Реферати українською » Этика » Ділові Засідання


Реферат Ділові Засідання

Страница 1 из 3 | Следующая страница

>ВСТУП

 

Темакурсової роботи іздисципліни «>Діловийетикет» - «>Діловізасідання».

>Якщо три чи понадосібобговорюють запитаннябізнесу, смердотіпроводятьділовезасідання. Статистикасвідчить, щосереднійпрацівник шкірного тижня проводитичотиригодини нарізного родузасіданнях.Виконавецьсередньогорівня проводитисязасіданняхприблизно 35відсотківтижневогоробочого години, авиконавецьвищогорівня - понад 50відсотків.

як правило,діловізасіданнянеобхідні приведеннібізнесу, йякщо смердотівідповідно (правильно)підготовлені, томожуть бутиефективними тарезультативними.Високаділова культуравимагаєретельноїпідготовкизасіданьорганізаторами,щоб утакийспосібпродемонструвативвічливеставлення доколег таділовихпартнерів, атакожповагу до їхнього години. Будучиголовуючим чи жучасникомзасідання, ві можетезробитиконкретнийвнесок при йогоплануванні тапідготовці, под годинупроведення, атакож послезакінчення, із тим, щоб завісьсязахід був болееефективним тарезультативним.

Метакурсової роботи –ознайомитися ізформою йметоюпроведенняділовогозасідання,зосередитися напомилках, котрівиникають под годинупроведенняостаннього.


1.ПЛАНУВАННЯ ТАПІДГОТОВКАЗАСІДАННЯ

>засіданняпланування регламентголовуючий

>Діловізасіданняможуть бутиформальними,тобто такими, котріпроводяться нарегулярнійоснові ізконкретнимицілями та порядкомденним (>щомісячні/щоквартальнізбориспівробітників), чи жнеформальними, котріпроводяться привиникненніпевноїконкретноїпроблеми чи увідповіднійситуації, щовимагаєобговорення. (>Хтось зколеграптовозайшов до вашогокабінету/індивідуальногоробочогомісця,щобобговоритиякесь запитання, чи ж спонтаннарозмоваспівробітників переросла удискусіющодоконкретнихсправфірми.)

>Формальні чи неформальні,діловізасідання убудь-якомуразі будуть болееефективними,якщопроходитимутьвідповідно допевних правил та установленоїпроцедурипроведенняподібнихзаходів та ізурахуванням норметикету.

>Відомо, щодеякізасіданнябуваютьзатягнутими, із злевизначеними чизовсім невизначенимицілями,недбалопідготовленими.Виявомнепрофесіоналізму тапоганих манерєвідсутністьчіткоговизначенняучасниківзасідання, йогоцілей й порядкуденного.Ретельнапідготовкадопомагаєуникнутипроведення поганого,неефективного заходженню.

>Неформальнізасіданнянасампередмаютьвластивістьставатинепотрібноютратою години. Безглибинноїпідготовки, смердоті часто вже немаютьчітковизначеноїцілі;учасники неготовівикластиінформацію чивзяти доля вдискусії;рідковстановлюютьсячасові рамкипроведення заходженню, щотакожзменшує йогоефективність.

>Згідно іздослідженнямиЗМMeeting Management Institute, котріпроводилися уВартонськійшколібізнесуПенсильвансько-гоуніверситету (США) та вУніверситетіМіннесоти (США),єсіметапів, якінеобхіднодотримуватися приплануванні тапідготовціформального/неформальногоділовогозасідання:

1.Визначенняцілей - ізурахуваннямможливості їхньогодосягнення увідведений длязасідання годину.

2.Відбір/підбіручасників -відбувається,виходячи ізнеобхідностідосягнутивизначенихцілей.

3.Підготовкамісцяпроведення - ізурахуваннямможливостіпроведеннядискусії (забезпеченнянеобхідногообладнання).

4.Підготовка порядкуденного - улогічнійпослідовності, ззазначеннямімен та години,відведеного дляпредставлення таобговорення шкірного конкретного запитання.

5.Визначенняосновних правилпроведення заходженню - длязатвердження тадотриманняучасникамистандартівповедінки.

6. запрошенняучасників -наданняїмможливостіпідготуватися дозасідання.

7.Підтримкаконтактів ізколегами, котрі неберутьучасті узаході. Утакийспосіб смердоті будутьпроінформовані про ті, щовідбулося назасіданні.

 

1.1Визначенняцілейзасідання

 

>Перше заподіяння приплануванні тапідготовціділовогозасідання -визначити, чиєнеобхіднимцейзахід (чипотрібно йоговзагаліпроводити).Рішення пропроведеннязасіданнямає бутиретельновиваженим йспланованим, воно та неможе бути результатомдавньоїзвички ("Мизавждизбираємося попонеділках") чиіснуючогосвоєрідного ритуалу ("Насзбирає шеф").Взагалі ж,якщоєнеобхідністьвирішитипевне запитання,засіданнямає бутиостанньою зприйнятнихможливостейцезробити.

>Чіткерозумінняцілей, які віхочетедосягнути,організовуючизасідання,допоможе вамз'ясувати, читакийзахіднеобхідний.Який результат мибажаємоотримати назакінченнязасідання, й чиєіншізасобивирішенняіснуючоїпроблеми?

>Навітьнеформальнезасіданняповинне матірціль.Грубістюємарновитрачати годинуколег,якщо немає заподійзбиратися.Щобуникнутиподібноїситуації (>зібралисяневідомо для чого), ві можете,наприклад,постійно матір под рукою тапоповнювати занеобхідності списокпитань, котрі вамтребаобговорити ізконкретнимспівробітником, - візможетеосвіжитиінформацію перед тім, якзустрітися із ним.Також можна матіртакий список із собою,щоб принагоді матірможливістьвирішитинеобхідні запитання.

>Щобвизначити, чисправдінеобхіднопроводитиформальнізбори,головуючий (>організатор) винензапитати собі, чи можнадосягнутибажаного результату безпроведеннязасідання. Час,який якщовитрачено, тавартість заходженнюмаютьобов'язкововраховуватися приприйняттівідповідногорішення.Збори неможутьпроводитися бо усізвикли перед тим.

Чиможе бути болееефективним, ніжпроведеннязасідання,простийтелефоннийдзвінок;надісланий меморандум;повідомлення наавтовідповідачі;вивішенаоб'ява;зустріч ізколегою -конкретнимвиконавцем? Чи можнавзагаліприйнятирішеннясамостійно та,виходячи ізнього,продовжувати роботу? (Не будемозабувати, щозасідання навряд чи якщоефективним,якщо представлена наньомуінформація не станіпоштовхом длядискусії таприйняття необходимихрішень.)

>Приймаючирішення пропроведенняділовогозасіданняпереконайтеся, щовизначені дляньогоцілі -реальні й їхні можнадосягнути протягом години,відведений для заходженню. Неперевантажуйте порядокденний.Заздалегідьз'ясовуйте, стільки годинипотрібно й можнавідвести длязборів (смердоті неможуть бутибезкінечними).Розумно,чіткоокреслітьцілі дляконкретнихзборів.Якщо віпередбачаєтеширокеобговорення,обмежте колопитань, щовиносяться нарозгляд.Відомо, щоділовізборибуваютьефективними тоді, коли смердотікороткі, томунамагайтесязавершувати їхні за годину.


1.2Підбіручасників

 

Наділовихзасіданнях "понад" далеко ще незавждиозначає ">краще,ефективніше". Вочевидь, щочим понад людейбере доля взасіданні, тімскладнішоюстає вся процедура.Чим вонаскладніша, тім понад годинивитрачається длядосягненняпоставленихцілей.Чим понадвитрачається години, тімбільшавартість заходженню вцілому.

Це правилодіє як под годинуформальних, то йнеформальнихзасідань.Самевизначення ">неформальнезасідання"викликаєасоціації ізвідсутністювстановленогоофіційного порядкуденного,можливо -відсутністюголовуючого, атакожвизначених правилпроведення (регламенту), що легкопризводить добезкінечних,нічим йніяк необмеженихрозмов (>дискусій).Додавши доподібногосценаріювеликукількістьучасників, урезультаті можна легкостворити хаос. Томуорганізовуючинеформальнезасідання,обмежте,мінімізуйте числоучасників із тим, щобуникнутимарноїтратиробочого годиниколег, котріповинні бутиприсутніми, й тихий, котрі неповинні бутиприсутніми, але йвнаслідокпоганоїорганізації (у цьомувипадку - черезвідсутністьретельноговідборуучасників)беруть доля в цьомузаході.

>Формальнеділовезасідання,метоюякогоєлишеознайомлення ізінформацією,може пройтидуже просто й незабрати багато годининавіть у томувипадку, коли наньомуприсутнязначнакількістьспівробітників. Аліякщоформальнезасіданнязбирається длярозгляду проблемногопитання/питань й тім самим, очевидно,передбачаєобговорення,кількість йогоучасниківмаєнадзвичайноважливезначення.Чим понад числозапрошених назасідання, тімпропорційно понад години якщовитрачено надискусію.

>СпеціалістиЗМMeeting Management Instituteвизначаютьоптимальне числоучасників для шкірного типуділовихзасідань:

>Засідання,метою якіє

>вирішенняпроблем(и) До 5осіб

>Засідання,метою якіє

>визначення проблем (і) До 10осіб

>Засідання-огляд

чипрезентація До 30осіб

>МотивуючізасіданняЧим понад, тімкраще

>Існуючізначніособливостізасіданьінформативного характеру йзасідань,метою якієвирішенняпроблем(и), - уголовуванніцихзасідань, ухарактеріпитань, котрієзмістомзасідань, утактицідосягненняуспіху нацихзасіданнях -безумовновпливають навизначення оптимальної кількості їхньогоучасників.Після того, яквизначеноціліпевного конкретногозасідання, аотже -визначений його характер, ві,виходячи із цого, можетепланувативідповідне,адекватне числоучасників.

Кількістьучасниківділовихзасідань,метою якієприйняттярішення,найкращеобмежити доп'яти (не понад семи), бо длядосягненняуспіху -прийняттярішення -необхідно провестиактивнудискусію, уходіякоїприсутні будутьбагаторазововиступати.Головнаувага назасіданнях такого родуприділяєтьсяобговоренню тавирішеннюпроблеми, томуключем для їхніуспішногопроведенняєвідповідна атмосфера, Якасприяє тастимулюєвідкрите йвільневираження думок.

У томувипадку, коли не усі ззапланованихучасниківзасідання за тихий чиінших причинможуть бутиприсутніми,необхіднорозглянутиможливістьзміни порядкуденного чи жвзагаліперенесення цогозасідання наіншу дату.Інколи, увипадку, колизасіданнядоситьтривале, не усіучасникимаютьможливість бутиприсутніми наньому від початку докінця.Ввічливим,професійним таоптимальнимрішенням уподібнійситуації якщоспланувати порядокденнийзасідання ізурахуваннямробочихграфіківцихосіб із тим, щоб смердоті могли бутиприсутніми прирозгляді тихийпитань, котрібезпосередньо їхністосуються.

Часто працівникивважають, що смердотіповинні бутиприсутні на конкретномузасіданні,навітьякщо їхнього конкретна роботаніяк непов'язана із проблемами,винесеними дляобговорення, й смердоті тім самимніяким чином неможутьсприятидосягненнюпоставленихцілей. Упевнихвипадках причиноюподібногорішенняможе бутипрагнення людей бути укурсісправ, котрінавіть непов'язані із їхніпрямоюдіяльністю. Удеякихфірмах такомпаніяхучасникизасіданьвизначаються,виходячи ізвідповідноїіснуючої практики чи наоснові посади, статусу ворганізації конкретногоспівробітника. Уідеалі ж наділовомузасіданнімають бутиприсутні лише тих особини, котріможутьбезпосередньовплинути навирішенняконкретноїпроблеми. Томучим болееспецифічними,вузькимиє запитання порядкуденного конкретногозасідання, тім понадлімітується числоприсутніх наньому.

 

1.3Підготовкамісцяпроведення

 

Припідготовціділовогозасідання, як правило,дуже малоувагиприділяєтьсямісцю йогопроведення. Так саме малохтоусвідомлює,наскількиважливим чинникомуспішногопроведеннязасіданняєсамемісце, де воно тавідбувається.

 

1.3.1Вибірприміщення

Атмосферузасіданнячасткововизначаєсамеприміщення, де проходитизахід. Тісамерішення якщосприйматисяпо-різному,якщо воно та будеприйняте взалізасіданьфірми, аїїкафетерії.Необхідно,щоб позначказборіввизначаламісце їхніпроведення.Наприклад, дляобговореннябудь-якоговажливого запитаннякращепідійдекабінеткогось зспівробітників, ніжкімнатавідпочинку.

>Звичайно, незавжди ві можетевибирати, десамепроводитизасідання. У тихийвипадках, коли виє такаможливість,виходьте зкритеріїв,якиммаєвідповідативибранеприміщення. Для цого дайтевідповіді натакізапитання:

1. Чивибранакімнатадостатньо велика у тому,щобвмістити всіхучасників танеобхіднеобладнання?

2. Чиє увибраномуприміщенніадекватнеосвітлення тавентиляція?

3. Чицякімнатаізольована відзовнішніхвтручань,іншихзаходів, щоможутьпроходитиодночасно ззасіданням?

4. Чинаявні уприміщеннімеблідостатньофункціональні такомфортні длязасіданнявизначеноїтривалості?

5. Чинеобхіднооплачуватиорендуприміщення й чиприйнятна сума оплати?

6. Чивибранеприміщення якщовільним у потрібен вам годину?

>Якщовибранеприміщення якщозамалим,дужеймовірно, щоприсутні на зборахвідчуютьобмеженістьрозміру,об'ємуприміщення (вониз'явитьсявідчуттяклаустрофобії) й смердотізахочутьшвидшепіти ізнього, аотже,швидшезакінчитизасідання. Ві можетекомпенсуватиневідповідністьрозміруприміщення тім, щозробитезасіданняякомогакоротшим й проведете йогоякомогашвидше (>хочеться вам цого чи ані, входитице увашіплани чи ані) чи жзаплануєтечастішіперерви.

>Якщоприміщеннязавелике,присутніможутьрозміститисядуже далеко один від одного та відголовуючого, що у своючергуутруднитьпроведенняадекватноїдискусії ізучастю всіхприсутніх.Вирішитиподібну проблему можна,виділивши длязасіданнялишепевнучастинуприміщення,розміриякої будутьадекватними числуучасників.

>Якщоприміщення злеосвітлене чинедостатньовентильоване,активністьприсутніхшвидко спаді й тім самимзнизиться їхньогоздатністьефективнопрацювати.Щобуникнутиподібноїситуації,необхідно забезпечитияскравеосвітленняприміщення, атакожпідтримку вньомутемператури,нижчої, ніжзвичайновстановлена (особливоважливимцей чинникє припроведеннізасідання із великим числомучасників).

>Меблі укімнаті длязасідань неповинні бутизанадтокомфортними боможутьналаштуватиучасників не так наробочийнастрій, але ввідпочинок.Водночас,якщомеблі незручні,це >дратує людей, аотже,відволікає їхні відобговорюванихпитань.

>Однією ізнайбільших проблем припроведеннізасіданьє їхнінебажані,незапланованіпереривання (>хтосьзазирає чи заходити доприміщення,можливо, ставитизапитання й т.ін.).Кожен раз, коли запевних причинзасіданняпереривається,виступаючі в тієї моментучасникиповинніповертатися досказаногораніше,щоб,нагадавшипопереднюінформацію, матірзмогупродовжувативикладати своїміркування. Вочевидь, що усі при цьомувтрачають годину.Щобуникнутивтручанняосіб, котрівипадковозаходять доприміщення, де проводитисязасідання,повісьте на дверяхвідповіднунотатку,наприклад: "Проходитизасідання".Можна простозачинитидвері на ключ. У томувипадку, колизасіданнявідбувається укабінетікогось зспівробітників,необхіднозаздалегідьподумати пропереведення всіхдзвінків нанаявні у цьомуприміщенні інтернет-телефонії наіншулінію.

>Дужевідволікаютьприсутніх назасіданніпостійнівходи-виходидеякихучасників.Подібнеходінняще гіршевпливає на роботузасідання, ніжодиночнийвихід особини, котра запевних причинмаєпіти із заходженню. (Абсолютноприйнятно,збираючись назасідання, що якщовідбуватися віншомуприміщенні, облишитисвоємусекретарю/помічнику/колезі номер телефону, заяким вас можнарозшукати уразітерміновоїнеобхідності.)

>Уникайтеперериваннязасіданнярізнимизасобами зв'язку -біперами,мобільними телефонами.Вонимають бутивимкнутіпротягомусього заходженню.

Один збізнесменів,говорячи проділовізасідання, любитизгадувати, як под годину одного із нихзадзвонивмобільний телефонвиступаючого й усіприсутні булизмушенічекати,покивін переговорити ізособою, котрадзвонила, апотімпродовжуватимесвійвиступ.


1.3.2Підготовкаприміщення

>Післявизначеннямісцяпроведеннязасіданняприміщеннянеобхідновідповідним чиномпідготувати.Залежно від того,якого типуділовезасідання віплануєтепроводити,необхідно якщо:

-Перевірити, чивибранеприміщеннямаєдостатнюкількістьстолів тастільців, котрірозставленівідповідно до мети та типу заходженню (рис. 1).

-Забезпечитинаявністьпаперу,ручок таолівців дляведенняприсутніми занеобхідностізаписів.

- Уразі, колиучасникизасідання незнайомі один із одним чималознайомі,поставити настолі/столах, передвідповіднимистільцями,картки ізіменамиприсутніх.

-Забезпечитинаявність необходимихтехнічнихзасобів, атакожперевірити їхньогосправність.

-Потурбуватися пронаявністьпрохолоднихнапоїв,кави, чаю та легких закусок дляучасників. Занеобхідності забезпечитипроживання тахарчуванняучасників, котріприїхали назасідання ізінших міст,регіонів.

>Переліченіпунктитребаопрацювати запевний годину до вживаннязасідання із тим, щобуникнутимарноїтрати години под годину самого заходженню.Названікрокитакожє, заумовипевноїмодифікації таспрощення,необхідними припідготовці неформальногозасідання.

 

1.4Підготовка порядкуденного/регламенту

 

>Навіщо припідготовціділовогозасіданнядумати про порядокденний? Ценеобхідноробити бо порядокденнийєсвоєрідноюкартою. Мипросуваємося, ідемо далі, коли ми маємовизначенийнапрямок руху йзнаємо,куди мирухаємося. Порядокденнийзасіданнякаже йогоучасникам: " Вісь наша позначка,цілі, до які мипрямуємо, й вісь -яким чином мидосягнемовизначенихцілей".Наявність у шкірногоприсутньогокопії регламентудопомагаєстежити над перебігомдій, а чи недаєможливості повістізасіданняіншим шляхом,відволіктися відпоставленихцілей.

Порядокденниймає бутидостатньодетальним.Рідко, чи жніколи,учасникизасіданьскаржаться назанадтодетальний регламент.Повний,детальний,конкретний порядокденнийєбезумовнимсвідченням того, щоорганізаторицінують годину шкірного ізучасників йсаме для йогозбереження таефективноговикористанняпідготувалидієвий,ефективнийрозклад роботи.

Припроведеннінеформальнихзборів регламентможестановитиперелікпитань чи проблем, котрі віплануєтерозглянути тавирішити.Складання порядкуденногозаздалегідьдопоможе вамвизначити, стільки годинислідвідвести напроведення заходженню й коли йогокращепроводити.

 

1.4.1Попередняпідготовка порядкуденного

Передвизначенням порядкуденного для формальногозасіданняз'ясуйте у шкірного членаоргкомітету, котрісаме запитаннявінплануєвинести нарозгляд. Утакийспосіб якщогарантовано, щозасідання, йогорозпорядокготуватиметься заучастю всіхчленіворгкомітету та ізурахуванням їхньогопобажань йрекомендацій.Такийкроктакожможедопомогти вамвиявити, котрінепередбачені запитання готують длярозгляду нанайближчомузасіданні.

>Подібнеопитування особливодопоможе,якщозасіданняпроводяться нарегулярнійоснові й йогоучасникиможутьспеціальночекатичергового заходженню,щобзапропонувати нарозглядпевне запитання.

Передукладанням порядкуденногозасідання поставте членаморгкомітету та особам, доля якіпланується,такі запитання:

1.Якіматеріали/інформацію вібажаєтепредставити назасіданні?

2.Скільки години віпотребуєте длявикладення вашогоматеріалу, дляпредставленнявашої тими?

3.Якіпроблеми вібажаєтеобговорити?

>Залежно відотриманихвідповідей ві можетеприйнятирішення пронедоцільністьпроведеннязасіданнявзагалі чи проскорочення години йогопроведення відгодини до 20хвилин.Можливотакож, що вівирішитезамістьпроведеннязагального заходженнюзустрітися ізкожнимспівробітникомокремо чи жприйметі >рішення пропроведеннязамість одного великогозасідання двакоротших, що у конкретномувипадку якщо болееефективнимзасобомдосягненняпоставленихцілей.

>Якщохтось збажаючихвиступити назасіданні просити для цого 10хвилин,надайтетакий годину - не менше й,звичайно, не понад,адже людина самавстановлюєчасові рамки.Якщо жця особавизначила годину неточно, "на око" й под годинуїївиступуз'ясувалося, щопотрібендодатковий годину, не вартозадовольнятиїїпрохання йнадаватидодатковіхвилини. Практикасвідчить, що утакийспосібспівробітник ненавчиться бути болееакуратним привизначенні години йнадалі. Нетребавирішувати його проблему (недостача години) зарахунокіншихучасників,забираючи вонизапланований годину й тім самимроблячи проблемузагальною.

 

1.4.2Визначеннятривалостізасідання

Колі візнаєте, котрі запитаннярозглядатимуться под годинузасідання, ві можетевизначити, стільки годининеобхідновідвести дляпроведення заходженню.Яким чиномце можназробити?

У томувипадку, колизасідання проводитися уформівиступу (бездискусії), працює правило 75відсотків.Воноозначає, що длявиступу чипрезентаціївідводиться 75відсотків години,запланованого длязасідання. Так, приодногодинномузасіданніслідпланувати 45хвилин навиступ. При цьомувраховуйтеможливістьдеякого збільшеннявідведеного години у зв'язку із тім, щошвидкістьвиступуможе бутинижча відзвичайноїсередньої, а й у зв'язку ізможливимипитаннями до оратора (длязапитаньслідтакожзарезервувати годину).

>Якщозасіданняпередбачаєпроведеннядискусії, навиступ (і)відводьте не понад 50відсотківзагального години,інколи, прискладностіобговорюваних проблем, навиступдоцільновідвестиіще менше години - не понад 20відсотківзагального години.Дискусії, як правило,забирають багато години, процеслідпам'ятати,готуючизасідання-обговорення. Не вартопланувати більше, ніж можна реально ">вмістити" увідведений годину.

Не вартовизначатитривалістьділовогозасідання заформулою ">триватиме такдовго, як якщонеобхідно" (>такийпідхідможливий приобговоренні умів контракту).Якщоучасники незнатимуть,якою якщотривалістьзасідання, вони,навітьнесвідомо,виникатимуть думи: " Коліце всезакінчиться?Меніобов'язковотребазробитицейдзвінок дочетвертої" чи "Чивстигну язакінчитисьогодні документ?" Так чиінакшеувагаприсутніх не якщоповністюзосереджена напитаннях, щообговорюватимуться назасіданні.

>Навіть припроведенні неформальногозасіданнядоцільно зразу жвстановити йогочасові рамки. Без цогорозмовиможутьтриватибезкінечно,забираючинеобхідний вам годину. Ві можетесказати: "Давайтевідведемо 15хвилин дляобговорення цого запитання" чи "Давайтеспробуємозакінчитидискусію дообідньоїперерви".

 

1.4.3Встановленняперерв

Людиможутьвисидіти безперерви максимум 90хвилин. Для тихий,хто стріляти,навітьцей годинуможе бутизанадтодовгим.

>Якщо вашезасіданнятриватиме понад 90хвилин,заплануйті >коротку - 5-7хвилин -перервуприблизно усередині заходженню.Цього годинидостатньо у тому,щобзробититерміновийтелефоннийдзвінок чиіншінеобхідні справ.Якщо вівідведете дляперерви понад години, люди,ймовірно,займутьсячимосьіншим, й вам якщодоситьважкозібрати їхнізнову.Краще матірдвіперерви по 5-7хвилин, ніж одну, Якатриватиме 15хвилин.

>Якщо віплануєте узасіданніперерву,обов'язковозазначте проце у порядкуденному. При цьомувизначтеточний годину йдотримуйтесь його,щобучасники моглипопередитисвоїхсекретарів/помічників, коли занеобхідності із ними можназв'язатися телефоном.

1.4.4Визначеннядати й годинипроведеннязасідання

>Вибираючи дату й годинупроведеннязасідання,важливовраховуватиробочіпланиучасників. Алі смердоті неможуть бутиєдинимкритерієм. А,щобзнайтиоптимальнийваріант,організатори заходженнюповиннітакож матірвідповіді натакі запитання: якдовготриватимезасідання? Колі його провести - дообіду чи после?Який денькращепідходить для цого заходженню?

>Спеціалісти ізділовогоетикету тапсихологіїділовихстосунківвважають, що в одного половинап'ятниці та ранокпонеділка -поганий годину дляпроведеннязасідань. Попонеділкахзранку працівникихочуть надати роботу йзорієнтуватися усправах, котрі смердотімають нацей день, на весьтиждень.Якщо вамнеобхідно провестизасідання упонеділок упершійполовині дня, дляполіпшенняситуаціїпризначте його вушко черезпівгодини после того, як працівникиприходять на роботу.Засідання, щопроводяться подкінецьробочого дня,такожможутьвикликатипроблеми. Людихочутьзакінчити роботу ййти усвоїхсправах:їмтребавстигнути на автобус чиелектричку;закриваєтьсядитячий садок йтребазабратидітей; вониє своїплани навечір. як правило,засідання, щопроводяться поп'ятницях послеобіду, - ">викинутий",марнозгаяний годину.Співробітникиприсутні нацихзасіданняхфізично, але й їхні думидалекі відсправ, й томурозраховувати нависокий відсотокефективності заходженню нереально.

Гарнимвибором години дляпроведеннязасіданняє годину передобідньоюперервою. При цьомузасідання,заплановане одну годину дообіду, неповиннетривати понад двох часів.Якщо вібажаєте провести короткій нозізасідання,заплануйте його вухо за годину дообідньоїперерви -усіхочутьвідпочити тапоїсти, так щозайвихзатягувань не якщо.

>Якщо вамтреба провестисправді короткій нозізасідання,зробіть його безрозсадкиучасників (>усіприсутні стояти). При цьомувраховуйте, щозасідання такого бути неможетриватидовше 15хвилин.

>Попередженнязаздалегідь -виявввічливості припроведеннінеформальнихзасідань.Навітьякщо ві невстановлюєтеконкретний годину,кращенапередодніпопередитиспівробітника, що візбираєтесь зайти донього таобговоритипевні запитання. У такомувипадкуспівробітник якщоготовий додискусії й вішвидшевирішитеіснуючіпроблеми.

 

1.4.5Інформація, якоїнеобхідновикласти передперелікомпитань порядкуденного

>Необхідно конкретновизначити,хтосамезбирається нацезасідання.Можливоназватиучасників якпевнугрупу (>наприклад, групапідготовкизвіту за півріччя). Утакийспосіб віфокусуєтеспівробітників на конкретномупитанні (>конкретнихпитаннях), атакожстворюєте вонивідчуття єдиноїкоманди.

>Визначайте міткузасіданнячітко йзрозуміло,наприклад: ">Визначеннядоповідачів нарічнійконференції" чи ">Складання планупроведення зайнятигрупимолодихспеціалістів наполовину поточного року".Співробітникиповинніобов'язково знаті, котрізміст й позначкапроведення конкретногозасідання.

>Встановленнязаздалегідь метизасідання, як йпопереднєвизначенняіменучасників,безумовнодопоможемінімізувати число людей, котрі, Незважаючи того факт, щовиконуютьіншу роботу йвідповідають заінші запитання,бажають бутиприсутніми назаході.

>Бажановказати,хтоорганізовуєзасідання. Не вартообмежуватисялишеіменемспівробітника. Номер телефону чиіншаподібнаінформаціядопоможеучасникам занеобхідностізв'язатися ізвідповідноюособою.Кращезаздалегідьнадатибажаючимможливістьвисловитиорганізаторам своїпропозиції чисумнівищодопроведеннязасідання:цегарантуватимевищуефективність самого заходженню.

>Слідтакожвизначити типзапланованогозасідання: ">інформаційне", "прийняттярішення", ">вирішенняпроблеми" й т.ін. При цьому варто бутивідвертим.Якщопевнерішення ужеприйняте й позначказасідання - довести йроз'яснити його, нетребаназиватизахід ">Засідання дляприйняттярішення".Ваші працівники -дорослі,розумні люди й неслідставитися перед тим як донаївнихновачків,ценіколи недастьпозитивнихрезультатів.

>Учасникизасіданняповинні знаті, котріробочіматеріалинеобхідно матір присобі, тому перед порядкомденнимслідназватиціматеріали. У томуразі, коли назасіданніпередбачаєтьсяобговоренняпевнихдокументів,необхідно,роздаючи/розсилаючикопії порядкуденного,передатиучасникам йекземпляр документа длярозгляду.Наприклад,готуєтьсязасідання, наякомуплануєтьсязатвердити бюджет нанаступнийрік.Розсилаючи/роздаючизаздалегідькопії порядкуденного,слідроздати йкопії бюджету із тим, щоб працівники моглище дозасіданняознайомитися ізцим документом й бутиготовими для йогообговорення й, як результат,ефективнішевикористати годину,відведений назахід.

Колиробити, коли ві направилипевний документучаснику із тим, щобвінмігпідготуватися дообговорення, але взасіданніця особазаявляє, що неознайомилася ізпаперами? Не позбавляйте безувагиподібний факт,відповідним чином (негативно)прореагуйте нанепідготовленістьспівробітника додискусії.Якщо вівирішите ">пожаліти"колегу й незвернетеналежноїуваги на йогонепрофесійнуповедінку,подібнерішення непринесе вам -організаторузасідання -ніякихпереваг.Навпаки,якщо ві неоцінитевідповідним чиномподібнубезвідповідальністьспівробітника,наступного разу понад людей незвернутьналежної (чиніякої)уваги наматеріали, наданііїм дляознайомлення передзасіданням.Подібнапозиціяорганізатора заходженнюможездатисядоситьжорсткою, але й на самом деле вон якщовиявомповаги доабсолютноїбільшостіучасників, котрізібралисясаме дляпроведеннядискусії. Дайтечіткозрозумітиспівробітникам, що віочікуєте від шкірного із нихпідготовленості дозасідання, щовключаєознайомлення ізнаданимиїм до заходженнюматеріалами таготовність до їхніобговорення.

Не забудьтевказати день тижня, уякийпроводитиметьсязасідання, та,щобуникнутинепорозумінь,відповідну дату календаря. разом ізцієюінформацієюзазначається годину початку та годинузакінчення заходженню.Щобвідчувати собівпевнено, ві можетевизначити годинузакінченнязасідання напівгодинипізніше, ніж ві реальноплануєте йогозакінчити.Навітьякщозасіданнязатягнеться на 15-20хвилиндовше відзапланованого вами на самом деле, дляучасників воно та все однезакінчитьсявчасно.

1.4.6Безпосереднєскладання порядкуденного

>Безпосереднєскладання порядкуденноговимагаєзначноїпопередньої роботи таобдумування.Починайтекожнезасідання із такзваноївступноїчастини, Яка, як правило,забирає від 10 до 15відсотківусього години,відведеного для заходженню. Так, наодногодинномузасіданнівступначастиназайматиме від 6 до 10хвилин. Уцей годину проводитисяпривітанняучасників,необхіднепредставлення окремихприсутніхосіб;визначаються позначка й заподіяння заходженню;встановлюютьсязагальні правилаведеннязасідання;визначаютьсяголовуючий тасекретарзасідання;переглядається порядокденний.

>Складаючи порядокденний, варто на вухоставити запитання,обговорення тавирішення яківимагатимутьнайбільшоїуваги,зусиль йтворчогопідходуприсутніх,адже із годиноюрівень їхніенергії очевидно йбезумовнознизиться.

>Якщо віхочете,щоб працівникисправді брали доля в бовідбуватиметься,формулюйтеположення порядкуденного унейтральнійформі. Так,якщо ві запишете: ">Голосування зановий бюджет", -цеавтоматичнознизитьактивністьучасників босамеформулювання пункту регламентупідкажеїм,якогорішення від нихчекають (>проголосувати "за"). Томукращепоставити ">голосуваннящодо нового бюджету".Звичайно,інколи можнавикористати порядокденний длявираженняпевнихпобажаньорганізаторів, але йробитицетребадужеобережно,щоб непонизити дух творчости тапочуттяважливості йвласноїзначущостіучасників.

>Називайтепункти порядкуденного у тому порядку, вякому якщовідбуватисяобговоренняпитань. При цьомувраховуйтеможливі приходь -відходи тихийучасників, котрі запевних причин, неможуть бутиприсутніми докінця заходженню.

>Завждизазначайтеконкретну особу (>осіб), Якавідповідає запідготовкупевногоокремого запитання.Необхідно матірлюдину (людей), Яка несла б відповідальність зазроблене/незроблене.

>Визначення точного години, щовідводиться для шкірного пункту регламенту, -надзвичайноважливийелемент припідготовціуспішногозасідання.Дуже часто, количасові рамкипунктів порядкуденного невстановлюються,обговорення Першого запитаннязабираєбільшучастину години,відведеного длявсього заходженню, й, як результат,останній(і)пункт(и) чирозглядаєтьсяпоспіхом й неповністю, чи ж нерозглядаєтьсязовсім.Особи, котрівідповідали запідготовкупитань, щовиявилися неповністюобговореними/зовсім необговореними,можутьвідчувати собізабутими. Безвиявуналежноїуваги із боціприсутніх допідготовленої ними тимиці працівникиможутьзробитивисновок, що їхні запитання немаєособливогозначення длязагальної справ. Томунаступного разу смердотіможутьпідготуватися до заходженнюменшретельно, чи жзовсімнічого незробити.

>Зупиняючикогось звиступаючих бо годину,відведениййому,закінчився,головуючийобов'язковомаєсказати, щообговоренняцієї тимиможебути/будепродовжене нанаступномузасіданні. У томуразі, колиприсутнівважають, щоважливістьпроблемивимагаєпродовженнядискусії й томурозгляддеякихіншихпунктів порядкуденногослідперенести/відкласти,необхіднообговоритицюпропозицію йприйнятивідповіднезагальнерішення.

>Навітьнеформальнезасідання проходитиуспішніше у томуразі, коли порядокденнийвизначенозаздалегідь.Зрозуміло, що для неформальногозасідання регламентможе бути інакшимдетальним, як для формального заходженню, але йприсутні убудь-якомуразіповинні знаті йрозуміти, длячого/зякоюметою смердотізібралися, атакожповинні матірперелікпитань, котріпередбачаєтьсярозглянути.

>Маючи собі заподібний документ,учасники:

а)витратять менше години надискусію, бо маліможливістьпопередньопідготуватися,

б) невідволікатимуться наобговореннянезапланованих тим.

 

1.5Визначенняосновних правилпроведеннязасідання

 

А,щобефективно та безборонно вестиділовезасіданнянеобхідно, із одного боці,дотримуватисяшироковідомих тавикористовуваних

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація