Реферати українською » Менеджмент » Аналіз системи управління документацією і записами на прикладі підприємства ОСЗН Первореченского району м. Владивостока


Реферат Аналіз системи управління документацією і записами на прикладі підприємства ОСЗН Первореченского району м. Владивостока

Страница 1 из 7 | Следующая страница

Зміст

Запровадження

1 Що таке управління документацією. Російський і закордонний досвід

2 Управління документацією і записами по МС серіїИСО 9000

2.1 Вимоги до управління документацією

2.1.1 Як забезпечити управління документацією

2.1.2 Внесення змін - у документи

2.1.3 Планування розробки документів. Контроль

2.1.4 Актуалізація

2.1.5 Облік документів

2.2 Організація документообігу для підприємства

2.2.1 Реєстрація документів

2.2.2 Контроль виконання документів

2.2.3Систематизация справ

2.2.4 Формування справ

2.2.5 Підготовка документів до архівному зберігання

2.2.6 Роль документації під час створенняСМК

3 Аналіз системи управління документацією і записами з прикладу підприємстваОСЗНПервореченского району р. Владивостока

3.1 Управління документацією вОСЗН

3.2 Проходження і виконання документів різнихдокументопотоков за підрозділами підприємства

3.3 Документація яка регламентує діяльність процесу управління документацією

3.4 Розробка, узгодження і запровадження тих нормативних документів та інших процедур, які забезпечують діяльність підприємства

Малюнок 5- Блок схема розробки документа

3.5 Опис процесів робіт і їхню взаємодію

3.6 Забезпечення організаційної структури та ресурсів, необхідні підтримки стратегічних планів підприємства.

3.7 Здійснення оцінки задоволеності споживачів і доведення інформації до персоналу

3.8 Актуалізація документів

3.9 Аналіз від керівництва

3.10 Зіставлення записів необхідних стандартом МСИСО 9001:2008 з записами, які у відповідному відділі

3.11 Рекомендації й оприлюднять висновки

Укладання

Бібліографія

Додаток А

Додаток У


Запровадження

>Управленческая діяльність у Росії, як і всіх розвинених країн, здійснюється з допомогою документів, які є джерелом, результатом та організаційним інструментом цієї бурхливої діяльності. У офісі виробничого підприємства технологія роботи з документами то, можливо тісно пов'язана з технологією його основній виробничій діяльності. Вона передбачає як єдині правила документування - оформлення документів, а й єдиний порядок організації руху документів (документообігу). Відповідно до нормативними вимогами документообіг організації охоплює рух документів з їх отримання або створення до завершення виконання, відправки чи здачі до справи.

Технологія управління документообігом допускає веденнярегистрационно-контрольних форм як журналів і картотек. У цьому регламентуються склад парламенту й зміст реєстрованих реквізитів документів, і навіть різноманітні форми звітності. Головною проблемою традиційної технології управління документообігом - практична неможливість централізовано відстежувати рух документів організації у реальному масштабі часу. Адже це вимагатиме величезних трудовитрат як ведення докладних журналів і картотек у кожному відділенні, а й у оперативне централізоване зведення відповідної інформації. Відсутність дієвою технології управління документообігом наводить, зрештою, до того що, що, зазвичай, в довільний час неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, як і історія та поточний стан тієї чи іншої питання, ніж конкретно зайняті виконавці.

Діловодство становить повний цикл обробітку грунту і руху документів з їх створення (чи одержання) до завершення виконання й відправки.

Документи закріплюють виробничі відносини, і в середині підприємства, і коїться з іншими організаціями та нерідко служать письмовим доказом у разі виникнення майнових, трудових та інших суперечок, аналізованих цивільними, арбітражними і третейськими судами.

Метою дипломної роботи є підставою аналіз процесу управління документацією для ефективного планування, функціонування, управління та сталого поліпшення діяльності підприємства.

З поставленої мети, необхідні такі:

вивчити теоретичний огляд;

виявити стан проблеми, уОСЗН;

розробити підхід до управління документацією.


1 Що таке управління документацією. Російський і закордонний досвід

Перехід до економіки ринкового типу порушує питання створенні відповідних сучасних умов єдиних і вимог до системидокументационного забезпечення управлінської діяльності. Підвищення значення економічного чинника і з юридичної сили документів мають у управлінні робить актуальними дослідження вчених і експерименти практиків у сфері управління документацією, створені задля відхід традиційного визнання примату діловодства, від класичного розподілу документації “про системи” і перехід до створення високоефективних, використовують сучасні техніко-технологічні досягнення системам управління всім комплексоминформационно-документационних ресурсів під час досягнення стратегічних партнерів і оперативних цілей управління у будь-яких організаціях, особливо у державному апараті управління [14].

Однією з важливих компонентів цієї роботи є підставою дослідження щодо нового поняття на російськомудокументоведении — управління документацією та впровадження його у науковий обіг, а й у практику [11]. Термін “управління документацією” набув значного поширення у світі. Наприклад, США організація, яка відає питаннями документації, називається “Національний архів і управління документацією” (>NationalArchives andRecords Administration (>NARA).Буквальний переклад німецького терміна “>Schriftgutverwaltung” означає “управління письмовими документами” (зазвичай цей термін перекладають, як діловодство, хоча й ні вірно). Англійський термін “>Records Management” також перекладається управління документами.

Управління документацією відрізняється від діловодства, і південь від ДОП. Управління документацією у країнах організується по-різному, але водночас має й певні спільні риси, сформовані під впливом міжнародних зв'язків та рекомендацій ще відділу міжнародних організацій (ЮНЕСКО — ПрограмаRAMP, Міжнародний рада архівів — Міжнародний раду з управлінню документацією, Міжнародна федерація із управління документацією; Міжнародна організація по стандартизаціїИСО — технічний комітетИСО/ТК 154 “Документи й інформація під управлінням: торгівлі та промисловості”) [14].

Дж.Роудз вказує, що управління документацією охоплює життєвий цикл документів з народження, виконання ними відповідних завдань під управлінням до знищення передача у комп'ютерний архів.

Управління документацією складається з чотирьох основних складових, що у сукупності дозволяють досягти ефективності “документальної” роботи і розвитку організації з допомогою систематичного використання документованої інформації. Елементи управління документацією охоплюють повний життєвий цикл документів.

Створення документів. Цей елемент тлумачать як встановлення необхідного переліку використовуваних документів, їх назв і функціонального призначення, проектування форм документів, стеження використанням, застосування сучасних інформаційних технології складання документів.

Зберігання і використання документованої інформації. Цей елемент сприймається як формування справ (у російській термінології), створення файлів і систем пошуку документів і майже інформації, розвиток систем передачі, телекомунікацій, копіювання і тиражування документів; створення центрів зберігання документів або адміністративних архівів (у російській термінології — поточні архіви).

Передача документів на постійне (державне) зберігання. Цей елемент сприймається як складання переліків документів із термінами зберігання, оцінка документів, ідентифікація і опис кожного документи й комплексів документів. Цінність й необхідність збереження визнається по документи, які можуть слугувати як доказ існували угод або заради проведення історичних досліджень.

Управління архівами. Цей елемент сприймається як проектування й будівництво архівосховищ, вдосконалення методів консервації і реставрацію, систематизації та описи архівних фондів, доступу до документів, складання довідкових засобів і поширення у суспільстві інформацію про архівах.

Доповідь Дж.Роудза дає загальні уявлення про предмет дослідження. Однак це вочевидь не досить в просуванні в суть проблеми та її всебічного дослідження.

Історично термін “управління документацією” зародився Сполучених Штатів Америки. Американські авториФ.В. Хортон і Ко. Леннон вказують, що єдиного розуміння важливості управління документацією виникла США після Другої Першої світової, коли “країна загрузла у паперової роботі” і “виникла потреба привести всю документацію до ладу”. Значну роль рішенні проблеми управління документацією зіграла Комісія Гувера, перед якою стояв завдання знайти спосіб скорочення трудовитрат працювати з документами у державних установах. Важливою нормативної базою керувати документацією з'явилися Закон документи 1950 р. і закон про національному архіві 1984 р., Закон про взаємне скорочення роботи з документами 1980 р. і її нова редакція 1989 р..

З урахуванням значної ролі американських фахівців у розробці проблеми управління документацією, звернемо увагу певні що у нашому розпорядженні роботи з докладнішого вивчення предмета дослідження. Різні автори неоднозначно розуміють місце управління документацією в менеджменті організації.

Хортон і Леннон визначають управління документацією як функцію менеджменту, що поширюється на життєвий цикл документів, включаючи їх чи створення, “проходження службовими щаблями”, тимчасове зберігання, передачу на постійне збереження і знищення. Вони вважають, що управління документацією є складовою управління інформаційними ресурсами організації та заслуговує на те, щоб називатися однією з основних функцій управління у організаціях.

Визнання управління документацією функцією управління підтримують та інші дослідники. До.Хар і Д.Маклеод вважають, що управління документацією належить до функцій організації, а ДжонСаммервил прямо пов'язує ефективну реалізацію функцій управління документацією із отриманням прибутку: “Ми — управляючі інформацією ... не запускаємо руку до загального бюджету своєї партії, навпаки, будучи професіоналами у сфері інформації, ми, власне, самі заробляємо для своєї партії”.

Інший погляд управління документацією представляє його галуззю (областю) діяльність у організації. І тут мова по більшу частину про конкретному наповненні управління документацією видами робіт, операціями, технологіями тощо., тобто підкреслюється практичного значення управління документацією у створенні.

Типовий приклад такої підходу дано у роботі М.Баккленда “Про основі теорії управління документацією” (TheAmeriсanArchivist. 1994. —Vol. 57. — 1994,P. 346–351). Автор стверджує, що управління документацією це теорія, а практична діяльність управляючих документацією, що включає у собі пошук інформації, складання переліків документів з термінів їх збереження, опис документів, індексацію і класифікацію документів, організацію доступу до документів, інформаційні технології, роботу персоналу. З іншого боку, автор підкреслює, що “місія служби із управління документацією мусить бути пов'язані з місією організації у цілому”. Інакше висловлюючись, управління документацією має бути з цілями і завданнями організації у цілому. Отже, характеризуючи управління документацією як практичну діяльність,М.Баккленд природно приходить до думки про функціональному значенні управління документацією у створенні.

Відомий американський фахівець із консультуваннюД.О.Стефенс сприймає управління документацією як практичну діяльність. Але він підкреслює, що управління документацією може бути самостійної сильної професійної наукової дисципліною з дуже добрі перспективи розвитку.

У вітчизняномудокументоведении першої до концепції управління документацією звернулася О.Н.Сокова. Своє розуміння управління документацією вона виклала у роботі “Ділова документація у сфері управління”. У його поданні управління документацією залежить від:

організації повного та точного документування підприємств, створенні відповідних форм документів;

віданні механізму контролю над обсягом і якістю створюваних документів;

спрощення діяльності з створенню, нагромадженню та використання документів;

надійному зберіганні документації і своєчасної ліквідації непотрібних документів;

правовому обгрунтуванні всіх аспектів управління документацією.

Позиція О.Н.Соковой цілком логічне, вона відбиває еволюцію її поглядів на діловодство і можливі шляхи його вдосконалення теоретично на практиці. Ці ідеї на протягом довгого часу залишалися без підтримки і розвивалися у межах вітчизняногодокументоведческого напрями. Виступаючи на конференції, присвяченій 70-річчя архівного справи в самісінький країни й відбиваючи у своїй позицію учених -документоведов, О.Н.Сокова знову звертає увагу до проблему управління документацією, яку нині вважає актуальною за умов що відбувається перебудови СРСР.

У 90-х роках поняття “управління документацією” дедалі частіше трапляється у наукових публікаціях, особливо у комп'ютерних виданнях, які найчастіше використовують дослівні переклади англійських термінів. Лише у деяких публікаціях робиться спроба зрозуміти зміст цього ємного поняття, його значення длядокументоведения як наукової дисципліни й у практичного застосування зазначеного терміна. Визначення, підготовлене термінологічної групою Міжнародного ради архівів таке: “під керівництвом документацією розуміється область загального адміністративного управління, спрямовану ощадливе і запропонував ефективне створення, користування та зберігання документів мають у течія їх життєвого циклу” [6] .

У чому відмінність цього поняття від узвичаєного у російській та штампами радянської практиці терміна діловодство? Діловодство, відповідно до останнього державному стандарту, окреслюється галузь діяльності, забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами [5] . Цим ДОСТом діловодство одночасно розуміється як ідокументационное забезпечення управління.

Тим самим було сучасне діловодство хіба що піднімається новий рівень, та її сфера дії поширюється протягом усього документацію організації. Формальне тотожність даних понять чи державній стандарті — це лише позиція його розробників. Заради підтвердження їх правоту, теоретичні становища повинні бути розгорнуті на відповідні механізми трансформації діловодства вдокументационное забезпечення управління. О.Н.Сокова розглядає ДОП як впорядкування документування і керівництво всіма системами документації з метою скорочення документообігу, підвищення якості документів і майже своєчасного забезпечення актуальною інформацією, яка потрібна на прийняття рішень на умовах застосування сучасної техніки і нових інформаційних технологій. На цьому затвердження можна вивести по крайнього заходу дві суттєві відмінності діловодства від ДОП:

>Документационное забезпечення управління охоплює всю документацію організації, а діловодство переважно поширюється тільки організаційно-розпорядчу документацію;

ДОП значно більшою мірою дозволяє вживати інформаційно-технологічну складову регулярно працюють з документами.

Вищевикладені позиції дуже вразливі з погляду наукового системного аналізу. Не об'єми та види документації визначальні, коли йдеться про діловодстві і ДОП. Звісно ж, головним щодо аналізованих понять має бути їх значення у процесах управління, питому вагу роботи з документами під управлінням. Слід визначити діловодство як технічну функцію управління, а ДОП — що забезпечує. Суть відмінностей не лише у обсязі документації, яку регулює діловодство чи ДОП, суть у тому, що з переході від діловодства до ДОП посилюється його інформаційна складова. ДОП покращує інформаційне забезпечення управлінського процесу тільки завдяки традиційному включення до інформаційне полі всієї документації організації, але й рахунок ефективних технологій її обробки [11].

Не слід розуміти діловодство і ДОП як взаємовиключні одне одного поняття. Діловодство — більшою мірою формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція), жорстко що б порядок роботи з документами (інструкція з діловодства).Документационное забезпечення управління — поняття іншого роду. Суть його — забезпечення процесу управління (прийняття рішень) документованої інформацією, у своїй включаючи до нього аналітичні компоненти, зв'язок управлінських функцій з документами, їх обслуговуючими.Документационное забезпечення управління— термін, що характеризує перехідну стадію від традиційного діловодства до управління документацією [13].

Управління документацією полягає в принципах економічності та ефективності і широке використання нових інформаційних технологій, які забезпечують якісний менеджмент стосовно документації організації, як повноцінному ресурсу управління. Тим самим було підкреслюється взаємозв'язок документації та інформації у управлінні [16].


2 Управління документацією і записами по МС серіїИСО 9000

Системи якості, створені в 80-ті роки ХХ століття, часто характеризувалися тим, що велика кількість документів (процедур, інструкцій) за якістю виявилися незатребуваними, оскільки

Страница 1 из 7 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація