Реферати українською » Менеджмент » Організація діловодства в державному закладі


Реферат Організація діловодства в державному закладі

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Недержавне освітнє установа

вищого професійної освіти

ІНСТИТУТ УПРАВЛІННЯ

Кафедра державного устрою і муніципального управління


>КУРСОВАЯ РОБОТА

з дисципліни

«СИСТЕМА ДЕРЖАВНОГО ІМУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ»

на задану тему: «Організація діловодства чи державній установі»


Зміст

Запровадження

1. Організація документообігу

2.Унифицированная система документів

>3.Состав документів

4. Службовий листування

5. Бланки документів і майже реквізити

5.1Адресование документів

5.2 Текст документа

5.3 Оформлення додатків до документів

5.4 Підпис – обов'язковий реквізит будь-якого службового документа

6. Узгодження, візування і запровадження документа

6.1 Відбиток друку

6.2 Виконання документи й позначка про виконавця

7. Організація роботи з документами

7.1 Номенклатура справ

8. Облік і аналіз обсягів документообігу

Укладання

Список літератури


Запровадження

 

З давнини сягнули нас різні види документів, з допомогою що їх маємо можливості впізнавати історію своєї країни, її героїчне минуле, особливості побуту над народом, правові норми й етичних норм відносин між людьми.

Необхідність створення документів виникла разом з появою писемності. Вважається, що став саме потреба у створенні різних документів (угод, договорів тощо.) спричинила у себе поява писемності, як засобу викладу інформації.

З розвитком писемності документи крім державного значення стали способом спілкування, і передачі.

Сучасне діловодство перебуває в стадії розвитку. Застосування вдосконалення діловодства новітніх досягнень наукової думки у сфері комунікацій (телефон, факс, Інтернет) призвело до зниження зайвих документів і майже витрат праці в всі види робіт з документацією, підвищилася оперативність, надійність, економічність і організація управлінської праці, культура роботи апарату, зокрема можливість використання у майбутньому інформації, зафіксованої в документах.


1. Організація документообігу

Усі форми управлінської діяльності відбито у документах.

У складі яка входить і що виходить документації вирізняються такі групи документів:

документи, що надійшли з Уряди Російської Федерації, Адміністрації президента Російської Федерації, Державної Думи, Ради Федерації Федерального Збори, судів (Конституційний Суд, Верховного суду, Вищий арбітражного суду), Рахункової палати Російської Федерації, за Центральний банк Російської Федерації і інших органів структурі державної влади;

документи, що надійшли з органів місцевого самоврядування;

документи територіальних федеральних органів виконавчої;

громадян;

запити депутатів Державної Думи і членів Ради Федерації, депутатів обласної Збори депутатів органів місцевого самоврядування;

документи з підвідомчих організацій;

документи з державних та недержавних організацій, не підвідомчих виконавчих органів;

документи урядових і неурядових організацій розвинених країн;

інші групи документів.

Організація документообігу включає всю послідовність переміщень документів під час їхньої руху, і такі операції з документами:

приймання і первинна обробка вступників документів;

розгляд;

розподіл документів на реєстровані інерегистрируемие;

реєстрація вступників документів;

розгляд документів керівництвом виконавчого органу і винесення резолюцій;

передача документів виконавцям (доведення документів до виконавців);

організація оброблення і передачі що надійшли документів;

реєстрація і проходження внутрішніх документів;

облік і аналіз обсягів документообігу.

Донерегистрируемим документам (документам, яке підлягає реєстрації), ставляться документи, які потребують виконання й які містять інформації, яка у довідкових цілях:

запрошення, поздоровчі листи, телеграми, квитки, листівки, рекламні сповіщення, плакати;

плани, програми семінарів, конференцій, симпозіумів та інших таких заходів;

навчальні плани, програми; статистичні звіти, бюлетені, збірники і огляди, інформаційні зведення і прогнози, зведення та інформації, надіслані до відома; документи з бухгалтерського обліку, комерційні пропозиції;

матеріально-технічного забезпечення, планові фінансові документи, вступники без супровідного листи;

прейскуранти, каталоги, проспекти з науково-технічної інформацією;

друкарські видання (періодичні), книжки, технічну літературу;

кореспонденція із позначкою «особисто», адресована працівникам;

документи без підписи.

Організація документообігу має базуватися наступних принципах:

централізація операцій із прийому і документів;

організація попереднього розгляду які поступили документів;

виняток необгрунтованих зворотних рухів під час проходження документа;

>однократность реєстрації які поступили і що надійшли документів;

усунення необгрунтованих погоджень проектів документів, організація паралельного узгодження, скорочення часу узгодження;

регламентація операцій із обробці, передачі, розгляду й узгодження документів.

Доставка і відправка документів здійснюються засобами поштового зв'язку, фельд'єгерською зв'язку й електрозв'язку.


2.Унифицированная система документів

 

Ряд функцій управління типовим, властивим кожному управлінському апарату. До таких функцій ставляться: прогнозування, планування,организационно-распорядительная діяльність, облік і звіт фінансування, матеріально-технічне забезпечення. Ці функції позначаються на документах, загальних всім установ і закупівельних організацій.

Сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, які забезпечують документоване уявлення даних у певних видах господарську діяльність, коштів на свою ведення, нормативних і методичних матеріалів з розробки й застосування становитьсистру документації.

З уніфікованої системою документації зіштовхується будь-який працівник управлінського апарату.

Основними принципами і підставами і розробити уніфікованої системою документації є:

1) створення спільної моделі побудови документів – у побудовіформуляра-образца документів для конкретної системи документації та встановленні його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документи й т.д.;

2) однаковість форм документів і майже правил їх побудови, складання, оформлення – забезпечується шляхом максимальної типізації ітрафаретизации документів, вироблення термінології і умовних скорочень;

3) комплексність уніфікації – уніфікація показників і реквізитів має передбачати всі вимоги до документа усім стадіях його створення, опрацювання і збереження, враховувати психофізіологічні можливості чоловіки й параметри технічних засобів;

4) інформативність – включення до документи лише з тих реквізитів, які потрібні на вирішення конкретних завдань, на допомогу пошуку і підтвердження юридичної сили документів. До групи реквізитів, що підтверджують юридичної чинності документів, ставляться: підпис, печатку, грифи погодження та затвердження тощо.;

5) зменшення кількості видів документів – досягається з допомогою вдосконалення методів управління, наприклад, у виключеннімногоступенчатости у системі керування чи широкого і повсюдного застосування організаційної і електронно-обчислювальної техніки;

6) стабільність вимог до документів – досягається внаслідок встановлення державних підприємств і галузевих стандартів від використання форм документів мають у протягом багато часу;

7) поєднання з діючими системами класифікації і кодування техніко-економічній інформації – складаються й у стані затверджуються класифікатори показників, допустимих до застосування різних рівнях управління у різних системах управління, тобто.стандартизировани;

8) економічність – досягається з допомогою обгрунтованого включення документів мають у систему документації, широко він бланків, раціональної угруповання форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів та його логічного розташування на бланку. Знижуються видатки складання, виготовлення й документів, їх передачу, обробку, збереження і знищення.

 


3. Склад документів

 

Діяльність Калнишевського як державних установ створюється комплекс організаційно-розпорядчих документів: розпорядження, накази, рішення колегії, протоколи, акти, доповідні, пояснювальні і службові записки, договори (контракти, угоди), службова листування.

Колегіально обговорювані і питання прийняті щодо них рішення фіксуються в протоколах колегії, координаційних і дорадчих органів, інших засідань і нарад.

Взаємні зобов'язання державних установ із контрагентами і регулювання зобов'язань оформляються як договорів, угод, контрактів, протоколів та інших документів.

Залежно від конкретних завдань управління у діяльності державних установ створюються решта видів документів: плани, прогнози, програми, довідки, звіти інші види.

У встановлених законодавством випадках надають державні установи видаватися акти що з органами влади й іншими установами з питань, які представляють взаємний інтерес і які входять у компетенцію обох сторін. Такі акти оформляються як документ (наказ, протокол, становище).

 


4. Службовий листування

 

Службовий листування – різні види документів інформаційно-довідкового характеру, що використовуються обміну інформацією між у діяльності органів влади, громадських організацій і громадян.

Види ділової листування та його назви:

ділове (службове) лист – документ інформаційно-довідкового характеру, спрямовуваний органом влади, організацією, посадовою особою адресата (органу влади, організації, або особі) по поштового зв'язку;

телеграма – документ інформаційно-довідкового характеру, спрямовуваний адресата (органу влади, організації, або особі) по телеграфної мережі загального користування;

телефонограма – документ інформаційного характеру, рухаючись і отримуваний по телефонному зв'язку;

факсограма – отримувана на паперовому носії копія документа (письмового, графічного, образотворчого), переданого каналами факсимільного зв'язку;

електронного листа від (електронне повідомлення) – документ інформаційно-довідкового характеру, рухаючись і отримуваний електронною поштою. Електронний лист має статус документа, коли вона завірено електронного цифрового підписом.

У державних установах службові листи готуються:

як відповіді звернення вищих органів;

як відповіді звернення громадських організацій і громадян;

як ініціативні листи.

Службові листи друкуються на бланках відповідно до правилами оформлення службових листів.

Листи фінансового характеру, і навіть листи, містять зобов'язання, можуть завірятися печаткою виконавчого органу. У листах, містять інформацію обмеженого поширення, проставляється реквізит «Позначка про конфіденційності».

Терміни підготовки ініціативних листів визначає керівник установи. Терміни підготовки листів-відповідей встановлюються резолюцією керівника виходячи з термінів виконання доручень, звернень, і обчислюються календарних днях:

з дати підписання – документи, що надійшли з представників вищих органів, та внутрішні документи;

з дати надходження – документи, що надійшли з деяких інших організацій, громадян.

Документи підлягають виконання у наступні терміни:

документи з конкретною датою виконання – у визначений термін;

документи, мають позначку «Терміново», – в3-дневний термін;

документи, мають позначку «Оперативно», – в 10-денний термін;

інші документи – вчасно з місяць;

депутатські запити – за тридцяти днів із дня реєстрації;

парламентські запити – протягом 15 днів із дня реєстрації;

протести прокуратури – протягом десяти днів;

запити уповноваженого у правах людини – протягом 15 днів;

громадян – за тридцяти днів із дня реєстрації.

Якщо останній день минулого терміну виконання документів посідає неробочий день, документ підлягає виконанню пізніше робочого дня, попереднього неробочому дня.

>Исходящее службове лист, підписаний керівником, вирушає адресатам, його копія, завізована виконавцем (виконавцями), міститься у залежить від відповідність до номенклатурою справ.

Документи, направлені на федеральні органи законодавчої, виконавчої, судової влади, підписуються, зазвичай, керівниками виконавчих органів не більше їх компетенції.

Документи, щоб їх підлеглих і стороннім організаціям, громадянам, підписуються керівниками структурних підрозділів (підвідомчих установ) не більше їх компетенції.


5. Бланки документів і майже реквізити

документообіг реквізит листування службовий

Кожен документ складається з окремих складових його реквізитів (елементів). Різні види документів мають різний набір реквізитів, він визначається призначенням документів, наприклад, протокол, акт, наказ. Для реквізиту із постійною інформацією виділяються необхідні площа із урахуванням максимального набору знаків за його написанні.

Для бланків розпорядчих документів (розпорядження, наказ) встановлюється наступний склад реквізитів: герб суб'єкта РФ; найменування виконавчого органу, найменування ж державної установи; вид документа; місце складання (видання) документа; позначки дляпроставления дати й реєстраційного номери.

Для бланків листів встановлюється наступний склад реквізитів: герб суб'єкта РФ; найменування виконавчого органу, найменування ж державної установи; довідкові дані (поштову адресу, номери телефону, факсу, адресу електронної пошти); місце дляпроставления дати й реєстраційного номери; місце для посилання номер і дату вихідного документа адресанта.

Для бланка листи посадової особи встановлюється хоча б склад реквізитів, що у листи виконавчого органу, але додатково включається реквізит «Посада особи, який підписав документ», а бланка листи структурного підрозділи – реквізит «Найменування структурного підрозділи».

У бланках виконавчих органів прокуратури та їх структурних підрозділів (підвідомчих установ) все найменування пишуться в називному відмінку й у суворій відповідності з статутами чи положеннями.Закрепленное у статуті чи становищі скорочена найменування вміщують у дужках нижче повного найменування.

Короткий найменування можуть поміщати у своїх документах лише підвідомчі установи, якщо вище в бланку зазначено повне найменування засновника. Зразки бланків виконавчих органів, їх структурних підрозділів, і підвідомчих установ затверджуються розпорядженням виконавчого органу.

Бланки виконавчих органів, їх структурних підрозділів, і підвідомчих установ можуть виготовлятися з допомогою комп'ютерна техніка. Бланки документів використовуються суворо за призначенням і передаються інших організацій і приватним особам.

Під час підготовки, узгодженні, підписанні і абсолютному утвердженні документів, які виникають внаслідок управлінської діяльності, необхідно дотримуватися правил, щоб забезпечити юридичної чинності документів. Державний герб можуть поміщати у своїх бланках лише організації, мають цього спеціальний дозвіл від вищого міністерства (відомства). Відтворення зображення герба має точно відповідати затвердженого чорно-білому зображенню й поміщатися на верхньому полі документа над серединою реквізиту «найменування міністерства чи відомства».

Автором службового документа є організація, підприємство, установа, причому найменування автора дається із зазначенням підпорядкованості згори донизу: «найменування міністерства (відомства)», «найменування установи (організації)», «найменування структурного підрозділи».

Наявність у бланку документа адреси організації передбачає листування, у відповідь документ. Адреса включає у собі: поштовий індекс, поштовий і телеграфний адреси, номер телефону, факсу, електронна адреса; на частини тиражу бланків, виділені на гарантійних та інших фінансових листів, вказуються банківські реквізити.

Вигляд документа означає сукупність документів, виконують однорідні функції. Він дає перші загальні уявлення про призначення документа, формі, характері інформації. У практиці роботи ж державної установи найчастіше використовують такі види документів: розпорядження, наказ, протокол, довідка, повідомлення, виписка, акт та інші. До кожного з видів бланків допускаються кутовий і подовжній варіанти розташування реквізитів. Вигляд документа можевпечативаться у єдиний бланк машинописним способом, і може бути виготовлений заздалегідь друкарським способом.

У державних установах для документів постійного застосування (наприклад, довідок, актів, договорів тощо.) бланки можуть бути виготовлені з трафаретним оповіддю та пропущеннями заповнення перемінної інформацією.

З розвитком комп'ютерних технологій різні види документів заводяться до бази даних як шаблонів і у такому вигляді найчастіше використовують у державних установах.

Дата документа обов'язковий реквізитом. Вона ставлять у момент підписання і є одночасно датою відправки документа. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є найбільш пізня дата підписання. Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номери, що можна доповнювати на розсуд організації індексом справи з номенклатурі справ, інформацією щодо кореспонденті, виконавців та інших. Реєстраційний номер документа проставляється відповідно до системою реєстрації, прийнятої виконавчим органом структурі державної влади. Для листів реєстраційний номер найчастіше складається з кількох частин: індексу структурного підрозділи, номери справи з номенклатурі (куди підшита копія що відправляється документа) і порядкового номери що відправляється документа. Реєстраційний номер присвоюється документа після підписання (затвердження). Реєстраційний номер документа, виданого спільно двома і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів документа кожної з цих організацій,проставляемих через косу риску гаразд вказівки авторів в заголовної частини документа.

На бланках листів виділяється місце для

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація