Реферати українською » Менеджмент » Контроль над документообігом в адміністрації Вологодської області


Реферат Контроль над документообігом в адміністрації Вологодської області

Страница 1 из 5 | Следующая страница

  Оглавление

 

Запровадження . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

 

I. Контроль, як функція управління . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

 

1.1. Сутність і зміст функцій контролю . . . . . . . . . .

5

 

1.2. Контроль виконання документів як різновид 

       функцій контролю. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

 

1.3. Принципи організації та контролю виконання

       документів. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

II. Контроль документообігу, ніж формою своєчасності 

     виконання документів . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   

 

2.1. Форми й ефективні методи контролю виконання . . . . . . . . . . . . . .

 

2.2. Організація контролю над виконанням документів . . . . . .

 

2.2.1. Контроль над виконанням доручень із 

         офіційних документів . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

 

2.2.2. Контроль над виконанням постанов губернатора

 

2.2.3. Контроль над виконанням яка входить кореспонденції

 

2.2.4. Контроль над виконанням усних і письмових

          звернень громадян . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

III. Підвищення ефективності контролю над виконанням

       документів  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

3.1. Шляхи підвищення ефективності контролю над виконанням 

       документів мають у апараті адміністрації області . . . . . . . .

Укладання . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Список використаної літератури . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Додатка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Запровадження

          Російська держава протягом чотирьох століть - величезний складній ситуації вітчизняної історії - формувало і совершенствовало контрольну справу. У державі завжди усвідомлювалася необхідність суворо нагляду як ревізії приходу і витрати державних коштів, захисту скривджених, але й діяльністю адміністрації. Контроль не переривав свого існування у роки смут, воєн та революційних потрясінь.

Нині у суспільстві можна почути, що з ліквідацією адміністративної системи можна ліквідувати чи послабити ще й контроль. Проте відомо, що контролю, т. е. зворотний зв'язок, останній систему управління у кільце, неможливо тривале її функціонування. У разі ринкової економіки контроль грає ключову роль, тож якусь-там про слабкому контролі може бути мови. Особливо важливого значення нині набуває здійснення дієвого контролю виконання системі документообігу.

Підготувати документ - це тільки одне з перших стадій керівництва. Перевірка ж виконання - центральне ланка в організаційної концепцію діяльності будь-якого установи. Добре поставлений контроль виконання розкриває як недоліки, попереджає помилки, а й надає роботі державної машини конкретність і оперативність.

Контроль виконання документів дає можливість аналізувати управлінську діяльність, порівнювати досягнуті результати з запланованими, своєчасно виявляти недоліки, вузькі місця, невирішені існують, та усувати їх, враховуватиме й узагальнювати досвід, а головне вживати заходів для вдосконалення управлінські рішення.

Під час перевірки виконання документів можна дійти невтішного висновку, як якісно виконується намічене захід. Безумовно, контроль виконання - необхідний елемент керівництва державою, саме тут розкриваються вади суспільства і порушення у роботі установ, виявляються причини, які породжують запобігати негативним явищам.

Предметом розгляду даної дипломної роботи є підставою питання контролю виконання системі документообігу.

Метою дипломної роботи є підставою аналіз виконання контрольні функції за організацією документообігу в апараті адміністрації Вологодської області й розробка заходів із вдосконаленню форм і методів контролю.

До завдань роботи входить таке :

1. Розглянути сутність, утримання і види контролю, як однією з найважливіших функцій управління.

2. Розглянути і започаткувати аналіз виконання контрольні функції за документообігом в апараті адміністрації області.

3. Розробити заходи щодо вдосконаленню форм і методів контролю та провести економічну оцінку їхньої ефективності.

            Під час підготовки дипломної роботи використовувалися такі методи : монографічний, аналітичний, інтерв'ювання.

Глава I. Контроль, як функція управління

1.1. Сутність і змістом функцій контролю

            Слово «контроль», як і слово «влада» зазвичай породжує передусім негативні емоції. Для людей «контроль» означає передусім якісь обмеження, примусу, відсутність самостійності - загалом, усе те, аж протилежно нашим уявленням про свободу особи.

            Контроль належить до тих функцій управління, сутність яких розуміється найчастіше неправильно. Адже якщо контроль зводити просто до якихось обмеженням, виключає можливість дій, які завдають шкоди організації та які змушують кожного поводитися суворо дисциплінована - означає, випустити з уваги основне завдання управління - досягнення мети.

            Є різноманітні підходи до визначення поняття «контроль». Розглянемо окремі. На думку авторів книжки «Державна служба: теорія і организация»1 контроль є одним із важливих функцій управління, що дозволяє як виявляти, а й попереджати відхилення, помилки й недоліки, шукати нові резерви й можливості.

            Контроль, вважає колектив авторів книжки «Загальна теорія управління», це перевірка якості управлінської діяльності у вигляді зіставлення фактично досягнутого рівня проміжних чи кінцевих результатів й досяг рівня, встановленого рішеннями, постановами, нормами та інші нормативними документами 2 .

Словарь-справочник менеджера дає таке визначення контролю: «Контроль - одне з важливих функцій управління, покликана забезпечувати правильну оцінку реальну ситуацію цим створювати передумови внесення коректив у заплановані показники розвитку, як окремих підрозділів, і всієї организации»1 .

У виконанні вітчизняної й зарубіжної літературі виділяють у Мережі тощо контролю. Зокрема, автори книжки «Основи менеджменту» розглядають контроль як процес, який би досягнення цілей органами влади й управління, яке необхідне виявлення й вирішення проблем раніше, що вони стануть необратимыми.2 Тлумачний словник російської З. І. Ожегова трактує це поняття так : контроль - перевірка, і навіть постійне спостереження у цілях перевірки чи нагляду над работой.3

Отже, з переліченого вище, контроль будучи як з найважливіших функцій управління, вважається засобом рішення поставлених завдань, рисою стилю діяльності керівника.

У системи управління контроль вирішує кілька завдань :

· по-перше, з допомогою контролю можна заздалегідь знайти чинники, які можуть надати значний вплив на функціонування та розвитку і, підготувавшись необхідним чином, своєчасно ними відреагувати.

· по-друге, контроль допомагає своєчасно знайти неминучі у діяльності органу виконавчої влади порушення, вади, помилки, промахи і оперативно вжити заходів їхнього усунення.

· по-третє, результати контролю є основою оцінки роботи органу виконавчої влади за певного періоду, ефективності й надійності системи управління 4.                       

А, щоб контроль міг виконати свою справжню завдання -                                          

вирішення завдань, завдань, які органами влади, він має здійснюватися у відповідність до певними принципами, саме:

· бути всеосяжним, тобто тримати до поля зору основні сфери діяльності органу виконавчої влади - зовнішню ситуацію та внутрішні процеси, які у ній ;

· мати чітку стратегічну спрямованість, тобто відбивати основні пріоритети органу влади та та підтримувати їх ;

· відповідати контрольованому виду діяльності, тобто він має об'єктивно вимірювати й оцінювати те, що справді важливо, оскільки непідходящий механізму контролю може скоріш маскувати, а чи не збирати критично важливу інформацію ;

· бути гнучким і пристосовуватися до змін ;

· бути простою й экономичным.1

Основний процес контролю, де б ні здійснювався, та яка вона була мета його проведення, то, можливо зведений до трьох етапах :

1. Встановлення норм (стандартів).

2. Вимірювання відповідності виконання цим нормам (зіставлення

фактичних результатів з очікуваними).

3. Корекція відхилення від і планів.

Перший етап процесу контролю безпосередньо пов'язані з функцією планування. Аналізуючи цей етап встановлюються стандарти критерії оцінки діяльності об'єкта управління, визначених у разі планування. Стандарти, використовувані контролю відбивають у формі планових завдань, нормативів, показників і вибираються з цілей і стратегій розвитку об'єкта управління та її основних областей.

Другий етап полягає у зіставленні фактично досягнутих 

результатів функціонування об'єкта управління із чітко встановленими стандартами. Аналізуючи цей етап визначаються інтервали допустимих відхилень від встановлених стандартів, вимірюються фактично досягнуті результати вдається виявити суттєві відхилення, потребують прийняття коригувальних заходів.

На етапі аналізуються причини виникнення відхилень і вибирається одне із трьох варіантів поведінки :

· щось робити ;

· усунути відхилення, як вони переростуть в великі проблеми ;

· переглянути стандарти, якщо це необходимо.1

У реальної буденної дійсності виділяються три основні види управлінського контролю :

· попередній ;

· поточний контроль ;

· заключний контроль.

За формою здійснення всі види контролю схожі, т. до. мають на одне - сприяти тому, щоб фактично одержувані результати були якнайближче до необхідних, а різницю між ними - лише часом існування.

Попередній контроль здійснюється фактично на початок робіт, під час підготовки рішення людству й потрібен передусім на обліку людських і.

Поточний контроль реєструють безпосередньо під час проведення робіт керівниками підрозділів. Контроль не проводиться буквально разом з виконанням самої роботи, він виходить з вимірі фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої

для досягнення цілей. Поточний контроль зазвичай існує у двох формах : стратегічний і оперативний. Поточний стратегічний контроль зводиться до збирання, обробці та оцінці інформацію про рівні продуктивність праці, впровадженні й використанні досягнень НТР, методів роботи, технологій, як загалом, і у структурних підрозділах. Поточний оперативний контроль орієнтовано поточну виробнича й господарську діяльність, тобто дотримання послідовності операцій, норм часу їх виконання, якість праці.

Заключний контроль пов'язані з оцінкою виконання планів і упорядкуванням нових, і навіть передбачає всебічний аналіз як конкретних результатів діяльності у період, а й сильних і слабких її сторін. Хоча заключний контроль здійснюється занадто

пізно, щоб відреагувати на проблеми, у момент їх виникненню, вона має дві важливі функції :

       Заключний контроль дає керівництву інформацію, необхідну планування у разі, якщо аналогічні роботи передбачається здійснювати майбутньому, і навіть одержувати інформацію про проблеми проблемах і сформулювати нові плани те щоб уникнути них у майбутньому.

       Заключний контроль сприяє мотивації, тобто. керівник пов'язує мотиваційні винагороди з найбільшим досягненням певного рівня результативности.1

1.2. Контроль виконання документів, як різновид

функцій контролю

Контроль відіграє й у системі діловодства. Контроль виконання документів забезпечує вчасна й якісне рішення які у документі питань, охоплення всіх контрольованих документів. Складовою частиною контролю виконання є виконання документів, у яких відбивається багатогранна діяльність органів державної влади управління.

Контроль виконання - це безпосередня перевірка і регулювання ходу виконання наказу чи розпорядження, облік і аналіз результатів виконання контрольованих документів мають у встановлені сроки.1

Контроль виконання документів охоплює групи питань :

· контроль виконання документів сутнісно які у них завдань чи доручень.  Такий контроль передбачає оцінку документа загалом, тобто наскільки правильно і повно вирішене питання. Таку оцінку робить керівник, або за його дорученням - помічник. Якщо керівник задоволений рішенням проблеми - документ підписується, Якщо ж невдоволений, то додатково проробляються неясні моменти, і документ проходить повторне узгодження. Контроль сутнісно змісту входить у обов'язкові посадові обов'язки як керівників всіх рангів, а й, при великий обсяг

контрольних документів, спеціального

Страница 1 из 5 | Следующая страница

Схожі реферати:

  • Реферат на тему: Контроль, як функція управління
    Зміст. Запровадження……………………………………………. 3 стор. 1.Обзор використовуваної літератури……………….. 4 стор.
  • Реферат на тему: Контрольна по менеджменту
    [email protected] Зміст сторінка Вступ
  • Реферат на тему: Контрольна
    Зміст: Запровадження____________________________________________________________ 1. Сутність
  • Реферат на тему: Контрольна робота з діловодству
    Міністерство Освіти РФ Московський Державний Відкритий університет Рязанський інститут Кафедра
  • Реферат на тему: Контрольна робота з системному аналізу
    МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ АЛТАЙСКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНІВЕРСИТЕТ імені

Навігація