Реферат Діловий лікнеп

Досвід щоденного спілкування з верхами бізнесу показує, керівники погано пишуть і представляють інформацію; далеко не всі вміє добре слухати співрозмовника чи читати. Найчастіше можна знайти лише егоїстичне бажання показати свою діловитість і тямущість.

Річард Кох (Richard Koch), викладач економіки управління і стратегії бізнесу Школи бізнесу при Бирмингемском університеті.

Хоча вивчали правила дисконтування потоків готівки, теорію опціонів, стратегічний аналіз стану і ієрархію потреб Маслоу, хто б вчив нас читати чи писати, говорити чи слухати. Передбачається, що розумні майстра курсу адміністративного управління (МВА) і менеджери (але це так усе просто) повинні мати цими навичками: було б принизливо повернутися до школу, щоб спробувати вкотре вчитися писати. Але, тим щонайменше, колосальний досвід щоденного спілкування з верхами бізнесу показує, керівники занадто погано пишуть і представляють інформацію, мало хто їх вміє добре слухати співрозмовника чи читати. Це дивує, з урахуванням, що російське керівництво тільки і навчається у протягом всього дня, що читає чи пише, говорить чи слухає.

Мистецтво читання

Лише поодинокі менеджери можуть під час наради «перетравити» звіт зі сторінок і далі брати участь у обговоренні. Іноді це справді розумні менеджери. Але найчастіше можна знайти лише егоїстичне бажання показати, які ми ділові і розумні. Хоча більшість із нас так читати не вміють.

Справжні проблеми виникають, щоб із нашої депутатської групи приносить нам в руки проект документа. Ми можемо думати, що оцінюємо проект та її автора. Інші переконані, що це члени групи оцінюють нашу здатність поліпшити отриманого документа. Несподівано наше вміння читати піддається перевірці. Та в тому, щоб читати і розуміти (якщо ви не іноземець, намагається освоїти японська мова). Вона, у іншому — треба вміти правильно думати.

Читаючи документ, легко потрапити під владу його внутрішню логіку. Помилки легко розпізнати, але, безумовно, найважче побачити то, а чого ж немає: логіку. Сам досвідченого рецензента, з яким мені коли-небудь доводилося працювати, був сам секрет. Перш ніж розпочати читання важливого документа, він витрачав дві-три хвилини те що, щоб накидати листку папери три пункту:

питання, які мають розглядатися у документі, та його структура;

свою думку з цього питання;

найважливіші питання, які потребують вирішення.

У результаті міг відразу ж потрапити виділити ключові пункти та вражаюче оцінював проекти документів. Він був великим майстром. Активно читав, орієнтуючись за свої припущення, а чи не реагуючи пасивно на представлений документ. Думав сам, а чи не сподівався скористатися тим, що намагався навіяти йому автор. Завжди домагався більш конструктивного і критичного результату, ніж звичайний читач, пасивно реагує на документ.

Уміння писати

У «древні» часи, до появи комп'ютерів, компанії запровадили правило: все службові записки мали викладатися в одній сторінці. Це призвело до появи записок які з використанням сторінки, часто без полів і відступів зверху і знизу. Деякі з цих записок ставали творами мистецтва: гори спеціальної коригуючою стрічки йшли на запечатування і передрук тексту. Проте культ службової записки в одній сторінці процвітав.

Менеджери нової генерації швидко зрозуміли, що з складання записки в одній сторінці вимагалося не вміння добре писати, а вміння думати. Необхідність писати коротко змушує автора сконцентруватися найбільш важливому, а чи не у тому, хотілося б сказати. Писати коротко набагато складніше, ніж писати довго.

З появою персональних комп'ютерів, і копіювальних машин стало легко писати довго. І тут сучасні технології стали ворогом ефективності. Писати менше краще, ніж писати багато. І, звісно ж мається на увазі, що менеджери повинні писати добре, тому нами ніколи не вчили писати ефективно, за умови що ми працюємо в Procter & Gamble. Результатом використання надто великої числа технологій і брак навичок листи стала поява довгих і пихатих службових записок, які доводять читача до несвідомого заціпеніння і розчарування.

Кращий редактор, з якою коли-небудь співпрацював, керувався п'ятьма основними правилами. З того часу і це намагаюся їх дотримуватися. Більшість із написаних чи прочитаних мною документів не пройшли випробування цей тест. Але якщо ви вдасться, то продемонструє ваше вміння як добре писати, а й правильно думати. Саме ці правила.

Писати для читача. Не те, що хочеться вам, бо, що необхідно читачеві. Якщо два рядки не привернуть уваги читає, ваша службова записка, найімовірніше, опиниться у файлі № 1 — в кошику. Прагнення писати для читача змушує автора писати менше, а чи не більше.

Писати коротше. Менше краще, що більше. Короткі слова краще довгих і жаргонних. Короткі пропозиції, як й у судовому вердикті, легше читати, ніж довгі. Короткий повідомлення змушує читає сконцентруватися у тому, що справді важливо, а чи не у тому, що є.

Излагать як оповідання. У в службовій записці повинні логічно поєднуватися чітке розповідь, ясна й послідовно проведена тема й лише одне повідомлення. За умов, що керівник середньої ланки щодня отримує десятки, котрий іноді сотні дзвінків, електронних повідомлень, документів, у кожному повідомленні має міститися лише одне думку. У потоку інформації, ложащейся до столу керівника середньої ланки, повідомлення, перевантажені інформацією, запам'ятати неможливо.

Писати, користуючись активним стилем. Читати тексти, де дуже багато пасивного застави і знеособлених пропозицій, нудно, при цьому це засвідчує лише бюрократичному стилі викладу. Кожне пропозицію має бути позитивним, а чи не негативним, і тоді лист стане енергетично більш насиченим.

Подтверждать свої судження фактами. Особливо слід уникати «владних» слів. Хоча такі, як «терміново», «стратегічно важливо» і «важливо», начебто мають зробити службову записку вагомішою. Звісно, можуть обдурити неуважного читача. Для уважного вони, як червона ганчірка для бика, оскільки провокують запитати, чому це терміново, стратегічно важливо і важливо, і підсвідомому рівні викликають бажання ні з цим думкою. Оскільки читач почав сперечатися і не погоджуватися з одним пунктом, не погодиться й усім іншим. Коли щось справді терміново, стратегічно важливо і важливо, це має бути зрозуміло з контексту і допомоги риторичних слів.

Список літератури

Для підготовки даної праці були використані матеріали із сайту http://www.elitarium.ru

Схожі реферати:

Навігація