Реферати українською » Менеджмент » Система документаційного забезпечення управління


Реферат Система документаційного забезпечення управління

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Запровадження

 

Весь процес управління пронизаний інформацією, що є основою прийняття рішень, й побудований на оперативної працювати з документами, у яких вона фіксується. Томуинформационно-документационное забезпечення управління (діловодство) будь-який фірми, установи, організації, підприємства розглядається сьогодні як найважливіша обслуговує функція управління. Від її раціональної організації залежить швидкість і оптимальність вибору рішення, доведення його виконавця, своєчасний контролю над виконанням й у кінцевомусчете, досягнення економічного ефекту у діяльності фірми, організації, підприємства.

Оскількиделопроизводственное обслуговування має специфічні завдання, він повинен виконуватися самостійним структурним підрозділом,организационно-обособленной службою. Сьогодні це служба має різні назви: управління справами, управлінняинформационно-документационного забезпечення, управління діловодства, управліннядокументационного забезпечення, загальний відділ, канцелярія, секретаріат тощо. буд. Далі узагальнено називатимемо її службою ДОП чи службою діловодства. У невеличких установах, фірмах, де обсяг оброблюваних документів невеликий й створення спеціального структурного підрозділи недоцільно, всю роботу, виконувану службою діловодства, покладає секретаря-референта (>секретаря).[1]

Служба діловодства самостійна структурне підрозділ очолюється керівником, який у часи чергу підпорядковується безпосередньо керівнику організації.

Системадокументационного забезпечення управління включає три взаємозалежних складових частини: підготовка управлінських документів, технологія роботи з документами, систематизація документів мають у протягом календарного року й організація їх архівного зберігання. За позитивного рішення кожної з названих проблем фахівці-практики мають керуватись діючиминормативно-методическими документами у сфері діловодства, затвердженими Державний комітет РФ по стандартизації, та Федеральної архівної службоюРоссии.[2]

Державне регулювання діловодства забезпечується Федеральним архівним агентством, яку здійснює міжгалузеве організаційно-методичне керівництво контроль над організацією документів мають у діловодстві федеральних органів структурі державної влади, координує розвиток державної фінансової системи діловодства і уніфікованих системдокументации.[3]


Глава 1. Структура служби ДОП

 

1.  Організаційне побудова служби ДОП

Під час створення служби ДОП вирішити такі питання:

· вибір оптимальної організаційної форми діловодства;

· розробкаорганизационно-функциональной структури служби діловодства і вибір її конкретного найменування;

· розмежування функцій, обов'язків, правий і відповідальності між окремими структурними підрозділами служби діловодства та працівниками та його закріплення у організаційно-правових документах;

· нормування праці працівників служби діловодства;

· визначення чисельного і посадового складу служби діловодства;

· вибір оптимальної технології роботи з документами закріплення їх у інструкції з діловодства;

· раціональна організація робочих місць й створення сприятливих умов праці;

· на підвищення кваліфікації працівників та страхової культури роботи з документами.

Організаційна форма діловодства зазвичай залежить від масштабів установи, територіального розміщення його структур і то, можливо централізованої, децентралізованою і змішаної.

Централізована форма — це виконання всіх технологічних операцій із працювати з документами одним спеціалізованим структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ) чи секретарем фірми. І тут повний цикл технологічних операцій із обробці документів від часу їх отримання або створення і по здачі у комп'ютерний архів виконується щодо одного місці: прийом та обробка вступників документів, їх реєстрація, контролю над виконанням,справочно-информационная робота, впорядкування і ведення номенклатури справ, систематизація і збереження документів, відправка документів, обробка документів передачі у комп'ютерний архів організації. [4]

Перевагою централізованої форми організації діловодства є можливість формування єдиної бази даних із всім які у організацію та влитися створюваним у ній документам, що дозволяє підвищити оперативність пошуку документів і майже, отже, оптимізувати довідкову роботу з документам. Централізовану форму організації діловодства доцільно залучити до тому випадку, якщо організація маєлинейно-функциональную організаційнуструктуру.[5]

Повну централізовану обробку документів можливо здійснити лише невеликих організаціях, обсяг документообігу у яких вбирається у приблизно 10 тис. документів мають у рік.

>Децентрализованная форма організаціїдокументационного обслуговування передбачає створення кожному структурному підрозділі організації власної служби ДОП. Така служба незалежно від центральної служби діловодства виконує всю роботи з документами: реєструє, систематизує і зберігає документи даного структурного підрозділи. Ця форма використовують у організаціях, апарат яких територіальноразобщен. Її рекомендується запровадити у організаціях, документування діяльності яких вимагає і особливо ретельної захисту. При децентралізованою формі структурні підрозділи розміщуються отримують кореспонденцію в запечатаних конвертах, роздруковують їх, реєструють виконують всі дії з обробки котра надходить,отправляемой і внутрішньої документації, закінчуючи всі дії підготовкою і передачею документів мають у архів організації.

Найпоширеніша форма роботи з документами — змішана. У цьому частина операцій (наприклад, прийом та обробка вступників і що надійшли документів, їх реєстрація, контролю над термінами виконання, виготовлення, тиражування, архівне зберігання) виконується центральної службою діловодства, а структурних підрозділах виконуються операції з створенню (друку) документів, їх систематизації, зберігання справ, їх опрацюванні перед здаванням у комп'ютерний архів.

>Вариантом змішаної форми є така організація роботи з документами, що один й та технологічна операція (наприклад, реєстрація документів або контролю над виконанням) проводиться кого масивів документів централізовано (в службі ДОП), а інших — децентралізовано (в структурних підрозділах). Найчастіше за структурних підрозділах реєструють внутрішні документи — за місцем їх створення. Наприклад, в бухгалтерії — бухгалтерські документи, у відповідному відділі кадрів — документи з особового складу тощо. буд. [6]

Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування реєструють безпосередньо в підрозділах), соціальній та територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, у різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. Здебільшого установ і закупівельних організацій використовують змішану форму організації діловодства.

Найбільш раціональної формою організації окремих діловодних процесів і операцій є централізація, оскільки дозволяє:

- знизити вартість діловодних операцій;

- поліпшити організацію праці діловодного персоналові та, зокрема, впровадити його нормування;

- забезпечити спеціалізацію і взаємозамінність працівників;

- використовувати прогресивні і продуктивні технічні засоби;

- забезпечити єдність організаційного й методичного керівництва.

За сучасних умов повністю централізуватиделопроизводственное обслуговування можна лише порівняно невеликих установах. У великих установах слід йти до доцільною централізації окремих функцій діловодства, як-от прийом і що відправка документів, реєстрація контроль виконання документів,стенографирование і друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво діловодством.

У невеличких установах, які мають загальних відділів, відділів діловодства,делопроизводственное обслуговування здійснює секретар-референтруководителя.[7]

У кожній конкретної організації вибір тій чи іншій організаційної форми роботи з документами здійснюється її керівництвом України й самої службою ДОП. Обрана форма роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.

2. Найменування служби ДОП

Ведучи мову про найменуванні служби ДОП, слід зазначити, що сьогодні ця служба може мати різні назви, наприклад, управління справами, відділ діловодства, відділдокументационного забезпечення управління, загальний відділ, канцелярія тощо. Конкретне найменування служби ДОП немає принципового значення, однак за його виборі бажано враховувати такі чинники:

– структуру підрозділи (має або має внутрішню структуру, коли має, то складна вона чи ні);

– вимоги, які пред'являються назві (бажано, щоб назва було нескладним, легко запам'ятовувалося і вимовлялося);

– що у організаціїделопроизводственние традиції.

Наприклад, у Державній системідокументационного забезпечення управління рекомендується використовувати такі найменування:

· в міністерствах і відомствах – управління справами, до складу якої, зазвичай, включаються:

– секретаріат (прийомна, секретаріат міністра, секретаріати заступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро), – інспекція за часів міністра (керівника відомства),

– канцелярія (бюро урядової листування, бюро обліку, і реєстрації, експедиція,копировально-множительное бюро та інших.),

– відділ листів (скарг),

– відділ вдосконалення роботи з документами і впровадження технічних засобів,

– центральний архів;

· на державних підприємствах (об'єднаннях), з науково-дослідницькою, проектних, конструкторських організаціях і обчислювальних центрах, вищі навчальні заклади та інших організаціях – відділдокументационного забезпечення управління чи канцелярія, до складу якої, зазвичай, включаються:

– підрозділ з обліку та державній реєстрації, контролю, вдосконаленню роботи з документами та впровадження технічних засобів, розгляду листів (скарг),

– секретаріат,

– експедиція,

–копировально-множительное бюро,архив.[8]


3. Мета, завдання, функції служби ДОП

Основною метою служби діловодства, незалежно від неї назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт здокументационному забезпечення. Виконання цього передбачає рішення наступних завдань:

– вдосконалення форм і методів роботи з документами;

– забезпечення єдиного порядку документування;

– забезпечення єдиного порядку роботи з документами;

– контролю над виконанням документів;

– зберігання документів;

– уніфікація форм документів;

– скорочення наскільки можна документообігу;

– методична робота з удосконалюваннядокументационного забезпечення у організації;

– впровадження прогресивних технологій з урахуванням застосування обчислювальної й організаційноїтехники.[9]

До складу типових функцій служби ДОП входять різновиди робіт, які можна розділити на технологічні, організаційні, контрольні і методичні.

До технологічним функцій ставляться:

– здійснення початкової (експедиційної) обробки вступників документів;

– реєстрація вступників, що надійшли та міністр внутрішніх документів;

– ведення інформаційно-довідкової роботи з документам організації;

– машинописне виготовлення документів (набір тексту за комп'ютером);

– копіювання, тиражування і оперативне розмноження документів;

– розробка й проектування бланків документів;

– підготовка документів вилетіти.

Серед організаційних функцій служби ДОП виділяються:

– підготовка до доповіді керівництву вступників документів;

– організація своєчасного розгляду документів керівництвом організації;

– регулювання ходу виконання документів, перебігу й виконання документів мають у установлений термін;

– організація зберігання документів мають у структурних підрозділах;

– організація роботи архіву відповідно до правилами, інструкціями і методичних рекомендаційРосархива;

– на підвищення кваліфікації працівників діловодної служби й архівів;

– організація робочих місць працівників діловодної служби, умов праці співробітників діловодної служби;

– організація діловодства за зверненнями громадян;

– розробка (що з відповідними структурними підрозділами організації) заходів із вдосконаленню форм і методів роботи здокументами.[10]

До контрольним функцій відносять:

– контролю над правильністю оформлення документів, експонованих на підпис керівництву (т. е. що надійшли і управління внутрішніх документів);

– контролю над термінами виконання документів;

– здійснення контролю над правильністю оформлення та формування в структурних підрозділах організації справ, які підлягають здачі у комп'ютерний архів;

– організація контролю над роботою з документами в структурних підрозділах;

– узагальнення відомостей про хід і результатах виконання документів, систематичне інформування посібники з цим питанням;

– забезпечення зберігання справ України та оперативного використання документної інформації.

Методичні функції, що їх службою ДОП, включають:

– розробку номенклатури справ організації, інструкції з діловодства, табеля форм документів і майже інших локальних тих нормативних документів, закріплюють систему діловодства організації;

– проведення експертизи наукової і з практичної цінності документів;

– проведення нарад і консультування з питань, які належать до компетенції діловодноїслужби.[11]

4. Організаційна структура служби ДОП

Важливим питанням під час постановки діловодства у створенні є визначення структури службидокументационного забезпечення управління, її посадового і чисельного складу.

Структура у системі органів управління розглядається, по-перше, як стійка зв'язок, т. е. взаємодія елементів управління, по-друге, як схема розподілу загального обсягу функцій органу управління між структурними підрозділами і схему їхнього взаємодії.

Структура служби діловодства повинна визначати оптимальний склад її внутрішніх підрозділів, їхню взаємодію, характерподчинения.[12]

Структура служби ДОП у сучасній організації залежить від обсягу документообігу, і навіть від технології роботи з документами і то, можливо представлена такими підрозділами:

– секретаріат,

– експедиція (прийом, відправка кореспонденції),

– підрозділ (відділ, група) по реєстрації та обліку документів,

– підрозділ (відділ, група) у контролі виконання документів,

– підрозділ (відділ, група) роботи з зверненнями громадян,

– підрозділ (відділ, група) з виготовлення документів,

– відділ вдосконалення діловодства,

–копировально-множительное бюро,

– протокольна група,

– редакційна група,

– прийомна,

–архив.[13]

У великої організації з більший обсяг документообігу можуть існувати всі перелічені вище підрозділи, що входять до службу ДОП. У організаціях меншого масштабу не з таким більший обсяг документообігу можливо суміщення кількох функцій щодо одного підрозділі чи замість структурних підрозділів виконання відповідної роботи окремими співробітниками. У маленькій фірмі всю роботи з документами зазвичай здійснює один секретар.

Метод встановлення організаційної структури служби ДОП залежно від обсягу документообігу було сформульовано вперше у Єдиної державної системі діловодства (Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, 1974). Відповідно до цього методу всім організаціям залежно від обсягу документообігу поділяються чотирма категорії:

– 1-ша категорія – заклади, з обсягом документообігу понад 100 тисяч документів мають у рік;

– 2-га категорія – заклади, з обсягом документообігу від 25 тисяч до 100 тисяч документів мають у рік;

– 3-тя категорія – заклади, з обсягом документообігу від 10 тисяч до 25 тисяч документів мають у рік;

– 4-та категорія – заклади, з обсягом документообігу до 10 тисяч документів мають у рік.

Так, відповідно довишепредставленной класифікації, було встановлено, що й обсяг документообігу установи становить понад 10 тисяч документів мають у рік, то тут для ефективної роботи з документами необхідно створення служби діловодства (чи служби ДОП) як окремого підрозділи. Попри те що, що це метод встановлення організаційної структури служби ДОП було запропоновано понад 30 у цілому його прийнятний і сьогодні. Приміром, Бобильова М.П. у своїй книжці «Ефективний документообіг: від традиційного до електронному» пропонує таке розвиток організаційної структури служби ДОП залежно від обсягу документообігу (див. Додаток 1).[14]

Функції структурних підрозділів представлені у Додатку 2.

5. Посадовий і чисельність служби ДОП

Посадовий склад служби ДОП включає три категорії працівників:

– керівники;

– фахівці;

– технічні виконавці.

Найменування посад і відповідність кваліфікаційним вимогам до працівникам кожної категорії прописані уКвалификационном довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців. Найменування посад, їх коди, тарифні розряди прописані уОбщероссийском класифікаторі професій робочих, посад службовців і тарифних розрядів (>ОКПДТР – затверджений постановою Мінпраці Росії від 21.08.1998 № 37).

УКвалификационном довіднику підкреслюється, що віднесення службовців до визначеної категорії ввозяться залежність від характеру переважно виконуваних робіт, складових зміст праці працівника (організаційно-адміністративні,аналитико-конструктивние, інформаційно-технічні).

До категорії керівників, які очолюютьделопроизводственную службу, ставляться:

– керуючий справами;

– завідуючий канцелярією;

– завідуючий загальним відділом;

– завідуючий протокольним відділом;

– начальник секретаріату;

– завідуючий експедицією;

– завідуючий центром підготовки документів;

– завідуючий копіювально-розмножувальним бюро;

– завідуючий машинописним бюро.

До функцій входить планування і розподіл роботи, добір і розстановка кадрів, координація діяльності служби загалом і її структурних підрозділів, контролю над виконанням робіт.

До

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація