Реферати українською » Менеджмент » Специфіка документаційного забезпечення в кадрових службах


Реферат Специфіка документаційного забезпечення в кадрових службах

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Запровадження

Мета створення моєї курсової роботи є підставою опис структури служб ДОП і розкриття їх основних функцій.

Тема моєї роботи: «специфікадокументационного забезпечення у кадрових службах».

Вважаю цієї теми особливо актуальною нашого часу, оскільки діловодство – одне з функцій управління, джерело якої в наукову організацію із застосуванням сучасної техніки, чому ми живемо за доби наукового прогресу, де всі грунтується на вдосконаленні нових технологій, надалі які допомагають в роботі.

З мети, було поставлено такі:

Вивчити літературу,раскривающую тему моєї роботи;

Розповісти службудокументационного забезпечення управління;

Перелічити основні завдання й функції служби ДОП;

Вивчити нормативну регламентацію служби ДОП;

Розглянути структуру служб ДОП і описати їх.

Поняття та призначення служби ДОП

Діловодство – галузь діяльності, забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами.

Діловодство охоплює сув'язь робіт зі створення і оформленню документів, їх виконанню й контролю термінів виконання, з обліку документів, формуванню справ з виконаних документів, зберігання й використанню поточних справ, підготовці їх капітулювати у комп'ютерний архів.

Нині термін «діловодство» частіше лунає як «>документационное забезпечення управління» (ДОП).

>Документационное забезпечення управління виконує спеціальна служба, діюча на правах самостійного структурного підрозділи. Це то, можливо: управління справами, загальний відділ, канцелярія чи секретаріат.

У невеличких організаціях, де обсяг оброблюваних документів невеликий й створення такий служби недоцільно, всю роботу здокументационному забезпечення управління виконує секретар керівника або спеціально виділений щодо цієї роботи співробітник.

>Документационное забезпечення управлінської діяльності організації – найважливіша обслуговує функція управління, від раціональної організації якої залежать швидкість і якість прийняття управлінські рішення, ефективності роботи організації у цілому.

Вибір організаційної форма служби ДОП залежить від рішення керівництва та самої служби ДОП. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.

Основні завдання й функції служби ДОП

За сучасних умов, коли роботу з управлінської документацією у багатьох установах полягає в комп'ютерних технологіях, функції служби ДОП не обмежуються лише організацією документообігу установи, урахуванням документів і майже контролювати виконанням. Служба ДОП бере особисту участь у постановці завдань розробки автоматизованих інформаційних систем до роботи з документами, у забезпеченні режиму до інформації та захисту інформації, у "вдосконаленні роботи з документами.

Отже, служба ДОП вирішує три основних комплексу завдань:

1) забезпечення документування управлінської діяльності;

2) організація роботи з документами у пихатій інституції;

вдосконалення форм і методів роботи з документами.

Завдання, які стоять перед службою ДОП, визначають її функції.

1. Завдання забезпечення документування управлінської діяльності можна вирішити з допомогою виконання таких функцій:

розробка й проектування бланків, забезпечення їхніх виготовлення;

забезпечення виготовлення документів, копіювання і тиражування;

контроль якості підготовки й оформлення документів, дотримання встановленої процедури узгодження та і посвідчення документів.

2. Завдання роботи з документами у пихатій інституції вирішуються виконанням наступних функцій:

Встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу установи);

>Экспедиционная обробка вхідних і вихідних документів;

Реєстрація обліку вступників, що надійшли й захищає внутрішніх документів;

Контроль над виконанням документів;

>Систематизация документів, забезпечення їх зберігання та використання; організація роботи зі зверненнями громадян.

Забезпечення захисту.

3. Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документами містять у собі виконання таких функцій:

розробку й переробку нормативних, інструктивних, методичних документів і майже доведення їх до працівників організації;

методичне керівництво контроль над дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах організації;

на підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань роботи з документами;

впорядкування документації організації, проведення робіт із уніфікації документів, розробкаТабеля і Альбому форм документів, що застосовуються у діяльності організації;

розробку та впровадження нових форм і методів роботи з документами, вдосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;

постановку завдань розробки та вдосконалення автоматизованих інформаційних систем і баз даних до роботи з документами.

Структура служб ДОП. Основні функції служб ДОП

Сьогодні розрізняють чотири основних організаційних структури служби ДОП:

1. Управління справами.

2. Канцелярія.

3. Загальний відділ.

4. Секретар.

Управління справами створюється в міністерствах і відомствах як структура, у якій виконується роботу з документами, як і орган контролю та координації діловодства у центральному апараті галузі. Будучи, власне, структурним підрозділом організації, управління справами, своєю чергою, підрозділяється ми такі структурні типові підрозділи:

1. Секретаріат – це структурне підрозділ, створюване обслуговування керівництва організації. У його складу входять:

прийомна;

секретаріат керівника і секретаріати заступників керівника;

секретаріат колегії;

протокольне бюро;

До функцій секретаріату входить:

розгляд і підготовка до доповіді керівнику вступників з його ім'я документів;

підготовка за вказівкою керівника проектів окремих документів та їхні узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;

організація тадокументационное обслуговування нарад, проведених керівником, документування діяльності колегіальних органів управління.

