Реферати українською » Менеджмент » Аналіз роботи менеджера з документами


Реферат Аналіз роботи менеджера з документами

Страница 1 из 5 | Следующая страница

Зміст

ЗАПРОВАДЖЕННЯ

ГЛАВА 1. Теоретичні аспекти організації контролю виконання документів

1.1 Поняття, значення і організація контролю виконання документів

1.2. Професія – офіс-менеджер і топ-менеджер

ГЛАВА2.Анализ роботи менеджера з документами з прикладу ТОВ «Стежка»

>2.1.Караткая характеристика підприємства

2.2. Аналіз роботи з документами у власність ТОВ «Стежка»

>ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

>ПРИЛОЖЕНИЯ


ЗАПРОВАДЖЕННЯ

Зазвичай, основна, що призводить компанії до потреби автоматизації контролю виконання документів, пов'язані з швидким зростанням компанії, коли важливо зберегти контроль над процесами. На впровадження системи контролю виконання компанію часто підштовхують постійні затримки у виконанні розпоряджень керівника чи заявок клієнтів, причому з'ясувати, а тим паче, виключити причину затримок буває непросто. Автоматизація контролю виконання доручень наводить як до підвищення виконавчої дисципліни у компанії, до появі змогу керівника проаналізувати причини невиконання управлінські рішення чи заявок клієнтів.

>Контролю підлягають документи, потребують виконання. Контроль виконання включає постановку документа для контролювання, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, службадокументационного забезпечення та відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядчих документів здійснюється за дорученням керівництва організації спеціальної службою, входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу тощо., або спеціально призначеним обличчям.

Актуальність обраної тематики роботи зумовлена тим фактом, що на даний час більшість російських державних громадських організацій і комерційних фірм характерно відсутність упорядкованим системи ведення діловодства, як і раніше, що став саме раціональне і чітко організоване діловодство, що бдокументационное забезпечення управління організацією, може істотно збільшити ефективність діяльності підприємства.

Контроль над виконанням документів і майже прийнятих рішень – одну з найважливіших функцій управління, метою котрої є сприяння своєчасному і якісному виконання документів, забезпечення отримання аналітичної інформації, яка потрібна на оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних співробітників.

Автоматизація контролю виконання доручень наводить як до підвищення виконавчої дисципліни у компанії, до появі змогу керівника проаналізувати причини невиконання управлінські рішення чи заявок клієнтів. Що стосується великої кількості дисциплінарних причин керівник отримує на екрані комп'ютера основу прийняття відповідних заходів. Що стосується великої кількості об'єктивних причин, що з порушеннями у роботі постачальників, дилерів чи інших партнерів, ні з коливаннями ринкової кон'юнктури, керівник отримує матеріал для аналізу регулярності тієї чи іншої типу порушень, з'ясування про причини і прийняття відповідних управлінські рішення.

Об'єкт дослідження – ТОВ «Стежка».

Предмет дослідження – робота менеджера з документами організації.

Метою роботи – детально дослідити роботу менеджера з документами.

Постановка мети дослідження зробила необхідним рішення наступних взаємозалежних завдань:

> розглянути поняття, значення й організацію контролю виконання документів;

> вивчити форми контролю над виконанням документів;

> проаналізувати роботу менеджера з документами у власність ТОВ «Стежка».

Курсова робота складається з запровадження, двох глав, укладання, списку літератури та додатків.


ГЛАВА 1. Теоретичні аспекти організації контролю виконання документів

 

1.1 Поняття, значення і організація контролю виконання документів

Контроль над виконанням документів і майже прийнятих рішень – одну з найважливіших функцій управління, метою котрої є сприяння своєчасному і якісному виконання документів, забезпечення отримання аналітичної інформації, яка потрібна на оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних співробітників [5, 58].

У контролі виконання документів можна назвати:

> контроль сутнісно вирішення питання, виконання доручення;

> контролю над термінами виконання документів.

Контроль сутнісно вирішення питання здійснює керівник (організації, або структурного підрозділи) або спеціально уповноважена обличчя. Контроль сутнісно – це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання.

Контроль за термінами виконання документів ввозяться великої організації підрозділом чи групою контролю, що входить у службудокументационного забезпечення управління (ДОП), у невеликий організації – секретаріатом чи секретарем. У ГОСТі Р 51141-98 «Діловодство і архівну справу. Терміни та засобами визначення» закріплено таке визначення: «Контроль виконання документів – це сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконаннядокументов»[1].

У цьому основне завдання групи контролю виконання (співробітника, здійснює контроль) є:

> відстеження ходу і фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних та міністр внутрішніх документів, мають досить важливого значення, зафіксованих вказівок керівництва;

> узагальнення відомостей, одержуваних у ході відстежування процесу результатів виконання, доведення цих відомостей до керівництва у зручному формалізованому вигляді;

> вироблення пропозицій з прискореннюдокументопотоков і зміцненню виконавчоїдисциплини[2].

Інколи друзі на рішенню керівництва організації контролю над виконанням документів то, можливо покладено і співробітника, не який перебуває у штаті служби ДОП. Це дуже поширена практика для підготовки розпорядчих документів, коли контроль виконання то, можливо покладено на кожного з співробітників чи керівником він. Але централізація контролю над виконанням документів у своїй є важливий чинник його ефективної постановки.

Контроль (за термінами) виконання документів включає у собі кілька послідовних етапів:

> постановку документів для контролювання;

> перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;

> попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

> зняття документів з контролю;

> облік і узагальнення результатів контролю виконання документів.

Початок операцій із контролю, тобто постановка документів для контролювання, збігаються з моментом реєстрації які поступили чи створених у організації документів. Якщо він має конкретну дату виконання, зазначену з тексту, чи документ входить до переліку документів з типовими термінами виконання, його проти неї таврувати контроль служба ДОП відразу при реєстрації. Вхідні документи з індивідуальними термінами виконання ставляться для контролювання після розгляду їх керівником, який у своїй резолюції визначає конкретний термін.

Під час постановки документа для контролювання, з його верхньому полі проставляється позначка про контроль (реквізит 19). Така сама позначка проставляється у реєстраційній формі.

Виконання документа має контролюватися з постановки для контролювання, після якої документ має бути переданийисполнителю(ям). У цьому бажано, щоб група контролю або працівник, відповідальний за контроль, провели перевірку своєчасності доведення документа до конкретного виконавця.

Протягом терміну виконання документа має здійснюватися попередні перевірки і регулювання ходу виконання, результати яких, зазвичай, також фіксуються врегистрационно-контрольной картці. Відповідальність за правильність представленої інформації несуть виконавці.

Перевірки можуть відбуватися в усній чи письмовій формах. У разі службою контролю готуються письмові нагадування. Вони може бути присвячені як конкретному завданням, і окремому документа чи виконавцю. Можлива підготовка і розсилання нагадувань, містять інформацію про документах, що у одному чи навіть кількох структурних підрозділах.

Терміни здійснення попередніх перевірок ходу виконання документів би мало бути закріплені у регламенті організації (або за її відсутність в інструкції з діловодства).

Зняття документу з контролю здійснює керівник, встановивши контроль, чи з його дорученням служба ДОП, зняття документу з контролю оформляється оцінкою про виконання документи й напрямі їх удело[3].

Документ вважається виконаним і звільняє з контролю після фактичного виконання доручень із суті, документованого підтвердження виконання й повідомлення результатів зацікавленим організацій та осіб або якщо в представлених у ній матеріалах про виконання просто немає додаткових доручень і матеріалів не повернуті на доопрацювання. Передача документів виконання іншим співробітникам перестав бути основою зняття їх з контролю чи термінів виконання. Якщо контрольна служба встановлює, що відсотковий вміст, форма і процедуру виконання відповідає завданням, повинна бути вправі повернути документ на доопрацювання без подовження термінів виконання.

Дані про перебіг і результатах контролю над виконанням документів повинні враховуватися і періодичнообобщаться, тобто аналізуватися. Зазвичай, інформацію про стані виконавчої дисципліни узагальнюються щомісяця і видаються як зведень зі структурою, закріплене у організації.

За підсумками результатів аналізу розробляються й ухвалюються заходи для прискоренню виконання документів, підвищення якості виконавчої дисципліни, вдосконаленню організації контролю та управління у цілому.

Існує дві форми (тобто. способу ведення) контролю над виконанням документів: [4]

- ручнасроковая картотека (чиконтрольно-справочная картотека);

- автоматизовану систему контролю виконання документів.

Форма контролю вибирається з можливостей організації, однак у час частіше використовується автоматизована.

При віданні контролю над виконанням документів з допомогоюсроковой картотеки, тобто у ручному режимі, використовуються реєстраційні картки, і картотечний ящик з 32 рухливими (картонними чи пластмасовими) роздільниками. Тридцять один роздільник позначають числа місяці, тобто. 31 день. Вони розставляютьрегистрационно-контрольние картки відповідно до термінів виконання, тобто кожну картку кладуть в роздільник із визначенням числа, яким документ може бути виконаний. За 32-й роздільник ставлять картки на документи, термін виконання яких вихоплює місяць. У світлі останніх числах місяці (за 2-3 дня) ці картки буде розміщено по числам нового місяці. Перед першим роздільником поміщають картки з простроченим терміном виконання. Вони стоять тут до того часу, поки що не зазначений новий, подовжений термін виконання. Отже, посроковой картотеці легко можна почути, що у який день має бути виконано.


лицьова сторона

зворотний бік

Малюнок 1. Формарегистрационно-контрольной карткисроковойкартотеки[5]

При здійсненні контролю над виконанням документів співробітник, відповідальний над його проведення, виймає з картотеки картки на завдання поточного дня (поточний контроль) і картки на завдання, термін виконання котрих минає через 5 днів, і навіть 10 і 20 днів поточного місяці (попереджувальний контроль), і перевіряє хід виконання. У цьому то, можливо особистий опитування, опитування і т.п. Отримана інформацію про хід виконання завдання заноситься на зворотний бікрегистрационно-контрольной картки.

Після зняття документу з контролюрегистрационно-контрольная картка виймається зсроковой картотеки і переставляється в довідкову, оскільки він містить понад повні інформацію про документі (хід подій і характер виконання документа). Картка, яка була в довідкової картотеці, вилучається і використовується за необхідності за іншими довідкових картотеках.

Нині найбільш раціональним є автоматизований контролю над виконанням документів, що ведеться з допомогою персональних комп'ютерів, і спеціалізованого програмного забезпечення, що дозволяє автоматично отримувати різноманітні зведення і звіти.

Слід зазначити, що функцію контролю над виконанням документів є у кожної автоматизованої паспортної системидокументационного забезпечення управління (>АСДОУ). Приміром, система автоматизації діловодства і електронного документообігу «>ДЕЛО-Предприятие», яке у сімейство програмних продуктів «СПРАВА», дозволяє автоматизувати контролю над виконанням документів. У цьому системі для контролювання може переносити як виконання резолюцій, і виконання документа загалом. Реєстраційна картка контрольного документи й сама резолюція виділяються відповідним візуальним ознакою. У цьому для контрольних документів і майже резолюцій автоматично відстежуються терміни виконання, особливо вирізняються контрольовані документи і документи зистекшими термінами виконання. Система дозволяє автоматично формувати нагадування виконавцям і зведення про виконання контрольних документів. Крім цього «>ДЕЛО-Предприятие» дозволяє автоматично відправляти документи виконавцям, а інтерфейс щодо них побудований з урахуванням традиційних понять в такий спосіб, щоб користувачеві було гранично зрозуміло, з якими документами він працює і якій нині виконання вони знаходяться. Документи на «робочому столі» групуються в папки «>Поступившие», «На виконанні», «На контролі» та інших. [6]

Із цілковитою описом функціональних можливостей системи «>ДЕЛО-Предприятие» можна ознайомитися, натиснувши по засланні під назвою програмного продукту.

Діяльність установи, організації, підприємства відбивається у різних документах, які взаємозв'язані й становлять системи документації, застосовувані у сфері. Можна назвати безліч систем документації, які класифікуються різноманітні ознаками (територіальному, функціональному, рівню управління тощо.). Вирізняють функціональні системи документації -организационно-распорядительная, планова,отчетностатистическая та інших., тобто. притаманні усім органів управління. Системи документації, відбивають діяльність органів галузевого управління (міністерств, відомств), прийнято вважати галузевими. Можна виділяти різні підсистеми документації за рівнями управління, вони між собою тісно пов'язані Шекспір і їх важко розмежувати.

В Україні у країні у в зв'язку зі розвитком автоматизації управлінських процесів розроблено уніфіковані системи документації. Визначення, призначення, склад уніфікованої системи документації встановлюються ГОСТами. Документи різних систем повинен мати уніфіковану форму.

>Унифицированная система документації (>УСД) - система документації, створена за єдиним правилами і вимогам, яка містить інформацію, необхідну управління у певній сфері діяльності.

>Унифицированние форми документів розробляються та затверджуються міністерствами й. Вони обов'язкові до застосування переважають у всіх установах, організаціях, підприємствах незалежно від форми

власності. Міністерстві охорони здоров'я Російської Федерації розробляє медичні документи, Державного комітету Російської Федерації за статистикою - форми первинної облікової і звітної документації,Росархив РФ - систему організаційно-розпорядчою документації тощо.Унифицированние системи документації встановлюєОКУД.[7]

Можна дати класифікацію систем документації, співвідношення що у діловодстві різних установнеодинаково:[8]

1. Організаційні документи;

2.Распорядительная документація;

3.Информационно-справочние документи ісправочно-аналитическая документація;

4. Планова документація;

5.Отчетно-статистическая;

6. Кадрова документація;

7. Бухгалтерська документація.

Перелік можна було б доповнити іншими групами документів: договірна документація, протокольна документація колегіальних органів управління, податкова, документація із соціального захисту (для відповідних організацій).

Серед великого розмаїття документів підприємств і закупівельних організацій, які входять у перелічені групи,организационно-распорядительная управлінська документація (ОРД) займає центральне місце. ОРД класифікується втричі групи: 1) організаційні документи (статути, становища, інструкції, штатний розклад та інших.); 2)распорядительная документація (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки та інших.); 3) Інформаційно-довідкова документація (листи, акти, протоколи, довідки та інших.).

ОРД входить до складу інших систем (кадрова, бухгалтерська документація та інших.), про спеціальних систем. На жаль, на практика, у часто, різні групи документів працюють за своїм правилам, не об'єднаними єдиними принципами. Необхідно охарактеризувати окремі групи документів, включених в запропоновану класифікацію, і навіть розглянути Правила оформлення різних видів документів.

1.2. Професія – офіс-менеджер і топ-менеджер

 

Не всі у точності уявляють собі, що таке офіс, менеджер і менеджмент, тому що ці слова порівняно недавно увійшли до російську мову, тому розпочнемо з визначення понять. У переведенні з англійської слово «>office»означает:[9]

1) служба, місце, посаду, посаду;

2) перебування при владі, посаді;

3) відомство (взагалі, й у т.ч. підприємство, організація, установа);

4) відділ,

Страница 1 из 5 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація