Реферати українською » Менеджмент » Засади управління особистим часом


Реферат Засади управління особистим часом

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Гліб Архангельський

Скажу спочатку кілька слів про моє розумінні організації часу. Тема нашій культури дуже неоднозначна. Ось яскраве думка з цього приводу —"Мені здається, що маємо у Росії ідея організації часу не чи прищепиться. Уявити не можу російського людини, який фіксує щогодини і записує в таблицю події дня із єдиною метою…, і з будь-який метою не можу уявити! І вже зв'язати час і гроші взагалі поготів неможливо! Не в'яжеться у російській голові. Не можемо структурувати час і! Це до німців. А ми люди азартні, які захоплюються. Нам рутина нудна і нецікава. І коли ми азарті, ми можемо гори звернути й кумедно підходити з тими таблицями і намагатися організовувати людини у стані азарту. І коли ми в азарті, то нудьгу. На нудьгу кращими не чіпати!"

Думка, далеко ще не позбавлене підстав. Більшість книжок і курсів, формують загальноприйняте уявлення про тайм-менеджменте, пропонують класичні технології організації особистого часу, зорієнтовані конкретний, структурирующий, упорядкований тип особистості. Люди більш хаотичного складу, намагаючись приміряти таку "гамівну сорочку", ніякої від цього не отримують. Тим більше що, анітрохи буде не гірший перших, їх час також дороге стоїть, особиста ефективність яких і успішність важливі й їм. Тому, хоча я використовую і класичні методи, але основний упор у своїх розробках роблю на методи управління особистим часом, годяться для таких людей, порядок дуже схильних. Після прочитання цих загальних зауважень можна описати основні засади, я виходжу, двома прикладах із моєї практики.

Управління часом у ситуації значних змін

Перший приклад — директор і співвласник середніх розмірів петербурзького видавництва запрошений працювати заступником директора великого видавництва у Москві. Очікує різкого підвищення, причому у умовах незнайомій організації із сильною внутрішньої конкуренцією. Тип особистості — інтуїтивний, хаотичний, і до застосування методів класичного тайм-менеджмента, власне кажучи, не схильний. як він сам каже, "Не люблю щось записувати, довго планувати і вираховувати. Особливу ненависть в мене викликають ретельно й акуратно розписані бумажечки, — розпорядки дня, тижня, місяці, року, десятиліття, життя. Вони написано усі про майбутньому й ніякої казки не залишено".

Що вдалося зробити? По-перше, спільні зусилля було освоєно й "заточений" під конкретні потреби ситуації та особисті переваги клієнта ряд методів, дозволяють підвищувати ефективність використання особистого часу у хаотичних і непередбачуваних умов. З класики найкраще спрацював метод розстановки пріоритетів, який дозволив виділити реально важливі справи з величезного потоку, який звалився на клієнта на на новому місці роботи, проте другорядне — відсіяти. З моїх авторських розробок найбільше знадобився метод обмеженого хаосу, завдяки якому вона клієнт, не люблячий паперову роботи й усіляку канцелярію, не загубився було багато документів і майже налагодив зручну йому систему їх збереження.

По-друге, під час роботи клієнт сформулював собі кілька принципів підвищення ефективності власного винаходи. Деякі їх мені були досить несподівані, оскільки сам належу до людей із структуруючим типом мислення. Наприклад, виявилося, що кількома справами паралельно, з частими переключеннями з-поміж них, йому більш зручна і дозволяє менше втомлюватися, і й тому він став свідомо застосовувати такий стиль роботи.

Апологет класичного тайм-менеджмента відхитнеться кричать у розпачі від такої єресі — це ж порушення загальновідомих і незаперечних принципів особистої ефективності! Слід зазначити, що у інших випадках результатом консультування справді могло ставати протилежність — робота великими блоками замість безлічі малих відволікань. Однак такі протиріччя але немає: у створенні особистого часу важливі не загальні правила, а індивідуальний стиль, який людина собі знаходить і який нього комфортний і дає максимальну ефективність.

У результаті, освоєння посаді минуло успішно. Клієнт зумів витримати й взяти ситуацію під контроль великий роботи вистачить, і продовжує вже самостійно працювати над особистої ефективністю. Важливо, що тайм-менеджмент допоміг, попри які виросли робочі навантаження, зберегти недоторканним час, що виділяється на сім'ю. Знову слово клієнту: "Головний результат у цьому, що повірив, що з моїм інтуїтивним типом особистості можна рухатися у кар'єрі керівника успішно. Також почав застосовувати свідомо й регулярно ряд прийомів в поточної роботі. Готуюся до впровадження методів і навиків, — зауважу, таких, які мені не дратують!"

Тепер від цієї ситуації — до узагальнень. Перший принцип, якого дотримуюся і який яскраво виявився у описаному разі: якісну систему організації свого часу то вона може розробити тільки самий. Організація особистого часу — справа життєво важливе, надзвичайно сильно залежить від особливостей характеру й своєрідна діяльності. Тут можлива лише "індивідуальний пошив", решта, продовжуючи аналогію з одягом, буде жати, натирати, і більше нашкодить, чим зарадить. Завдання консультанта чи автора семінару, книжки — інформування існуючих системах, про методи побудови власної системи, підтримка прийняття рішень, і найголовніше — початковий імпульс, поштовх до розвитку.

А завдання клієнта, чи слухача семінару, чи користувача програми — не сприймати те, що пропонують, чимось явно правильний розвиток та яке підлягає сумніву, а вибирати підходяще, перекроювати, перебудовувати під свої потреби. У своїй практиці я - не відкидаю перевірені часом всім добре відомі класичні методи (структурування цілей і завдань, система планів на різні періоди, тощо.), але належу до ним лише як матеріалу, із якого людина може вибирати те, що органічно, для побудови власної системи.

Другий принцип важко висловити однієї фразою. Напевно, найкраще сказати: годі піддаватися стереотипу планування. У свідомості європейської людини з часів Платона, з його "світом ідей", ідеальних образів, міцно закладено послідовність дій: намалювати бажаний образ розвитку подій (план, програму, проект…) і далі заганяти живу діяльність у цю заздалегідь створену схему. Такий їхній підхід цілком застосуємо у досить передбачуваних областях діяльності, на кшталт будівництва авіаносців, але нам дуже часто зіпсований у створенні особистої роботи, де нам найчастіше доводиться мати справу з несподіваними обставинами, змінами, тощо. Зазвичай, значної частини запропонованих людині методів організації часу — методи планування, що передбачають складання розкладів дня, тижня, тощо. А я загострюю увагу до ті методи, що дозволяють орієнтуватися і зберігати ефективність у ситуації невизначеності.

Інша важлива сторона тієї самої принципу "не захоплюватися плануванням" — необхідність відстежування власної ефективності. У багатьох західних технологій тайм-менеджмента наголос робиться на планування контроль, тобто. порівняння досягнутого з запланованим. У виконанні вітчизняної традиції більш поширений інший підхід — порівняння досягнутого з максимально можливим. Це виявляється насамперед в хронометражі, тій чи іншій ступеня складності, з аналізом одержуваних даних, і постійним виявленням резервів підвищення ефективності. Але це ми скажімо докладніше після аналізу наступного прикладу.

Управління часом у ситуації "з гарного на краще"

Другий приклад — випадок, у сенсі протилежний першому, тобто. не "аварійний". Клієнт — керівник двох відділів у московському холдингу (профіль компанії — IT- консалтинг, розробка програмного забезпечення). Цілком успішний менеджер, з більшими на службовими перспективами, прицілом на top-MBA, що ще людині потрібно? Проте, його цікавила тема організації особистого часу. Почали, який у мене зазвичай, у не-аварийных ситуаціях та рекомендую, з хронометражу.

Слід зазначити, що людини, вперше у житті протягом недели-другой який подивився до дзеркала він четырехмерного" — це надзвичайно гострих відчуттів. Недарма гуру менеджменту Пітер Друкер, доручаючи секретарці робити хронометраж своєї робочого тижня, дає Україні письмове зобов'язання у цьому, що не її звільняти після повідомлення йому правдивих результатів. Зазвичай, "який гарує як кінь" сучасна людина реально працює значно менше, що його здається, хоча в буває дуже важко зізнатися.

Отже, коли клієнт став вести хронометраж, відразу було виявлено окремі резерви часу, але з це головне. Головний результат хронометражу — поява свого роду "вестибулярного апарату". Як вестибулярний апарат відстежує, перебуває людина в рівновазі, і чинить дискомфорт, якщо рівновагу порушено, це у результаті хронометражу з'являється якийсь "апарат", що відстежує ефективність. Облік власного часу, протягом кількох тижнів виробляє особливий увагу до часу, і творча людина починає зовсім інакше не лише з свої дії, а й у навколо.

З e- mail'a цього клієнта про результати перших тижнів хронометражу: "…Осознал недостатню ефективність управління нашою компанією, вже поставив весь топ-менеджмент на голову — нову концепцію розробляємо. Процес поки що у стадії написання мною пропозицій з моїм підрозділам і нахмуреного очікування топів. Якщо доведу ефективність — рішення приймуть, а я доведу. :)"

Така зміна мислення, одного разу состоявшись, працює й приносить плоди вже у будь-якій галузі діяльності. Якщо є прагнення оптимізації, підвищення ефективності, розвитку, то втілити їх у життя — то вже справа техніки. Знову слово клієнту: "…Зараз розробляю систему контролю над матеріальними видатками, мені сподобалися можливості аналітики. Щовечора тепер фіксується кожен витрачений карбованець. Тут, як і з часом — результати починають з'являтися з початком ведення обліку, хочеться відразу кинути це її справа. :))"

Щоб промови важливості зміни мислення як управління часом не видалися голослівними, наводжу конкретні результати своєї роботи з цим клієнтом.

1. Почав відчувати перебіг часу.

2. Оточуючі перестали відволікати грубощів через дрібниці (самі).

3. Великі блоки роботи замість метань.

4. Розкрив неочевидні недоліки компанії.

5. Перестали забуватися денні справи.

6. З'явилося більше вільного часу.

7. Почав учитися друку сліпим методом.

8. Почав облік особистих (сімейних) матеріальних витрат.

9. Змінилися акценти у власному розвитку.

Опис робочого тижня для непосвяченого в тайм-менеджмент людини звучить вбивчо: два вечори на тиждень англійський, два французькою (лише курси, беручи до уваги іншого), теніс, вечірнє друге вищу освіту. У цьому вистачає часу відпочивати і розваги.

Втім, все окремі результати — це тільки окремі прояви загального користування та найважливішого результату: осіб розпочав управляти своєю часом. Спробуйте у конкретних термінах описати, чим відрізняється досвідчений водій, управляючий машиною, від новачка, що його веде машину, що незрозуміло ще, хто кого веде? Зовні вони роблять приблизно однакові дії, ніж один відрізняється від іншого — то відразу й не скажеш. Проте, відмінність очевидно.

Отже, як й у першому випадку, робота над власним часом дала клієнту як матеріальні результати, але, що значно важливіше, дозволила з допомогою організації часу запустити процес безперервного зміни, вдосконалення. Завдяки цьому принципово змінилося кількість і якість результатів, що може досягати людина.

Я хочу зазначити решта 2 принципу, що у основі цих процесів. Третій принцип — мислення, спрямоване на ефективність. Первостепенную роль грає зміна мислення; технологічні аспекти організації часу й особистої роботи — питання вже друге. Якщо людина навчився бачити неефективні процеси та вдосконалювати, вона цілком може застосовувати наявні технології чи розробляти свої. Якщо їй лише дали набір технічних прийомів, не навчивши відстежувати ефективність — великий користь від такого навчання нічого очікувати. Причому важливо відзначити, що з ефективністю тільки розпочинається з організації особистого часу, та був може поширюватися на будь-які галузі діяльності.

Останній і найважливіший принцип — все то, можливо вдосконалене. З цією принципом непорівнянні за важливістю ніякі технологічні питання. Якщо з припущення, що резерви ефективності та розвитку невичерпні, то віднайти потрібне рішення, розробити при цьому необхідний метод — це питання тактичні і явно які вирішуються.

Практичне додаток. Наскільки висока ваша особиста ефективність?

Завдання тесту — допомогти вам проаналізувати ваш робочий стиль на матеріалі витрат часу за день. Такий аналіз допоможе вам краще уявити сильні й слабкі боку вашої системи організації роботи і намітити способи підвищення особистої ефективності. Відмінність цього тесту з інших подібних у тому, що вам доводиться не відповідати на абстрактні запитання на кшталт "Чи добре ви делегуєте? — оцініть за 5-бальною системі", вони мають працювати з конкретною фактичним матеріалом, безпосередньо відбиваючим витрати вашого часу.

Спочатку забезпечимо себе цим фактичним матеріалом. Вооружитесь листочком папери, бажано у клітину. У лівому стовпчику буде "портрет" вашого робочого дня. За бажання включити й час. Для аналізу найкраще взяти вчорашніх днів, але він погано відбиває ваш звичайний робочого дня, візьміть якийсь інший, коли його можете непогано згадати. Можна загалом намалювати портрет "типового", "середньостатистичного" робочого дня, як ви вже його уявляєте, лише обов'язково "як це зазвичай буває", а чи не "що мені хотілося б, щоб це звичайно бувало".

Тут зауважимо, що кожен аналіз власного часу вимагає граничною чесності та без неї втрачає сенс. Це ваша внутрішня інформація, що має бути доступна лише вам, і який має давати вам об'єктивної картини реальних подій.

Виберіть точність обліку — спершу рекомендуємо 15 чи 30 хвилин. У кожну клітину лівого шпальти ви повинні буде записати вміст відповідного відрізка дня. Краще розпочинати з тих справ, що ви пам'ятаєте добре, із тих подій, час початку яких сильно закарбувалось у пам'яті. Після ними можна відновлювати те, що запам'яталося гірше, згадуючи логічні зв'язок між подіями, використовуючи різні канали пам'яті (уявіть собі зорово картину що діялося, згадайте звуки слова, тощо.). Можна залучити запис у органайзере, тощо. Якщо вік деяких частин дня згадуються дуже погано — відзначте їх галочками один стовпці. Відповідні "білих плям" можна

Страница 1 из 2 | Следующая страница

Схожі реферати:

Нові надходження

Замовлення реферату

Реклама

Навігація