2. Відділ раціоналізації ДОП (діловодства) – це центр вдосконалення ДОП, методичний центр.

До його функцій ставляться:

розробка і впровадження заходів із вдосконаленню технології діловодства;

розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, табеля уніфікованих форм та інших.);

розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів із термінами зберігання).

3. Канцелярія, яка, своєю чергою, підрозділяється на:

експедицію;

бюро листування;

бюро обліку, і реєстрації документів;

комп'ютерний центр оброблення і розмноження текстів документів.

4. Відділ листів

5. Центральний архів

6. Інспекція

Канцелярія, як й інша організаційну структуру служби ДОП, створюється на підприємствах, з науково-дослідницькою, проектно-конструкторських організаціях, вищі навчальні заклади. У структурі канцелярії зазвичай працюють такі підрозділи (відділи, сектори, групи):

1. Експедиція – спеціалізований ділянку, здійснює прийом і що відправку поштою і кур'єрського зв'язку документації і кореспонденції.

2. Підрозділ з урахування та реєстрації документів, до обов'язків якого входить реєстрація вхідних, вихідних та міністр внутрішніх документів, контроль відповідності прийнятим правилам оформлення документів, формування та ведення довідково-інформаційного масиву.

3. Група контролю (бюро, інспекція, відділ) здійснює за термінами виконання усних розпоряджень керівника, аналіз виконавчої дисципліни, інформування керівництва про виконання документів і майже доручень.

4. Група листів (звернень громадян) займається прийомом й обліком пропозицій, заяв і коментарів скарг громадян. Її функції такі:

підготовка інтерпретацій розгляду керівництвом;

контролю над термінами підготовки відповідних документів мають у структурних підрозділах організації;

повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;

організація прийому за особистим питанням керівництвом організації.

5. Група підготовки документів здійснює передрук документів з чернеток,считку і правку текстів документів, облік виконуваної роботи.

6.Копировально-множительное бюро, зазвичай, має місце у тих організаціях, діяльність яких пов'язане з розсиланням великої кількості нормативної чи розпорядчої документації. Завдання бюро зводяться до копіювання документів, тиражуванню текстів документів, підготовці рекламної продукції, буклетів, брошур.

7. Архів організації – здійснює прийом від структурних підрозділів відпрацьованих і підготовлених до збереження справ, надання їм методичної допомоги, веде облік і збереження документів, контролю над дотриманням правил формування, збереження та використання справ у структурних підрозділах, готує справи до передавання на державне зберігання.

Загальний відділ є службою роботи з документами в виконавчих органах влади й виконавчих структурах (мерія, префектура, муніципалітет) місцевого самоврядування.

У загальних відділах зазвичай створюються самі ділянки, які притаманні канцелярії, проте сюди підключаються такі підрозділи, як протокольний відділ, група листів, прийомна. Наявність цих структур нейтральних пояснюється специфікою діяльності, характером управлінських процедур, порядком прийняття прийняття рішень та особливостями документування у цих установах.

>Протокольная група створюється у складі установ, що мають у своїй структурі діючу колегіальний орган.Виполняет функції:

підготовка проектівнормативно-распорядительних документів (редагування, оформлення й випуск), листів, довідок, їх узгодження з структурними підрозділами;

аналіз документів, підготовлених структурними підрозділами;

підготовка висновків у документах, підготовленим структурними підрозділами;

проведення засідань колегіального органу, документування своєї діяльності.

Секретар установи виконує всю роботи з документами у невеликих закладах державної і організаціях, які мають внутрішньої організаційної структури.

Отже, діючі нормативно-методичні документи регламентують найменування і приблизну структуру служби ДОП державних підприємств, установ, організацій. Що ж до недержавних структур, те решіння з приводу створення служби, її не було і внутрішньої структурі приймає керівництво організації. У спільні підприємства це запитання вирішує правління, в акціонерних товариствах – установча конференція, в кооперативних структурах – загальні збори членів кооперативу.

Кадрове забезпечення системи управління

Під кадровим забезпеченням системи управління персоналом розуміється необхідний кількісний і якісний склад працівників.

За даними обстеження, в 1980-х рр. в кадрових службах (переважно у відділі кадрів відділі технічного навчання) працювали від 0, 3 до 0, 8% загальної кількості що працюють у галузях в промисловості й будівництва. Порівняйте відзначимо, що у зарубіжних фірмах в службах управління персоналом працює від 1 до 1, 2% від кількості працівників.

Якісна характеристика кадрової служби така. Серед керівників кадрових служб за освітою із дивовижною технічною освітою – 40, 9%; вчителів - 31, 6 %;юристов-правоведов – 11, 5%; соціологів і психологів – 3, 3%. Середній вік керівників кадрової служби – 45 років.

Кількісний склад служби управління персоналом визначаєтьсяорганизационно-штатними структурами і статутом організації. Розрахунок чисельності керівників, фахівців та інших службовців організації, зокрема й кадрової служби, здійснюється різними методами: багаточинникового кореляційного аналізу,економико-математическими, порівнянь, прямого розрахунку, по трудомісткості робіт, за нормами обслуговування та інших.

Перший метод грунтується намногофакторном аналізі функціонального поділу управлінської праці. Було розроблено схема функціонального поділу роботи з урахуванням впливу кількість персоналу окремих факторів (від 1 до 3), потім виводилася формула, якою виражено залежність між чисельністю персоналові та чинниками.

>Экономико-математические методи передбачають розробку економіко-математичних моделей, заснованих на виключно реальної буденної дійсності, що забезпечує адекватне відбиток змістовного процесу.

З використанням методу порівнянь з урахуванням аналізу складу кадрів фахівців у розвиненою господарчої системи складаютьсяпроектировки потреби у фахівцях для менш розвиненою системи.

Експертне метод дозволяє їм отримати уявлення про потребу в фахівцях з урахуванням урахування думок групи експертів, судження яких базуються з їхньої наукової та фахової компетенції.

Метод прямого розрахунку передбачає визначення чисельності фахівців та інших службовців виходячи з розрахунку необхідних витрат праці в реалізацію періодичних функцій управління персоналом і розрахунку витрат праці в реалізацію функцій управління з усунення збурюючих відхилень.

Базуючись на зарубіжний досвід, можна назвати іще одна метод визначення чисельності працівників кадрової служби. Він є різновидом норм обслуговування, які характеризують кількість об'єктів, тобто. працівників організації, обслуговуваних одним працівником служби управління персоналом.

Розрахунок кількісної потреби у фахівцях, зокрема і з управління персоналом, проводиться разом з визначенням якісної потреби у них, тобто. потреби у працівників певних професій, спеціальностей, кваліфікації.

Відповідно доКвалификационним довідником посад керівників, фахівців та інших службовців (1998 р.) системі управління персоналом передбачені такі посади, - це посади: керівників, фахівців, інших службовців (технічних виконавців): нарядник, табельник, таймер та інших.

Посадові обов'язки

>Организует роботи з персоналом відповідно до загальними цілями розвитку підприємства, напрямами кадрової політики задля досягнення ефективне використання й фахової вдосконалення працівників. Забезпечує укомплектування спеціальностей і кваліфікації. Визначає потреба у персоналі, вивчає ринок праці. Здійснює добір кадрів, проводить співбесіди знанимающимися працювати, зокрема з випускниками навчальних закладів.Организует навчання персоналу, координує роботу з підвищенню кваліфікації.Доводит інформацію з кадровим питанням до всіх працівників.Организует проведення оцінки результатів праці працівників, атестацій, конкурсів на заміщення вакантних посад. Разом з керівниками структурних підрозділів бере участь у ухваленні рішень про питанням найму. Розробляє систему оцінки ділових та особистісних якостей працівників, мотивації їх посадового зростання.Консультирует керівників різних рівнів з питань організації управління персоналом. Приймає що у плануванні соціального розвитку колективу. Складає і оформляє трудові договори і контракти. Здійснює керівництво підлеглими співробітниками.

Мушу знати: законодавчі і нормативні правові акти; основи ринкової економіки, підприємництва та ведення бізнесу; кон'юнктури ринку робочої сили в; порядок ціноутворення оподаткування; основи маркетингу; сучасні концепції управління персоналом; основи трудовий мотивації і системи оцінки персоналу; форми і силові методи навчання дітей і підвищення кваліфікації кадрів; порядок розробки трудових договорів; методи лікування й організацію менеджменту; основи технології виробництва та перспективи розвитку підприємства; основи загальної площі і соціальної психології, соціології і психології праці; основи виробничої педагогіки; етику ділового спілкування; передовий вітчизняний і закордонний досвід у галузі управління персоналом; методи обробки інформації.

Вимоги до кваліфікації. Вище професійну освіту чи вище фахова музична освіта додаткова підготовка у сфері менеджменту, стаж роботи за фахом щонайменше два роки. Зарубіжна теорія і практика нагромадили великий досвід у сфері управління персоналом, перенесення якого російську грунт може бути критичним і обачним. У зв'язку з цим під час створення ефективну систему управління персоналом російських організацій необхідно враховувати таке: процес навчання кадровиків та освоєння ними методів управління має стати усвідомленим і безперервним; російські кадровики зобов'язані знати соціокультурні особливості того середовища, у якій працюють; вітчизняні фахівці з кадрам повинні володіти основами зарубіжної теорії та практики управління й уміти співвідносити його з реаліями російської культури; годі було механічно копіювати зарубіжні методи управління персоналом.

Поняття, використовувані для характеристики персоналу. Професія - рід праці, вимагає певної підготовки. Спеціальність - вид занять у межах однієї професії; вужча класифікація роду праці, що потребує конкретних знань, придбаних завдяки спеціальному освіті. Фахівці - працівники, чий розумову працю відрізняється професійної

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація