Реферати українською » Менеджмент » Складання та оформлення ділових документів


Реферат Складання та оформлення ділових документів

Міністерство освіти і науки Російської Федерації

Державне освітнє установа

вищого професійної освіти

«>Хабаровская державна академія економіки та права»

Кафедра аудиту й економічного аналізу

Контрольна робота

По дисципліни Ділове спілкування

Варіант № 10

>Виполнил студент

>Семина Юлія Петрівна


1. Основні особливості ділового спілкування

Особливістю ділового спілкування те, що воно виникає з урахуванням і з приводу певного виду, що з виробництвом будь-якого продукту чи ділового ефекту. І тут боку ділового спілкування виступають на формальних (офіційних) статусах, які визначають необхідні норми і стандарти, зокрема і етичні.

Можна виокремити такі особливості ділового спілкування:

- партнер в діловому спілкуванні завжди постає як особистість, значуща для суб'єкта;

- які спілкуються людей відрізняє хороше порозуміння у питаннях справи;

- основне завдання ділового спілкування – продуктивне співробітництво [5].

2. Програмне забезпечення створення документів

Технічні кошти, використовувані упорядкування документів, класифікуються за способом створення документів.

Основні можливості комп'ютерних технологій у створенні документів:

- конструювання бланків в організацію;

- підготовка документи й розміщення їх у пам'яті;

- використання шаблонів у створенні документів;

- пошук, збереження і редагування тексту документів [9].

Створення простих документів ефективніше здійснювати за комп'ютером з допомогою широкого арсеналу програмних засобів, тим паче це виправдає себе за створенні складних документів, виділені на наступного тиражування. Упорядкування таких складних, часом і високохудожніх, документів вимагає виконання наступних процедур: набору тексту, редагування, коректури, підготовки ілюстрацій, макетування і верстки сторінок, друку.

Усі процедури створення документа можна ефективно виконати на ПЕОМ, оснащеною сканером і набором проблемно-орієнтованих додатків, й у першу чергу програм текстового редагування чи настільною видавничої системи. Сканер можна використовувати для входження у документ окремо підготовлених фрагментів: малюнків, фотографій, схем, печаток, підписів, і ін.

Нині, в організаціях найчастіше використовується інтегрований пакет фірми Microsoft (MS)Works який би у собі текстовий редактор, електронну таблицю і системи управління базами даних (>СУБД). Широко відома інтегрованих систем система Microsoft Officefor Windows, куди входять у собі текстовий редактор MS Word, табличний процесорMs Excel,СУБД MSAccess (у професіональній версії Microsoft Office), електронної пошти MS Mail і його розширення MSFormDesigner, програму електронного секретаряSchedule, програми обслуговуванняфакс-модемов MSAtWork PCFax, техніки для презентацій MS Power Point та інших [8].

3. Ділові наради

Ділове нараду - поширене форма ділового спілкування, де від участю колективу обговорюються і вирішуються виробничі питання та проблеми [11].

Суть ділового наради у тому, щоб забезпечити дискусію та спробу виробити рішення.

Теоретично управління ділове нараду окреслюється форма організованого, цілеспрямованого взаємодії керівника з колективом у вигляді обміну.

Оскільки ділове нараду - це діяльність, що з прийняттям рішень групою осіб, на характер виступів його і вкриваю його результати серйозний вплив надають такі особливості групового поведінки, як розподіл ролей групи, відносини між членами групи, групове тиск.

Успіх наради залежить від цього, як він учасники дійдуть розумінню завдання. Ретельне планування таких елементів, як мети, склад учасників, порядок денний і проведення, - ключі до продуктивної нараді.

Найчастіше ділові наради проводяться:

- за необхідності прийняття колективного рішення з урахуванням рівного права кожного висловлювати і обгрунтовувати власну думку;

- якщо вирішення питання зачіпає інтереси одночасно кількох підрозділів компанії фірми;

- для вирішення питання необхідно скористатися думками різних груп працівників.

Рекомендації щодо ділових нарад: - забезпечити початку наради в призначений час, уявлення учасників, оголошення порядку денного і виклад предмети й мети наради;

- чітка й зрозуміле всім присутнім виклад висунутої до обговорення проблеми, постановка питань, виділення основних моментів, що сприяє формуванню нараді творчої дискусії;

- ретельна фіксація виступів учасників наради, розкривають труднощі й перешкоди і що б шляху їхнього подолання.Относящиеся до цього визначення, питання, вимоги, аргументи, альтернативні рішення слід формулювати те щоб спонукати учасників за розбір цієї проблеми пошукам шляхів її вирішення;

- коректне переривання тих виступів, які повторюють загалом вже викладені факти, носять нераціональний, великий, суперечливий і поверховий характер чи позбавлені конкретності;

- періодичні узагальнення вже досягнутого, чітка формулювання завдань, які ще належить вирішити, негайне з'ясування всіх непорозумінь, виникаючих між учасниками наради;

- узагальнення успіхів у висновок наради, визначення що випливають із нього завдань, вказівку осіб, відповідальних їхнє виконання, вдячність співробітникам за у роботі наради;

- складання протоколу результатів, яку повинні одержати всі присутні. Протокол є офіційним документом, виходячи з якого керівник зможе вимагати від працівників виконання прийнятих рішень.

Ділові наради класифікуються з таких підстав:

- приналежність до сфери життя: ділові адміністративні, наукові чи науково-технічні (семінари, симпозіуми, конференції, з'їзди), збори і засідання політичних, профспілкових та інших громадських організацій, об'єднані наради;

- масштаб залучення учасників - міжнародні, республіканські, галузеві, регіональні, обласні, міські, районні, внутрішні (масштабу однієї організації, або її підрозділів);

- місце проведення - місцеві, виїзні;

- періодичність проведення - регулярні, постійно діючі (збираються періодично, але не матимуть стійкою регулярності);

- кількість учасників - у вузькомусоставе-до 5 людина, в розширеномусоставе-до 20 людина, представницькі - більш 20 людина.

Ділові наради можуть класифікуватися за тематикою аналізованих питань, формою проведення, по основний завданню.

Наради поділяються на інструктивні, оперативні (диспетчерські), проблемні.

Отже, ділове нараду є форму груповий діяльності; відповідно чинники, що визначають ефективність, пов'язані насамперед з умінням організовувати групи й управляти ними груповим поведінкою. На відміну від ділової розмови, коли співрозмовники мусять брати до уваги особливості особистості, мотивів, мовних характеристик одне одного, мовленнєвий поведінка учасників ділового наради багато в чому знеособлено, підпорядковане інтересам і очікуванням тієї групи, представниками якому вони себе вважають [12].

4. Коротка характеристика підприємства (фірми) і організація роботи з документами

Це питання розглянемо з прикладу комерційного Банку.

Банківська справу і банківські операції євисокоспецифичними.Специфичен обліку операцій документообігу банку.

Банк працює з власними засобами, засобами клієнтів, позиковими засобами розміщуючи їхнього капіталу від своє ім'я в активи.

Банк, будучи фінансовим посередником, відповідно до Законом «Про банки та надійної банківської діяльності», здійснюють такі основні види операцій:

- залучення коштів фізичних юридичних осіб у вклади (до запитання і певний строк);

- розміщення залучених від свого імені й власним коштом;

- відкриття музею та ведення банківських рахунків фізичних юридичних осіб;

- здійснення розрахунків з дорученням фізичних юридичних осіб, зокрема банків - кореспондентів, з їхньої банківських рахунків;

- інкасація коштів, векселів, платіжних і розрахункових документів і майже касове обслуговування фізичних юридичних осіб;

- купівля - продаж іноземної валюти у грошовій і безготівкової формах (по окремої ліцензії);

- залучення у внески, й розміщення дорогоцінних металів (по окремої ліцензії);

- видача банківських гарантій;

- видачу поручительств за третіх осіб, які передбачають виконання зобов'язань в грошової форми;

- придбання права вимоги від третіх осіб виконання зобов'язань в грошової форми;

- довірче управління коштами й іншим майном за угодою з фізичними і юридичних осіб;

- здійснення операцій із дорогоцінними металами і коштовним камінням відповідно до законодавством Російської Федерації;

- надання оренду фізичним та юридичним особам спеціальних приміщень чи що у них сейфів для зберігання документів і майже цінностей;

- лізингові операції;

- надання консультаційних та інформаційних послуг.

Банк вправі й інші операції відповідно до чинним законодавством. Перелік дозволених операцій визначається ліцензією, котру видають кредитної організації Банком Росії [10].

Документообіг у банку - це проходження банківських документів інстанціями, у певному їх послідовність, з початку оформлення і операції до її завершення які з відбитком в обліку.

Документообіг має дві найважливіші складові:

- порядок здійснення документообігу щодо окремих операціям (розрахунковим, касовим);

- графік документообігу (визначає конкретний час (інтервал) для розрахунково-касового обслуговування клієнтів, проведення кредитних і депозитних, і навіть міжбанківських операцій та операцій на фондовому ринку час проходження документів за всі ділянкам їх опрацювання). Ключовим загальним інтервалом, визначальним все графіки документообігу у конкретних операціям, є "операційний день" - час, протягом якого операції проводяться зі своїми наступним відбитком в обліку поточного дня.

Порядок здійснення документообігу та її графіки розробляються кожним банком самостійно й більше затверджуються керівником банку. У цьому організація документообігу мають забезпечувати виконання таких основних вимог:

- всерасчетно-денежние документи, що надійшли до банку протягом операційного дня, підлягають прийому, оформленню і відображенню за рахунками бухгалтерського обліку той самий день;

-расчетно-денежние документи, що надійшли до банку після закінчення часу операційного дня, проводяться за рахунками клієнтів, зазвичай, наступним робочим днем. Конкретне час завершення операційного дня встановлюється керівником установи банку.

При здійсненні обслуговування:

- прийом розрахунково-грошових документів від клієнтів - юридичних осіб у протягом операційного дня виробляється безпосередньоучетно-операционними працівниками (чи централізованому порядку через абонентські осередки чи через спеціальних працівників). Увнеоперационное час документи здають у банк через спеціальні ящики;

- розрахункові і касові операції приватних осіб виробляються протягом операційного дня безпосередньо відповідальним виконавцем, виконуючим відповідні операції;

- операції самого банку з оформленню кредитів і депозитів, і навіть щодо реалізації боргових зобов'язань зазвичай виробляються в операційне час.Внутрибанковские операції проводяться в другої половини дня.

Робочий деньучетно-операционних працівників організується з такою розрахунком, щоб забезпечити своєчасне оформлення вступників розрахунково-грошових документів і майже відбиток їхньої у бухгалтерському обліку з балансовими і позабалансовим рахунках з упорядкуванням щоденного балансу.Поступающие документи передаються на ЕОМ протягом усього дні, у відповідність до графіком здачі документів. Передача документів нателетайпние встановлення і телеграф передбачена у графіку принаймні оформлення розрахункових документів клієнтів до проведення за рахунками клієнтів - і складання із них телеграм переважно у другій половині дня. Усіденежно-расчетние документи, підлягають відправленню іншим банківських установ, вирушають на того самого дня.

Документообіг за розрахунками між банками в російських банках і розрахунково-касових центрах організується відповідно до Положення «Про організацію міжбанківських розрахунків біля Російської Федерації» і «Про організацію розрахунків між банками різних республік» [7].

Оформити інформаційно-довідковий документ відповідно до вимогами ГОСТ Р 6.30-2003

Наведемо приклад оформлення бланка листи.

>НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ІНСТИТУТГОРНОГО СПРАВИ

вул. Тургенєва, 51,г.Хабаровск, 680000

>тел.(4212)77-11-01, телетайп 0200002

ОКПО 00000000,ОГРН 0000000000000

ІПН КПП 0000000000 000000000

Директору

науково-дослідного інституту радіаційної техніки

>А.С.Штаню

09.10.2008 № 13-3/54

На № 15-4/79 від 27.08.2003

Про повернення технічного проекту на АСУ «Кадри»

>Возвращаем технічний проект на АСУ «Кадри» у зв'язку з тим, що вона має істотними недоліками, потребують переробки.

Пропонуємо направити співробітника до обговорення що виникли питань.

Просимо повідомити заздалегідь про час його відрядження.

Додаток: на 1 л. у два прим.

Заступник директора особиста підпис І.І. Іванов

>Семина Юлія Петрівна

>Тел. 50 37 13


>БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Банк, В.Р. Організація і бухгалтерський облік банківських операцій – М.: Фінанси і статистика, 2004.

2.БасаковМ.И. Діловодство і кореспонденція у питаннях і відповідях: Навчальний посібник для студентів економічних вузів і коледжів. 5-те вид., перераб. ідоп. — Ростов –>на-Дону, «Фенікс», 2007.

3.БотавинаТ.А. Етика ділового спілкування. – М.:Инфра-М, 2004.

4. ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированние системи документації.Унифицированная система організаційно-розпорядчою документації. Вимоги до оформлення документів. — М.: Вид-во стандартів, 2003.

5.Данцев А.А.,Нефедова Н.В. Російську мову й культура промови. – Ростов-на-Дону, 2005.

6. Діловодство (організація та технологіядокументационного забезпечення управління): Підручник для вузів. М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

7. Козлова,Е.П., О.Н.Галанина Бухгалтерський облік в комерційний банках– М.: Фінанси і статистика, 2006.

8. Левін А. Самовчитель корисних програм. – М.: «>Нолидж», 2009.

9. Макарова М. Комп'ютерне діловодство. Навчальний посібник. –М.,2008.

10. Смирнова,Л.Р. Банківський облік– М.: Фінанси і статистика, 2006.

11.ХолоповаТ.И., Лебедєва М. М. Протокол і етикет для ділових людей. – М.:ИНФРА-М, 2004

12. Електронний ресурс:mgup-vm/russian/08.html


ТЕСТ № 10

1. Яким буває вербальне спілкування ?

а) усне;

б) письмове;

в) міміка.

2. Які групи документів звертаються до організаціях ?

а) організаційні документи;

б) розпорядницькі документи;

в) інформаційно-довідкові документи;

р) фінансово-бухгалтерські документи.

3. Чи є спілкування частиною ведення справ організації ?

а) так;

б) немає;

в) іноді.

4. Умови застосування позиційного підходи до ведення переговорів:

а) негайний виграш важливіше майбутніх відносин;

б) інтереси сторін взаємозалежні;

в) компроміс принципів неприйнятний для сторін;

р) прагнення співробітництву, а чи не суперництву.

5. До формальним методам розуміння можна віднести:

а) слухання;

б) спостереження;

в) участь;

р) зондування.

6. Яким то, можливо спілкування за змістом ?

а) когнітивним;

б)деятельностним;

в) матеріальним;

р) мотиваційним;

буд) кондиційним.

7. Які бар'єри можуть бути у процесі спілкування ?

а) сенсорні;

б) інформаційні;

в) технологічні;

р) соціальні;

буд) індивідуальні.

8. До загальним функцій документа можна віднести:

а) культурну;

б) комунікативну;

в) інформаційну;

р) доказову;

буд) соціальну.

9. Які вимоги можуть пред'являтися до інформації ?

а) достовірність;

б) повнота;

в) економічність;

р) оперативність;

буд) стислість.

10. Які документи необхідно стверджувати ?

а) тарифні ставки;

б) договори;

в) гарантійні листи;

р) доповідних записок.


Схожі реферати:

Навігація