Реферати українською » Этика » Технічне обладнання офісу: новий етикет


Реферат Технічне обладнання офісу: новий етикет

Страница 1 из 2 | Следующая страница

>Зміст

>Вступ

1.Веденнятелефоннихрозмов

1.1 Колідзвонять нам

1.2 Коли говорити

1.3 як говорити

1.4 Колідзвонимо ми

1.5Проблеми под годинурозмови телефоном

2.Використанняавтовідповідачів,мобільнихтелефонів тапейджерів (>біперів)

2.1Використовуємоавтовідповідач

2.2 якшвидковідповідати наповідомлення,залишені наавтовідповідачі?

2.3Використовуємомобільний телефон

2.4Використовуємо пейджер (>біпер)

3.Комп'ютери, факс такопіювальнатехніка вофісі

3.1Використовуємокомп’ютери

3.2Використовуємо факс

3.3Використовуємокопіювальнутехніку

3.3.1Робота великогообсягу

3.3.2Догляд затехнікою

4.Етикетелектронноїпошти(E-mail)

4.1 Коли коливідправляти:діловий лист, меморандум, факс, Е-mail?

>Висновок

>Література

телефонкомп'ютерелектроннапошта


>Вступ

 

Темакурсової роботи «>Технічнеобладнанняофісу:новийетикет».

>Дуже частоофіснатехнікадопомагає в українськихсправах, неменшрідко та саматехніказабирає мизначнукількість години.Хто не бувроздратований,отримавши абсолютно нетерміновий й не потрібентелефоннийдзвінок под годину роботи надважливим проектом?Можливо,хтось востаннюхвилину передзустріччюзбиравсязробити 20копійзвіту, арезультатіопинився передкопіювальноюмашиною, уякій не було бпаперу йстоявнепідходящийрозмір.

Проблема,звичайно,полягає всамійтехніці, а людях, котріїївикористовують.Використаннятехніки, задопомогоюякої миможемошвидше іефективнішеспівпрацювати із людьми,віддаленими від нас стало назначнувідстань, незнімаєнеобхідності бутиввічливими йповажливоставитися доінших.Навпаки,саменежива природатехнікипосилює потребу усердечних,людяних контактах. як бі нам нехотілося,зіткнувшись ізгрубістю танеповагою,звинуватититехніку, мизнаємо, що на самом делевідповідальноює людина.


1.Веденнятелефоннихрозмов

 

>Коженбізнесмає два входь —двері та телефон.Більшістьорганізацій/компаній/фірммаютьнабагато понаддзвінків, ніжклієнтів, котріприходять уїхніофіси.Дуже часто миоцінюємокомпетентністьпрацюючих, їхньогоставлення доклієнтівсаме у тій, як смердотівідповідають нателефоннідзвінки,спілкуються телефоном.

 

1.1 Колідзвонять нам

 

Телефонє чи ненайзручнішим способомспілкування.Віндопомагає намзв'язуватися ізпотрібними людьми;задавати запитання йотримувати нимивідповіді;координувати роботуспівробітників, котрізнаходяться урізнихмісцях, а й урізнихмістах чикраїнах;замовлятирізнітовари йпослуги.

>Водночас телефонможезаважати нашійроботі,вносячибезлад йнервування. як правило,цевідбувається тоді, колидзвонять нам. Мивідриваємося відважливоїбесіди;відкладаємо роботу надсвоїми проектами,ставлячипріоритети особини, щотелефонує,вище за свої.

Проблема,звичайно,полягає у бо людина, Якадзвонить, незнає, щовідбувається увашомуофісі тоді, коли вонателефонує вам. Ізвичайно,це неїї проблема, щоїїдзвінок —сьомий засьогоднішній ранок, а вамнеобхіднопідготуватися дозустрічі, Якамаєрозпочатися за 10хвилин.

>Нормиділовогоетикетустверджують, що, Незважаючи набудь-якіобставини, миповиннізалишатисяпрофесіоналами,відповідаючи телефоном, щоозначає:виражатизадоволення відотриманогодзвінка; бутиготовими матірсправу із проблемами,сумнівами тазауваженнями людей, котрі намтелефонують.


1.2 Коли говорити

 

>Вдалавідповідь телефоном, як йадекватнерукостискання, для того,щобякнайкращепредставити васіншійособівідповідно до нормзагальноприйнятого протоколу. Ті, як вівідповідаєте телефоном,євираженням нелише вашоговласногоіміджу, а ііміджувашоїорганізації.

-Відповідайте надзвінок беззатримки.

>Піднімайте трубку послеодного-двохгудків. Цестворить улюдини, Якателефонує,враження про вас як провідповідального тавмілогоспівробітника.Часом ві можетезатриматися ізвідповіддю надзвінок, неодразупіднявши трубку, бозавершуєтетермінову роботу чивийшлиіз-за столу. Алі убудь-якомуразі ваш телефон (як й усі інтернет-телефоніїофісу) неможедзвонити понадчотирьохразів перед тім, як віпіднімете трубку. Уіншомувипадку ві просто можетепропуститиважливийдзвінок й як результатвтратитивигіднуможливість.

-Представляйте собіособі, котрадзвонить.

Простого ">Ало" чи ">Слухаю" недостатньо.Слідназватисвоєповнеім'я таназвукомпанії />відділу/департаменту.Сказавши,наприклад, " Оксана Петренко,транспортнийвідділ" чи ">КомпаніяАБЦ, Оксана Петренкобіля телефону", вінадастеособі, Якателефонує,необхіднуінформацію, атакожпідштовхнетеїї допредставлення собі увідповідь наваші слова.Назвавши собі й своюкомпанію/відділ, вітакожпродемонструєтесвійпрофесіоналізм таготовністьпрацювати.

>Дотримуйтесь цого правила, йвідповідаючи по чужому телефону (телефоном заіншогоспівробітника —колегу).Скажіть: ">Офіс ПавлаКириленка,Сергій Марченкобіля телефону". Утакийспосіб особа, щотелефонує,знатиме, щохтосьготовий говорити із нею йбере у собі відповідальність засказане.

-Уникайтезайвихрозпитувань.

Не вартозапитуватилюдину, щозателефонувала, "Чи мені відомо Вас?"/ "Чи мизнайомі?"Такі словаможутьлишеобразити того,хтодзвонить, йзмусять йогопочувати собініяково,адже своїмзапитанням віпримусителюдинуздогадуватись,пам'ятаєте віїї, чи ані. Доти ж,сказане вамиможе бутивзагалірозцінене якнебажаннярозмовляти ізнезнайомцями.Завждивиходьте із того, що людина, котразателефонувала, виннавідчувати до собіповагу таувагу.

>Відповідаючи телефоном заіншу особу, котра у даний моментвідсутня,також нерозпитуйте більше, ніж цогопотребуєситуація, а чи не ставтепитань, котрі звучати очевиднонедоброзичливо йневвічливо, якнаприклад: "Чивінзнаєзвідки ві?"; "У зв'язку ізчим відзвоните?"; "Ікого/чогоцестосується?"; "Уякійкомпанії віпрацюєте?"

-Називайтеособі, щозателефонувала,ім'яспівробітника, наякого віпереключаєтеїїдзвінок.

Людям неподобається, коли їхнітримають уневідомості таводять по палі.Саме тому,якщо вімаєте перевестиотриманийдзвінок накогосьіншого,насампередпоясніть,чому віцеробите, апотімназвіть особу, ізякою тієї,хтозателефонував, якщорозмовляти далі. Убудь-якомуразі переключайтедзвіноклише уразінеобхідності.

- Безкрайньоїнеобхідності невідволікайтеся відтелефонноїрозмови й незмушуйтеспіврозмовникадовгоочікуватипродовженнябесіди.

>Ввічливим якщозапитатилюдину, чиможе вонзачекати. При цьомууникайтезапитання типу "Чиможу я Васпопроститизачекати?", боотримавши увідповідь "Так", ві не будете знаті, що жсаме воно таозначає: "Так, Ві можете менепопросити" чи "Томожузачекати".Краще простосказати: " Чи можете Ві, чи ласка,зачекати?"Запитавшиспіврозмовника,обов'язководочекайтеся йоговідповіді перед тім, як ">переключитися" наіншулюдину.

>Якщоспіврозмовникочікуєпродовженнярозмови із вами,кожніЗО—40 секундповертайтеся донього,щобперевірити, чипродовжуєвінчекати. При цьому, заможливостіпоясніть, щовідбувається: ">Меніпотрібніщекількахвилин,щобз'ясуватинеобхідну Вам дату. Яможупопросити Васзачекати, чиможупередзвонити Вам закількахвилин".Надавшиможливістьвибору, ві утакийспосібпродемонструєтеповагу долюдини, котразателефонувала, атакожзасвідчите, щовирішенняїї проблемє вампріоритетом.

>Завждивідвертокажітьлюдині, якдовгоїйдоведетьсячекати. Не варто говорити: "Я із Вами черезхвилину",якщо ві невпевнені у цьому абсолютно.Кращесказати: "Я із Вами, як лишевідповім нацейдзвінок".

>Якщо ві не можетезробити ті, що просити людина, Яказателефонувала,відносношвидко,кращепередзвонитиїй, ніжзмушуватичекати.

-Чітковизначайте, чи віможете/будетевідповідати надзвінок.

Ві чимаєтеможливістьпереговорити із тім,хтотелефонує, чи ані.Ніколи невирішуйте, щоцейдзвінок васцікавить,виходячилише ізімені особини, котразателефонувала. Це просто більше неввічливовідповідатилише напевнідзвінкипевнихосіб.Будь-яка людинавідчуватиме собіприниженою,якщозрозуміє, що ві, будучи усвоємуофісі,раптом "не можете" із нею говорити, бодзвонитьсаме вона, а чи нехтосьінший.Подібною якщореакція йлюдини, котразрозуміє, щоїїдзвінок вірозцінюєте якнетерміновий й томупропонуєтеїйпередзвонитипізніше,ще раз (й чимало).

Директор департаментуоднієї ізфірм, Василь Золотаренків,зателефонував доофісуіншоїорганізації.Трубкупіднявсекретар. Василь сказавши, щойомунеобхіднопереговорити ізкерівником, йпочув увідповідь: "Яподивлюся, чивін намісці".Після цогосекретар поставившидзвінок Василя на ">холд". Алі, яквиявилося,віннатиснув не ту кнопку й Василь, як йраніше,мігчути, щовідбувається наіншомукінці телефонногодроту.

>Секретар уцей годинузвернувся до свого начальника: "Це Василь Золотаренків. Ві будете говорити із ним?"

Начальниквідповів: "Не тепер. Скажи, ганьбипередзвонитьпізніше".Після цогосекретар сказавши Василю: ">Йогоще немає",хоча Василь знавши, котраситуація на самом деле.Зрозуміло,вінпочував собіображеним,приниженим йроздратованим, що ажніяк недопомоглорозмові, коливінпередзвонивпізніше.

>Пам'ятайте, що візавжди можетезаздалегідьпопередити свогосекретаря/помічника про тобі й маєшчиїдзвінки ві будетевідповідати.

-Приймаючи телефономповідомлення дляіншої особини, незабувайте продеталі.Уважнослухайте й детальнозанотовуйтепочуте. Вамнеобхіднозаписатиім'я особини, щотелефонує; номерїї телефону;ім'ялюдини,якійадресованеповідомлення, та його суть.Навітьякщо особа, щотелефонує,поспішає, невагайтеся й занеобхідностіперепитуйтенезрозуміле вам (>правильненаписанняімені,назвиорганізації;відповідніцифри).Приймайтечітке,адекватнеповідомлення,цедопоможелюдині,якій воно тапередане,уникнутинепорозумінь таякнайшвидшевідповісти надзвінок. Ві ж, у своючергу,виявите собіпрофесіоналом.

 

1.3 як говорити

 

-Відповідаючи нателефоннийдзвінок,говорітьчітко,зрозуміло,приємним голосом.

Це якщосвідченням як вашогопрофесіоналізму, то йуважного,поважливогоставлення до особини, щотелефонує.

>Під годинурозмови телефоном ті, що ві кажете, й ті, яксаме віце кажете (>інтонація, тон вашого голосу),маютьособливезначення, бовізуальнікомпоненти вашогопрофесійногоіміджу (ті, щобачатьвашіспіврозмовники приособистійзустрічі із вами)відсутні.Назвавшилишесвоєім'я таорганізацію, ві можетестворити про собівраження як прозацікавлену,готову до співпрацю,привітну, чи ж,навпаки,байдужу,холоднулюдину.Подальшарозмова, як правило, якщорозвиватися наоснові Першоговраження від вашихслів.

>Вартовзяти за правилоставитися до тихий,хто вамтелефонує, так, як віставитесь до гостей увашомуофісі чивдома. Утакийспосіб відоб'єтесьїхньоїповаги тадоброзичливогоставлення.Ввічливість талюб'язністьщодоосіб, котрітелефонують,підвищать як вашпрофесійнийімідж, то йрепутаціюорганізації, уякій віпрацюєте.

-Намагайтеся,щобспіврозмовник невідчував, що віобмежені учасі,навітьякщо воно та то йє.

Задопомогоюневеликої практики, атакожглибокоговдиху, ві можетестворитивраження, щомаєте скільки години длябесіди, стількиценеобхідно.Якщо ж вамзателефонували узовсімнепідходящий годину,запитайте, чи можете віпередзвонитипізніше таназвітьконкретний годину.

-Говорітьповільно тазрозуміло.

>Звертайтеувагу тих, як вівимовляєте слова.Посміхніться,щоб ваш голосзвучав іздостатнімоптимізмом.

-Стежте за тоном вашого голосу.

Нешепотіть, некричіть й непідвищуйте голосу.

-Ніколи неїжте та не жуйтегумку,розмовляючи телефоном.

>Якщо вівідчуваєте, що теперчхнете чипочнетекашляти,відверніться йзакрийте рот чи трубку рукою, апотімвибачтесь.

-Уникайтесторонніхрозмов.

>Якщо телефонзадзвенів под годинувашоїрозмови із кимось зприсутніх, перед тім, якпідняти трубкузакінчіть, ті що говорили,навітьякщоце якщо ">Вибачте, чи ласка". У томувипадку, коли под годинутелефонноїрозмови, вамнеобхідноперерватися,щоб короткопереговорити із кимось зприсутніх,вибачтесь передособою, котразателефонувала.Якщо вамнеобхідноз'ясувати щось уприсутніх укімнаті у тому,щобдопомогтилюдині, Якаподзвонила,запитайтеїї, чизгодна вонзачекати, чискажіть: "Я теперподивлюся/перевірю". Утакийспосіб відастеїйзрозуміти,чому вашаувага якщопереключена наіншу особу.

-Враховуйтеможливістьпочутиспіврозмовникомсторонні звуки уприміщенні, ізякоговедетьсярозмова. Занеобхідностіперейдіть у болеетихемісце,закрийтевікно,вимкніть радіо.

Неслід под годинурозмови безгостроїпотребидрукувати накомп'ютері, людина, щоподзвонила,можепочути звук тарозцінити його яквияввашоїнеуваги танеповаги донеї.

-Якщо налініїз'явилися шуми чи жрозмова годину від годиниперериваєтьсявнаслідоктехнічних причин,запропонуйтепередзвонити.

>Більшввічливим якщовитратити годину,щобпозбутисятехнічних проблем (>сторонніхзвуків), ніжпротягомусієїрозмови бутироздратованим йнезосе-редженим.

- Незатягуйтерозмову.

>Короткірозмовибережуть годину, йвашіспіврозмовники будутьвдячні заце.Звичайно, усі ззадоволеннямсприймаютьпевнуміруособистихзапитань,наприклад: "якпоживаєш?" чи ">Якою був Вашапоїздка?", але йдетальнеобговоренняособистих проблем, як йзатяжнарозмова ані про що, —непідходящезаняття уділовихситуаціях й, як правило, нецікаве для таких людей.

 

1.4 Колідзвонимо ми

 

Колі мидзвонимо телефоном, хороших манер, як йкорисним для справ, якщонамаганнязробитирозмовуякомогазручнішою таефективнішою для особини,якій мителефонуємо. А,щоб вашдзвінок був максимальноефективним йбезпроблемним, варто незабувати протаке:

- Будьтеорганізованим,підготуйтеся дорозмови.

