Реферати українською » Менеджмент » Специфіка роботи секретаря


Реферат Специфіка роботи секретаря

Страница 1 из 3 | Следующая страница

УПРАВЛІННЯ ПО ПРОФЕССИОНАЛЬНОМУ ОСВІТІ

І ПРОФЕСІЙНОЇ ПОДГОТОВКЕ

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РОБОТА

ТЕМА: ВИМОГИ До ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ. ПРАВОВА ОХОРОНА ДОКУМЕНТІВ. ПОРЯДОК ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ З ИСТЕКШИМ ТЕРМІНОМ

ВЫПОЛНИЛА

 СЫТИНА ЛЮДМИЛА АНАТОЛЬЕВНА

 

р. Пенза

1998

Специфіка роботи секретаря у тому, що він доводиться як виконувати операції з неодушевлёнными предметами праці (документи, технічні засоби), а й здійснювати багато чисельні контакти з людьми: керівником, співробітниками, завітай телями, телефонними абонентами. Слід враховуватиме й те, що сік ретарю доводиться зіштовхуватися з більшою розмаїтістю розв'язуваних завдань, значною різницею у яких за рівнем труднощі, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко непо ладки у роботі секретаря є результатом його негативних справа вых або особистих рис. Неможливо, приміром, ефективно виконувати роботу, якщо секретар немає повного уявлення про роль та військово-політичні завдання свого керівника та його значення діяльності своєї партії, немає досить професійної підготовленості.

Ділові та особисті якості і під час певній роботи виявляється у тісній взаємодії і доповнюють одне одного. Зна ние правил прийому відвідувачів, і ефективне застосування практично вимагає того що в секретаря, таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.

У цій практиці оцінки праці секретарів прийнято выде лять такі ділові якості: професійну майстерність, ініціативність, організованість, пунктуальність, обізнаність, дипломатичність, вміння зберігати службову таємницю, хороша пам'ять, відданість роботі.

Щоб напрацювати і розвинути названі ділові каче ства, секретарю потрібно виховувати у собі ряд особистих якостей. Залежно від отриманого виховання ступінь розвитку особистих ка честв люди розрізнивши, багато тут й индивидуаль ными схильностями, звичками, типом нервової системи.

Виділимо найважливіші особисті риси, необхідні секретарю: інтелігентність, працьовитість, сумлінність, відгук чивость, вміння адаптуватися, скромність, акуратність, доброзичливість.

Серед інших особистих якостей, які потрібні сучасному сік ретарю, можна справити й такі, як вміння швидко вникати у суть подій чи явищ; товариська характері і контактність, які допоможуть секретарю налагодити правильні стосунки з відвідайте лями, співробітниками, керівником тощо.; розумна обачність прийняття рішень; артистизм - якість, що допоможе секретарю подолати особисті емоції заради справи, провести на непоганому рівні прийом відвідувачів, і т.п.; спроможність до самостійного навчання, розширенню їхнього кругозору.

Багато керівників, розглядаючи кандидатури посаду секретаря, звертають уваги таких боку, як сімейна улаштованість, справедливо вважаючи, що з стану цього питання на значною мірою залежить працездатність секретаря, його настрій.

Усі названі ділові та особисті якості, необхідні секрету рю, не даються фахівця в царині готовому вигляді. Потрібен повсякденну працю потужні мізки і душі, вперта і відповідальна підготовка до роботи у обраної професії.

ВИМОГИ До ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ

 

Вимоги до машинописному виконання організаційно-розпорядчих документів враховують особливості широко застосовуваних сучасних вітчизняних і зарубіжних пишучих машин зі стандарт ными характеристиками їх друкувальних елементів.

У основу вимог до машинописному оформленню документів було покладено найбільш раціональні правила, сформовані до.

На пишучої машині оформляють такі реквізити, як адресат, гриф затвердження, назва виду документа, дата, індекс, посилання індекс і дату вхідного документа, заголовок до тексту, текст, позначка про наявність докладання, підпис, гриф узгодження, позначка про завіренні копій. Прізвище музиканта, і номер його телефону.

Якщо він оформляється не так на бланку, то машинописним шпп собом оформляються також реквізити, встановлені ГОСТ 6.39 - 72, в заголовної частини документа (тобто. реквізити штампа бланка документа).

Найвища вимога до документів, оформляемым машинописним способом, прописані у ГОСТ 6.38 - 72, частина 2.

Для скорочення часу друкування документів застосовуються та булирование.

ГОСТ 6.36 - 72 встановив, що з друкування документів испо льзуют вісім стандартних положень табулятора:

0 - кордон лівого поля;

1 - після 5 друкованих знаків від кордону лівого поля;

2 - після 16 друкованих знаків від кордону лівого поля;

3 - після 24 друкованих знаків від кордону лівого поля;

4 - після 32 друкованих знаків від кордону лівого поля;

5 - після 40 друкованих знаків від кордону лівого поля;

6 - після 48 друкованих знаків від кордону лівого поля;

7 - після 50 друкованих знаків від кордону лівого поля.

Стандартом встановлено, що з 0-го становища табулятора пе чатают реквізити: найменування установи, найменування министер ства чи відомства, організації, або підприємства, найменування ст руктурного підрозділи, індекс підприємства, зв'язку, поштовий і телеграфний адресу, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку у банку, код по ОКПО (для листів), назва виду документа, дату, посилання індекс і дату вхідного документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, текст (без аб зацев), оцінку про наявність докладання, найменування посади на ре квизите "підпис", гриф узгодження, заверительную напис "вірно" дату при завіренні копій. Прізвище музиканта, і номер його телефону, оцінку про виконання документи й напрямі його до справи.

Якщо тексті документа є примітки чи виділена в самостійний абзац посилання документ, що послужив підставою для її виданню, то слова "примітка" і "підставу" також друкують від 0-го становища табулятора, а належить до ним текст - через один межстрочный інтервал. З метою однаковості в оформленні документів текстову частина реквізитів "додаток" і "підставу", "примітка" можна друкувати від 2-го становища табулятора.

1-е становище табулятора використовують із позначення початку абзаців з тексту.

2,3 і 7-ме становище табулятора застосовують при друкуванні бланків з трафаретними текстами й складання таблиць. З іншого боку, загальних бланках від 7-го становища табулятора слід розташовувати коди по ОКПО і ОКУД.

Від 4-го становища табулятора друкують реквізит "адресат", але заходів сторінки багатосторінкового документа.

Від 5-го становища табулятора друкують реквізити "гриф підтримайте дения" і "гриф обмеження доступу до документа", і навіть другий ряд грифів узгодження, всі вони розташовуються одному рівні двома вертикальними рядами. У разі перший ряд грифів узгодження розташовується від 0-го становища табулятора, а другий від 5-го становища табулятора.

Від 6-го становища табулятора друкують розшифровку підписи на реквізитах "підпис", "гриф затвердження" посадовою особою, у другому ряду "грифа затвердження" - позначки про завіренні копії.

Перед друкуванням тієї чи іншої документа на пишучої машині встановлюють ті стандартні становища табулятора, кото рые необхідні групи виготовлених документів, керуючись таблицею.

ГОСТ 6.38 - 72 встановлює також правила установки числа межстрочных інтервалів під час оформлення різних реквізитів документів.

При оформленні многострочных реквізитів слід использова ть рядки максимальної довжини не більше розмірів, що допускаються ГОСТ 6.39 - 72, наприклад:

Заступнику директора ВНИИКИ

з роботи

Іванову 0.Л.

103001, Москва, К-1, вул. Миру, 4

При найменуванні посади на реквізиті "підпис":

Начальник Управління праці

заробітної плати О.С. Смирнов

У цьому прикладі під час оформлення реквізиту, котрій стандартом встановлено лише його початок, загальна довжина реквізитів прийнята такий, щоб залишилося досить місця й інших частин реквізиту: "підпис", "особиста підпис", "розшифровка підписи".

Початок рядків многострочных реквізитів має бути выровнено за однією вертикальної лінії.

При друкуванні документів, містять в одній сторінці ніс колько реквізитів, необхідно у складі стандартних вибирати поєднання межстрочных інтервалів, яке зажадає мінімальних за тривалістю операцій їхнього зміни. Відповідно до ГОСТ 6.38 - 72 текст документів на папері формату А4 повинен друкуватися через 1,5 межстрочных інтервалу. Допускається друкування через один межстрочный інтервал текстів документів формату А5 по ГОСТ 9327-60. Тексти документів, подготовляемых до видання типографическим способом, друкують після двох межстрочных інтервалу.

Реквізити (крім тексту), які з кількох рядків, пе чатают через один межстрочный інтервал. У цьому складові реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "позначка про наявність при ложения", "гриф узгодження" слід відокремлювати друг від друга 1,5-2 межстрочными інтервалами.

Реквізити відокремлюють друг від друга 2-4 межстрочными інтервалами.

З встановленого стандартом числа інтервалів слід выби рать поєднання, що призводять до найменшим затратам праці.

Значення межстрочных інтервалів, вказаних у графах першими, є предпочтительными. Назва виду документа друкують прописними літерами.

Побудова формуляра - зразка організаційно-розпорядчих документів

 

Важлива завдання, що з удосконаленням управління, - спрощення роботи з документами, прискорення їхнього складання і оформ ления. Її рішенню значною мірою сприяє створення стандартів уніфікованої системи организационно-распорядитель іншої документації - ГОСТ 6.33 - 72 і ГОСТ 6.39 - 72. Вони поставши ляют собою звід єдиних науково обгрунтованих правил підготовки й оформлення документів. Впровадження цих стандартів створює необхо димые передумови ще повної уніфікації документів, що, своєю чергою, дозволить їх обробляти в автоматизованих системах управління.

Стандартами встановлюються найбільш загальні правила составле ния документів, і навіть машинописного оформлення окремих рекви зитов. Тривалої час организационно-распорядительная докумен тация розвивалася стихійно, що призвело до виникнення безлічі видів тварин і різновидів службових документів, різних способів оформлення окремих реквізитів.

ГОСТ 6.39 - 72 поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, застосовується під час оформлення розпорядчої та постанов виконавчої діяльності центральних і місцевих органів госу дарчого управління РФ, і навіть підвідомчих їм підприємств, організацій та установ, й встановлює загальні вимоги до її оформленню, встановлює порядок розташування кордону реквізитів в формулярі - зразку вимоги до бланків документів.

Формуляр - зразок документа - це модель уніфікованої форми документа.

У формулярі - зразку чітко визначено площі для размеще ния різних реквізитів документа, як постійних, і пере менных, встановлено довжина реквізитів робочому полі, соціальній та службовому полі документа.

Постійний реквізит - це реквізит документа, заподіювана під час виготовлення уніфікованої форми документа чи бланка документа

Переменный реквізит - це реквізит документа, заподіювана під час складання документа.

Під довжиною реквізиту розуміється число знаків необхідне записи його за документі.

Площа уніфікованої форми документа чи бланка, предна значенная заповнення реквізитами, є робочою полем до кумента, а площа, призначена закріплення документа в технічних засобах зберігання, для нанесення спеціальних изобра жений, є службовим полем документа.

ГОСТ 6.39 - 72 встановлює два формату папери до створення документів - А4 (210 X 297 мм) і А5 (147 Х 210 мм) по ГОСТ 9327 -60 "Папір. Споживчі формати". До кожного формату устана вливаються два варіанта розташування реквізитів - кутовий і поздовжнє.

Стандарт встановлює такі розміри полів формуляра-образца: ліве - 35 мм, праве - 8 мм, верхнє - 20, потрібніші листку формату А4 - щонайменше 19, але в Формате А5 - щонайменше 16 мм. Ліва полі призначено для підшивки документів, праве - резерв папери для зносу (з єдиною метою схоронності тексту), нижнє полі для службових оцінок про вступ чи виконанні документа, перено се даних із нього з боку машинний носій. При друкуванні документа звороті аркуша (обох сторони аркуша дозволяється друкувати доці менти з терміном зберігання до трьох років) потрібно, щоб розмір лівого поля був 8 мм, правого - 35 мм, а нижнє і верхнє поля залишалися без зміни.

У документах, виготовлених на папері формату А4 і які включають змістовну частина, подану як таблиці, допуску ется розташовувати реквізити паралельно довгою боці аркуша.

На кресленнях штриховими лініями відзначені кордону реквізитів, переміщуваних в передбачених стандартом випадках, номери рекви зитов є такі цифрами в кружочках.

Формуляр - зразок встановлює наступний склад реквізитів:

1 Державний герб;

2 - емблема організації, або підприємства;

3 - зображення нагород;

4 - код підприємства, заклади, чи організації з Общесоюз ному класифікатору підприємств і закупівельних організацій (ОКПО);

5 - код форми документа по Общесоюзному класифікатору упра вленческой документації (ОКУД);

6 - найменування міністерства чи відомства;

7 - найменування установи, організації, або підприємства;

8 - найменування структурного підрозділи;

9 - індекс підприємства зв'язку, поштовий і телеграфний адресу, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку у банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс;

13 - посилання індекс і дату вхідного документа;

14 - місце складання чи видання;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль;

21 - текст;

22 - позначка про наявність докладання;

23 - підпис;

24 - гриф узгодження;

25 - візи;

26 - печатку;

27 - позначка про завіренні копії;

28 - прізвище музиканта, і номер його телефону;

29 - позначка про виконання документи й напрямі його до справи;

30 - позначка про перенос даних на машинний носій;

31 - позначка про вступ.

До кожного конкретної документа застосовуються в усіх реквізити, а лише такі, які відповідають тільки докумен там такого типу і є обов'язковими, з юридичних вимог.

Установи, організації та підприємства, які підпадають під дейст вие спеціальних положень, вказують реквізити 1, 2, 6 - 8, 13, 23, 24 відповідно до правилами, встановлюваними цими положе ниями, а реквізит 9 за необхідності вмуровують в бланк докумен та машинописним способом чи вказують з тексту.

Стандартом допускається розміщення реквізитів 1, 2, 3 на пло щади, займаній реквізитами 6, 7 і трьох. Реквізит 2 можна распола гатку лівому полі документа лише на рівні реквізиту 7.

Якщо обсяг реквізитів 15, 16 і 17 Демшевського не дозволяє розмістити в цій площі реквізит 16, його можна розташовувати про всяк сво бодной площі робочого поля документа, крім полів. Реквізит 18 розташовується лише з на лицьовій стороні документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22 - 23 і З0 потрібно розташовувати в останній сторінці.

Гриф погодження з організаціями, які підпадають під дію спеціальних положень, слід розташовувати на місці, передбачено ном цим положенням.

У документах, оформлюваних машинописним способом, реквізити необхідно розташовувати не більше кордонів, встановлених

Страница 1 из 3 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація