Реферати українською » Культура и искусство » Облік, розстановка і розміщення бібліотечного фонду. Види і форми обліку


Реферат Облік, розстановка і розміщення бібліотечного фонду. Види і форми обліку

Страница 1 из 2 | Следующая страница

>Учет, розстановка і розміщення бібліотечного фонду. Види і форми обліку

 

Облік фонду – це комплекс операцій, які забезпечують фіксацію даних про величині, складі - й русі фонду, і навіть його схоронність.

Облік розкриває динаміку розвитку фонду, його склад, структуру, співвідношення джерел постачання та методів її поповнення, темпи відновлення, місцезнаходження кожного документа. Суть обліку залежить від реєстрації кожного документа зокрема і підрахунку загального їхньої кількості.

Облік фонду відбиває вступ у фонд, вибуття потім із нього, величину всього бібліотечного фонду, його підрозділів, і є підставою для державного статистичного обліку, звітності бібліотеки, планування її діяльність, забезпечення схоронності фонду, контролю над наявністю і рухом документів.

Загальні правила обліку документів, складових бібліотечний фонд, незалежно статусу бібліотеки, структури її фонду, організаційно-технологічних особливостей для державних підприємств і муніципальних бібліотек Російської Федерації закріплені в «Інструкції врахування бібліотечного фонду».

Усі, куплені у процесі комплектування, вступають у бібліотеку двома шляхами – безпосередньо: джерело комплектування – бібліотека, якщо обидва перебувають у одному місті (районі); або за ланцюжку: джерело комплектування – пошта – бібліотека.

Коли приходять посилки з книжками, бібліотеці вручають поштове повідомлення. Для отримання у ній книжок необхідно, щоб у однієї з працівників відділу комплектування і методи обробки оформлене стала доручення. Доручення буває потрібна як і і при отриманні книжок із магазину, інший бібліотеки чиобменно-резервного фонду. Одержуючи посилки, бібліотекар повинна звернути увагу до їхній зовнішній вигляд, подивитися, не розірвані чи мотузки і папір, у якому упаковані посилки, неутерялись у дорозі книжки.

Облік бібліотечного фонду включає: прийом документів, їх маркірування, реєстрацію на час вступу, переміщенні,вибитии, і навіть перевірку наявності документів мають у фонді.

Обробка документів ділиться на частини: технічну і наукову. Оскільки результати технічного опрацювання відбито у бібліотечному оформленні документів, а знання й уміння їх використати.

Технічна обробка – це ряд операцій яким піддаються документи щоб відрізнити їхнього капіталу від книжок та інших документів, що належать приватних осіб; документи однієї від документів інший бібліотеки; організувати бібліотечні фонди.

>Учету бібліотечних фондів завжди віддавалося велике значення, його види й форми у різний час були різними.

Виконання вимог доучету забезпечувалося інструкціями і додатками до нихучетними формами, у яких складовою входять облік.

>Учету підлягають всі документи, складові фонд бібліотеки, як вступники, івибивающие.

>Учет бібліотечних фондів дає повне уявлення про спільний розмірі фонду, його розподілі за галузями знання і набутий русі фонду, кількості які поступили і вибулих документів.

>Учет дає можливість встановити також показники роботи, яккнигообеспеченность, обертаність загалом і п до галузі знання на окремої бібліотеці.

Система обліку включає:

–внутрибиблиотечнийучет всіх підрозділів бібліотечного фонду;

– державний статистичний облік бібліотечного фонду формою «>6-НК»;

– особливий (спеціалізований) державний облік окремих категорій документів (книжкових пам'яток; архівних документів, що у фонді бібліотек).

Основними одиницями обліку фонду всім видів видань (крім газет) і неопублікованих матеріалів є:

1. Назва – кожне нове, чи повторне видання, інший документ, відрізняється від інших заголовком, вихідними даними чи іншими елементами оформлення;

2. Примірник – кожна окрема одиниця документа,включаемая до пайового фонду чивибивающая потім із нього.

Додатковими одиницями обліку фонду є:

1. Річний комплект – сукупність номерів (випусків) періодичних видань протягом року,принимаемая за дисконтну одиницю фонду;

2.Метрополка – міжнародна одиниця урахування розміру фонду, яка вимірюється як 1 мстеллажной полки, зайнятою виданнями та інші документами;

3.Переплетная одиниця (підшивка) – сукупність номерів періодичних видань (документів), які зшили, переплетених чи скріплених інакше за одну ціле і відповідальність за дисконтну одиницю фонду.

Для окремих видів документів встановлюються спеціальні одиниці обліку. Наприклад, основними одиницями обліку для неопублікованих документів є примірник і назву. Основними одиницями обліку журналів є примірник (тому, номер, випуск) і назву видання всі роки вступу до пайового фонду, незалежно через зміну заголовка журналу і повноти комплекту. Для газет – це річний комплект і назву газети. Основними одиницями обліку фонду аудіовізуальних документів є примірник і назву.Экземпляром для компакт-дисків вважається диск; для кінофільмів – бобіна; для відеофільмів – касета, длямикроформ імикрофиш – назва; для мікрофільмів – рулон. Одиницями обліку електронних видань є дискета, компакт-диск (CD) і назву.

Розрізняють два виду подружжя: сумарний і індивідуальний.

Сумарний (чи інтегрований) облік – це облік бібліотечного фонду групами (партіями) вступників чи вибувають документів за одним супровідному документа (рахунку, накладної, акту тощо.).

Без супровідного документа складається акт прийому.

Індивідуальний (чи диференційований) облік – це облік кожної конкретної примірника документа чи кожного назви документа, що надходить фонд бібліотеки чивибивающего потім із нього.

Формою сумарного обліку є «Книжка сумарного обліку бібліотечного фонду» (журнал, листи) у традиційному чимашиночитаемом вигляді. Облікова інформація, представлена як і традиційної, і у комп'ютерної формі, має однакову юридичної чинності. Відомості про русі фонду фіксуються у трьох частинах «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду»:

Частина 1. «Вступ до фонд»;

Частина 2. «>Вибитие з фонду»;

Частина 3. «Результати руху фонду».

Форма «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду» узгоджена зі формами статистичної звітності і Щоденником бібліотеки, у якому щодня враховують видачу документів з фонду.

Відомості про що надійшли до бібліотечний фонд документах фіксуються у частині «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду» за показниками: дата і номер записи, джерело надходження, номер і / чи дата супровідного документа, кількість які поступили документів (всього, зокрема за видами, змісту та інших параметрами), вартість придбаних документів.

У «Книзі обліку бібліотечного фонду ЦБС» вказуються інформацію про передачі документів з відділу комплектування і методи обробки в структурні підрозділи розміщуються центральної бібліотеки, вбиблиотеки-филиали, лише з структурних підрозділів у інші.

Облік надходжень документів мають у фонд здійснюється диференційовано, шляхом їх на документи постійного, тривалої й тимчасового зберігання.

До документам постійного зберігання з наданням інвентарного номери ставляться обов'язкові екземпляри вітчизняних документів, що у бібліотеки з функціями одержувачів ОЕ, і навіть документи, прийняті на депозитарне зберігання.

До документам тривалого зберігання з наданням інвентарного номери ставляться документи, призначені задоволення поточного і прогнозованого читацького попиту незалежно від виду документа, його обсягу, тематики та інших формальних ознак.

>Учету для тимчасового зберігання (без інвентарних номерів) підлягають документи, містять інформацію короткострокового значення, у зв'язку з що вони виключають із фонду бібліотеки через короткий період часу.

Відомості про які з бібліотеки документах відбиваються у другій частині «Книги сумарного обліку» із зазначенням одній з причин винятку: старіння (фізично застаріло), дефектність, застарілість за змістом,дублетность,непрофильность, зникнення із відкритого доступу чи з МБА, втрата читачами, розкрадання, внаслідок лих стихійного і техногенного характеру, по невстановленим причин (недостача).Вибитие документів з фонду оформляється актом про виключення, відбивається у «Книзі сумарного обліку» й у формах індивідуального обліку.

«Результати» руху фонду в обов'язковому порядку підбиваються протягом року. Залежно від прийнятого у даної бібліотеці порядку підсумки можутьподводиться за квартал, півріччя.

При індивідуальному обліку нових надходжень кожен документ має тільки йому властивий інвентарний номер, який фіксують в інвентарній книзі чи тотожної їй облікової формі, і навіть безпосередньо на документі. Індивідуальний номер закріплюють на документ попри всі його перебування у фонді бібліотеки.

Формами індивідуального обліку документів є книжкова (інвентарна книга), карткова (картка облікового каталогу),листовая (лист актового обліку), реєстраційна картка визначений вид видання (зокрема електронного чи аудіовізуального документа).

Форма індивідуального обліку вибирається бібліотекою самостійно залежно від типу, статусу, особливостей фондів.

Контрольна функція обліку фонду реалізується через перевірку. Перевірка фонду – визначення наявності зареєстрованих у облікової документації видань та інших документів мають у бібліотечному фонді. Перевірка здійснюється шляхом звірення записів в облікової документації з фондом.

Результати перевірки фіксуються в акті і розглядаються комісією зі збереження.

Перевірка фондів ввозяться такі строки:

• найцінніші фонди, які у сейфах, – щорічно;

• рідкісні фонди – раз на 3 року;

• цінні фонди – раз на 5 років;

• фонди бібліотек до 100 тис. дисконтних одиниць – раз на 5 років;

• фонди бібліотек від 100 до 200 тис. дисконтних одиниць – раз на 7 років;

• фонди бібліотек від 200 до 1 млн. дисконтних одиниць – раз на 10 років;

• фонди бібліотек понад 1 млн. дисконтних одиниць – поетапно в вибірковому установленому порядку з завершенням перевірки всього фонду протягом 15 років.

За урахуванням слід обробка документів – комплекс операцій із підготовці документів до збереження та використання.

>Учтенний і оброблений фонд потребує розміщення. Розміщення фонду – це просторове розташування частин бібліотечного фонду у фондосховищі і з структурних підрозділах бібліотеки з метою зручного обслуговування абонентів і збереження.

У межах окремо взятому бібліотеки розміщення фонду передбачає фізичне об'єднання врахованих і опрацьованих документів мають у систематизовану колекцію та її розташування у будинку (приміщенні) бібліотеки.

Одне з і раціональних способів – поділ фонду на щодо автономні складові (>подфонди). Це дає можливість бібліотеці забезпечити якісніше, гнучке та швидке обслуговування абонентів (оскільки документи видаються з менших за обсягом фондів), враховувати, обробляти, розставляти й берегти фонд, виходячи з її особливостей, і навіть глибше вивчати і чути фонд співробітникам бібліотеки – хранителям і працівникам фондів.

Першим рівнем розподілу фонду є належність до структурному підрозділу бібліотеки (наприклад, фонд абонемента, читального залу, відділу мистецтв,медиатеки тощо.). Наступний ознака структуризації фонду – вид документа (>подфонд журналів, нот, ігор й т.д.). Іншими ознакамивиделенияподфондов може бути мову, час видання, жанр та інших.

Дуже важливим ознакою розподілу фонду є ступінь її використання. Найчастішеспрашиваемие видання наближають до кафедрі видачі, меншспрашиваемие переводять в інший рівень зберігання, рідко або зовсім неспрашиваемие видання передають у депозитарії, пропонують іншим бібліотекам чи взагалі виключають із фондів, якщо документи перестають відповідатипредъявляемимк ним вимогам (наприклад, застаріли за змістом).

Практично весь фонд загальнодоступних бібліотек зазвичай розташований відкритий доступ, де розстановка документів здійснюється засистематическо-алфавитному ознакою. Останнім часом у фонді відкритого доступу загальнодоступних бібліотек прийнято проводити зване «зонування». Зазвичай виділяють близьку зону, де мають документи повсякденного тематичного попиту («>библиоекспресс»), середню зону («>библиоконстанта»), де документи вміщено у звичайному порядку за системі знань, далеку зону, куди потрапляють документи рідкісного чи одиничного попиту («>библиоретро»).

Розстановка документів безпосередньо на бібліотечних полицях – завершальний етап розміщення фондів. Під розстановкою бібліотечного фонду розуміють:

• порядок розташування документів на полицях фондосховища, визначається методикою обслуговування абонентів, типом, складом і обсягом фонду.

• бібліотечну операцію, яка полягає в розміщення документів на полицях фондосховища відповідно до шифрами їх збереження.

Розрізняють дві основні групи видів розстановок бібліотечного фонду: розстановки змістовного типу, і розстановки формального типу. Дорасстановкам змістовного типу ставляться систематична, тематична і предметна розстановки. Дорасстановкам формального типу – розстановки, засновані на формальні ознаки – алфавітна, географічна, хронологічна, мовна, форматна,нумерационная За винятком алфавітній інумерационной жодна з вище перерахованих розстановок як така недостатня для раціонального розміщення фонду на полицях. Зазвичай, види розстановок застосовують у різних поєднаннях. Наприклад,алфавитно-хронологическая,форматно-инвентарная,систематически-алфавитная тощо.

Урасстановочном шифрі перший ознака завжди є основним, другий і послідуючі – допоміжними.

Найпоширенішим виглядом розстановки, яка у загальнодоступною бібліотеці, єсистематически-алфавитная розстановка. При систематичної розстановці документи розставляються за галузями знань, а всередині – за алфавітом авторів чи заголовків. Систематичний порядок встановлюється відповідно до таблицями бібліотечної класифікації, застосовується у даної бібліотеці. Щоб точно встановити місце документів мають у алфавітному ряду, користуються таблицею авторських знаків. Авторський знак є умовне позначення початкового поєднання літер прізвища чи заголовка документа, що складається з першої літери заголовка бібліографічною запису і двозначної читрехзначного порядкового номери, що визначається за таблицею авторських знаків. Таблиця авторських знаків – це перелік найпоширеніших у цьому мові початкових буквосполучень, пронумерованих від 11 до 99 (двозначна таблиця) чи то з 111 до 999 (>трехзначная таблиця). Наприклад, авторський знак прізвища Пушкін – П 91.

>Тематическую розстановку застосовують, коли необхідно зібрати документи різних галузей знань і різноманітних видів у межах певної теми. У загальнодоступних бібліотеках в організацію фонду відкритого доступу використовуються різні тематичні комплекси. Найпоширеніші:

•страноведческий комплекс, збираючи літературу з економіки, політиці, історії, географії, флорі і фауні, культури і мистецтва певної країни;

• комплекс «Будинок. Побут. Сім'я. Дозвілля», збираючи літературу по сімейному вихованню, домоведенню, рукоділлю, сімейному дозвілля, оздоровленню, різним аматорським занять.

Тематична розстановка як основна широко використовують у дитячих бібліотеках, особливо молодого віку, де переважає саме тематичний попит, наприклад, «Казки», «Подорожі» тощо.

При предметної розстановці фонду документи групуються по аналізованим у яких предметів (об'єктах, аспектам, подій, явищам, тощо.). Така розстановка фонду зручна при короткочасному збільшенні запитів на документи з тому чи іншомуактуальному питання.

Формальні розстановки (форматна, хронологічна) застосовуються головним чином загальнодоступних бібліотеках для розстановки журналів, газет, кінофотофонодокументів.

При хронологічної розстановці документи упорядковуються за часом їх виходу друком. Зазвичай хронологічна розстановка узгоджується з алфавітній,нумерационной чи форматній розміщеннями.

При географічної розстановці документи групуються за алфавітом країн, міст, областей, у яких видано, або місць, яким присвячено зміст документа. У загальнодоступних бібліотеках вона застосовується в організацію фонду красного письменства розвинених країн, народів Росії та СНД.

При мовної розстановці документи поділяють із мов, де вони з'явилися на світ, а межах кожної мовної групи їх розставляють в систематичному, алфавітному чи іншому порядку.

Інші види формальних розстановок (форматна,нумерационная, фортечна) йдуть на розстановки фондіввкрупнихфондохранилищах й у організації фондів спеціальних бібліотек

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація