Реферати українською » Менеджмент » Побудова системи інформаційного забезпечення


Реферат Побудова системи інформаційного забезпечення

Страница 1 из 4 | Следующая страница

Побудова системи інформаційного забезпечення


Зміст

1. Основні кроки

2. Що цього необхідно

2.1 Складові частини системи інформаційного забезпечення

2.2 Методи визначення потреб у інформації

2.3 Збір та обробка інформації з допомогою показників і систем показників

2.4 Приклади показників і систем показників

2.4.1Измеряемие величини в збалансованої системі показників

2.4.2Индикатори ризиків як інструментконтроллинга

2.5 Система звітності

2.5.1 Вимоги до звітам і до ієрархії звітів

2.5.2 Вимоги до сучасних системам звітності

2.6IT-поддержкаконтроллинга

2.6.1IT-поддержка у разі планування і свідомому урахуванні

2.6.2 Вибір стандартного програмного забезпечення

2.6.3 Практичний приклад: застосування програмного стандартного забезпеченняmySAPFinancials фірми SAP AG


1. Основні кроки

З одного боку, інформація необхідна для планування і місцевого контролю, проте, з іншого боку, інформація повинна вказувати на шанси стати і попереджати про ризики, тобто. стимулювати розвиток планування і функцію контролю. Від систематичного забезпечення інформацією залежить як успіх планування, і (по крайнього заходу, частково) наступна реалізація плану.

Критика щодо інформаційного забезпечення керівництва підприємств дуже поширена. Основні критичні зауваження такі:

інформація надходить занадто пізно;

інформація надмірно деталізована;

інформація необгрунтовано велика;

більшість інформації звертається до минулого;

інформація містить лише дані, які можна сформулювати кількісними показниками;

керівники окремих підрозділів отримують мінливу, а вони часто й суперечливу інформацію;

інформації, що стосується б майбутніх, що невідомих цілей, вочевидь не досить, тобто. питання інформаційного забезпечення стратегічного планування у часто залишається невирішеним.

Перший крок (етап) полягає у з'ясуванні потреби у інформації (мал.1). У цьому спочатку встановлюються організаційні рамки шляхом визначення виконавців завдань (часто це контролер) і часу, протягом якого мав бути здійснений аналіз потреби у інформації. Останнє залежить від специфічних чинників діяльності підприємства, наприклад, інформаційні потреби керівництва підприємства з короткими життєвими циклами продуктів і яка піддається швидких змін виробничої програмою також змінюються протягом короткого часу, що зумовлює часте повернення стосовно питання про про визначення потреб у інформації. Для аналізу інформаційними потребами існують численні методи (наприклад, інтерв'ю), що їх відібрано і реалізовані ось на чому етапі.

Часто одержувачі інформації схильні вимагати більше об'ємів інформації, не замислюючись у своїй про співвідношенні витрат й користі. Тож у рамках оцінки інформації необхідно обов'язково порушити питання: "Наскільки важлива вас цю інформацію й скільки були б готові неї заплатити?"

Як такого кроку визначається, як мають здійснюватися збирання та обробка інформації, яка потрібна на задоволення встановлених раніше інформаційними потребами. Залежно від цього, потрібна інформація стратегічного чи оперативного планування, різними будуть і джерела інформації. Щодо нижніх межах ціни короткий період можна, наприклад, отримати гроші з розрахунку витрат, інформацію ж ідеться про ризики на ринках збуту - виходячи з систем раннього попередження.

Отже формулюються вимоги до систем, "який виконує інформацію", наприклад, до розрахунків витрат, розрахунках показників обсяги виробництва чи надання послуг чи інвестиційним розрахунках. Особливу роль грає у своїй збалансована система показників, оскільки він трансформує стратегію підприємства у конкретні інформаційні дані, необхідних управління підприємством.

Для забезпечення успіху процесів збирання та опрацювання інформації необхідно чітке розмежування сфер відповідальності, тобто. необхідно визначити, хто збирає інформацію, хто її обробляє і хто координує цей процес на цілому.

Процеси передачі необхідно описати у межах наступного етапу шляхом розробки та побудови системи звітності. Система звітності стимулює заходи щодо управлінню підприємством, позаяк у звітах заданим показниками із системи планування протиставляються досягнуті фактичні показники. Наведені на мал.1 часткові етапи системи звітності детальніше розглянуті нижче.

Необхідної передумовою економічного функціонування системи інформаційного забезпечення є комп'ютерна підтримка. Надлишок ринкових пропозицій вимагає обгрунтованого підходи до вибору комп'ютерна техніка і особливо програмного забезпечення. Якщо ж підприємстві розробляється власне програмне забезпечення, токонтроллинг мусить стежити, щоб відповідні проектні матеріали створювали з орієнтацією наступну економічну і ефективну реалізацію проекту.

Отже, побудова всеосяжної системи інформаційного забезпечення завершує реалізацію ідеїконтроллинга - здійснення координації планування, контролю та інформаційного забезпечення з погляду завдань і інструментів.




2. Що цього необхідно

2.1 Складові частини системи інформаційного забезпечення

Планування контроль потребують інформаційному забезпеченні. Йдеться тому, щоб уся необхідна для планування і функцію контролю інформація надходила до відповідного місце у потрібний момент із необхідною ступенем точності й діють стискування. Інформаційне забезпечення керівництва від початку головне завдання контролера. Процес інформаційного забезпечення можна розділити сталася на кілька фаз.

Визначення інформаційними потребами: яка інформація потрібна, якому одержувачу, з яким точністю, з яким актуальністю і з якими тимчасовими інтервалами?

Збір та обробка інформації: добір і визначення внутрішніх та зовнішніх інформаційних джерел, і навіть термінів; урахування витрат на інформації і користь від її отримання; стиснення, об'єднання, зв'язок чи деталізація інформації.

Передача інформації та її інтерпретація: вибір можливостей подачі інформації (графічно, в таблицях, в формулах), інтерпретація чисел і показників (розкриття про причини і наслідків, пропозицію варіантів дій, заходів і керував прийняття рішень, проведення тренінгів).

Збереження інформації та її подальша раціональна обробка: вибір технічного оснащення для зберігання інформації та інструментарію зі сфери інформаційних технологій.

Нижче ми розглянемо специфічні аспекти названих фаз процесу інформаційного забезпечення.


2.2 Методи визначення потреб у інформації

Насправді навряд чи можливий розпізнати потреба у інформації апріорі. Ситуації, що у практиці підприємств, характеризуються тим, що потреба у інформації поступово розпізнається чи модифікується у процесі конкретизації планування. Визначення потреби у інформації на вирішення будь-якої наявної проблеми в плануванні доповнюється раннімраспознанием можливих майбутніх інформаційними потребами на вирішення невідомих проблем планування.

З погляду змісту інформаційні потреби може бути оперативними і стратегічними. Оперативна інформаційна потреба - це потреба у інформації до виконання поточних, постійно повторюваних завдань. На противагу цьому стратегічне управління потребує лише у такий інформації, якарелевантна з погляду довгострокового розвитку підприємства.

Інформація необхідна для процесу планування і місцевого контролю. Оскільки практично той процес неоднорідний разом й характеризується суттєвими відзнаками, обумовленими специфікою підприємств та його зовнішнього оточення, вказати єдині і прийнятні всім рамки інформаційними потребами неможливо. Потреби в інформації мають визначатися індивідуально кожному підприємстві. У цьому недостатнім виявляється їх формально-логічне "виведення" з утримання планів. Мають враховуватись вплив особистостей планових працівників та молодіжні організації планування.

Насправді й у теоретичної літературі можна зустріти багато спроб описати і систематизувати методи аналізу інформаційними потребами. З погляду співучасті "носія" інформаційними потребами у процесі визначення розрізняють такі методи.

Аналіз завдань визначає об'єктивні потреби у інформації шляхом аналізу процесів обробки інформації та прийняття рішень.

Аналіз документів досліджує документи, перебувають у розпорядженні відповідального у виконанні тих чи інших завдань.

Метод аналогічних висновків переносить інформаційні потреби одного "носія" цих потреб іншим.

Спостереження фокусує аналіз на виконанні завдань.

Інтерв'ю в тій чи іншій мері структурованим опитуванням "носія" інформаційними потребами.

З допомогою опитувального аркуша здійснюється письмовий опитування.

З використанням методу повідомлень "носій" інформаційними потребами становить "звіт" свої завдання та забезпечити необхідною їхнього реалізації інформації.

Неможливо дати конкретні пропозиції за те чи іншого методу. У практичній діяльності щодо потреб у інформації усі вони використовують у різних комбінаціях.

>Структурированний аналіз стратегічних інформаційними потребами, як показано у розділі 7, можна здійснити з допомогою збалансованої системи показників. У цьому кожному підприємстві ідентифікуються стратегічно релевантні та критично важливі успішну діяльність чинники, та був визначаються інформаційні потреби, необхідних управління ці чинники.

2.3 Збір та обробка інформації з допомогою показників і систем показників

Як підкреслювалося раніше, інформаційне забезпечення підприємства утворює фундаментальну основу для планування успішної реалізації розроблених планів. Збір, обробка і розподіл інформації є критичним чинником досягнення підприємством наміченої прибутку. Навіть якщо підприємство ефективно й цілеспрямовано реалізує ці процеси, він може домогтися стратегічної переваги в конкурентної боротьби. І тому необхідно розпізнати цінність інформації, якою володіє підприємство. Сума зібраної і обробленою інформації перевищує, зазвичай, можливості класичних інформаційних колій та джерел. Тому завдання полягає у структуруванні наявних знань та створення відповідного потребам доступу до базі знань. Таке структурування здійснюється за допомогоюметаинформации, приміром, по ключовим чизаглавним словами, відповідним продуктам чи процесам, і навіть по комунікативним джерелам інформації. Доступ до цього загальному банку даних може здійснюватися через "входи" до мережіИнтранет. Інтернет-технології полегшують створення умов та розвиток таких інформаційних систем. З виникненням Інтернету збирати інформацію став значна полегкість. Інформаційні масиви істотно збільшилися, цим селекція яку просять інформації одним із завдань збору інформації. Обробка зібраної в такий спосіб інформації та надалі залишиться найважливішим завданням всеосяжної системи інформаційного забезпечення. У цьому завдання контролера полягає як те, що з інформаційного масиву відбирати інформацію,релевантную керувати підприємством, і у тому, щоб обробляти й готувати цю інформацію керівництво підприємства.

Істотна проблема обробки інформації полягає у раціональному і здатний передати головний зміст "стисканні" і зіставленні наявного цифрового матеріалу.Числа, які у вузьке формі несуть інформацію про стан справ для підприємства, називаються показниками.

Показники є вихідними величинами (наприклад, ціни чи кількість штук), похідними (наприклад, суми, різниці) чи відносними величинами (наприклад,количество/период). Їх треба розуміти як арифметичне технічне засіб, яке слугує числовому вираженню інформації щодо різноманітних ситуацій, пов'язаних із затвердженням рішень.

Базовим принципом показників є стиснення окремих інформаційних даних відбиття ситуацій і взаємозв'язків з допомогою певної вимірюваною величини. З цією, проте, пов'язана небезпека, що з сильному стисканні інформацією одному показнику може бути втрачені важливі деталі описуваної ситуації, а цим втрачається можливість з відповіддю про причини зміни цей показник.

>Противодействовать цій небезпеці можна з допомогою арифметичного технічного розподілу, заміщення чи розширення окремого одиничного показника. Розподіл означає розкладання чисельника і/або знаменника дробу деякі складові чиподвеличини (наприклад, членування показника ">оборот/год" на показники "оборот продуктуА/год" чи "оборот продуктуА/месяц"). При заміщення чисельник і/або знаменник замінюються іншими величинами (наприклад, "обсяг збуту x ціна" замість "оборот"). При розширенні вихідний показник у чисельнику і/або знаменнику використовують у кількох математичних процедурах однаковою величиною - наприклад, внаслідокдисагрегации показника ">прибиль/совокупний капітал" чинником "оборот" отримуємо показники ">прибиль/оборот" [= рентабельність обороту] і ">оборот/совокупний капітал" оборотність капіталу].

З допомогою цих дій вихідний чи ключовою показник то, можливо розкладено на чи кілька показників. Так виникає ієрархічна система показників. Математичні зв'язку показників у такому арифметичній системі легко охоплюються і відбиваються з допомогою програм електронної обробки інформації.

Показники, які описують різні логічні взаємозв'язку, неможливо об'єднати з допомогою математичних дій. Проте, й у цьому випадку можливе побудова системи показників. Різні показники, пов'язані між собою з об'єктивно логічного погляду, належать до певній сфері показників (наприклад, показники ліквідності) і розглядають кожен показник окремо. У цьому говорять про системі упорядкування.

Під час створення системи показників необхідно враховувати такі ознаки її формування.

Показники повинні прагнути бути величинами, що відбивають кількісні характеристики, тобто. повинно бути (однозначно)измеряемими у грошових чи кількісних одиницях.

Між окремими показниками, утворюючими систему показників, нічого не винні існувати відносини конфліктного характеру, тобто. системи показників повинні являти собою вільну будь-яких внутрішніх конфліктів сукупність показників, упорядкованих виходячи зобъективно-логических критеріїв.

Показники можуть ставитися до даних як минулих, і майбутніх періодів. При здійсненні порівняльних розрахунків необхідно брати до уваги те що показники мали однакове тимчасове ставлення.

Побудова системи показників може бути довільно змінено щодо можливості порівняння результатів протягом щодо тривалого часу.

Витрати для збирання і обробку інформації та її користь має бути сумірні з.

Системи показників мають відображати істотне в концентрованої формі, але бути повними.

Система показників має сприяти раціональної роботі, тобто. переважна більшість цифрового матеріалу повинна містити ті показники, у яких одержувач потребує регулярно, а спеціальні (додаткові) частини системи показників повинні видаватись лише тоді необхідності.

Оскільки показники йдуть на відображення різноманітних ситуацій, для підприємства навряд чи може існувати хоч один підрозділ, яке охоплювалося б показниками. Тому можливості їх використання коштів і сфери застосування надзвичайно багатосторонні. Найважливіші функції показників і систем показників можна сформулювати так:

допоміжного засобу у разі планування, управління та контроль усім ієрархічних рівнях;

інструмент внутрішнього (порівняння підприємств чи бенчмаркінг) і "зовнішнього (податкові перевірки) аналізу діяльності підприємства;

складова частина інформаційних систем всім ієрархічних рівнів.

Насправді особливе значення мають три аспекти: показники як інструмент, допомагає приймати рішення дома (робочому місці) чи менеджментом, як інструмент управління підприємством, і як інструмент контролю. Ці аспекти доповнюються функцією раннього розпізнавання.

Свою функцію підтримки у прийняття рішень показники виконують завдяки відбору та їх обробки інформації, релевантної для того чи іншого рішення. Відповідальний за прийняття рішень отримує стиснуту, систематизовану інформацію (зазвичай, керівники) і може цим оцінити варіанти і ухвалити будь-яке рішення. Як варіант (і це дедалі більше традиційним на підприємствах, із інтенсивної орієнтацією на співробітників) відповідальний за прийняття рішень отримує просту і що містить пояснення інформацію про показниках для самоврядування дома (рівень службовців нижчої ланки чи робочих).

Останнє обумовлює вказівку певних цільових величин у вигляді конкретних планових величин (показників), котрі або задаються керівними працівниками самостійно, чи встановлюються ними що з підлеглими інстанціями. Такої інформації, котра зв'язує показники і бюджетні величини, може призвести до координації діяльності різних галузей підприємства. Контролююча функція показників (систем показників) виконується шляхом здійснення порівняльних розрахунків, у справді досягнуті показники (факт) протиставляються відповідним плановим величинам (заданий). Якщо порівняльний розрахунок стосується однієї й тієї ж об'єкта (наприклад, виручки від обороту), але різних тимчасових періодів, то говорять про порівнянні в часі аспекті. Розрахунок, розпочатий з

Страница 1 из 4 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація