Реферат Діловодство

Федеральне агентство за освітою й науці РФ

Костромської державний технологічний університет

Кафедра економіки та управління

 

Контрольна робота № 1

на уроках

«Документирование управлінської діяльності»

Виконала

студент заочного факультету

спеціальність «Бухгалтерський облік,

аналіз політики та аудит»

Перевірила

Дерев'янкіна О.А.

Кострома 2008 р.


Зміст

1. Правила оформлення комерційних контрактів

2. Ознаки угруповання документів мають у справи

3. Упорядкування «доповідній записки»

4. Список використовуваної літератури


Питання № 1. Правила оформлення комерційних контрактів

У ДК РФ перераховані 25 видів зобов'язань, які оформляються через укладання договору. До кожного виду договору вказуються свої норми оформлення. Для деяких видів договорів вказуються також підвиди, мають свої особливості. Наприклад, купівля-продаж може оформлятися договором роздрібної купівлі-продажу, договором поставки товарів, договором поставки для державних потреб, договором енергопостачання, договором контрактації, договором продажу нерухомості, договором продажу підприємства.

Основними документами у відносинах між організаціями комерційні контракти (договори). Контракт - документ, являє собою угоду й регулювання відносин, висвітлює такі питання: характер угоди, умови поставки, терміни поставки, транспортування, упаковування й маркірування, ціна, якість, оплата, гарантії, правничий та обов'язки сторін.

Укладання конкретний контракт звичайно починаються з пропозиції його укласти - напрями оферти. Оферта повинна містити основні умови запропонованої угоди (ст.435 Цивільного кодексу РФ). Прийняття пропозиції іншим боком вважається акцептом (згодою). Укладання договору може статися шляхом обміну документами за допомогою поштового, телеграфної, телетайпной, телефонної, електронної чи іншого зв'язку, що дозволяє напевно встановити, що він виходить із боку за договором (ст. 434 ДК РФ).

Договірні відносини можуть бути і встановлено шляхом уявлення однієї зі сторін проекту контракту. Отримавши проект, інший бік трактується і якщо ні заперечень, підписує. Один примірник контракту повертається боці, котра становила проект.

Составными частинами контракту є:

-назва виду та заголовок документа (договір купівлі-продажу, контракт про поставки, контракт про технічному сприянні);

-дата, місце складання, номер;

-найменування сторін (огрядні дами і скорочені назви фірм);

-предмет контракту;

-умови і продовжити терміни поставки, перевезення, зберігання, упаковки, маркування, реклами й реалізації;

-умови і продовжити терміни оплати, особливості і Порядок розрахунків;

-порядок приймання-складання виконаних робіт;

-відповідальність сторін (зокрема санкції за невиконання прийнятих зобов'язань);

-гарантії, страхування і форс-мажорні обставини;

-перехід права власності й ризики;

-порядок вирішення суперечок;

-юридичні адреси сторін (із зазначенням поштових адрес, банківських реквізитів, номерів телефонів, факсів);

-підписи посадових осіб (із зазначенням посад, розшифровок підписів, і дат підписання документів);

-друку фирм-контрагентов.

Вищого ступенем складності порівняно з угодою внутрішнього характеру відрізняється зовнішньоторговельний договір. Зовнішньоторговельний контракт може більше докладно і суворо формулювати умови договору. Контракт зовнішньоторговельної купівлі-продажу - це, зазвичай, багатосторінковий документ. Він зазвичай містить ввідну частина, реквізити сторін (юридичну адресу та банківські реквізити), такі основні умови: предмет договору, ціна, термін поставки, спосіб упаковки товару, умови оплати, приймання з якості та кількості, гарантії якості поставленого товару, базисні умови поставки чи правничий та обов'язки сторін, санкції за прострочення постачання, санкції за невиконання договору, визволення з відповідальності, порядок набрання чинності, цессия (поступка) договору, лад і правові наслідки розірвання договору тощо.

Текст зовнішньоторговельного контракту необхідна оснащувати значно ширшим набором гарантій виконання тій чи іншій стороною своїх договірних зобов'язань, ніж текст контракту між фізичними чи юридичних осіб одному й тому ж таки державної приналежності (наприклад, заставу, задаток, аванс, банківську гарантію тощо.).

Найменування сторін у договорі, країни їхньої належності, повинні прагнути бути точними, без скорочень. Неприпустимо використовувати різноманітних скорочення співробітників і абревіатури, якщо це не загальновизнані найменування. Найменування сторін у договорі, країни їхньої належності, мали бути зацікавленими точними, без скорочень. Неприпустимо використовувати різноманітних скорочення вантажовідправки і абревіатури, якщо це не загальновизнані найменування. При ідентифікації договірних сторін точно вказують фірмові найменування, під якими партнери зареєстровані у торговому (державному) реєстрі країни приналежності; їхній правовий становище (організаційно-правова форма), включаючи номер і тип ліцензії даний вид діяльності, юридичний і фактичний адреси. Контракт то, можливо пронумеровано. Договір підписується уповноваженими особами, їх підписи, зазвичай, скріплюються печатками.

Договори, составляемые з урахуванням громадянського права, стосуються як підприємств, установ і закупівельних організацій, а й банків (бо існує спеціального банківського законодавства). Особливості оформлення банківських договорів визначає те що діяльності банку гроші самі виступають як товар. Так на роботу банку мають прямий стосунок такі договори, як договори банківського рахунки та банківського вкладу, кредитний договір тощо.

Контракти є документами, підлягають утвердженню, на них ставиться гербова печатка.

Справді, надзвичайно важливо правильне оформлення комерційних контрактів. Під час упорядкування контрактів та його укладанні слід приділяти особливу увагу правової грамотності тексту, уникати двозначних формулювань, детально висвітлювати умови договірних відносин, і навіть старанно перевіряти правильність написання юридичних адрес предприятий-контрагентов. Адже, як стверджує стаття 431 Цивільного Кодексу, при тлумаченні умов договору судом береться до уваги буквальне значення його слів і висловів.

http//www.referatbar.ru/referats/427FE-1.html


Питання № 2. Ознаки угруповання документів мають у справи

У процесі діяльності фірми отримують користь створюють дуже багато документів. Швидкий пошук і освоєння використання документів можливі лише за їх чіткої класифікації, тому однією з основних питань роботи з документами є розробка номенклатури справ.

Номенклатура справ складається по уніфікованої формі, де кожна графа має призначення та вимагає правильного заповнення.

Номенклатура справ – документ багатоцільового призначення.

Головним призначенням номенклатури є систематизація документів, що дозволяє розподіляти документи після їхнього виконання у справи і визначальна систему зберігання документів мають у установі.

Кожне справа включає у собі документи одного терміну зберігання, в такий спосіб, номенклатура справ дозволяє спочатку проводити експертизу цінності документів.

Індексацію справ, закріплена номенклатурою справ, використовується при реєстрації документів.

Номенклатура справ можна використовувати як схема побудови довідкової картотеки на виконані документи.

Номенклатуру справ використовують замість опису коли аграрії здають справ з термінами зберігання до 10 років.

Складаючи опису для справ постійного насилля і довгострокового терміну зберігання, також використовують номенклатуру справ.

Вивчаючи структуру організації, номенклатуру справ використовують як довідковий матеріал.

Для упорядкування та оформлення номенклатури справ користуються нормативно-методичної документацією. Архівні установи розробили методичні посібники з складання номенклатури справ установ.

Простейшей класифікацією документів є угруповання в справи.

Угруповання документів мають у справи відбувається за наступним ознаками:      

номінальному;

предметно-вопросному;

авторському;

кореспондентському;

хронологічного.

Номінальний ознака – угруповання за одну справа документів жодного виду – наказів, протоколів тощо.

Предметно-вопросный ознака – воно до однієї папку документів стосовно питання, наприклад: Судове справу, або Документи про будівництво нового навчального корпусу.

Авторський ознака – до справи збираються документи одного автора (комісії, установи, особи). Наприклад, Матеріали предметних комісій, Матеріали перевірок Комітету праці та зайнятості.

Корреспондентский ознака – листування з певним кореспондентом, наприклад: Листування з фабрикою “Нова зоря”.

Хронологічний ознака (бухгалтерська документація) – застосовується у тому випадку, коли перше місце виступають тимчасові параметри документів, наприклад: Звіти про відвантаження товарів на січень.

Номенклатура справ маєш бути у кожному установі, фірми й охоплювати всі документи, створювані у процесі своєї діяльності. Номенклатури справ бувають трьох видів: індивідуальні (для певної фірми, функціонального підрозділи), приблизні і типові.

Типові і приблизні номенклатури справ, складаються для однорідних характером діяльності організацій.

Приблизна номенклатура справ мають рекомендаційний характер.

Типова номенклатура справ носить обов'язкового характеру.

Номенклатура справ складається кожному за функціонального підрозділи фірми, обличчям, відповідальних ведення діловодства із провідних фахівців підрозділи. Узгоджується з архівом і підписується обличчям, відповідальних ведення діловодства у цьому підрозділі.

У невеличких фірмах номенклатура справ стверджується керівником, у крупних фірмах – керівниками підрозділів.

Номенклатура справ складається чотири примірниках:

перший – зберігається в діловодної службі установи, фірми;

другий – чи державній архіві;

третій – в відомчому архіві;

четвертий – робочий примірник.

Зведена номенклатура справ складається значних фірм і становить звід всіх номенклатур справ підрозділів.

Номенклатура вводять у дію з початку наступного календарного року. Якщо функціями і завдання установи не змінюються, узгоджена раніше номенклатура передруковується наступного року з відповідними поправками й утверджується керівником установи.

Не менше десь у 5 років номенклатура підлягає пересоставлению й узгодження наново. Протягом року затверджена номенклатура справ може доповнюватися новими, не передбаченими справами, можуть уточнюватися терміни зберігання окремих справ.


Питання № 3. Упорядкування «доповідній записки»

Доповідна записка

28.09.2008

Кострома

Про призначення документальної

ревізії у книгарні № 20.

При інвентаризації товарних фондів магазину № 20 27.09.2008 виявлено недостача різних товарів у сумі 13210 рублів.

Прошу Вас призначити документальну ревізію товарних операцій магазину № 20 з 01.01.2008 по 27.09.2008.

Заступник

відділу М.Є. Зимарина


Список використовуваної літератури

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системи документації

2. Л. В. Павлюк, Т.И. Кисельова, Н.І. Воробьёв «Довідник з діловодства, архівному справі і основам роботи з комп'ютері». Вид. 7-ме перераб. і доп. -М-Спб.: «Видавничий будинок Герда», 2002.

Схожі реферати:

Навігація