їхня думка може змінитися.

Основну частина найчастіше пишуть насамперед. Запровадження, незалежно від цього, як його пишеться, має закінчуватися переходом до більшості звіту. Як із розташуванню, і за рівнем значимості, переважна більшість займає центральне становище у звіті. Обсяг більшості має становити 75% від України всього тексту звіту, а решта 25% тексту мають бути розподілені між запровадженням і укладанням.

При викладі більшості перехід від теми до цієї теми має чітко простежуватися й можуть бути логічним. Використовуйте різноманітні сполучні слова висловлювання (такі, як потім, отже, по-четверте, з іншого боку, таким чином тощо.), які б послужити своєрідними покажчиками для читача. Періодично підводите підсумки, робіть висновки, наприклад, наприкінці кожного важливого розділу, щоб нагадати читачеві, як і частини розповіді він перебуває, і що викладено далі. До основних рис грамотно складеного інформаційного повідомлення, наведені у Главі 2, також можна буде застосувати до великим звітам як до жодного з видів письмових повідомлень.

Як і коли під час оформлення звіту використовуються посилання і зноски?

Під час написання бізнес — звіту треба робити посилання джерела інформації, які Ви використовували у ході дослідження, а чи не змушувати читача губитися у роздумах у тому, де Ви взяли цю інформацію. У цих офіційних звітах посилання джерело інформації обов'язково розташований у виносках, розміщених або наприкінці сторінки, або наприкінці тексту. У менш офіційних звітах джерело може згадуватися у тексті, наприклад: «Дослідження ринку послуг із доставки продуктів, здійснене часописом «Експерт» 2001 року, показало, що...». Зазвичай посилання джерело просто у тексті використовують у тому випадку, коли згадується небагато джерел.

При оформленні заслання вигляді зноски наприкінці цитати, яку Ви наводите з тексту, поміщається цифра. Цю цифру перебуває по кілька вище рядки - і називається верхнім індексом. Перша цитата нумерується цифрою 1, наступна — цифрою 2 тощо. по зростаючій. З використанням матеріалу, отриманого під час інтерв'ю, як очного, і проведеного телефоном, нею посилаються як у публікацію, автором якої є интервьюируемый.

Якщо тексті

Схожі реферати:

Навігація