>Заздалегідьвідправтепоштою чи факсомматеріали, котрі будетеобговорювати. Таким чином візможете занеобхідності под годинурозмовизвертатися перед тим разом із вашимспіврозмовником.Майте усінеобхідніпапери собі за, а чи не усусіднійкімнаті.

Продумайте, що візбираєтесьсказати, доти, якзателефонуєте.Вартозаписатиосновніположення, котрі візбираєтесьобговорити, й под годинубесідивідзначати, що було б сказано.

>Розділіть вашубесіду на блоки й после шкірногоробіть паузу,достатню у тому,щоб вашспіврозмовникмігвідповісти.

-Вибачтесь,якщо набраличужий номер, чи телефонз'єднав вас неправильно.

Не кидайтемовчки трубки. Це неввічливо, доти жсучаснатехніканадаєможливістьз'ясувати, ізякого номери бувзробленийдзвінок. Ваш телефонможутьвизначити йпередзвонити вам, що у своючергуможе негативнопозначитися як навашійрепутації, то йрепутаціївашоїорганізації.Щировибачтесь, як бі вас це недратуваласитуація.Щоб негаятинічий годину,скажіть: ">Вибачте, очевидно, я набравшинеправильний номер".Цього якщодосить.

Перед тім, якпокласти трубку, ві можетезапитати, чизбігаєтьсянабраний вами номер із номером,якийвідповів.Можливо, у вашихзаписах допущенапомилка.Переконайтеся, що ві ненабиратиметенеправильний номервдруге. Назакінчення не забудьтепопрощатися.

-Чіткопредставляйтеся.

>Якщовідповівсекретар,скажіть:" Доброго дня! ЦеЛеонід Шевчук ізкомпанії АБВ. Чиможу япереговорити із паномДобренком?"Представтеся йособі, ізякою васз'єднали.

>Ніколи несліддумати, що можнаопуститипривітання у томуразі, колителефонуєтелюдині, ізякою частоспілкуєтеся телефоном.Неввічливозаставлятиспіврозмовниказдогадуватися,хтосаме говорити,відволікаючись при цьому відсутірозмови.

-Запитайте, чимаєспіврозмовникможливістьпереговорити із вами.

>Телефоннийдзвінок безпопередньоїдомовленостіможе бути таким самимвиявомпоганих манер, як йнезапланованийвізит до чужогоофісу. Ві можетесказати щосьподібне: "Романа, Менінеобхіднопереговорити із тобою пронаступнупрезентацію. Гадаю,це позиціхвилин десять. Читиможеш теперговорити?/Читимаєш тепер годину?"

-Якщо візалишаєтеповідомлення ізпроханнямпередзвонити вам, дайте номер вашого телефону, а чи некажіть ">Вінзнає".

Цезаощадить годинуіншої особини й якщовиявомповаги із вашого боці.Вкажітьтакожнайзручніший годину у тому,щобзастати вас намісці, особливо,якщо віплануєтепевний годину бути за межамиофісу.

- Увідповіднійситуаціїпопередьтеспіврозмовника, що вашубесідуслухатиметретя людина, особливо,якщо вівикористовуєтеспікерфон.

Ві можетесказати: "ПанеГнатенку, разомзі мною укабінетіпані Орлова,керівник відділенняпланування, вон готовавідповісти на усівашіможливізапитання із цого приводу".

-Пам'ятайте, щопершийдзвінокмаєперевагу.

>Якщо лишеце не президенткомпаніїтелефонує вам ізАвстралії,намагайтеся неперериватирозмову, якої ві ведете уцей момент, й невідповідати наіншідзвінки.

>Уникайтесторонніхвідволікань.

Неведітьпаралельнубесіду із кимось,присутнім разом із вами укімнаті.Якщо вамнеобхідно на даний моментпризупинитирозмову,попередьте процелюдину налінії.Можнасказати: ">Вибачте мене нахвилину"/"Вибачте, через однухвилину".

>Якщо под годинувашоїрозмови телефоном докабінетузайшовхтось зколег й невиявляєнамірувийти,навітьпобачивши васзануреним убесіду,зробіть паузу,вибачтесь передспіврозмовником (">Вибачте мене"), апотімввічливо, але й твердоскажіть гостю: "Я ззадоволенням переговорю із Вами, як лишезакінчурозмову."

У томувипадку, коли увашомукабінетіперебуваєвізитер, непіднімайте трубки телефону,якщо лише ві неочікуєтеважливийдзвінок. При цьому не забудьтедативідповіднепояснення гостю.

-Стежте засвоєю мовою.

>Звертайтеся доспіврозмовника поімені,використовуючиправильнуназву його посади чи титулу.Особливуувагуприділяйте словами ">Ви"/"ти",уникаючизауважень типу: "Візабули", "Ті винен" й т. буд.Кращевикладати своїзауваження уформізапитань: "Вівідправили Менізвіт,який миобговорювали?"Використовуйтевирази: "Ярозумію", "Так", ">Зрозуміло",щобзаохотитиспіврозмовника допродовженнярозмови.Намагайтесявідповідати насказане у позитивномутоні: "Буду радійзайнятисяцим проектом".

-Вчасно й адекватнозавершуйтерозмову.

>Говорити телефономзанадтодовго,це так саме, якзасидітися на погостинах. Ві можетедумати, щоспіврозмовникзахопленийбесідою, а, на самом деле,він уже давнороздратованостукотитьпальцями на столі,чекаючи нанайменшу паузу,щобтактовнозакінчитирозмову.Намагайтесявідчути, колирозмова переходити зарозумнімежі, йзупиняйте собі.

 

1.5Проблеми под годинурозмови телефоном

 

На шкода, ві не можетеповністюгарантуватиуспіхтелефонноїрозмови, багатозалежить від вашогоспіврозмовника. А,щобзробити вашеспілкування максимальноефективним,необхідно знаті, яквирішуватипроблеми, щоможутьвиникнути под годинутелефонноїрозмови; знаті, якповодити собі у тихийвипадках, колибесіда телефоном "ідеважко".

ПРОБЛЕМА >ЩОРОБИТИ
>Лініяроз'єднана >Особа, Яказателефонувала,маєпередзвонити
Візайшли докабінетуколеги йпобачили, щовінрозмовляє телефоном Тиховибачтесь йвийдіть
>Хтосьвідволікає вас йнамагаєтьсяперервати вашурозмову телефоном,щобвирішитиінші запитання >Вибачтесь передспіврозмовником йскажітьвізитеру, щозможетеприділитийомуувагупізніше
Вашколега не так нателефоннідзвінки/повідомлення наавтовідповідачі Будьтеповажливі до особини, щотелефонує.Зновузапишітьповідомлення дляколеги. Заможливості,допоможітьособі, щотелефонує,вирішитиїї проблему
>Хтось не так навашідзвінки/повідомлення наавтовідповідачі >Зателефонуйтеще раз.Залишітьповідомлення, уякомувкажітькрайній рядків
Ві немаєте годинипоговорити ізособою, котразателефонувала >Скажіть проце йзапропонуйте, що віпередзвоните
>Особа, щозателефонувала,роздратована Дайтеможливістьзаспокоїтися. Максимальномінімізуйтевиявбудь-якихемоцій под годинурозмови ізцієюлюдиною.Визначте причинуроздратованості.Якщо можна,вирішіть проблему
ПРОБЛЕМА >ЩОРОБИТИ
>Особа, щозателефонувала, неможечітковикласти свої думи Давайте запитання.Підсумовуйтесказане,робітьвисновки
>Хтосьнаполегливо й безупину вамдзвонить Прямоскажіть, що ві немаєтеможливостіпостійновідволікатися від роботи,щобвідповісти нанеобов'язковідзвінки.Пообіцяйтепередзвонити,якщо вам якщонеобхіднозв'язатися ізцієюлюдиною
Віпочулиприватнурозмову телефоном >Завждинамагайтесязнайтиприватнемісце,щобобговоритиперсональніпроблеми телефоном.Робітьце вробочий годину.Зробітьвигляд, що ві неслухаєте, чивідійдіть у бік, колихтосьобговорюєособисті запитання

2.Використанняавтовідповідачів,мобільнихтелефонів тапейджерів (>біперів)

 

2.1Використовуємоавтовідповідач

 

>Автовідповідачідають намзмогу практичнозавждивідповідати нателефоннідзвінки.Вонидопомагають тім,хтотелефонує,адже,залишившисвоєповідомлення, людинавідчуває, що воназробилаякщо не всю, то половину справ.Особам,якимтелефонують,автовідповідачідопомагають тім, щонадаютьможливість невідволікатися нарозмови унезручний, непідходящий для цого годину.

>Ніколи не вартовикористовуватиавтовідповідачі длявідсіюваннянебажанихдзвінків,беручи трубкулише тоді, коли ізмашинизвучить "потрібен" голос.Значнокраще (йввічливіше)зачекати 10хвилин йпередзвонитипотрібнійлюдині, ніжпіднімати трубку, после того, якпрозвучить усеповідомлення.

>Записуючивітання насвоємуавтовідповідачі, варто незабувати:

-назватисвоєповнеім'я;

-викластиповідомлення устислійформі й говорити посуті.Нагадайтеособі, котрателефонує,щоб воназалишила своїдані (>ім'я,назвуорганізації й т.ін.), номер телефону та короткій нозіповідомлення;

-уникатижартів;

-чітковказати, як працює ваша система.Обов'язковозазначте, чиєліміт години длязаписуповідомлення.Якщо ">необхіднодочекатисятретього/короткого сигналу",щобпочатизапис,скажіть проце;

-вказати годину, коли ві будете намісці, чи коли візможетеперевіритиповідомлення насвоємуавтовідповідачі. При цьому будьтеякомогаточними: "Я намісці послетретьої"краще, ніж "Буду послеобіду."

Вашаповідомленняможе бутиприблизно таким:

"Павло Нечитайлобіля телефону. Я насемінарі упонеділок тавівторок йповернуся вофіс усереду.Залиште, чи ласка, Вашаповідомлення,щоб язмігзателефонувати Вам".

>Або:

">Добрий день. ЦеСвітланаЧередняк із відділенняплануваннякомпанії АБВ. Мені чи немає вофісі, чи я наіншійлінії.Залиште своїім'я та номер телефону, й япередзвоню Вам, як лишематимуможливість".

>Залишаючиповідомлення наавтовідповідачі:

-Уважнослухайтепривітання,щоб точно знаті, що відодзвонилися тому,чий номер набирали.

-Говорітьповільно йчітко.Починайтезі свогоімені та номери телефону.

-Переконайтеся увідсутностісторонніхшумів.

- Неговоріть проособисті чиконфіденційні запитання — вашеповідомленняможепрослухатитретя особа.Навіть притому, щопрослуховування чужихповідомлень —явнийвиявпоганих манер, така практика, на шкода,доситьпоширена.

- Занеобхідностіповідомтевласникаавтовідповідача про неполадки ізтехнікою.

-Повторітьсвоєім'я та номер телефонунаприкінціповідомлення. Цедужеважливо, болюдині недоведетьсярозшукувати ваш телефон усвоїхзаписах чипрослуховуватиповідомленняще раз.

-Закінчуйтеповідомленняввічливо йвідповідно дотехнічнихвимог. Не кидайте трубку напівслові.

 

2.2 якшвидковідповідати наповідомлення,залишені наавтовідповідачі?

 

>Співробітник банку ззанадтовисокоюсамооцінкоювстановив для собі правилощодоповідомлень,залишених на йогоавтовідповідачі:вінвідповідавлише надзвінки тихий людей, котрітричітелефонувалийому.Застосувавшице правилощодоважливогоклієнта,він допустившисерйознупомилку. Одного телефонногодзвінка від його начальника було бдосить у тому,щобспівробітникназавждизабувсвоє правило.

>Неповерненнятелефоннихдзвінків (>нереагування наповідомлення,залишені наавтовідповідачі) — одна ізнайбільшчастих причинвиникненнянезадоволення,різного родупроблемнихситуацій як ущоденномужитті, то й уділовій сфері. Тому,наприклад, удеякихкомпаніях, котрізаймаютьсяпродажемтоварів тапослуг,існує правиловідповідати надзвінки непізніше, ніжпротягомгодини! Уіншомувипадку можнавтратитипотенційногоклієнта.

>Діловийетикетвстановивпевнізагальнінормищодовідповіді наповідомлення,залишені наавтовідповідачі:

-Відповідь наповідомлення,залишені наавтовідповідачі,дається непізніше 24 часів.

У томувипадку, коли людина,якій вітелефонуєте,відсутня, не забудьте облишитисвоєповідомлення.Навіть,якщо ві немаєтеповноїінформації, Яканеобхіднаклієнту чиколезі,важливим якщовияввашоївідповідальності йготовностіспівпрацювати, котрієосновними компонентамиввічливості. У томувипадку, коли забудь-яких причин ві не можетезателефонувати сам,попросіть,щобцезробилаінша (компетентна) особа.

>Передзвонившилюдині у тому,щобпопередити прозатримку вроботі чи пронеможливістьнадатиїйдопомогу, ві тім самим усе однезробитеїйпослугу. Вашдзвінокдастьлюдиніможливість знатіреальнуситуацію йвідповіднодіяти.Затримкадзвінка ізпоганиминовинамилишепогіршитьситуацію.Можливо,хтосьзбираєтьсяприйнятивідповіднерішення наоснові того, що ві (>вінсподівається) скажетейому.Чимраніше вінадастереальнуінформацію, тім болеесвідомо якщодіятиінша людина.

-Відповідайте надзвінок тоді, коли віпообіцялицезробити.

>Пообіцявшипередзвонити "унаступнийвівторок"/ "як лишезакінчитьсясемінар",зробіть, як сказали. Нетримайтелюдину у ">підвішеному"стані, як мизнаємо: ">Немаєнічогогіршого, ніжчекати тадоганяти."

-Якщо ві назвали годину, коли вам можназателефонувати,обов'язково будьте намісці.

У томувипадку, колираптомвиниклинеочікуваніпроблеми,поводьтеся то й уситуації, колинеобхідно перенестибудь-якуіншуділовузустріч.

-Якщодеякий годину вас це не якщо вофісі,попередьтесекретаря/колег про ті, коли точно ві повернетеся.

Таким чином особа,якійнеобхідно із вамипереговорити, неотримаєкілька абсолютнорізнихваріантіввідповідей про годину, коли вас можназастати намісці.Будь-хтовпаде увідчай, коли насвійпершийдзвінокотримаєвідповідь: ">Вінмає теперповернутися",подзвонившивдруге,почує: ">Він якщо вофісі послеобіду" й,нарешті,зателефонувавшивтретє,дізнається, що: "Про,він узявшицейтиждень засвійрахунок."Особливоважливо точновказати годину свого Поверненняофісу до тоговипадку, колихтось зколегмаєможливістьпідняти трубку вашого телефонураніше, ніжспрацюєав-товідповідач.Непоганоюідеєюможе бутиспеціальна записка,покладена наробочомустолібіля телефону, ззазначеним уній годиною, коли вірозраховуєтеповернутися доофісу.

 

2.3Використовуємомобільний телефон

 

>Використаннямобільнихтелефонів —одне ізнайскладнішихпитаньділовогоетикету.Наявністьмобільного зв'язку привела доти, що особа, Якателефонує, як правило,очікуємиттєвогоз'єднання ізпотрібноюїйлюдиною йвирішеннясвоїх проблем. При цьомучастіше на неберуться доуваги годинудзвінка,місцезнаходженняспіврозмовників та темабесіди.Значнакількістькомпаній унашідніочікує, що, завдякимобільному зв'язку, їхні працівники занеобхідності будутьзавжди "под рукою",навітьзнаходячись за межамиофісу чи жперебуваючи увідпустках.

Немаючиможливостіконтролювати діїінших, ві можете йповиннідотримуватися правилетикетущодовикористаннямобільнихтелефонів:

-Залишайтесвій телефонувімкненимлише тоді, колидзвінки на ваш телефон не будутьстворюватинезручностей дляінших.

-Уникайтедзвінків на ваш телефон, котрі бпереривалибесіду ізлюдиною, Яказнаходитьсяпоруч із вами.

Передпочаткомрозмовивимкніть телефон (>переставте його на режим прийомуповідомлень) чипопередьтеспіврозмовника, що віочікуєтеважливийдзвінок (>вінмає бутисаме таким),вибачтесь,почувши сигнал.

-Концентруйте своюувагулише наоднійособі (>тій, Яказнаходитьсяпоруч

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація