Реферати українською » Менеджмент » Напрямки розвитку інформаційних систем і систем документообігу в сучасних організаціях


Реферат Напрямки розвитку інформаційних систем і систем документообігу в сучасних організаціях

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Тема: Напрями розвитку інформаційних систем і систем документообігу у сприйнятті сучасних організаціях

 


1. Основні теоретичні аспекти розвитку систем документообігу та інформаційних систем

 

1.1 Поняття й розвитку інформаційних систем у сучасній організації

 

Побудова ефективної інформаційної системи, організація проходження інформаційних потоків мають пронизати усі підрозділи. У результаті побудови інформаційної системи не залишено поза увагою такий важливий напрям діяльності, як забезпечення інформаційну безпеку, антивірусної захисту, запобігання несанкціонованих дій зі знищення, модифікації, спотворення, копіювання, блокування інформації та за інші форми незаконного втручання у інформаційні ресурси, і інформаційні системи.

Треба розробити відповідні які регламентують документи, і навіть інструкція з організації технічної експлуатації коштів обчислювальної техніки й вимоги стосовно заходам безпеки під час роботи із засобами обчислювальної техніки.

 

1.2 основні напрями розвитку електронної документації

 

Науково-технічний прогрес призвів до появи так званої електронної документації. Її специфіка у тому, що людина неспроможна сприйняти електронний документ у цьому фізичному вигляді, як він зафіксовано наносителе.[1]

З іншого боку, електронні документи перебувають у прямій залежність від інформаційних технологій, які мають необоротну тенденцію змінюватися і застарівати принаймні науково-технічного прогресу у сфері техніки та програмного забезпечення. У цьому велика небезпека втрати доступу до таких документів через певний проміжок часу.

Попри масове використання у літератури і практичної діяльності терміна «електронний документ», його визначення ще усталене. Разом про те, ряд авторів вважають, що електронний документ - це «документ, носієм якого є електронна середовище – магнітний диск, магнітна стрічка, компакт-диск іт.д.».[2]

У понятті електронного документа можна назвати три відомі складові: зафіксована інформація, носій, ідентифікаційні реквізити, що ні за межі існуючого визначення документа.

На жаль, на відміну інформації, зафіксованої на паперовому носії, інформація намашиночитаемом носії то, можливо легко змінена попри її автора внаслідок несанкціонованого доступу до неї стороннього особи, причому без будь-яких слідів втручання.

Виникла проблема встановлення доказової силимашиночитаемого документа.

Класична правова трактування терміна документ (від латів.documentum – доказ) пов'язані з письмовій формою зберігання інформації. Справді, в традиційних паперових документах реквізити і змістом документа нерозривно пов'язані з матеріальним носієм документа. У електронних ж документах кожна з цих складових щодо самостійна, що з особливостями їх виготовлення, обробки, збереження і передачі.

Ця особливість багато чому визначає специфіку правового статусу електроннихдокументов.[3]

Як юридичних ознак документа на машинному носії виступають: машинний носій інформації; комп'ютерна інформація; реквізити, дозволяють ідентифікувати форму і змістом комп'ютерної інформації.

Для категорії електронного документа особливе значення має тут чітке законодавче врегулювання його реквізитів,т.к. і вони надають інформації на матеріальному носії статус документа.

Технологія виготовлення, збереження і передачі електронних документів істотно відрізняється від письмових документів і майже вже у дію цієї реквізити, успішно виконують своїх функцій в традиційних документах (підпис керівника, печатку, банківські реквізити сторін, фірмові бланки тощо.), які завжди прийнятні них. Що стосується електронних документів лише електронний цифровий підпис повною мірою може виконувати функції реквізиту.

Поширення документованої інформації, постаченої електронного цифрового підписом, в систем зв'язку і телекомунікації аналогічно поширенню оригіналу документів на паперовому носії традиційними способами.

Поширення ж документованої інформації намашиночитаемом носії без електронного цифрового підпису чи інших аналогічних коштів ідентифікації подібно передачі чи усній інформації, ідентичність якої гіпотетичному оригіналу то, можливо підтверджено показаннями свідків, чи копії документа, стосовно якій потрібно можливими способами довести відповідність її оригіналу.

Отже, для управлінського документа важливим є носій інформації. Носії документної інформації змінюються під час технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються звані електронні документи, носії інформації яких принципово різняться від «>бумажних».[4]

Людина здатна сприймати електронний документ лише за допомогою спеціальних технологічних процедур і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну й логічний структуру, не збігається зі старими уявлення про документі як жорсткої, незмінної конструкції інформації та його носія.

Переклад інформації намашиночитаемие носії замість паперових зажадав запровадження нових механізмів забезпечення "юридичної сили" чи "доказової сили" документа такому носії, наприклад, електронного цифрового підпису.

Розвиток матеріальних носіїв документованої інформацією цілому йде шляхом безперервного пошуку об'єктів із високої довговічністю, великої інформаційноїемкостью при мінімальних фізичних розмірах носія. Починаючи з 1980-х років, дедалі більше стала вельми поширеною отримують оптичні (лазерні) диски. Це пластикові чи алюмінієві диски, призначені для запису і відтворення інформації з допомогою лазерноголуча.[5]

Нині оптичні (лазерні) диски є надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаній цифровим способом.

>Оптический документ акумулює у собі переваги різних способів записи інформації та матеріалів носія. Важливим гідністю даного носія інформації є, по-перше, його універсальність, т. е. можливість запису і зберігання ЕВР у єдиної цифровий формі інформації будь-якого виду – звуковий, текстовій, графічної, відео. По-друге, оптичний документ дає можливість організації та зберігання інформацією вигляді баз даних на єдиному оптичному носії. По-третє, цей документ ще забезпечує можливість створення інтегрованих інформаційних мереж, які забезпечують доступом до таким баз даних.

>Оптический документ - це інтегральний вид документа, здатний увібрати у собі гідності й можливості книжки, мікро-,диа- і відеофільмів, аудіозаписи тощо. буд., причому всі це водночас. Він необхідний тривалого зберігання великих масивів інформації.

Найперспективнішим виглядом оптичного документа, виділеним формою носія і особливостям користування, є оптичний диск – матеріальний носій, у якому інформація записується і зчитується з допомогою сфальцьованого лазерного променя.

Компакт-диски виготовляються з полікарбонату завтовшки 1,2 мм, вкритим найтоншим шаром алюмінію (раніше використовувалося золото) з захисним шаром з лаку, у якому зазвичай друкується етикетка.

За технологією застосування оптичні,магнитооптические і цифрові компакт-диски діляться на 3 основних класу:

1. Диски, допускаютьоднократную запис і багаторазове відтворення сигналів без можливості їх стирання (CD-R;CD-WORM -Write-Once,Read-Many). Використовуються в електронних архівах та банках даних, в зовнішніх накопичувачах ЕОМ.

2.Реверсивние оптичні диски, дозволяють багаторазово записувати, відтворювати і прати сигнали (CD-RW,CD-E). Це найбільш універсальні диски, здатні замінити магнітні носії практично у всіх галузях застосування.

3. Цифрові універсальні відеодиски DVD (DigitalVersatileDisk) типу DVD-ROM,DVD-RAM,DVD-R з великоюемкостью (до 17Гбайт).

Нині оптичні (лазерні) диски є надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаній цифровим способом. Разом про те активно роботи з створенню ще більше компактних носіїв інформації з допомогою про нанотехнологій, які працюють із атомами і молекулами. Щільність упаковки елементів, складених із атомів, в тисячі разів вища, ніж у сучасної мікроелектроніці. У результаті лише компакт-диск, виготовлений по нанотехнології, може замінити тисячі лазерних дисків.

Отже, впровадження оптичної технології вдокументно-информационную сферу може розглядатися як початок нової доби у розповсюдженні, зберіганні, використанні документованої інформації.

Нині матеріальні носії магнітної записи класифікують: по геометричній форми і розмірам (форма стрічки, диска, картки тощо.); з будовою носіїв (чи кілька шарів різних матеріалів); за способом магнітної записи (носії для подовжньої і перпендикулярної записи); з виглядузаписиваемого сигналу (для прямий записи аналогових сигналів, длямодуляционной записи, для цифрового запису).

До магнітним носіям інформації відносять магнітну стрічку (>МЛ), магнітну карту (МК), магнітний диск (>МД) (жорсткий і гнучкий). З цієї групи нині найбільш використовуваними до роботи з документованої інформацією є магнітні диски.

>Магнитний диск – носій інформацією вигляді диска зферромагнитним покриттям для записи. Магнітні диски діляться на жорсткі урбаністи і гнучкі (>дискети).[6]

Жорсткий магнітний диск (вінчестер) – це кругла пласка платівка, виготовлена з твердого матеріалу (металу), вкритогоферромагнитним шаром. Він призначений для постійного зберігання інформації, використовуваної під час роботи з персональним комп'ютером і встановлюються усередині нього. Вінчестери значно переважають гнучкі диски. Вона має кращі характеристики ємності, надійності і швидкості доступу до інформації. Тому і застосування забезпечує швидкісні характеристики діалогу користувача і реалізованих програм, розширює системні спроби з використанню баз даних, організаціїмногозадачного режиму роботи, забезпечує ефективну підтримку механізму віртуальної пам'яті.

Гнучкий диск (>флоппи-диск) чи дискета – це диск, виготовлений із пластика, вкритогоферромагнитним шаром. Гнучкий магнітний диск широко використовують у персональні комп'ютери і є змінним носієм документованої інформації. Він зберігається поза комп'ютера та встановлюється на велетенський нагромаджувач за необхідності.

Нині найчастіше використовують дискети ємністю 1,44Мбайт. Вони дозволяють переносити документ і програми з однієї комп'ютера в інший, зберігати інформацію, не що використовується постійно в комп'ютері, робити архівні копії інформації, котра міститься на жорстких дисках.

Широке застосування, насамперед у банківських системах, знайшли звані пластикові карти, які становлять устрою для магнітного способу зберігання інформації і управління даними.

Пластикова карта є документ, виконаний з урахуванням металу, папери чи пластика стандартної прямокутної форми, хоча один із реквізитів якої перебуває у вигляді, доступною сприйняттю засобами електронно-обчислювальної техніки і електрозв'язку.

Пластикові карти бувають двох типів: прості і інтелектуальні.

У простих картах є лише магнітна пам'ять, що дозволяє заносити дані змінювати їх.

У інтелектуальних картах, котрі називаютьсмарт-картами (від анг.smart -розумний), крім пам'яті, вмонтований ще й мікропроцесор. Він дає можливість виконувати необхідні розрахунки і робить пластикові картимногофункциональними.[7]

Технології та матеріальні носії магнітної записи постійно вдосконалюються. Зокрема, спостерігається тенденція до підвищення щільності записи інформації на магнітних дисках при зменшенні його ж розмірів та зниженні середнього часу доступу до інформації.

Наперфорированном документі інформація записана шляхомперфорирования (>пробивки) отворів (>перфораций) чи вирізки відповідних ділянок матеріального носія.

Залежно від призначення документи наперфоносителях поділяють втричі типу: 1) керувати автоматичними пристроями і під час різних операцій на процесі виготовлення й контролю спроектованих виробів; 2) керувати, обробки, перетворення інформації під час проектування виробів на ЕОМ; 3) від використання у процесі опрацювання і перетворення.

Запис інформації на перфорованих документах можуть виконати на безупинної стрічці чи картках, що становлять хіба що відтинки такий стрічки, чи площині, де запис інформації виробляється способомперфорирования. Тож за матеріальної конструкції носія перфоровані документи ділять на карткові (перфокарти,апертурние карти) і стрічкові (>перфоленти).

>Перфокарти іперфоленти можна згрупувати в види за такими ознаками: на каналі сприйняття – перфокарти іперфоленти ставляться до візуальним документам; по матеріальної основі – штучні, паперові, рідше пластмасові (перфокарти) іцеллулоидние чилавсановие (>перфоленти); по призначення до розрізняютьмашиночитаемие (перфокарти машинної сортування) ічеловекочитаемие (перфокарти ручний сортування); розміщенням матриці розрізняють перфокарти з крайової і внутрішньої перфорацією; за способом кодування – вирізні з перфорацією,вирезаемой у процесі кодування, і пробивні з перфорацією, одержуваної при кодування; за способом обробки – перфокарти ручний та машинної сортування; за призначенням перфоровані документи можна розділити на облікові, довідкові, бібліографічні, інформаційні, діагностичні, навчальні.

>Перфорационная карта, перфокарта – це перфорований носій інформацією вигляді прямокутної картки з тонкого картону, щільною папери чи пластмаси, настановленим записи інформації шляхомпробивки отворів (>перфораций) чи вирізки її відповідних ділянок.

Існує велика число видів перфокарт, різняться формою, розмірами, обсягом береженої інформації, формою і розташуваннямотверстий.[8]

>Перфорационная стрічка, перфострічка – носій інформацією вигляді стрічки (паперової, целулоїдної чи лавсановій), яку дані наносяться певної послідовністю кодових комбінацій отворів. Кожна кодова комбінація кодує один знак і розміщується на стрічці перпендикулярно напрямку її руху.

>Перфоленту можна використовувати: а) під час передачі чи прийомі телеграфних депеш; б) під час роботи на обчислювальних машинах і той організуючою техніці (пишучої,суммирующей, бухгалтерської, тощо. буд.), на спеціальнихдешифраторах чи вихідному устрої ЕОМ; в) як запис інформації наукового і технічного характеру тощо. буд. в різних машинах і пристосуваннях.

У масиві документів особливу увагу займають носії інформації, містять одне чи кількамикроизображений, отримали під назвоюмикрографических документів абомикроформ.

>Микрографический документ виконується намикроносителе якмикрокопии чи оригіналумикродокумента. Цей клас документів становлять мікрофільми,микрофиши імикрокарти.

·Микрографические документи чимикроформи виробляються в компактній формі на фото-, кіно-,магнитоленте чи оптичному диску. Їх визначальними ознаками є малі фізичні розміри і ваги, значна інформаційна ємність, компактність зберігання інформації, необхідність спеціальної апаратури на її зчитування. Прогнозований термін їхньої службимикроформ – 500 і більше років.

·Микрофильм – зменшена копія документа, отримана фотографічним способом. Він має одне чи кілька текстових і графічнихмикроизображений, об'єднаних спільністю змісту.

·Микрофиша – пласкамикроформа з розташуванняммикроизображений у вигляді сітки.Микрофиша є відрізок фото-,диазо- чивезикулярной плівки стандартного формату, де в заданої послідовності розташовуєтьсямикроизображение. Читатимикрофишу можна на читальному апараті з допомогоюдиапроектора.

·Микрокарта – носій інформації на фотоплівці,вставляемий вапертурную чикляссерную карту. Це документ, виготовлений на непрозорою основі (на відрізку фотографічної або звичайнісінькою папери, і навіть на металевої основі). Читаютьмикрокарту на читальних апаратах з допомогоюепипроектора (т. е. в відбитому світлі). Умикрокарте можна використовувати й лицьову, й зворотний боку, розмістивши з одного боку пошуковий образ документа, бібліографічне опис, анотацію чи реферат документа, але в інший –микроизображение всього документа. [9]

 


2. Організація документообігу з прикладу

 

2.1 Рух документації

 

Документообіг – рух документів мають у організації з їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів мають у апараті управління, рівномірної завантаженні підрозділів, і посадових осіб, надає велике позитивний вплив на управлінський процес загалом. Документообіг у пихатій інституції ввозяться вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки інформації та пунктами технічного опрацювання власне документів. Стосовно апарату управління розрізняють вступники, відправлені та внутрішні документи. У установі вступники документи у своє чергу діляться на щоб їх керівникам, в структурні підрозділи та окремим виконавцям. Під час проектування і раціоналізації документообігу керуються положеннями, виробленими практикою діловодства й постійного вдосконалювання управлінської праці. При русі документів слід керуватися принципом однократного перебування документа щодо одного структурному підрозділі або в одного виконавця. Різні операції

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація