Реферати українською » Менеджмент » Види документації


Реферат Види документації


>Доповідь

На тему:

">Видидокументації"

 

 


Документ (латів.доказ) –цезасібзакріпленнярізними способами наспеціальномуматеріаліінформації профакти,події,явищадійсності тарозумову діяльністьлюдини.

Документмаєправове ігосподарськезначення,єписемнимдоказом,джереломрізнихвідомостейдовідкового характеру.

>Спільнірисидокументів

1.Кожен документукладаєтьсяповноважним органом чиособоювідповідно доїїкомпетенції.Занесення до документавідомостей, щовиходять за колоповноваженьвідповідного органу,робить документнедійсним.

2. Документ не виненсуперечитичинномузаконодавству.

3. Документ винен бутидостовірним.Важливо,щобінформація,вміщена вньому, бувповною ідоцільною, аформулювання –лаконічними, але йточними і такими, що недопускаютьрізночитань.Основне заподіянняукладача – граничночітковідбитивідомості, котрімаютьправову силу.

4.Усідокументискладаються запевнимзразком,дотриманняякогообов’язкове для всіх.

5. Правильноскладенийє тієїділовий папір,який написань мовоюофіційно-ділового стилю.

>Документивиконуютьофіційну,ділову іоперативнуфункції,оскільки смердоті –писемнийдоказ,джереловідомостейдовідкового характеру.

>Видидокументіввизначають за такимиознаками:

-найменуванням –заява, лист,довідка,інструкція, акт й т.д.

-походженням –службові (>офіційні) іособисті

-місцемвиникнення –внутрішні тазовнішні

-призначенням –організаційні,розпорядчі,довідково-інформаційні,обліково-фінансові,господарсько-договірні,щодоособового складу

-напрямком –вхідні івихідні

-формою –стандартні (>типові) ііндивідуальні (>нестандартні)

- за рядкамивиконання –звичайнібезстрокові,термінові,дужетермінові

-ступенемгласності –секретні інесекретні

-стадіямистворення –оригінальні,копії івиписки,дублікат

- рядкамизберігання –постійного,тривалого (понад 10 років) йтимчасового (до 10 років)зберігання

-технікоювідтворення –рукописні івідтворенімеханічним способом

-носіємінформації –оформлення напапері, диску,фотоплівці,перфострічці

- заструктурнимиознаками –стандартні інестандартні

>Документищодоособового складу

Доцихдокументів належатиавтобіографія, резюме,заява,пропозиція,скарга, характеристика,трудова книжка,особовий листок ізоблікукадрів.

·  Резюме –це документ, вякому коротковикладаютьсяособисті,освітні тапрофесійнівідомості про особу. Резюме винне бутидетальним,точним, але йлаконічним.Кожненовеповідомленняпишеться із абзацу. як правило,цей документнадсилається доустанови, котраоголосилавакансії.Післяознайомленнядирекції з документомпретендентизапрошуються наспівбесіду.Якщо особавідповідаєвимогамустанови, тоїйпропонуютьзаповнити резюме увиглядіанкетибезпосередньо намісці.

·  >Заява –це документ,якийміститьпрохання особини (особістазаява) чиустанови (>службовазаява)щодоздійсненнясвоїх прав чизахистуінтересів. >Заявапишетьсявласноручно в одномупримірнику.Різновидами заявиєзаява-зобов’язання (>прохання пронаданняпозики),заява провідкриттярахунка, пропритягнення довідповідальності тощо.

·  Характеристика –це документ, вякому вофіційнійформівисловленогромадянську думку пропрацівника як члена колективу йякийскладається на йоговимогу чиписьмовийзапитіншоїустанови дляподання доцієїустанови. Характеристикаоформляється на стандартномуаркушіпаперу у двохпримірниках:першийвидаютьособі, адругий (>копію)підшивають доособової справ.

>Довідково-інформаційнідокументи

До цого видудокументів належатианотація,відгук,рецензія,висновок,довідка,огляд,доповідна записка,пояснювальна записка,запрошення,звіт, лист,оголошення, план, протокол,витяг із протоколу,стаття,прес-реліз,наукова робота, реферат,тези, конспект,телеграма, адреси,телефонограма,радіограма, факс.

·  >Довідка –це документ,якийзасвідчуєфактибіографії чидіяльності особини чиустанови,надається на їхньоговимогу доіншоїустанови.

Зазмістомдовідкиподіляються на >особисті (>стосуються окремихосіб) та >службові (>щодоустанови вцілому).

>Найчастішедовідкиоформляються на бланкахустанови, у яких від рукизаповнюють лишеіндивідуальнівідомості.

·  >Пояснювальна записка

>Цейтермінвикористовується дляназви двохдокументів:

1)вступначастинаіншого документа (плану,програми, проекту тощо),обґрунтовуються позначка йогостворення, структура,зміст,термін дії,функціональнепризначення,актуальність й новизна;

2) документособистого характеру, вякомупояснюютьсяпевні дії особини (>найчастіше –порушеннядисципліни,невиконання роботи).

>Пояснювальна запискапишетьсяпрацівником навимогуадміністрації, вдеякихвипадках – ізініціативипідлеглого.

·  Ліст –ценайпоширеніший виддокументації, один зспособівобмінуінформацією.

>Службовілисти належати доосновнихзасобіввстановленняофіційних,службовихконтактівміжпідприємствами,організаціями,установами,фірмами тазакладами. Зафункціональнимиознакамислужбовілистиподіляють натакі, що >потребують >відповіді ітакі, щоїї непотребують.

Долистів, що >потребуютьвідповіді, належати:листи-прохання,листи-звернення,листи-пропозиції,листи-запити,листи-вимоги.

Долистів, що непотребуютьвідповіді, належати:листи-попередження,листи-нагадування,листи-підтвердження,листи-відмови,супровіднілисти,гарантійнілисти,листи-розпорядження,листи-повідомлення.

Закількістюадресатіврозрізняють >звичайні,циркулярні іколективнілисти.Звичайний листнадсилають на адресоюоднієїінстанції,циркулярний лист –цілійнизціустанов,колективний лист – однією адресою, але йпишуть його відіменікерівниківкількохустанов.

>Службовілистипишуть чидрукують на бланку чи чистомуаркушіпаперу.

·  >Рецензія –цекритичнийвідгук нахудожній, науковий чиіншийтвір, щоміститьзауваження,пропозиції тощо.

Метарецензії –рекомендаціятвору додруку,захисту.

·  >Наукова робота –цеписьмовийвикладвласнихрезультатівнауковогодослідження,якийґрунтується накритичномуоглядібібліографічнихджерел.

>Обліково-фінансовідокументи

Цетакідокументи: акт,доручення,розписка, список,таблиця, накладна.

·  Акт –це документ,якийміститьрішеннящодо законів,указів,постанов йскладається напідтвердженняфактів,подій,вчинків,пов’язаних іздіяльністюустанов та окремихосіб. як правило,цедокументаціяпостійнодіючихекспертнихкомісій,спеціальноуповноваженихосіб чипредставниківперевіряючихорганізацій

Актскладаєтьсякількома особами ізметоюоб’єктивногофіксуванняподій,фактів чипевноїситуації.Виклад й форма текстуактіврегламентовані. Текст актамаєдвічастини:

-вступну (>вказуютьсяпідстави дляскладання акта,перелічуються особини, щосклали акт, атакожприсутні при йогоскладанні);

-констатуючу (>викладаються позначка та заподіяння акта, характер проведеною роботи,перелічуютьсявиявленіфакти,даютьсявисновки).

Укінці акта (передпідписами)повідомляєтьсякількістьпримірників йвказуєтьсямісце їхнізберігання.

·  >Доручення –це документ,яким організація чиокрема особанадаєіншійособі декларація пропевну діяльність чиотриманняматеріальнихцінностей відїїімені.

>Залежно відсуб’єкта діїдорученняподіляються на:

>особисті (особадоручаєособі)

>офіційні (>установадоручаєособі чиустанові).

>Особисте >дорученняюридичноправомірнелише у томувипадку, колипідпис особини, щосклаладоручення,завіривкерівникустановипечаткою й своїмпідписом.

·  >Розписка –цеписьмовепідтвердженняпевної дії, Яка маламісце, –передачі іотриманнядокументів,товарів, грошей.

>Господарсько-договірнідокументи

Догосподарсько-договірнихдокументіввідносятьсядоговір,трудоваугода, контракт.

·  >Договір –це документ, щофіксуєдомовленістьміждвома чикількома партнерами.

>Договіруважаютьукладеним тоді, колисторонидійшлизгоди із всіхпунктів й оформили йогописьмово.

>Договірможе бутиукладенимміжприватними особами таміжорганізаціями.Цивільний кодекспередбачаєтакі домов:купівлі-продажу,позики, внайманняжитловогоприміщення,підряду,постачання,приватизаціїжитла танежитловихприміщень,оренди.Окремугрупустановлять домовбанківськоїдіяльності:договір наздійсненнякредитно-розрахунковогообслуговування,договір продепозитний внесок,кредитнийдоговір.

·  >Трудоваугода –це документ,якимрегламентуютьсястосункиміжустановою йпозаштатнимпрацівником.

>Трудоваугода,укладеназіштатнимпрацівником,визначає коло йогодоручень, котрівиходять замежібезпосередніхслужбовиТрудоваугодаскладається вдекількохпримірниках, один із якіпередаєтьсявиконавцю, арештазберігаються усправахорганізаціїзамовника.

·  Контракт –цеправовий документ, щозасвідчуєпевнудомовленістьміжпідприємством,організацією чиустановою іпрацівником проумовиспільноївиробничої ітворчоїдіяльності.Згідно із законами України «Пропідприємство», «Провласність», «Проосвіту»громадяни через контрактреалізують праворозпоряджатисясвоїмиздібностями до роботи.

Контрактуважаютьукладеним тоді, колисторонидосяглизгоди із всіхпунктів, йвідповідно оформилидокументацію. Контрактскладається у двохпримірниках – за одним длякожноїсторони, процезазначається утексті контракту.

>Організаційнідокументи

Доорганізаційнихдокументів належатиінструкція,положення, правила статут.

·  >Положення –цеправовий акт,якийвстановлюєосновні правилаорганізаційноїдіяльностіустанов та їхніструктурнихпідрозділів, йогоскладаютьпереважно под годинустворення новихпідприємств чиустанов.Затверджуєтьсявищими органами чикерівникамиустанов.

>Положеннямитакожвизначаєтьсяправовий статустимчасовостворенихкомісій, груп, бюро таін.

·  Статут –юридичний акт, щоєзведенням правил, котрірегулюють діяльністьорганізацій,установ, товариств,громадян,їхніхвідносин ізіншимиорганізаціями тагромадянами, права іобов’язки упевній сфері державногоуправління чигосподарськоїдіяльності.

>Статутиможуть бутитипові таіндивідуальні.

>Типовістатутирозробляються дляпевних системустанов чипідприємств йзатверджуютьсявищими органами державної влади тауправління,з’їздамигромадськихорганізацій.

>Індивідуальний статутукладається дляпевноїорганізації чиустанови шляхомконкретизаціїтиповихстатутів й затверджуєтьсявищоюустановою,якійпідпорядковуєтьсяця організація.

>Статути послезатвердження їхніпідлягаютьобов’язковійреєстрації органівМіністерствафінансів України.

·  Правила –цеслужбовідокументи, в яківикладаютьсянастанови чивимоги, щорегламентуютьпевний порядокдій,поведінкиюридичних тафізичнихосіб.

Заформою йзмістом правилаподібні доінструкцій,інодіє їхньогоскладовоючастиною.

>Виконання правилобов’язкове для всіх, кого смердотістосуються, й тому їхнього можнавіднести доправовихдокументів.

>Розпорядчідокументи

Дорозпорядчихвідносятьсятакідокументи:вказівка, наказ,постанова,розпорядження.

·  Наказ –церозпорядчий документ,якийвидаєтьсякерівникомустанови йстосуєтьсяорганізаційних такадровихпитань.

>Розрізняютьнаказищодоособового складу (>кадрові) йнакази ззагальнихпитань (>організаційні).

>Кадровими >наказамиоформляютьпризначення,звільнення,переміщенняпрацівників,відрядження.відпустки,заохочення,стягнення.

>Організаційні >наказивидаються призатвердженніперспективних,річних таіншихпланів, приреоганізації чиліквідаціїструктурнихпідрозділів.

·  >Розпорядження –цеправовий акт, щовидаєтьсякерівником чиколегіальним органом по вирішеннюоперативнихпитань.Маєобмеженийтермін дії йстосуєтьсявузького колаорганізацій,посадовихосіб йгромадян –виконавціврозпорядження.

>Рівнідокументації вустанові

1.  >Рівень А         – >Основоположнідокументи:

–документи, котрівстановлюютьзагальнівимоги поустанові довипускупродукції танаданнюпослуг;

–положеннящодо метиіснуванняустанови,її політика тамісія;

–показникирозвиткуосновнихфондів

2.  >Рівень У – >Управлінськідокументи:

>організаційно-розпорядчадокументація:документи, щовизначаютьосновніфункціональнінапрямидіяльностіустанови,керівництво із систем менеджменту,перспективніплани,положення пропідрозділи, порядок їхнівзаємодії,функціональніповноваженняпрацівників,розподілобов’язківміжспівробітниками,планипроведенняконтролюючихзаходів та тощо

3.  >Рівень З – >Робочідокументи:

>інструкції ізексплуатаціїмеханізмів таобладнання, ізведенняділоводства, правилавнутріщньогорозпорядку,техніки безпеки,схемитехнологічнихпроцесів,графікивиконанняробіт,креслення окремихвузлів,актирезультатівтехнологічних іспитів тощо

4.  >Рівень D – Записи:

>звіти провиконану роботу:актипроведення іспитів,акти прийомуобладнання вексплуатацію,протоколиконтрольнихвимірів,протоколиперевірки знань,звіти провиготовленняпродукції чиздійсненняпослуг,журнали оперативного контролюпроведенихзаходів


>Література

документустановаінформація

1.Красюк В.Л. «>Діловаукраїнська мова»Навчально-методичнийпосібник. – 2-ге вид.,виправлене йдоповненеЧеркаси, 2002. – 145 з.

2. ГриценкоТ.Б. Українська мова такульткрамовлення:Навчальнийпосібник длястудентіваграрнихвищихнавчальнихзакладів таколеджів –Вінниця: Нова Книжка, 2003. – 427 з.

3.dilo.kiev.ua/pkud.html

4.pib.odessa.ua/?p=746

5.studentam.com.ua/1/1857.pdf


Схожі реферати:

Навігація