Реферати українською » Менеджмент » Microsoft Project в управлінні проектами


Реферат Microsoft Project в управлінні проектами

Страница 1 из 3 | Следующая страница

>РЕФЕРАТ

ТЕМА: "Microsoft Project під управлінням проектами"


Загальні характеристики

Microsoft Project став фактично стандартом серед коштів автоматизації індивідуальної роботи менеджерів проектів. Свою популярність вона заслужила вдалому поєднання простоти використання, приятельського інтерфейсу і найнеобхідніших інструментів управління проектами.

Microsoft Project розрахований, насамперед, на користувачів, які є професіоналами під управлінням проектами. Отже, може бути зарахувати до «непрофесійним системам» управління проектами. з іншого боку, з допомогою Microsoft Project можна управляти проектами зі значною кількістю робіт і лікувальних ресурсів.

Microsoft Project входить у сімейство Microsoft Office, що підтверджено такими їхніми властивостями:

· побудова інтерфейсу і довідкової системи на єдиних з Microsoft Office принципах;

· можливість цих проектів базі данихAccess;

· двосторонній обмін даними з Outlook;

Переважна більшість менеджерів, які користуються Microsoft Project, використовує її планування невеликих завдань. За оцінками, половина користувачів планує проекти обсягом до 50 робіт, і тільки від 10% до 20% – проекти, які понад 100 робіт. Проте, сучасні версії Microsoft Project цілком придатні використання управління і великих проектів. На думку західних експертів, Microsoft Project 2002 здатний робити розрахунок розкладів та управління складними проектами, розмір яких нині сягає принаймні 10000 завдань. Він дуже добре адресований управління проектами, що охоплюють кілька відділів, і де ключовим вимогою є автоматична розробка графіків робіт, прогнозування ходу робіт і відстежування їх виконання.

Серед переваг Microsoft Project теж можна назвати удосконалені кошти груповий роботи, які дозволяють одному менеджеру одночасно управляти кілька проектів з великою кількістю учасників. На думку Gartner Group, Microsoft Project – найкращий вибір для організацій, де використовується матрична схема управління, тобто проектні команди допускають взаємодія працівників із різних департаментів.

До вад системи можна віднести обмежені засоби управління бюджетом і відсутність коштів на управління ризиками проекту.

Для розширення функціональності системи розроблені додаткові модулі, доступні для безплатної завантаження через Internet. З іншого боку, існуєweb-сервис MicrosoftProjectCentral.com, готовий до організації співпраці над проектами для груп, розподілених територіально.ProjectCentral.com надає членам робочої групи і цікава всім зацікавленим особам веб-сторінки до роботи з туристичною інформацією проекту.

 

Запуск проекту

Перед початком роботи над проектом необхідно розбити проект і завдання центру, описати їх зв'язки, оцінити трудомісткість завдань і описати ресурси, необхідних реалізації проекту. Це є вихідної інформацією до роботи Microsoft Project, і, зазвичай, роботу виконує менеджер. За підсумками цієї інформації система автоматично становить докладний календарний план ходу виконання, визначає критичні шляху, виконує розрахунки бюджетних витрат, надає членам команди всю необхідну інформації і відображає їх у зручному для аналізу вигляді (рис. 13.1).


>Рис. 13.1. Вікно програми Microsoft Project

Коли вихідний план складний, але доти, як розпочати розробку структури проекту, необхідно створити файл проекту, запровадити попередні дані, і навіть додати до проекту документи, які належать до його планування (табл. 13.2).

Таблиця 13.2. Дії під час створення нового проекту

Дія

Зміст

 

Створення нового проекту Новий файл проекту може бути «з нуля» чи основі існуючого файла чи шаблону. Можна ще скористатися майстром створення проектів, у якому виконуються дії з настроюванні нового проекту. Відкриття існуючого проекту чи шаблону Можна створити новий проект, використовуючи вже наявний файл проекту, схожого сучасний проект. До сформування проекту можна також ознайомитися скористатися шаблоном. З використанням існуючого файла чи шаблону непотрібно вводити до проекту відомості, спільні з іншими аналогічними проектами. Запровадження властивостей файла Властивості файла, такі як назва проекту чи організації, тема, ім'я і коментар, у майбутньому може полегшити ідентифікацію та відшуковування цього файла. Вибір способу планування проекту

Більшість проектів планується від точної дати початку. Навіть якщо його відома дата, до котрої я проект винна бути цілковитий, планування з дати початку є гнучким.

Проте Однак у окремих випадках виникла потреба планувати проекту від дати закінчення.

>Связивание чи збереження дотичних нині проектом документів мають у Microsoft Project Створивши файл проекту, можна пов'язати з ним документи, які безпосередньо стосуються проекту, наприклад, план управління областюохвативания чи план управління ризиками. Встановлення робочого дня для календаря проекту Зазамовченням в Microsoft Project використовується робочий час з 9:00 до 18:00 в робочі дні з годинниковим обіднім перервою. Можна змінити робочий день всім робочих днів, для певних днів тижня, наприклад для вівторка, або заради певних дат, як-от святкові дні. Налаштування робочої групи проекту Перед початком роботи необхідно налагодити спосіб обміну даними з членами робочої групи й відновлення проекту на ході його виконання. Для передачі зведень можна використовувати наявні кошти інтерактивною співпраці, такі, як Microsoft ProjectServer, систему корпоративної електронної пошти, файловий сервер. Збереження проекту. Раз у раз необхідно зберігати проект, щоб внесені набрали з, щоб зробити резервну копію поточного проекту чи шаблон, якому можна використовуватиме іншого проекту. У Microsoft Project можна зберегти файл проекту кількома способами, зокрема як веб-сторінку, базі даних MicrosoftAccess чи книжку Microsoft Excel, і навіть як шаблон проекту.

 

Запровадження завдань. Календарний план проекту на Microsoft Project складається виходячи з запроваджених користувачем даних про проект загалом, про окремих його елементах – завданнях, за необхідності – про земельні ресурси (робочої сили, устаткування і матеріали), які потрібні виконання цих завдань. Якщо якісь дані про проекту змінюються після створення календарного плану, можна оновити завдання, чи ресурси, після чого Microsoft Project скоригує календарний план.

За умовчанням структура завдань проекту Microsoft Project представленій у вигляді переліку завдань і діаграми Ганта. Більше для зручною для користувача настройки уявлень використовують «МайстерДиаграмм Ганта» (рис. 13.2).


>Рис. 13.2. Налаштування вистави за допомогою «Майстрадиаграм Ганта»

У Microsoft Project можна вводити завдання два види: завдання, які виконуються одноразово, і завдання, які повторюються (із наперед заданими параметрами повторення).

Всім завдань слід впровадити значення тривалості, залежності завдань та обмеження, після чого Microsoft Project розраховує дату початку будівництва і дату закінчення кожного завдання. Можна вводити на проект ресурси, і призначити їх завданням, аби вказати, який ресурс відповідальний за завершення кожного призначення, і розрахувати, яке обладнання буде потрібно чи скільки матеріалу буде витрачено. Якщо вводяться ресурси, то календарні плани завдань стають більш докладними з допомогою даних про витрати праці, одиниця виміру і робочий час, які в календарі. На планування можуть та інші елементи, такі як час випередження та палестинці час запізнення, типи завдань, доступність ресурсів.

Створення структури проекту. Для систематизації календарного плану в Microsoft Project можна використовувати структуру, що можна ставити у процесі запровадження завдань чи проекту по тому, й усе завдання запроваджені.Структуризация дозволяє організувати завдання у вигляді ієрархії сумарних завдань іподзадач. За умовчанням все сумарні завдання виділяються напівжирним шрифтом і розташовуються з виступом, аподзадачи відбиваються під ними відступом.

Сумарні завдання допомагають виділити основні проміжні етапи проекту. Вони підсумовують даніподзадач, згрупованих у структурі під відповідної сумарною завданням. У структурі можна встановити скільки завгодно рівнів, необхідне відтворення схеми організації проекту.

Для позначення важливого події, наприклад, завершення великого етапу, у календарній плані використовують віхи – завдання з травня нульової тривалістю.

>Кодировка завдань. Структуру проекту на Microsoft Project можна поставити і відобразити кількома способами. Крім сумарних завдань і віх при цьому також використовують коди структурної декомпозиції робіт (>СДР) чи коди структури.

Структурна декомпозиція робіт (>СДР) – це ієрархія завдань у проекті, від якої потерпають послідовностями цифр, літер та його комбінаціями. Microsoft Project дає можливість уявити структурну декомпозицію робіт з допомогою ідентифікаторів завдань чи з допомогою кодівСДР.

Код структурної декомпозиції робіт (>СДР) – целитерно-цифровой код, що однозначно визначає місце розташування кожного завдання у структурі проекту. КодиСДР можна використовуватиме описи календарного плану і відстежування витрат.

У Microsoft Project застосовуються кодиСДР двох типів. Перший тип кодів – номер у структурі. Він автоматично обчислюється кожної завдання з урахуванням структури переліку завдань. Номер у структурі є лише числовим; його не можна змінити, але автоматично коригується при переміщенні завдання вгору чи вниз за переліком завдань або за зміні рівня завдання.

Другий тип кодівСДР – код, який налаштовується вручну. До кожного проекту можна визначити один набірнастраивающих кодівСДР. Кожен рівень кодуСДР є поданням певного рівня структури переліку завдань. Але на відміну від номерів у структурі, рівні коду можуть утримувати літери, цифри і знаки (комбінації літер і цифр), залежно від цього, як було задано рівні маски коду під час створення кодуСДР. Можна поставити автоматичне обчислення таких кодів нових завдань, і навіть дозволити повторення кодівСДР у різних завданнях.

Коди структури – це налаштовані позначки завдань чи ресурсів. Їх використовують із угруповання завдань чи ресурсів проекту нестандартними способами, наприклад, по кодам витрат (для завдань) чи з кодам посад (для ресурсів). Перш ніж, як групувати завдання, чи ресурси за кодом структури, необхідно створити код структури та призначити його завданням чи ресурсів. Усього можна створити до 10 різних кодів структури.

Встановлення залежностей між завданнями. Визначивши, з яких завдань полягає проект, необхідно встановити послідовність їх виконання, зв'язавши між собою завдання, які залежать одна одної. Наприклад, деякі завдання мають завершитися, щоб було починати інші (рис. 13. 3).

>Рис. 13.3. Встановлення перетинів поміж завданнями проекту

Для встановлення перетинів поміж завданнями необхідно визначити залежність між датами початку чи закінчення. Існують чотири типи залежностей:окончание-начало,начало-начало,окончание-окончание,начало-окончание (табл. 13.3).


Таблиця 13.3. Типи залежностей між завданнями

Тип залежності

Опис

>Окончание-начало завдання би може початися вже, поки закінчиться завдання А.
>Начало-начало завдання би може початися вже, доки розпочнеться завдання А.
>Окончание-окончание завдання би може призвести до, поки закінчиться завдання А.
>Начало-окончание завдання би може призвести до, доки розпочнеться завдання А.

 

Оцінка тривалості завдання. При додаванні завдань до переліку завдань слід впровадити кожної її тривалість і зв'язки. Дати початку будівництва і закінчення будуть враховано в Microsoft Project автоматично. Досягнення максимальної гнучкості у разі планування стоїть уникати обмежень дати початку чи закінчення завдання.

При запровадженні нової завдання у Microsoft Project, їй автоматично призначається тривалість одного дня.Вопросительний знак біля тривалості вказує, що це лише попередня оцінка.Задаче можна призначити астрономічну тривалість. І тут тривалість плануватиметься не враховуючи неробочого часу й вихідних.

Для оцінки тривалості завдань можна використовувати аналіз за методомPERT. Після встановлення оптимістичною, песимістичній й очікуваної тривалості завдань календарного плану виконується розрахунок виваженої величини цих значень (рис. 13.4). З іншого боку, оптимістичні, песимістичні і очікувані значення можна використовувати окремо визначення найбільш ранньої, пізньої і вірогідної дат закінчення проекту.

>Рис. 13.4. Розрахунок оцінки тривалості завдання за методомPERT


Якщо замість дат гаданого початку будівництва і закінчення завдань вводити їх тривалість, Microsoft Project автоматично створить календарний план проекту. Цей план зараз можна буде потрапити згодом уточнити, перериваючи ті й інші завдання, чи створюючи окремі календарі завдань.

За умовчанням в Microsoft Project завданню плануються відповідно до періодами робочого дня, установлених у календарі проекту. Однак точно можна використовувати окремі календарі завдання. Вони дозволяють визначити індивідуальні винятку окремих завдань, наприклад, якщо устаткування функціонує у неробочий певний час чи у час проведення робіт з обслуговування.

Контроль над втіленням завдань можна проводити з допомогою крайніх термінів для завдань. Крайні терміни є обмеженнями. При поновлення календарного плану завдання, яка закінчилася до крайньому терміну, відбивається індикатором.

Перерва у роботі завданням. Іноді визначення характеру залежності між завданнями недостатньо встановлення зв'язку. Щоб показати, що час виконання завдань перекривається, задають час випередження завдання. Якщо ж треба встановити затримку між виконанням завдань, встановлюють час запізнення.

Час випередження – цей час перекриття завдань, які залежать одна одної. Наприклад, якщо запустити завдання, колизадача-предшественник завершено лише напів, длязадачи-последователя задають залежність «>окончание-начало» згодом випередження 50%. Час випередження вводиться як негативного значення часу запізнення.

Час запізнення – це затримка між завданнями, які мають залежність. Наприклад, якщо розрив між закінченням одного завдання та початком інший завдання потрібна затримка протягом двох днів, з-поміж них встановлюють залежність «>окончание-начало» і задають час запізнення протягом двох днів.

У процесі уточнення календарного плану може виникнути необхідність перервати виконання завдання. Наприклад, виконання одній з завдань проекту може вимагати матеріалів, які поставлені лише крізь тиждень; чи може бути, якісь два завдання за планом виконуються це й використовують один ресурс. Якщо календарний план дозволяє, можна перервати одне з завдань, щоб частину роботи було виконано до початку другий завдання, іншу частина – після закінчення це завдання. Завдання можна переривати кілька разів.

 

Управління ресурсами

Потому, як обсяг і задачі проекту, можна створення у поданні «Ліст ресурсів» перелік ресурсів (людей, устаткування й матеріалів), які беруть участь у виконанні завдань проекту (рис. 13.5). Можна скласти попередній перелік ресурсів, котрий, замість конкретних назв містить

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

  • Реферат на тему: PR в органах влади
    >ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОСВІТІ Державне освітнє установа вищого професійної освіти >РУБЦОВСКИЙ
  • Реферат на тему: PR в шоу-бізнесі
    PR в шоу-бізнесі >СОДЕРЖАНИЕ ЗАПРОВАДЖЕННЯ. 3 ГЛАВА 1. >ШОУ-БИЗНЕС І РОЛЬ ІНФОРМАЦІЇ У ЙОГО
  • Реферат на тему: PR менеджмент в турагенстве
    Зміст Запровадження Глава 1. Теоретичні аспекти PR: поняття і сутність 1.1 Поняття, мети, завдання
  • Реферат на тему: PR-кампанія на прикладі Вищого навчального закладу
    МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ МОСКОВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ВІДКРИТИЙ УНІВЕРСИТЕТ
  • Реферат на тему: SWOT - аналіз і синтез
    Зміст   Запровадження. 3 >1.Теоретические основи аналізу зовнішньою і внутрішньою середовища

Навігація