Реферати українською » Менеджмент » Складання та оформлення ділових документів


Реферат Складання та оформлення ділових документів

Сибірський Державний університет шляхів

Кафедра «Світова економіка і туризм»

Самостійна робота

з дисципліни

>Документационное забезпечення управління

Тема

Упорядкування й ділові документи

Новосибірськ 2010


Зміст

Запровадження

Особливості підготовки й оформлення окремих видів документів

Наказ

Розпорядження

Рішення

Протокол

Вказівка

Укладання

Список літератури


Запровадження

>Управленческая діяльність властива всім установам, організаціям, і підприємствам. У процесі управління збирається, обробляється і передається дуже багато інформації. Ефективність управління залежить від обсягу, оперативності і достовірності інформації, більшість якій відбивається в документах. Нині більшість російських державних громадських організацій і комерційних фірм характерно відсутність упорядкованим системи ведення діловодства, як і раніше, що став саме раціональне і чітко організоване діловодство, що бдокументационное забезпечення управління організацією, може істотно збільшити ефективність діяльності підприємства. На жаль, поки що часудокументационное забезпечення діяльності російських підприємств здійснюється, переважно, стихійно і приймає до уваги чинну нормативну базу й досвід вдосконалення ДОП накопичений у Росії протягом останніх 175 років. Метою згаданої самостійної роботи є підставою ознайомлення з окремими видами документів, правилами їх оформлення, підготовки.


Особливості підготовки й оформлення окремих видів документів

Наказ

Під час упорядкування і оформленні наказів необхідно дотримуватися низки вимог, і правил, які забезпечують юридичної чинності документів, сприяють оперативному виконанню й наступному використанню в довідкових і науково-історичних цілях. Текст наказу і двох частин: фраза-констатація іраспорядительная. У констатованій частині викладаються цілі й завданняпредписиваемих діянь П.Лазаренка та причини видання наказу. Текст розпорядницької частини починається словами «наказую» великим шрифтом на окремої рядку.Распорядительная частина ділиться на пункти, якіномеруются арабськими цифрами. Кожен, у тому числі починається з вказівки музиканта, і конкретного дії, вираженим дієсловом у формі. Як виконавця можуть бути вказані організації, або структурні підрозділи розміщуються. Посадове обличчя вказується, якщо виконання пропонується конкретній особі. Виконавця пишуть в давальному відмінку (прізвище, посаду, найменування організації). Накази підписуються керівником або його заступником. Документи набирають сили з підписання чи доведення до виконавця. За змістом накази діляться на два виду: з особового складу і накази основний діяльності. У наказах з особового складу оформляються: прийом працювати, переклад, відрядження, надання відпустки, зміна прізвища, звільнення, заохочення, стягнення та інші юридичні факти, що у процесі управління кадрами (персоналом).

Накази з особового складу видаються суворій відповідності з Кодексом законів про працю РФ і є основою внесення записів в трудові книжки, послужні списки, особисті картки з обліку кадрів, нагородні, фінансові та інших документів. Під час прийому працювати обов'язково вказується встановлений розмір оплати праці (оклад, надбавка, індексація, тарифна ставка) й за необхідності, умови прийому: тимчасово (з… по…), з випробувальним терміном (його тривалість) тощо. п. Кожен пункт наказу з особового складу повинен закінчуватися посиланням на письмове підставу даного розпорядницького дії.

Проект наказу з особового складу зазвичай погоджується з усіма зацікавлені у цьому питанні посадовими особами. Передбачено обов'язкове візування таких наказів керівником кадрової служби. Накази з особового складу обов'язково реєструються у книзі (журналі) реєстрації чи реєстраційних картках. Перші екземпляри наказів про зарахування працювати, і навіть накази про переведення, звільнення, зміні прізвища підшиваються на окремий справу з номенклатурі справ (Накази з особового складу). Накази з особового складу, відповідно доКЗоТу РФ, доводяться до працівників під розписку. Термін збереження наказів з особового складу (крім наказів про надання відпусток і відряджанні співробітників (вони 3 року)) та особистих карток (форма №>Т-2) - 75 років. Потім усім співробітників фірми, крім узвичаєних тимчасову роботу, робітників і осіб молодшого обслуговуючого персоналу (ними ведеться тільки моя особиста картка формою №>Т-2), оформляється особисту справу. Наказ є поширеним виглядом розпорядницького документа, які у практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ чи його структурних частин; затвердження становища, інструкцій, правив і т. п. документів, потребують затвердження; з усіх питань внутрішнє життя установи, організації, підприємства, і навіть з питань прийому, переміщення, звільнення працівників тощо.

Реквізити наказу: назва документа «Наказ», дата, індекс, місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис керівника, позначка про узгодження.

Розпорядження

Це правової акт, друкований одноосібно керівником, переважно, колегіального органу управління у цілях дозволу оперативних питань. Зазвичай, має обмежений термін дії й вона стосується вузьке коло організацій корисною і посадових осіб.

Розпорядження за наявною практиці також видають керівники підприємств із питань приватного характеру. Розпорядження складаються і оформляються за тими самими правилам, як і накази. Відмінності зводяться до чого:распорядительная частина відокремлюється від констатуючій словом ">ПРЕДЛАГАЮ" чи ">ОБЯЗЫВАЮ", яку ж, як і наказах друкується окремим рядком від поля прописними літерами, чи ні будь-якого слова, тобто. безпосередньо слід за констатуючій частиною після двокрапки.

Рішення

Рішення — правової акт, який приймає колегіальними органами з метою дозволу найважливіших питань їх компетенції. Текст рішення колегіального органу складається з констатуючій і розпорядливої частин. У першій частині вказують причини мети прийняття цього рішення, на другий — найменування колегіального органу, приймає рішення, потім на окремої рядку прописними літерами слово «ВИРІШИВ». У документах колегіальних органів текст викладають від третя особа однини.Распорядительную частина допускається ділити на пункти, у яких вказують дії, музиканта, і термін виконання. Останній пункт рішення вказують найменування посади, ініціали і прізвище особи, яким покладено контролю над виконання рішення.

Рішення оформляються спільною для бланку колегіального органу і мають реквізити: назва виду документа «Рішення», дата (датою рішення є дата засідання колегіального органу), місце видання, реєстраційний номер, заголовок до тексту, текст, підпис (рішення підписує голова колегіального органу). Рішення може мати докладання, свідчення про які вони дають у відповідних пунктах тексту, наприклад: «затвердити прикладену інструкцію з діловодства».

Протокол

>Фиксирует хід обговорення запитань і прийняття рішень зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Протокол, ведеться під час засідання. Вести протокол повинен секретар або спеціально призначені обличчя. Протокол оформляється формою загального бланка. У його формуляр входять: найменування відомства, найменування установи (то, можливо найменування структурного підрозділи), вказівку виду документа (протокол), дата засідання, номер, місце засідання, гриф затвердження, заголовок, текст, підписи. На протоколі, що містить інформацію обмеженого поширення, проставляється гриф «Для службового користування», який друкується у правому верхньому розі першого аркуша протоколу. Протокол оформляється на стандартному бланку протоколу чи загальному.

Залежно від висвітлення ходу засідання протоколи можутьбать короткими і з повними. У коротких зазначається лише порядок денний, прізвища доповідачів, які у ухваленні рішення. Повні протоколів із викладом змісту виступів, дозволяють судити як про характер самого наради, а й діяльності організації у цілому. Заголовок протоколу містить вказівку виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нараду) і назву колегіального органу і обговорюваний питання. Текст протоколу розпадається на частини: основну , ввідну . Одне слово «голова» починають протокол; воно друкується після двох інтервалу після заголовка, прямо від полів з нульового становищатабулятора з великої букви; після тирі вказують прізвище голови, ініціали. У протоколі засідання постійно чинного колегіального органу присутні постійні члени вказуються в алфавітному порядку. Після них записуються прізвища запрошених із їхніх посади. На розширених зборах і засіданнях з великою кількістю присутніх до їхнього складу вказується кількісно, а, по фамільний список додається до протоколу. Більшість тексту протоколу будується за розділами, відповідним пунктах порядку денного. За кожним пункту можуть бути такі частини: Слухали - Виступили – Вирішили (Вирішили). Цей вислів пишуться прописними літерами, кожне з новою рядки, після нього ставиться двокрапка. Слово «Слухали» починає розділ в кожному пункту порядку денного. Воно пишеться в одній рядку за цифрами, які позначають порядковий номер питання. Прізвище і ініціали доповідача й виступаючих в дебатах вказуються з новою рядки у абзаці. Зміст виступів викладається від третя особа однини. Якщо є тексти доповідей та виступів, де вони записуються до протоколу, а ще через тирі після прізвища доповідача чи котрий виступив вказується: «Текст доповіді (виступи, повідомлення) додається». Завершальна частина розділу в кожному пункту порядку денного - запис прийнятого по обговорюваного питання рішення (постанови). Рішення, містять декілька питань, поділяються на пункти та підпункти,нумеруемие арабськими цифрами.Постановляющая частина рішень, як і розпорядницькі документи, мусить бути конкретна й утримувати свій складові: кому, що і якого числу. При виборах посадових осіб, у протоколі вказуються результати голосування кожної кандидатурі окремо. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців як самостійних документів - постанов, і рішень; наводяться у життя наказами. У інших випадках робиться виписка з протоколів.

Копії протоколів за необхідності розсилаються зацікавленим організаціям, і посадових осіб відповідно до покажчиком розсилки; покажчик становить підписує виконавець структурного підрозділи університету, яке готувало розглянути питання. Прийняті рішення доводяться до виконавців як виписок із протоколів, які оформляються на відповідному бланку і посвідчуються печаткою. Виписка з протоколу є на точну копію частини тексту справжнього протоколу, що належить до тому питання порядку денного, яким готують виписку. У цьому відтворюються і всі бланка, вступна частина тексту, питання порядку денного, яким готується виписка, і текст, який відбиває обговорення питання й своє рішення. Виписка з протоколу завіряється секретарем засідання. Якщо виписка представляється до іншої організацію, вона завіряється печаткою.

Вказівка

Вказівка - розпорядливий документ, друкований органів соціального захисту переважно з питань інформаційно-методичного та оперативної характеру, і навіть з питань, що з організацією виконання наказів, інструкцій та інших тих нормативних документів цієї організації чи вищих органів. Вказівка діє не більше даного органу соціального захисту та його підвідомчої мережі. Підготовка та оформлення вказівок виробляється аналогічно порядку підготовки й оформлення наказів, лише констатуюча частина завершується словами «зобов'язую», «пропоную». Якщо вказівку містить лише роз'яснення про порядок застосування будь-якого нормативного документа, то слова «зобов'язую» і «пропоную» може бути опущені. І тут вказівку набуває форми інформаційного листи, яка доволі використовують у галузі. Вказівка оформляється спільною для бланку. Вказівки підписуються керівником та її перший заступник, інші заступники заслуговують підписи покурируемим ними напрямам діяльності органу соціального захисту, якщо цього права обумовлено в якомусь нормативному акті даного органу. Якщо з цих документах даються вказівки з питань, які курируються кількома заступниками, всі вони підписуються керівником органу соціального захисту або його перший заступник.

Підписані вказівки реєструються і формуються окремо від наказів. Реєстраційний номер вказівки складається з порядкового номери документа не більше календарного року й буквеного індексу "у".Буквенний індекс "і" проставляється у разі, якщо вказівку набуло форму інформаційного листи (яке друкується вже в бланку листи). Скасування раніше виданих вказівок чи інформаційних листів то, можливо зроблена наказами, вказівками, і навіть вищим органом, чи його дія може відбуватися бути призупинено відповідними компетентні органи.


Укладання

У цьому роботі ми ознайомилися із деякими з видів документів: наказ, вказівку, розпорядження, рішення, протокол і розглянули Правила оформлення, підготовки, термінах роботи з ними бачимо, що чітка й правильне оформлення документаційною діяльності одна із найважливішим аспектів успішної компанії, фірми, організації. Коли підприємстві немає чіткої організація роботи з документами, те, як наслідок цього закономірно поява документів низьку якість як і оформленні, і у повноті і їхні коштовності котра міститься у яких інформації, збільшення термінів їх опрацювання. Це спричиняє погіршення якості управління і збільшення термінів прийняття прийняття рішень та числу невірних рішень. Надійність і якість управління залежить від якості і достовірності, оперативностіприема—передачи інформації, правильної постановкисправочно—информационной служби, чіткої організації пошуку, збереження та використання документів.


Література

1. Кірсанова М. В.,АксеновЮ.М, «Курс діловодства»,Москва-Новосибирск,2009г

2. КузнєцоваТ.В. «Діловодство і технічну документацію». – М.: Вищу школу,2007г

3. В.А. Кудрявцев «Організація роботи з документами» - М.,2007г

4. Кірсанова М. В. «Сучасне діловодство». — М.: Новосибірськ: 2003 р.

5.artprojekt/


Схожі реферати:

Навігація