Реферати українською » Менеджмент » Контроль і контролінг


Реферат Контроль і контролінг

Страница 1 из 3 | Следующая страница

>Реферат

з дисципліни Менеджмент

на задану тему Контроль іконтроллинг



1. Сутність контролю

Контроль є процес забезпечення досягнення організацією своєї мети. Контроль включає встановлення стандартів, вимір фактично досягнутих результатів і проведення коригувань у разі, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.

Необхідність контролю у тому, що якого є невід'ємним елементом сутності будь-якої організації. «Контроль й визначення напрями — це - синоніми», — вважав П. Друкер.

Безліч різноманітних обставин він може завадити реалізації планів і задуманих організаційних структур. Зміни законів, соціальних цінностей, технології, умов конкуренції може зробити плани нездійсненними. Джерелом невизначеності є і, працюють у будь-який організації.

Помилки, виникаючі всередині організації, переплітаються, множаться і, якщо їх вчасно не виправити, можуть призвести до катастрофи, банкрутства комерційної організації, до розвалу установи. Відомо, що у більшості створюваних малих підприємств не розуміють важливості функцій контролю, допущені помилки накладаються і наростають, поки що немає банкрутство. Нерідко організація не гине, а існує, але постійно переходить вже з кризи у інший.

Функція контролю — виявити існують, та скоригувати діяльність доти, щоб ці проблеми переростуть на кризу.

Підтримка успішних дій — це теж функцію контролю, що складається підтримка усе те, що успішним у діяльності організації. Необхідно визначити, які саме дії ефективно сприяли досягнення цілей організації. Це дозволяє знайти область розширення діяльності організації.

Широта контролю має дозволяти йому бути всеосяжним. Будь-який керівник незалежно від їхнього рангу має здійснювати контроль як невід'ємну частину службових обов'язків. Планування, створення організаційних структур, мотивацію не можна розглядати окремо від контролю. Усі є невіддільними частинами загальної системи контролю у організації.

Контроль поділяють на попередній, поточний і заключний.

Попередній контроль включає введення у практику певних правил, процедур і ліній поведінки. Вони виробляються задля забезпечення виконання планів, їх суворе дотримання — це спосіб переконатися, робота розвивається у заданому напрямі. Необхідно складати чіткі посадові інструкції, ефективно доводити мети до підлеглих, набирати кадри, кваліфікація яких відповідає їхньому обов'язків.

Людські ресурси — одне з сфер попереднього контролю. Контроль здійснюється з допомогою докладного аналізу тих ділових та фахових знань і навиків, що необхідні виконання посадових обов'язків і добору найпідготовленіших і кваліфікованих людей. Потрібно встановити мінімально припустимий рівень освіти буде чи стаж роботи у цій сфері й перевіряти документи і, проводити психологічні тести та численні співбесіди з працівником перед його найманням. Попереднє навчання підвищить ймовірність ефективнішої роботи нових працівників.

Матеріальні ресурси маємо проходити попередній контроль, оскільки виробляти високоякісної продукції з поганого сировини неможливо. Контроль здійснюється шляхом вироблення стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення перевірок відповідності вступників матеріалів наведеним вимогам. До методів попереднього контролю матеріальних ресурсів належить і забезпечення їх запасів у організації лише на рівні, достатньому у тому, щоб уникнути дефіциту.

Фінансові ресурси піддаються попередньому контролю шляхом складання бюджету — поточного фінансового плану. Бюджет дає у тому, що кошти, що вони знадобляться, організація будуть. Бюджети встановлюють межі витрат і дозволяють вичерпати кошти, не досягнувши поставленої мети.

Поточний контроль реєструють безпосередньо під час проведення робіт. Об'єктом є підлеглі співробітники, контроль традиційно прерогатива їхньої особистої начальника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих труднощів і пропозицій із удосконалення роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів і інструкцій. Поточний контроль полягає в вимірі фактичних результатів роботи, спрямованої для досягнення бажаних цілей.

У процесі контролю має дотримуватися принцип зворотний зв'язок. Під зворотної зв'язком тут маються на увазі даних про отримані результати.Простейшим прикладом зворотний зв'язок є повідомлення начальника підлеглим у тому, що їхня робота незадовільна, коли він бачить, що роблять помилки. Системи зворотний зв'язок дозволяють керівництву виявити непередбачені існують, та скоригувати свою лінію поведінки те щоб уникнути відхилення організації від найефективнішого шляху до поставленим перед нею цілям.

Усі системи зворотний зв'язок включають одні й самі основні елементи і працюють самих принципах. Ці системи: 1) мають мети; 2) використовують зовнішні ресурси; 3) перетворять зовнішні ресурси для внутрішнього використання; 4) опікуються значними відхиленнями від поставленої мети; 5) коректують цих відхилень у тому, щоб забезпечити досягнення, цілей.

Організаційні системи із другого зв'язком впливають на «входи», щоб домогтися необхідних характеристик на «виході». «>Входом» для організаційних систем із другого зв'язком є всі види ресурсів: матеріальних, фінансових і. «Виходом» таких систем є товари або ж послуги. Більшість організаційних систем контролю із другого зв'язком ставляться до відкритих, чинезамкнутим, системам. Зовнішній для таких систем елемент — церуководитель-менеджер, регулярно яка впливає з цього систему і що вносить зміни як і її мети, і у функціонування системи.

Заключний контроль здійснюється по тому, як робота виконано. Відразу після завершення контрольованій діяльності чи з закінченні певного заздалегідь періоду часу фактично отримані результати порівнюються з необхідними. Вона має дві важливі функції: 1) дає організації інформацію, необхідну планування про дії; 2) забезпечує вимір результативності яких і визначає необхідне винагороду співробітників.

2. Процес контролю

Перший етап контролю — встановлення стандартів. Під цим розуміється визначення конкретних цілей, ступінь наближення яких піддається виміру. Стандарти, використовувані контролю, би мало бути обрані з багатьох цілей і стратегій організації.

Цілі, які можна використані ролі стандартів контролю, повинні мати двома важливими особливостями: 1) наявністю тимчасових рамок, у яких має бути виконане робота; 2) наявністю конкретного критерію, яким можна оцінити рівень виконання роботи.

Приклад мети, що можна використовувати як стандарту контролю: одержання прибутку в 10 млн крб. 2000 р. Конкретний критерій — 10 млн крб. і певний період — рік називаються показниками результативності.

Показник результативності точно визначає, що має бути отримано у тому, щоб домогтися поставленої мети. Ці показники дозволяють керівництву зіставити реально виконану роботу із запланованою і відповісти на ми такі важливі питання: «Що ми має зробити, щоб домогтися запланованих цілей?» і «Що залишилося не зробленою?». Якщо керівництво виявляє, що з півроку прибуток фірми становила лише 4 млн крб., воно розуміє, що необхідно істотно підняти продуктивність, щоб домогтися поставленої мети: заробити 10 млн крб. під кінець року.

Не всі цілі і завдання організацій можна сформулювати у числах. Наприклад, підвищення морального рівня, аналізованих метою, висловити в числових показниках дуже важко. Але організації, працюючі ефективно, мають подолати труднощі, пов'язані висловлювати цілей у кількісному вигляді. Наприклад, інформацію про духовний стан працівників можна отримати роботу шляхом обстежень і опитувань. Деякі з року піддаються кількісному вимірюванню величин можна в чисельній вигляді побічно, вимірюючи якийсь показник. Так, кількість звільнень зазвичай є мірою задоволеності роботою. Тому кількість звільнень придатна як показник результативності під час вироблення стандартів у сфері задоволеності роботою. Небезпека використання непрямих проявів будь-яких величин замість прямих вимірів цих величин у тому, що у ці непрямі прояви можуть впливати і немає інші чинники.

Але навіть суб'єктивний показник за умови, що усвідомлюється його обмеженість, краще, аніж нічого.

Зіставлення досягнутих результатів із чітко встановленими стандартами становить другий етап процесу контролю. Менеджер має визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуванням. Заодно він зобов'язаний ухвалювати й ще одну важливу рішення: наскільки припустимі або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів.

Один із характерних ознак хорошого стандарту системи контролю у тому, що він містяться реалістичні допуски параметрів мети.

Наприклад, мета - цього року домогтися рівня прибутку 10 млн крб. на місяць. Підприємство одержало прибуток у розмірі 9,8 млн крб., тобто. на 2% менше. Найімовірніше, це лише незначне відхилення від встановленого стандартного рівня. Але керівництво має завчасно встановити величини допустимих відхилень, у якого відхилення досягнутих результатів від намічених на повинен викликати тривоги.

Визначення допустимих відхилень — питання кардинально важливий, оскільки скорочення допустимих відхилень може вимагати великих витрат. Витрати на систему контролю складаються з витрат часу,расходуемого менеджерами та інші працівниками для збирання, передачу і аналізують інформацію, і навіть з витрат за всі види устаткування, використовуваного реалізації контролю, і витрат за зберігання, передачу та відшуковування інформації, що з питаннями контролю.

Вимірювання результатів. Для вимірів необхідно вибрати одиницю, відповідну виду діяльності, який піддається контролю, причому таку, що можна перетворити на ті одиниці, у яких виражений стандарт. Тож якщо встановлений стандарт — це прибуток, то вимір слід ведуть у рублях чи відсотках, залежно від форми висловлювання стандарту. Загальне правило — стандарт в специфічну форму визначає ті величини, що згодом повинні прагнути бути обмірювані.

Необхідно, щоб швидкість, частота і точність вимірів було погоджено діяльністю, підлягає контролю. Наприклад, завод продукує реактивні снаряди, має поводитися виключно суворий і точний контроль якості своєї продукції, система вимірів при контроль знань має бути винятково точної і продовжує діяти досить оперативно, щоб відсортувати шлюб колись, що вона піде із заводу. Але виробник снарядів неспроможна перевіряти шляхом випробувань більшу частину свого продукції. Якщо часто проводити випробування, то решта снаряди дуже дороги. Тому завод піддає повної перевірці лише окремі вибірки з кожної партії.

Використання комп'ютерів для контрольних вимірів зробило подібні перевірки значно більше оперативними, дешевими і точними.Компьютеризированние касовими апаратами дозволяють торговим організаціям визначати й видавати в табличній формі дані про стан готівки і матеріальних запасів на даний момент купівлі. Однак усяка система збирання та опрацювання інформації щодо дорога. Вартість проведення вимірів часто є найбільшим елементом витрат в усьому процесі контролю. Часто саме такий чинник визначає, чи варто загалом здійснювати контроль.

Передача і розповсюдження інформації. Щоб контроль діяла ефективно, необхідно доводити до відповідних працівників організації встановлені стандарти досягнуті результати. Цю інформацію має бути точною, надходити вчасно побачив і доводитися до відповідальних за відповідний ділянку працівників у вигляді, легко що дозволяє ухвалити потрібні рішення і дії. Необхідна, ще, впевненість, що встановлені стандарти зрозумілі співробітниками, чому повинна бути забезпечена ефективна зв'язок серед тих, хто встановлює стандарти, і тих, хто має їх виконувати.

Участь співробітників організацій процедурі контролю — ефективний засіб поліпшення контролю всіх рівнях. Важливо, наскільки можна, залучити підлеглих з розробки стандартів, це зазвичай прерогатива менеджера.

Оцінка інформації про результати — це заключна стадія етапу зіставлення результатів і стандартів. Менеджер вирішує, потрібна інформація, і важлива вона. Важливою вважають інформацію, яка адекватно описує досліджуване явище й суттєво необхідна до ухвалення рішення.Мерой оцінки може бути масштаб допустимих відхилень, встановлений раніше. Нерідко, проте, менеджери повинна давати особисті оцінки, інтерпретувати значимість отриманої інформації та встановлювати зв'язок запланованих і буде досягнутих результатів. Мета цієї оцінки у тому, щоб узяти рішення — чи потрібно діяти.

Дії, проведені після зіставлення результатів із чітко встановленими стандартами, можна підрозділити втричі виду.

Не робити слід, якщо зіставлення фактичних результатів до стандартів свідчить, що встановлені мети досягаються. У цьому виміру повинна тривати, повторюючи цикл контролю.

Усунути відхилення необхідно, якщо оцінки свідчать, що масштаб відхилення від стандарту перевищив встановлений рівень, у своїй контроль повинна точно вказувати причину настільки великих відхилень. Оскільки більшу частина кузовних робіт у створенні виконується силоміць груп людей, точно встановити першопричини тій чи іншій проблеми буває важко, котрий іноді неможливо. Коригувальні дії з усунення відхилень повинні починатися зі з'ясування причин цих відхилень, аби домогтися повернення організації до вірному образу дій. Перш ніж вибирати коригувальне дію, необхідно зважити всі ставлення цієї проблеми внутрішні чинники та їх взаємозв'язки. Оскільки всі підрозділи організації однак пов'язані між собою, будь-яке велике зміна у одному з них торкнеться всю організацію. Менеджер повинен спочатку переконатися, щопредпринимаемое їм коригувальне дію не створить додаткових труднощів.

Перегляд стандартів необхідний, коли самі стандарти плани виявляються нереальними, недостатньо обгрунтованими. Успішно діючі організації часто змушені переглядати свої стандарти у бік підвищення. Інколи стандарти треба переглядати і відійти вбік зниження, оскільки завищені стандарти неможливо досягти сформульованих цілей і зводять нанівець всю мотивацію персоналу.

3. Поведінкові аспекти контролю

Негативні наслідки контролю часто є побічними результатами його впливу поведінка людей.

Поведінка, орієнтоване для контролювання, формується у зв'язку з тим, що працівники організації знають, що й помилки і економічні успіхи у тих галузях, де керівництво встановило стандарти послідовно виконує процедуру контролю, служать основою розподілу винагород і покарань. Тому підлеглі зазвичай роблять те, що начальство хоче під час перевірки. Вони всіляко загострюють увагу до роботі у тих галузях, де проводиться контроль, і нехтують своїми обов'язками там, де виміру не проводяться.

Необхідно старанно розробляти систему контролю з урахуванням аналізованого ефекту, щоб посилати співробітників для досягнення цілей організації.

Одержання непридатною інформації є наслідком те, що контроль може спонукати людей видавати організації непридатну інформацію. Наприклад, пропонуючи новий проект, менеджери переоцінюють обсяг необхідних ресурсів. Якщо найвище керівництво за звичкою зменшує фінансування проти заявкою, то завищення заявок збільшує ймовірність діставати кошти саме на потрібних розмірах. Проблема в некомпетентності контролюючих.

Рекомендації з проведення ефективного контролю:

1.Внедряйте стандарти, що мисляться співробітниками. Співробітники повинні розуміти, що стандарти, використовувані з оцінки своєї діяльності, повно і тому об'єктивно відбивають їх роботу, і навіть що стандарти сприяють досягнення цілей організації. Інакше можуть

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація