Реферати українською » Менеджмент » Організація документообігу на підпріємстві


Реферат Організація документообігу на підпріємстві

Страница 1 из 3 | Следующая страница

>Вступ

Наступного дняважливимє доступ доінформаційнихресурсів йскороченнячасовихвитрат нарозв'язання завданьпов'язаних іздокументообігом.Самеелектроннийдокументообігвідкриваєможливості дляудосконалення,довготривалогозбереженнядокументів,управлінняелектроннимархівом,враховуючипроцедурисписання тазнищеннядокументів.Розробкипрограм дляполіпшеннядокументообігу активноздійснюються якукраїнськими йросійськими, то йзакордоннимикомпаніями, щобезперечно доводитиактуальністьдосліджуваного запитання.

>Метоюдослідженняєпідвищенняефективностідіяльностівітчизняного підприємства наосновівпровадженняелектронногодокументообігу. Длядосягненняпоставленої мети було бвизначенотакізадачі:

1)Обґрунтуваннядоцільностівпровадженнясистемиелектронногодокументообігу дляпідвищенняефективностідокументообігу;

2)Аналізнедоліків таперевагіснуючих системелектронногодокументообігу тапрограмного забезпечення набазіякого смердотіреалізуються;

3)Аналізсистемидокументообігу навітчизнянихпідприємствах;

>Об’єктомдослідженняєдокументообіг напідприємстві. Предметомдослідженняєреалізаціяелектронногодокументообігу набазіпрограмнихзасобів, щодозволяють підвищитиефективністьдокументообігу напідприємствах. Привирішенніпоставлених завданьвикористовувалисятакіметоди: синтезу йаналізу,порівняння,дедукції,індукції,статистичніметоди, щодопомоглипроаналізуватиелектроннедокументуваннявпродовжпевноговідрізку години та принаявностіпевноїмножиниелементів.Теоретичнезначенняполягає увивченнііснуючихшляхівудосконаленнядокументообігу тавизначенніефективногопідходу.Практичнезначенняпроведеногодослідженняєреалізація на конкретномупідприємствіудосконаленоїтехнологіїдокументообігу ізвикористаннямсучаснихпрограмнихзасобів.


>РОЗДІЛ 1.Організаціядокументообігу напідприємстві

1.1.Основніпоняття,види йформидокументів.Вимоги дозмісту йоформлення

Слово документ скидатися відлатинського слова ">docere" (знаті,свідчити).Буквальний переклад слова ">document" -свідоцтво,свідчення,посвідчення,джерело.

>Згідно закону України "Проінформацію" документ -цепередбачена закономматеріальна формаодержання,зберігання,використання йпоширенняінформації шляхомфіксаціїїї напапері,магнітній,кіно-,відео-,фотоплівці чи наіншомуносієві.

>Первинний документ -це документ, щомістить всобівихіднуінформацію.

>Вторинний документ -це документ, щоявляє собою результатаналітико-синтетичної таіншоїпереробки одного чикількохдокументів.

Документмаєпевнукількістьвластивостей, котрівідрізняють його відіншихоб'єктів.Сукупністьвластивостей -цілісна система, котравиконуєпокладені нанеїсуспільствомфункції.Зв'язокміжвластивостями документадоситьтісний, томувідокремити їхнього можналишеумовно.

>Найбільшзначимимиєнаступнівластивості:

1)атрибутивність,тобтонаявністьневід'ємнихскладових, без яківін неможеіснувати;

2)функціональність -призначення дляпередачіінформації впросторі ічасі;

3)структурованість -тіснийзв'язокелементів йпідсистем, щозабезпечуєєдність йцілісність документа.

>Визначаютьнаступніосновніознаки документа:

1)наявність семантикизмісту,тобто документєносієм думи, щопередається знаками;сукупністьпослідовнорозміщенихзнаків, котріпередаютьзміст документа (>повідомлення),є йогообов'язковоюознакою;

2)стабільнаматеріальна (>речова) форма документамусить забезпечитийомудовготривалезберігання інадатиможливістьбагаторазовоговикористання тапереміщенняінформації впросторі ічасі;

3) заознакоюпризначеність длявикористання всоціальнійкомунікації статус документамаютьлише тихоб'єкти, котріпервиннопризначені длязбереження тапередачіінформації впросторі ічасі, аотже,документиєносіямиінформації,спеціальностворенілюдиною для забезпеченняпевнихкомунікаційнихцілей;

4)завершеністьповідомлення,тобто документ неможе бутиповноцінним черезфрагментарненезавершенеповідомлення.

>Під годинускладаннятекстівдокументівсліддотримуватися таких правил:

1. Текствикладати відтретьої особини.Відпершої особинипишуться заяви,автобіографії,доповідні іпояснювальні записки,накази.

2. Невживатиобразнихвиразів,емоційнозабарвленихслів йсинтаксичнихконструкцій.

3.Уживатистійкі (>стандартизовані)сполучення.

4.Використовуватисинтаксичніконструкції.

5.Дієприслівниковізворотивживати на початкуречення.

6.Використовуватимовнізасоби, щовідповідають нормамлітературноїмови йзрозумілі для широкого колачитачів.

7.Уживатипрямий порядокслів уреченнях.

8.Щоб невиявлятигостротистосунків із партнером,активну формудієслів вартозаміняти напасивну.

9.Якщо жважливовказати на конкретноговиконавця, то тодітребавживатиактивну форму.

10.Уживатиінфінітивніконструкції.

11. Урозпорядчих документахслідвживатидієслівніконструкції уформінаказового способу.

12.Використовуватискороченняслів,складноскорочені слова іабревіатури, котріпишуться уділоводстві зазагальними правилами.

13.Віддаватиперевагу вибачимореченням.

>Повнота йдостовірністьпоказниківоблікузначноюміроюзалежать відякостіоформленихдокументів.

>Щоб бутидоказовим й матірюридичну силу, документмаєміститиобов'язковіреквізити.Термін ">реквізити" скидатися від латів.requisitum, щоозначає ">потрібне,необхідне". Такимиреквізитами длябудь-якогопервинногобухгалтерського документає:

-назва документа (>форми);

- дата ймісцескладання;

-назва підприємства, відіменіякогоскладено документ;

-зміст таобсяггосподарськоїоперації;

-одиницявиміругосподарськоїоперації;

- посадиосіб,відповідальних заздійсненнягосподарськоїоперації йправильністьїїоформлення;

-особистийпідпис чиінший знак, щодаєзмогуідентифікувати особу, котра вздійсненнігосподарськоїоперації.

>Залежно від характеруоперацій допервиннихдокументівможуть бутивнесенідодатковіреквізити:

-ідентифікаційний код підприємства чи особини;

- номер документа;

-підстава дляздійсненняоперації;

-дані про документ, щозасвідчує особу;

-іншідодатковіреквізити.

>Якщо упервинномудокументі немаєбудь-якогообов'язковогореквізитутакий документнедоказовий й неможе бутипідставою убухгалтерськомуобліку.Такідокументи, як правило,є причиноюретельноговивчення органамиперевірки й контролю йнакладенняштрафнихсанкцій.

Дооформленняпервиннихбухгалтерськихдокументівставлятьтаківимоги:

-первиннідокументимають бутискладені в останній моментздійсненняоперації, аякщоценеможливо,безпосередньо послеїїзакінчення;

-документискладають на бланкахтипових форм,затвердженихДержкомстатом України, чи на бланкахспеціалізованих форм,затвердженихвідповіднимиміністерствами йвідомствами, атакожвиготовленихсамостійно, котрімаютьміститиобов'язковіреквізититипових чиспеціалізованих форм.

- уразіскладання тазберіганняпервиннихдокументів намашиннихносіяхінформаціїпідприємствозобов'язане засвійрахуноквиготовити їхнікопії напаперовихносіях навимогуіншихучасниківгосподарськихоперацій, атакожправоохороннихорганів тавідповіднихорганів умежахїхніхповноважень,передбачених законами;

- запис упервинних документахроблятьчорнилом темногокольору,кульковоюручкою,друкарськимизасобами чи на принтері, щозабезпечуєзберіганняцихзаписівпротягомвстановленоготермінузберігання документа;

-вільні рядки впервинних документахпрокреслюють;

- угрошових документахсумипроставляють цифрами йпрописом, перше словосумизаписуютьскраю й ізвеликої Літери;

-коженпервинний документмаєміститидані про посаду,прізвище йпідписиосіб,відповідальних за йогооформлення;

-керівник підприємствазатверджуєперелікосіб, котрімають праводаватидозвіл (>підписуватипервиннідокументи) наздійсненнягосподарськихоперацій,пов'язаних ізвідпускомтоварно-матеріальнихцінностей,майна,видачеюгрошовихкоштів йдокументів.Коло такихосіб, як правило,обмежене;

-забороняєтьсяприймати довиконаннядокументи нагосподарськіоперації, котрісуперечатьзаконодавчим йнормативним актам,встановленому порядкуоблікукоштів йматеріальнихцінностей,завдаютьшкодивласникам;

-складаючипервиннідокументи, можнаприпуститисяпомилок. Убанківських йкасових документахпомилки невиправляють.Якщо в документах допущенопомилку, їхніанулюють, азамість нихоформлюютьнові, Уіншихпервинних документахпомилкивиправляютькоректурним способом,тобтонеправильний текст чи сумузакреслюютьтонкоюрискою так,щоб можна було бпрочитатизакреслене, азверхупишутьправильний текст чи суму.Виправленняпомилокмає бутизастереженопідписом ">виправлено" йпідтвердженопідписомосіб, котріпідписалицей документ ззазначеннямдативиправлення;

-підприємствовживає всіх необходимихзаходівщодозапобіганнянесанкціонованому танепомітномувиправленнюзаписів упервинних документах тазабезпечує їхніналежнезберіганняпротягомвстановленоготерміну,якийрегулюєтьсяспеціальнимпереліком;

- увипадках,встановленихзаконодавством, атакожміністерствами йвідомствами України, бланкипервиннихдокументівможуть бутивіднесеними добланківсувороїзвітності. їхньогодрукують зазразкамитипових чиспеціалізованих форм ізобов'язковимзазначенням номери;

- відповідальність занесвоєчаснескладанняпервиннихдокументів танедостовірністьвідображених вониданих несуть особини, котрісклали тапідписалицідокументи;

-первиннідокументиможуть бутивилученими у підприємства лише запостановоюуповноваженихдержавнихорганіввідповідно в Україну. Здозволу й вприсутностіпредставниківорганів, котріздійснюютьвилучення,посадові особини підприємстваможутьзнятикопії таскластиреєстрдокументів, щовилучаються, ззазначеннямпідстав йдативилучення.

>Великезначення увиконанніцихвимогмаютьуніфікація тастандартизаціядокументів.Підуніфікацієюдокументіврозуміютьрозробкуєдинихзразківдокументів дляоформленняоднотипнихгосподарськихоперацій напідприємствах, ворганізаціях йустановахнезалежно від видудіяльності та формвласності. Так,уніфіковано усібанківські такасовідокументи, бланкиавансовихзвітів тапосвідчень навідрядження,товарно-транспортнихнакладних,розрахунково-платіжнихвідомостей,податковихнакладних таіншихдокументів.Уніфікаціядокументівзабезпечує широтувикористання,можливістьвсебічногоопрацювання наПЕОМ,масоветиражуваннябланків, щоздешевлюєїхнювартість.

>Підстандартизацієюдокументіврозуміютьвстановлення длябланківоднотипнихдокументіводнакових,найбільшраціональнихрозміру йформи ззавчаснимвизначеннямрозміщеннявідповіднихреквізитів.Друкуваннястандартнихбланківдокументів великими тиражамидаєзначнуекономіюпаперу,здешевлює їхньоговиготовлення.

>Розробляє йзатверджуєтиповіформипервинногооблікуДержавнийкомітет статистики (>Держкомстат) України.

Припроектуванніраціональнихдокументопотоків напідприємствіскладаютьсхеми рухуосновних груп тавидівдокументів. Цедозволяєвстановитираціональнімаршрути руху таетапиобробкидокументів,уніфікуватишляхи руху, порядокобробкирізних їхнікатегорій.

Схемадокументообігу для підприємства ізобсягомдокументообігу від 25 до 100тисячдокументів представлене малюнку 2.1

Малюнок 2.1 - Схемадокументообігу дляпідприємств ізобсягомдокументообігу від 25 до 100 тис.документів


>Схеми рухудокументівзатверджуєкерівникслужбиділоводства.

>Схемирозробляються длярізнихкатегорійдокументів (>вхідних,вихідних,внутрішніх,наказів поосновнійдіяльності,особовому складу).

1.2Класифікаціядокументів

>Класифікаціядокументів -цеподіл їхні накласи занайбільшзагальнимиознакамисхожості тавідмінності. Метакласифікаціїполягає впідвищеностіоперативностіробочогоапаратууправління тавідповідальностівиконавців. Употочнійроботікласифікаціядокументівздійснюється наетапі груп та їхні усправі.Їхподіляють на народи,види,підвиди, йрізновиди.

>Рід -цепершийрівеньрозподілу,якийрозкривається задопомогоювидовихрозподілів документа.

Вигляд -другийрівеньрозподілу. При цьомуродовепоняття «документ»ділиться навидовіпоняття,тобто навидидокументів.

>Третійрівеньрозподілу -підвид. Даліслідуєрізновид,поки невизначитьсяостаточнемісце конкретного документа вційкласифікації.

>Ієрархія -розташуваннядокументів в порядку відвищого донищого.Їхрозташуваннявиглядає таким чином:

Документ,видання,неперіодичневидання, книга.

>Дихтомія -послідовнийрозподілдокументів одного класу на двапротилежнівиди,підвиди,різновид.Наприклад,опублікований йнеопублікований документ.

>Класифікаціядокументівздійснюється зарізними основамиподілу, щовідповідаєпевним аспектаманалізу документа.Кожен аспектаналізувказує напевнийфасеткласифікації.Тобтоперелікдокументів занеобхідноюознакою. Такихфасетівможе бутидекілька, томукласифікаціядокументівназиваєтьсябагатоаспектноюфасетною.

>Класифікація чи - чогоозначаєзв`язокміжелементами,виражений в їхнірозміщенні увизначеномупослідовномуряді чисистемівідносно чи - якізагальнихпринципів. Наукапередбачаєпевну систему знань про тієї чиінший предмет. Предметкласифікації ввипадкує документ - якматеріальна формаотримання,зберігання,використання й поширенняінформації.

1. За способомфіксаціїінформаціїрозрізняютьтакідокументи:

-письмові, до які належатиусірукописні тамашинописнідокументи,виготовлені задопомогоюдрукарської тарозмножувальноїоргтехніки;

-графічні, в якізображенняоб'єктів передано задопомогоюліній,штрихів,світлотіні. Цеграфіки, малі, малюнки,малюнки,схеми,плани.Вониціннісвоєюілюстративністю;

- фото - ікінодокументи -такі, щостворені способамифотографування ікінематографії. Цекіно - тафотоплівки тафотокартки. Там можназафіксувати тихявища, котрііншим способомзафіксувативажко чинеможливо;

-фонодокументи -такі, щостворюються задопомогоюбудь-якоїсистемизвукозаписування івідтворюютьзвуковуінформацію (>наприклад,записану под годинупроведеннязасідань,зборів,нарад тощо).

2. Зазмістомдокументиподіляють на:

-організаційно-розпорядчі;

-фінансово-розрахункові;

-постачально-збутові таінше.

>Організаційно-розпорядчідокументи (ОРД) -цеуправлінськадокументація, щослугує способомздійснення тарегулюванняпроцесівуправління.Документи, котрі належати до ОРД, можнаумовноподілити натакігрупи:

-організаційні (>положення,інструкції, правила,статути, тощо);

-розпорядчі (>постанови,рішення,розпорядження,вказівки тощо);

-довідково-інформаційні (>довідки,протоколи,акти,пояснювальні таслужбові записки,службовілисти,відгуки,плани роботи,телеграми,телефонограми,звіти,доповіді тощо);

- ізкадровихпитань (заяви,накази поособовому складу,особовікартки,трудові книжки, характеристики тощо);

-особовіофіційні (>пропозиції, заяви,скарги,автобіографії,розписки,доручення тощо).

3. Заназвоюрозрізняють:накази,протоколи,положення,розпорядження,вказівки,інструкції, правила,статути,звіти,ордери,плани,службовілисти, заяви тощо.

4. За видамидокументиподіляють:

-типові, щорозробляютьсявищими органами дляпідвідомчихорганізацій ізодноріднимифункціями ймаютьобов'язковий характер;

-трафаретні, яківиготовляютьсядрукарським способом:незмінюваначастина тексту документадрукується наполіграфічних машинах, азмінноїінформаціїзалишаютьсявільнімісця.Такідокументи тепернайпоширеніші,оскільки на їхніскладанні таобробленніекономиться годину;

-індивідуальні, котрістворюються шкірного разу у новій. Цедоповідні,службові,пояснювальні записки,автобіографії тощо.

5. Заскладністюдокументибувають:

-прості, щомістятьінформацію із одного запитання;

-складні, котрімістятьінформаціящодо двох й понадпитань.

>Слідурахувати, щопростідокументилегшеоброблювати,контролювати їхнівиконання,здійснюватипошук.

6. Замісцемскладаннярозрізняютьтакідокументи:

-внутрішнідокументиоформляють (>виписують) напідприємстві і відразузастосовують. До них належати:авансовізвітипідзвітнихосіб,табеліоблікувикористанняробочого години,інвентарнікарткиосновнихзасобів,прибутковіордери тощо.

-зовнішнідокументискладають настороні, їхньогоотримують відіншихпідприємств йорганізацій. Навходіобов'язковореєструють,оформляють, як правило, на бланкахуніфікованих форм. До них належати:рахунки-фактури,платіжнідоручення,випискибанків,постанови,листи, догоди тощо.

7. Затерміномвиконаннядокументибувають:

-звичайнібезстрокові –цетакі, котрівиконуються в порядкузагальноїчерги;

-термінові –зівстановленимстрокомвиконання. До них , належатитакождокументи, котрієтерміновими за способомвідправлення (>телеграма,телефонограма);

-дужетерміновідокументи ізпозначенням «>дужетерміново»;

8. Запоходженнямдокументиподіляються на:

-службові, щостосуютьсядіяльності підприємства (>організації,установи,фірми);

-офіційно-особисті, котрістосуютьсяконкретнихосіб,тобтоіменні (>скарги, заяви тощо).

9. Заюридичною силоюдокументиподіляються на:

-справжні (>істинні), що готують вустановленому законом порядку за всіма правилами.Своєючергою,справжнідокументибувають:чинні, нечинні. Документстає нечинним, коливтрачаєюридичну силу ізбудь-яких причин;.

-фальшиві (>підроблені), в якізміст чиоформлення невідповідаєістині. Застадіямивиготовленнярозрізняютьтакідокументи:

-оригінали - Перші чиєдиніпримірникиофіційнихдокументів;

-копії -документи, ввідтвореноінформаціюіншихдокументів, атакожусіїхнізовнішніознаки чичастину їхні йвідповідним чиномоформлені.Існуютьтакірізновидикопій:відпуск (>повнакопіявихідного документа,виготовленаводночас ізоригіналом черезкопіювальний папір);витяг (>копіяофіційного документа, щовідтворюєпевну йогочастину йвідповіднозасвідчена);дублікат (>повторнийпримірник документа,якиймаєюридичну силуоригіналу

10. Запризначеннямдокументиподіляють нарозпорядчі,виконавчі,бухгалтерськогооформлення такомбіновані.

>Розпорядчимиєдокументи, котрімістятьрозпорядження (наказ, заподіяння) наздійсненняпевноїгосподарськоїоперації. До них належати:накази проприйняття тазвільнення із роботи, чеки наотриманняготівки вкасі банку,платіжнідоручення банку наперерахуваннякоштів,довіреність наотриманняматеріальнихцінностей тощо.

>Виконавчимиєдокументи, депідтверджується фактздійсненнягосподарськоїоперації,їївиконанняпевноюособою, що подала документ. До них належати:авансовізвіти,випискибанків,касовіприбуткові івидатковіордери,акти,квитанції таін.

>Документибухгалтерськогооформленняскладаються наосновівиконавчих тарозпорядчихдокументів самимипрацівникамибухгалтерії.Самостійногозначення немають, але йнеобхідні вобліковомупроцесі. До такихдокументів належати:меморіальніордери,бухгалтерськідовідки,різнірозрахунки (>амортизації,розподілувитрат,звітнікалькуляції) таін.

>Документикомбінованіпоєднуютьфункціїпереліченихвищедокументів (>розпорядчих,виконавчих,бухгалтерськогооформлення). До них належати:авансовізвіти,вимоги,наряди таін.Прикладомкомбінованого документаможе бути йвидатковийкасовий ордер, вякомуміститьсярозпорядженнякерівника провидачуготівки тапідтвердження проїїфактичнувидачу таотриманняпідписамикасира таотримувача грошей.

11. За порядкомскладаннядокументиподіляють напервинні ізведені.

>Первиннідокументискладають у моментздійсненнягосподарськоїоперації (>прибуткові тавидатковікасовіордери,накладні,акти прийомуробіт таін.).

>Зведенідокументискладають напідставіодноріднихпервиннихдокументів шляхомгрупування йузагальнення табалансовоїув'язки їхньогопоказників (>звітикасира,авансовізвіти,товарнізвіти,платіжнівідомості таін.).

12. За способомвикористаннядокументиподіляють наразові танакопичувальні.

>Разовідокументифіксують одномоментно одну чидекількагосподарськихоперацій (>ордери,вимоги,акти таін.).

>Накопичувальнідокументиформуютьінформацію проодноріднігосподарськіоперації запевнийвідрізок години (день, декаду,місяць).Такідокументивикористовуютьбагаторазово. До них належати: табельоблікуробочого години,лімітно-забірнакартка,відомістьвипускуготовоїпродукції,багатоденнінаряди таін. Навідміну відразових,накопичувальнідокументивикористовують ізметоюобліку после того, як вони записаноостаннюоперацію йпідбитопідсумок всіхзаписів.

Ззагальної характеристикидокументів видно, щокожен документналежитьводночас дорізнихкласифікаційних груп. Так, актприймання-передачіосновнихзасобівєодночасноматеріальним,виконавчим,первинним,разовим йвнутрішнім документом;рахунок-фактурапостачальника -виконавчий,разовий,зовнішній;видатковийкасовий ордер -комбінований,первинний,разовий йвнутрішній таін.

>Класифікаціядокументів зарозглянутимиознакамидаєзмогу правильнозрозуміти їхнізміст,призначення йвикористання длявідображеннягосподарськихоперацій підприємства.

1.3Організаціядокументообороту

Приорганізаціїдокументообігупідприємствостикається із такимипоняттями:

1. Документ –інформаціязафіксована наматеріальномуносії,основноюфункцієюякогоєзберігати тапередаватиїї вчасі тапросторі.

2.Офіційний документ – документ,створенийорганізацією чипосадовоюособою і оформлень увстановленому порядку.

3.Документообіг -це рухдокументів від моменту їхнього.складання чиздобуття відіншихпідприємств,організацій довикористання длябухгалтерськихзаписів йнаступноїпередачі вархів.

4.Реєстраціядокументів –фіксування фактустворення чиодержаннядокументів шляхомприсвоєнняїм порядкового номери йзаписувстановленихвідомостей про них.

5. Бланк документа –цезафіксована формаслужбового документа ізнадрукованоюпостійноюінформацієюреквізитів йнаявниммісцем длязафіксування їхньогозмінноїінформації.

>Документообігєважливоюланкоюділоводства,визначаєінстанції йшвидкість цого руху.Головне правилодокументообігу -оперативний рухдокументів понайбільшперспективнійдорозі ізмінімальнимивитратами години й роботи. Основудокументообігудаютьорганізаційнідокументи: Статут,положення проструктурніпідрозділи,накази пророзподіл обовязків,інструкції пороботі із документами,інструкції поділоводству,схемидокументопотоків, дорогипроходження окремихвидівдокументів.Документообіг яктехнологічний процесділиться надекількачастин -потоків, котріздійснюютьпрямий тазворотнийзв'язок вуправлінні.

>Ці потокирозрізняються понапряму й повідношенню доуправлінськогооб'єкту. Понапряму:

-горизонтальні -зв'язуютьорганізації одногорівня

-вертикальні -низхідні,висхідні -зв'язуютьорганізаціїрізнихрівнів.

>Висхідні -вхідні,такі, щопоступають увищестоящіорганізації відпідлеглихорганізацій.

>Низхідні -прямуютьвищестоящими органами владипідлеглимиорганізаціями.

Повідношенню доуправлінськогооб'єктудокументообігутворюює потоки тихий, щовходять (щопоступають ізіншихорганізацій),витікаючих (щовідправляються віншіорганізації) йвнутрішніх (>створених й таких, щодіють вмежахорганізації)документів.

>Основніетапидокументообігу:

1)складання йоформлення документа;

2)прийняття документабухгалтерією (>обліковимапаратом);

3) рух документа повідділах йробочихмісцяхбухгалтерії, йогообробка йвикористання дляобліковихзаписів;

4) передача документа наобчислювальнімашини й Повернення тому;

5) передача документа вархів.

Грамотнопобудована системадокументообігу не лишеспрощує роботуфінансово-економічноїслужби, але й ідозволяєзначно підвищитиефективністьфінансовогоуправліннякомпанією.

Не усі підприємстваприділяютьувагурегламентаціїдокументобігу,хоча ізрозвиткомбізнесу така роботастаєнеобхідністю.Можливо, працівникикомпанії неодразузвикнуть доти, щоїхні діїрегламентовані,протеце дозволитиїмзаощадити годину привиконаннісвоїхобов’язків – а,отже,працюватиефективніше.

>Будь-якакомпанія череззростаннякількостіспівробітників йконтрагентівстикається із потокаминеструктурованоїінформації. Без регламентудокументообігу набудь-якомупідприємстві будутьзаплутанімаршрутипроходження йвтратидокументів,нечітка номенклатурасправ й, якнаслідок,проблеми ізпошукомдокументів,веденнямуправлінськогообліку,неможливістьвстановитивзаємозв’язокміж ними таодержатиоперативний доступ доісторіїугод.

>Крім того регламентдокументообігуєінструментомпідвищеннядисципліниспівробітників. Персонал доводитисянавчати й роботи накомп’ютері, й правильногооформленнядокументів.Якщопрацівникволодієцієюнавичкою,вмієзвертатиувагу надеталі,вінстаєдисциплінованішим. Длякомпаніїцеозначає, щопервиннідокументивчаснопотрапляють доофісукомпанії,отже, можнаконтролювати йплатежі, й роботу.

Припобудовібудь-якоїсистемидокументообігупотрібнопрагнути домінімізаціїетапівузгодження такількостідокументів, котрівимагаютьзатвердження.Перше, щослідзробити, –цезакріпити зарізнимипідрозділамиперелікидокументів, ізякими смердотіповинніпрацювати. Таким чином,технологічнадокументація непроходитиме черезфінансову службу, адоговір накупівлюIT-системи – черезрекламнийвідділ.Досягти цого можна,залучаючи доствореннярегламентівкерівників всіхфункціональнихпідрозділів.

КолікомпаніявирішуєвпровадитиCRM-систему,представникифірми-впровадника, як правило,вимагаютьскласти регламентдокументообігу. Ценеобхіднаумоваавтоматизаціїпроцесів.

Томудоцільностворитиробочугрупу заучастіначальниківвідділів, через котріпроходятьдокументи.Спільнимизусиллями групастворюєформи тарегламенти, котрідозволяютьодержатинеобхіднуінформацію беззайвихвтрат години наоформлення таузгодження.

>Кількість йпризначеннярегламентіввизначаються,насамперед, складомоперацій, котрівиконуються вкомпанії,напрямамидіяльності таспецифікоюбізнесу.

>Регламенти, як правило,розробляютьрізнівідділи:загальнийвідділ – регламент із всіхвхідних тавихіднихдокументів;договірний – регламентдоговірної роботи;фінансова служба – блокрегламентівфінансових процедур.

>Регламентивизначаютьзагальніпринципидій. З нихзрозуміло, що винне бути навиході, але й незазначено, яксамепотрібнодіяти. Для цогоєінструкції –докладнішідокументи, у які описано, щопотрібноробити, у котрітерміни,хтовідповідає за тієї чиінший процес йхто йогоконтролює.Інструкціїстворюються для шкірного відділеннякомпанії. Для роботи ізвхідними листами непотрібен регламент,достатньоінструкції.

>Щобспівробітникам було бзрозуміло, яккористуватися регламентом чиінструкцією, укомпаніїпроводятьсятренінги.Спочаткудокументирозсилаються по всіхвідділах, котріберуть доля впроцесі.Згодом всімспівробітникамроз’яснюють схему роботи однієїзіскладнихпоточнихпроектів, у томучисліпункти, котрі можнатлумачитипо-різному. За результатами такихтренінгіввносятьсякоригування й врегламенти, й вінструкції.

Один знайбільштрудомістких – регламентдокументообігусупроводу рухутоварів. Уньомузакріплений порядок татерміниподаннядокументів відмагазинів уофіс.

>Специфічнийінвестиційний регламентвизначає процедуру горизонтальногоузгодженняетапівробітміжрізними службами под годинубудівництва новихмагазинів.Іншими словами,узгодженняробіт проводитися йзі службами,зайнятими вбудівництві, й ізтими,хтопрацюватиме у яких.

Урегламентідоговірної роботивказується,хтоініціатор контракту, котрі роботиповинні бутипроведені, котрідокументивимагаються відпостачальника і уякийтермін, що й із кімтребаузгодити. Упланово-бюджетних регламентахописані порядок татерміниформуваннябюджетів, складучасників бюджетногопроцесу,їхніфункції та відповідальність, методикикоригуваннябюджетів тааналізу їхньоговиконання тощо.

Укомпаніїдоцільнорозділитирегламентивнутрішні (>наприклад, бюджетний регламент) йзовнішні,призначені для роботи ізклієнтами, у якіописуєтьсяметодологіяпроведенняробіт йвзаємодії іззамовником.

>Документи із моменту їхньогоскладання чиодержання відіншихпідприємств допередачі вархів назберіганняпроходятьпевний шлях.Відомо, щопервиннідокументимістятьінформацію профактигосподарського життя, іцяінформаціяналежним чиномопрацьовується,узагальнюється інакопичується ізметоюодержанняпідсумковихданих убалансі тазвітності.Своєчасний йякіснийоблікзабезпечуєтьсяпевним порядкоморганізаціїскладання іопрацюваннядокументів, чи документообігом.

>Документооборотомназиваються порядок йшляхи рухудокументів із моменту їхньогоскладання чинадходження до моментуздачі вархів.

>Головне заподіяннядокументообороту -прискорення рухудокументів, йчимкоротше йшвидше якщоорганізованоцей процес, тімвін якщоефективнішим, йкористувачізможутьвчасноотриматиінформацію дляприйняттярішень.

>Кожнепідприємство,враховуючиспецифікусвоєїгосподарськоїдіяльності таструктуриуправління,визначаєнапрями іобсягидокументів.Організує документообіг напідприємствіголовний бухгалтер чи бухгалтер,якийрозробляє правила йтехнологіюобробкиобліковоїінформації.Цятехнологіявизначаєосновніетапипроходженнядокументів:складанняпервиннихдокументів чиреєстрація тихий, щонадійшлизісторони,обліковаобробка тареєстраціядокументів; передачадокументів назберігання доархіву.Організаційнопереліченіетапидокументопотокувідображаються успеціальномудокументі,якийназивається план (>графік)документообороту.Вінмаєвизначатиздійсненнясистематичного контролюскладання йстроківпроходженняпервинних,зведенихдокументівміжокремимиструктурнимипідрозділами,передачі їхнього убухгалтерію. План (>графік)документооборотурозробляєтьсяголовним бухгалтером й затверджуєтьсякерівником.Вимоги головного бухгалтеращодо порядкускладання йподання добухгалтерії таопрацюваннядокументівєобов'язковими для всіхпідрозділів й служб підприємства.

>Документи, як правило,складаютьсяоперативнимипрацівниками підприємства (>касирами,рахівникамицехів,комірниками,майстрами таін.) чинадходятьзісторони черезканцелярію ізобов'язковоюреєстрацією (>рахунки,акти,листи,повідомлення тощо).Кожномувиконавцювидаютьвиписку із плану (>графіка)документообороту, вякій наводитисяперелікдокументів, щовідносяться дофункціональних обовязківвиконавця,термін їхніподання йперелік служб (>підрозділів) підприємства, в котріпередаютьсяцідокументи.

>Перевіренібухгалтерієюдокументипроходятьобліковуреєстрацію.Процесобробки вбухгалтеріїприйнятих відвиконавцівбухгалтерськихдокументіввключає триетапи:розцінка (>таксування),групування йбухгалтерськепроведення (проводка).

>Розцінка (>таксування)документівполягає упроставлені увідповідних графах документаціни йсуми,тобтопереведеннянатуральних йтрудовихвимірників угрошовийздійснюється в самомудокументі шляхоммноженняпоказника націну.Цяоперація й удокументів,якимиоформлюють рухматеріальнихцінностей (>вимоги-накладні,лімітно-забірнікарти тощо),оскільки в останній момент їхніскладаннязаписують лишекількісніпоказники.Документи, в які проставленоціну та суму, непідлягаютьрозцінці. Урезультатірозцінкиздійснюєтьсяоцінкагосподарськоїоперації угрошовомувимірнику.

>Групуваннядокументівполягає воб'єднанніоднорідних зазмістомпервиннихдокументів угрупи ізметоюпідготовкизведенихданих (за складами, цехами,замовленнями,касами тощо) йспрощенняведенняпервинногообліку.Документи,згруповані запевнимиознакамиоднорідності внакопичувальні тагрупувальнівідомості,істотноскорочуютьподальшіреєстраційніоперації.

>Бухгалтерськепроведення (проводка)передбачаєвказування упервинних чизгрупованих документах (відомостях)бухгалтерської проводки (>кореспонденціїрахунківбухгалтерськогообліку), якої вмайбутньому якщовідображено врегістрахбухгалтерськогообліку, а й узвітності.Здебільшогопервиннідокументи,накопичувальні тагрупувальнівідомості,меморіальніордеримістять длязазначеннякореспондуючихрахунківспеціальніграфи.

>Оформленібухгалтерськимикореспонденціямидокументиоблікувикористовують дляподальшоговідображеннягосподарськихоперацій, що у якихмістяться, урегістрахсинтетичного іаналітичногообліку. На цьому практичнозавершуєтьсяоблікова робота ізпервиннимибухгалтерськими документами.Первиннідокументи,виконавши своюобліково-аналітичнуфункцію,підлягаютьпередачі вархів.

Длязберіганнядокументівпризначеніархіви.Розрізняютьпоточні іпостійніархіви.Поточнийархіворганізовуютьбезпосередньо вбухгалтерії длязберіганнядокументівзвітного року,оскільки впоточномуроці частоє потребазвертатися донього задовідками іінформацією.Поточнийархівміститься успеціальнихзакритихшафах.Постійнийархіврозміщується успеціальнообладнаномуприміщенні іпризначений длязберігання не лишебухгалтерськихдокументів йзвітів, а ісправіншихпідрозділів й служб підприємства.Всіприйняті назберігання справреєструють вархівнійкнизі, щополегшуєпошукдокументів чисправу вразінеобхідності.

>Відповідноопрацьовані:систематизовані ухронологічному порядку,прошиті імаркованіярликами (рубриками)документи із поточногоархівупередають у постійна послезакінченнязвітного року.Первиннадокументаціязберігається вархівіокремо відобліковихрегістрів.

>Термінизберіганнядокументів упостійномуархівівизначеноГоловнимархівним Управлінням приКабінеті міністрів України.Відповідно доПереліку,затвердженого наказом цогоуправління від 20 июля 1998 р. № 41,документибухгалтерськогообліку тазвітністьзберігаються від 3 до 5 років. Так, дляпервиннихдокументів, щофіксують фактвиконаннягосподарськихоперацій йєпідставою длябухгалтерських йподатковихзаписів,встановленотермінзберігання 3 рокта;розрахунково-платіжнихвідомостей,актівдокументальнихревізій,податкових таіншихперевірок - 5 років;особовихрахунківробітників таслужбовців,студентів - 75 років;статути таположення,бухгалтерськізвіти йбаланси,передавальні,розділювальні таліквідаційнібалансизберігаютьсяпостійно.

>Післязакінченнявстановленихтермінівзберіганнядокументи, щомають особливоважливезначення,передають набезстроковезберігання до державногоархіву, аіншідокументипідлягаютьзнищеннюспеціальноюкомісією за актом ізвідповідноювідміткою вархівнійкнизі.

1.4Етапидокументообігу

>Документообігвключає у собідекількаетапів:приймання,обробка,розподіл,реєстрація, передача, доставка, контрольвиконання.

Усякореспонденція, щонадходить доустанови,приймаєтьсяканцелярією.Прийманнюпідлягаєтакож йдоплатнакореспонденція, оплатаякоїздійснюється напідставіконвертів, дезазначенаїї сума. Уканцеляріїрозкриваються усіконверти завинятком тихий, щомаютьнапис ">особисто" чиадресованігромадськиморганізаціямустанови (>профкому,жіночійраді тощо).

Прирозкриттіконвертівперевіряється їхньогоцілісність, атакожвідповідністьномерів на документах й конвертах. Уразівідсутності документа чидодатків донього,невідповідності номери наконверті номера документа,складається акт у двохпримірниках, один із якінадсилаєтьсявідправнику, адругийзалишається вканцелярії.Якщовиявленопошкодження конвертанеобхіднозробитивідповіднупозначку впоштовомуреєстрі.

>Зберігатиконверти йдодавати їхні додокументівнеобхідно увипадках, колилише за конвертами можнавстановитиадресивідправників, годинувідправлення йодержаннядокументів, коли уконвертівідсутніокремідокументи чиномеридокументів невідповідають номерам на конвертах.Конвертидодаютьсятакож досудових,арбітражнихсправ,позовнихзаяв йкасаційнихскарг талистів,заяв таскарггромадян. Неправильнооформлені (непідписані,незасвідчені),пошкоджені чинадіслані не було заадресоюдокументиповертаютьсявідправнику чипересилаються заналежністю.

>Попереднійрозгляддокументівздійснюєкерівникканцелярії,установи чиінша,призначена для цого особавідповідно дорозподілуфункціональних обовязків.

>Метоюпопередньогорозглядудокументівєрозподіл їхні на тих, щопотребуютьобов'язковогорозглядукерівництвом (>власником)установи чибезпосередньовиконавцямивідповідаю до їхніфункціональних обовязків,визначеннянеобхідності їхніреєстрації, атакожвстановленнятермінувиконання.Здійснюєтьсявін у деньодержаннядокументів чи упершийробочий біляразі їхньогонадходження унеробочий годину.Дорученнявищихорганівправління,телеграми йтелефонограминеобхіднорозглядатинегайно.

Уходіпопередньогорозглядудокументів вартокеруватисяположенням проустанову таїїструктурніпідрозділи,посадовимиінструкціями,класифікаторамиділянок тапитаньдіяльностіустанови, номенклатурамисправ, схемами рухудокументів.Керівництву чивласникуустановинасампередпередаютьсядокументиурядових чиіншихвищихорганів, атакожнайважливішідокументи, щомістятьінформацію ізпринциповихпитаньдіяльностіустанови тапотребують їхнівирішення.Іншідокументипередаютьсяструктурнимпідрозділам йвиконавцям запризначенням.

>Наслідкирозглядудокументівфіксуються врезолюції. Зметою забезпеченняритмічності роботиканцелярія запогодженням ізкерівництвомустанови чиїївласникомрозробляєграфіки доставкикореспонденціїпідрозділам.

>Реєстраціядокументівполягає уфіксації фактустворення чинадходження документа шляхомпроставлення наньомуумовнихпозначень -реєстраційнихіндексів ізподальшимзаписом уреєстраційних формах необходимихвідомостей про документ.Реєструютьсядокументи ізметою забезпечення їхніобліку, контролювиконання й оперативноговикористаннянаявної у якихінформації. як правило,реєстраціядокументівздійснюєтьсяцентралізовано.Децентралізованареєстраціяприпускається вустановах ізобсягомдокументообігу понад 10 тис.документів нарік, ізтериторіальнороз'єднанимиструктурнимипідрозділами та увипадках,викликанихспецифікоюдіяльностіустанови.

>Місцереєстраціїдокументівзакріплюється вінструкції ізділоводстваустанови, доякоїдодаєтьсязатвердженийкерівником (>власником)установиперелікдокументів, що непідлягаютьреєстрації.Реєстраціїпідлягають усідокументи, щопотребуютьобліку,виконання йвикористання іздовідковоюметою (>розпорядчі,планові,звітні,обліково-статистичні,бухгалтерські,фінансові тощо) як тих, щостворюються йвикористовуються вустанові, то й тих, щонадходять відіншихустанов таприватнихосіб.

>Кожний документреєструється уданійустановілише

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація