Реферати українською » Этика » Діловий протокол та етикет в переговорному процесі


Реферат Діловий протокол та етикет в переговорному процесі

Страница 1 из 2 | Следующая страница

 

ДІЛОВИЙ ПРОТОКОЛ ІЭТИКЕТ УПЕРЕГОВОРНОМ ПРОЦЕСІ

протокольний прийом візитна етикет


1. Діловий протокол в переговорний процес

 

Діловий протокол

Останніми роками, насамперед у зв'язку зі збільшенням недержавного сектору економіки, розвитком комерційних і підприємницької діяльності, досить активно використовується поняття «ділової протокол». Це сукупність загальноприйнятих правил, традицій і умовностей, дотримуваних офіційними особами, у діловому спілкуванні.

Під час проведення переговорів із зарубіжними партнерами постає запитання як комерційного, а йорганизационно-протокольного характеру. Вирішити їх допомагає знання основ ділового протоколу.

Рівень осіб, що у переговорах, та його компетентність є вирішальний чинник під час обговорення принципових питань. Тому до переговорів треба з'ясувати організаційну структуру фірми, ситуацію і компетенцію які прибувають для переговорів представників іноземної фірми. Залежно від рівня (становища) учасників переговорів й коло обговорюваних питань.

Ділові переговори проводять, зазвичай, керівники фірм чи підрозділів. У окремих обох випадках ці можуть робити оперативні працівники організації. Посадовий рівень працівників, які переговори, залежить від рівня представництва іноземного партнера і зажадав від цілей переговорів. Так, генерального директора фірми (президент) зазвичай проводить переговорів щодо стратегічних питань співробітництва, підписує найважливіші угоди, і найбільші контракти.

Під час обговорення вужчого кола питань у ролі ведучого переговорів можуть бути заступник директора (віце-президент) або директор фірми (проекту). Якщо ж предметом переговорів є поточних питань, пов'язані з виконанням контрактних зобов'язань, то провідним переговори то, можливо провідний фахівець (експерт).

Якщо зміст обговорюваних питань не вимагає особистої участі в переговорах вищого керівництва, допускається їх прихід для переговорів терміном з протокольними цілями – привітати представників фірми і побажати на успіх переговорах. Але якщо представник керівництва бере участь у переговори з початку, то залишати їх до закінчення немає звичаю. Відхід керівника приймаючої сторони можливий тільки тоді, коли вирішено всі принципові і питання сторонам залишився тільки узгодити деталі, а й у цьому випадку треба отримати згоду інша сторона.

Будь-які переговори мали бути зацікавленими обмежені за тривалістю, що своєчасно повідомляється друга.Нелимитированние переговорного процесу може можуть свідчити про непідготовленості та фахової слабкості комерсанта, про неповазі ініціатора переговорів свого партнера.

До призначеному на переговори часу учасникам приймаючої сторони треба бути готовими. Запізнення неприпустимі і може розглядатися партнером як неповагу до його фірми й провісниками поганий організованості фірми і необов'язковості на ділі.

У той самий час прибулим на переговори слід, що як ранній прихід також небажаний, оскільки змушує приймаючу бік завчасно переривати свою поточну роботу.

Переговори потрібно проводити в окремому приміщенні, яка є постійним місцем перебування учасників. На столах переговорних повинно бути ніяких зайвих документів. Допускається розміщення на столах письмових приладь, холодних напоїв, квітів. Сама переговорна то, можливо обладнана засобами зв'язку й терміналом комп'ютерну мережу фірми. Не прийнято приймати гостей в кабінетах керівництва.

Учасники переговорів від приймаючої сторони повинні прагнути бути у кімнаті на переговори до приходу туди представників інша сторона. Для зустрічі представників контрагента призначають зазвичай когось із молодшого персоналу, яка є учасником майбутніх переговорів.

Глава делегації пропонує гостям зайняти це місце за одним столом переговорів. Старші за формальним становищем учасники сідають один одного. Традиційно гості займають місце обличчям до вікна, спиною до дверей.

Обмінявшись привітаннями керівники представляють своїх колег, що у переговорах, іменуючи їхні прізвища та займані ними посади, включаючи запрошених для переговорів представники інших організацій.

Переговори веде один працівник, старший за посадою. У разі потреби він консультується з учасниками, що займаються окремими питаннями, і може надати можливість висловити власну позицію.Нерегулируемое обговорення питань переговорів неприпустимо.

Під час складних переговорів іноземна сторона може виявити бажання перерву до обговорення власної життєвої позиції. Приймаюча сторона повинна у разі надати гостям умови для конфіденційного обміну.

У переговори з висновку зовнішньоторговельних угод часто беруть участь перекладачі, які допомагають учасникам ефективніше побудувати розмову.Протокольной обов'язком приймаючої сторони є забезпечення перекладача для переговорів, якщо хоча один із учасників неспроможне вести розмову самостійно.

Прості переговори, наприклад представницького типу, бажаніше проводити без перекладача, що зробить їх понад безпосередньої.

Завершення переговорів, навіть якщо де вони виправдали всіх ваших надій, бажано здійснювати позитивних тонах.

Після кожної розмови під час комерційних переговорів оформляється запис розмови. Це можна доручити тому із працівників, що був робити письмові позначки ході переговорів про досягнутих угодах.

Робітники записи під час переговорів повинні суворо відповідати змісту розмови. У той самий час офіційна запис розмови крім фактів, які стосуютьсяобсуждаемим питанням, може містити деякі психологічні деталі проведених переговорів: жести, репліки, обмін думками між собою і злочини т.п., і навіть вашу оцінку цього.

Запис розмови є дуже важливим документом і бути зроблено старанно. З цих документів як приймають рішення по оперативним питанням, а й які можна розробляти і затверджуватися довгострокові плани, пов'язані з значними витратами.

Поруч із записом бесіди після завершення переговорів учасники зазвичай поповнюють досьє нафирму-партнера, склавши довідку про відомостях, отриманих у ході розмови. Доцільно відзначити ступінь зацікавленості фірми в стабільних економічних зв'язках, мети такої співпраці і очікувані фірмою перспективи, особисте ставлення представників фірми до співпраці з вашої організацією. Слід зазначити манеру ведення переговорів: твердість під час обговорення умов контракту, рівень наданих знижок, схильність до компромісів, позицію під час розгляду і врегулювання претензій і спірних питань.Изучения і фіксації заслуговують та особисті характеристики представників фірми, їх психологічні та професійні особливості.

Добре налагоджена протокольна робота одна із чинників, сприяють підвищення ефективності діяльності фірми на зовнішніх ринках.

>Протокольние прийоми у ділових відносинах

Історично склалося так отже прийоми відіграють істотне значення у розвитку ділових контактів. У цьому слід підкреслити, основним змістом прийомів не приймання їжі і дегустація напоїв. Прийоми носять ділового характеру, вони проводяться із єдиною метою поглиблення і контактів, отримання потрібної інформацією неофіційної обстановці. До розмов прийомі треба старанно готуватися: подумати, з хто, і тема для розмови, з ким познайомитися, кого уявити, тощо. Потрібно виробити готовність до відповідей на можливі питання співрозмовників, які зацікавлені отриманні інформації.

Багаторічна міжнародна практика встановила види прийомів, методи їхньої організації підготовки, етикет, якого дотримуються учасники прийомів, проведених зовнішньоторговельними організаціями та фірмами на вшанування колег із інших країнах. Типи протокольних заходів у практиці зовнішньоекономічної діяльності умовно можна розділити на офіційні й неофіційні.

Прийоми можна також ознайомитися розділити на денні і вечірні, коктейлі і фуршети.

До денним ставляться прийоми «Келих вина», чи «Келих шампанського», і «Сніданок». Решта прийоми ставляться до вечірнім. До прийомів з розсадженням за одним столом можна віднести такі, як «Сніданок», «Обід», «Вечеря». Відповідно до міжнародній практиці найбільш почесними за своїм характером видами прийомів є прийоми «Сніданок» і «Обід».

Міжнародна практика крім організації урочистих прийомів дозволяє влаштовувати зустрічі й менш офіційної обстановці – за чайним чи кавовим столом. Такі маленькі прийоми проводять із діловими людьми.

«Келих шампанського» («келих вина») – влаштовується між 12 і 13 годинами без розсаджування за одним столом, тривалість близько години. Найпростіший підготовкою і найменш почесний із усіх видів прийомів.

«Сніданок» – влаштовується між 12 і 15 годинами (зазвичай, в 12.30 чи 13 годин) з розсадженням за одним столом. Триває зазвичай близько години за одним столом і майже 20 хвилин – за кави. Кава (чай) може бути подано те ж столом чи вітальні.

На денні прийоми майже остаточно дійшли повсякденному костюмі, якщо форма одягу не зазначена в запрошенні.

У протокольної практиці набули поширення вечірні прийоми, які вважаються більш почесними, ніж денні.

Прийом типу «коктейль» починається між 17 і 18 годинами і близько дві години. Минає стоячи. На запрошенні вказується час початку будівництва і закінчення прийому (17.00-19.00; 18.00-20.00). Гості можуть приходити і залишати прийом на будь-який годину зазначеного часу.

«А ля фуршет». Підготовка та організація «а-ля фуршету» відповідає прийому типу «коктейль». Формальне відмінність у більшій кількості запропонованих закусок.

Форма одягу на «коктейлі» і «а-ля фуршеті» повсякденна, якщо інше немає в запрошенні. У обох випадках, аби підкреслити урочистість заходи, до кінця прийому може подаватися шампанське. Якщо прийом проходить за випадку національного свята, на вшанування українського Президента, можливі організація невеликого концерту, виставки, показ фільму.

«Обід» – найбільш почесний вид прийому. Зазвичай починається між 19 і 21 годинами (але з пізніше), триває 2-2,5 години до догляду головного гостя. Проводиться з розсадженням за одним столом. Нерідко обід передбачає особливу форму одягу (смокінг чи фрак чоловікам, вечірня сукня тоді), що вказується в запрошенні.

Прийом «вечерю» відрізняється від обіду лише часом початку (21 одна година й пізніше). З огляду на пізнього часу у протокольної практиці менш поширений, проводиться іноді із нагоди візиту українського Президента через напруженості робочої програми.

По особливо урочистим випадків іноді влаштовують два прийому поспіль; відразу після обіду проводиться прийом типу «коктейль» чи «а-ля фуршет».

«Обід – буфет» – різновид прийому типу «обід». Друге назва – «шведський стіл». Проводиться до того ж час, як і «обід», але менш почесний і більше демократичний. Передбачає вільну розсадку гостей по 4-6 людина виборює столом, чи кріслах, диванах.

Є інші, менш поширені види прийомів – літературні і музичні вечора, виїзди на природу, риболовлю, й т.д.

Вирішуючи питання організації прийому, необхідно ухвалити до уваги таке:

· вибір виду прийому;

· складання списку запрошених приймання (з урахуванням субординації, статі, мови, членів сім'ї та т.п.);

· спосіб розсилки запрошень, порядок розсаджування за одним столом (почесного гостя – праворуч від хазяїна, дама – завжди справа);

· складання меню (з урахуванням національних особливостей запрошених);

· підготовку приміщення прийому, квітів, обслуговування, тостів;

· розробку програми проведення прийому.

Зазвичай, будь-яке протокольний захід починається з отримання (чи) запрошення. У запрошенні чітко вказується, хто організує цей захід (тобто. від чийого він імені воно дається), у зв'язку з ніж, й у який час воно проводиться, хто особисто запрошується на захід.

Не прийнято передавати запрошення іншій юридичній особі, але це необхідно, слід заздалегідь оповістити звідси організаторів заходи.

На прийоми типу «Обід» і «Сніданок» запрошення необхідно розсилати, по крайнього заходу, за півтори-дві тижня. За дотримання його запровадження буде, по-перше, більше шансів отримати осіб, наявність яких прийомі бажано, по-друге, можливість, якщо хтось відмовиться, замінити його іншою особою.

На запрошення правильніше відповісти листом чи листівкою, а чи не візиткою. У деяких країнах відповідь візиткою розцінюють як безтактність.

Візитні картки, і їх використання

Візитна картка – свого роду посвідчення особи, заочно чи особисто що представляє її власника. Крім згаданого знайомства вона досить використовують у інші форми спілкування офіційного статусу неофіційного характеру: повідомлення про щось, поздоровлення, співчуття, подяку та інших. Напрям візитної картки адресата дорівнює нанесення візиту.

Сучасні візитівки є лист щільною папери розміром, зазвичай,5х9 див у житті чоловіка і4х8 див вже як дружини, а чи не з займаній посаді. Вищі посадові особи іноді користуються візитними картками розміром6х10 див.

Офіційним особам бажано мати декілька тисяч видів візитних карток. На однієї візитною картці друкується лише посаду. На інший – ім'я, прізвище й обійняв посаду (у вітчизняній практиці – ім'я, по батькові, прізвище й обійняв посаду) без вказівки домашнього і службового адреси й номери телефону, хоча наявність цих відомостей перестав бути серйозної протокольної помилкою.

На візитних картках,виполнених англійською, французькому чи якомусь іншому мові, по батькові не вказується: це поняття по закордонах не знайоме, може бути прийнято за подвійне. Зазвичай після імені позначається першу букву по батькові:Mr.Ivan V.Petrov.

Уофициально-делових відносинах має місце практика виготовлення двосторонніх карток: з одного боку текст друкується російською (білоруському) мові, з іншого – англійською. Це неправильно, оскільки зворотний бік картки варта можливих записів. На звороті текст то, можливо продубльована іншою мовою, але у винятковому разі, наприклад, при короткостроковій відрядженні зарубіжних країн.

Склалася загальноприйнята міжнародна практика коротких символічних позначень, виражають ту чи іншу ставлення власника візитної картки до обличчя, якому вона адресується. Ці символи (літери латинського алфавіту), є першими літерами відповідних висловів французькою, пишуться олівцем у лівому нижньому розі візитної картки. Наведемо окремі, найбільшраспростарненние позначення:

>p.r.(pourremercier) – вираз подяки. Використовується на візитках, які направляються на подяку за поздоровлення, вираз співчуття, підтримки, надання будь-яких послуг;

·p.f. (pourfeliciter) – поздоровлення. Для поздоровлення із нагоди року до написиp.f. додаєтьсяN.A.:p.f.N.A., що означає pourfeliciterNouvelAn – поздоровлення з Новим роком;

·p.c.(pourcondoleance) – вираз співчуття. Слід, проте, пам'ятати, що співчуття, висловлене під час особистої зустрічі, чи спеціальному листі, – краще;

·p.p. (pourpresenter) – уявлення. Використовується для заочного уявлення. Візитна картка подається особи пересилається разом із візиткою іншої особи, вже знайомого з персоною, якої адресовано уявлення. У другий картці наноситься відповідне позначення. На адресу подається особи дається відповідь візиткою без написи.

У менш офіційних випадках, особливо у спілкуванні зі співвітчизниками, припустимі повні написи (обов'язково жити у третій особі) відповідно до приводом: «поздоровляє зі святом», «дякує за увагу» (як відповідь на присланий подарунок, сувенір тощо.), «з найкращими побажаннями» (при посилці квітів, подарунка, сувеніра). Можливі й інші написи залежно від конкретного приводу.

Іноді візиткою запрошують на неофіційний, дружній прийом. У цьому на звороті пишеться ім'я

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація