Реферати українською » Менеджмент » Проблеми впровадження засобів електронного документообігу


Реферат Проблеми впровадження засобів електронного документообігу

проведенні наради з цього питання. Коли відомо, що робити, є явно задоволені роботою і системи керівники підрозділів, і складена розумна кошторис витрат у системи загалом організації, чи навіть дуже зайняте керівництво знайде час ухвалення рішення. Керівникам завжди приємно брати участь у нарадах, які відбуваються під прапором доповіді про успіхи, і легко підтримувати починання, які, як здається, мають досить прибічників, отже, буде реалізовано без істотних зусиль із боку керівника.

 

1.2.3 Проблемні завдання початку впровадження

Осучаснення електронному документа юридичної сили

Ще однією проблемою необхідно забезпечення юридичної сили електронних документів. Але що далі, тим більше цю проблему можна розв'язувати як звичайнаорганизационно-техническая завдання. Завдяки з того що нарешті прийнятий Закон, регулюючий використання електронного цифрового підпису (>ЭЦП), можна було надання електронним документам юридичного статусу. Безсумнівно, пройде кілька днів, як електронна підпис стане широко використовуватися під час обміну документами між організаціями. Однак ніщо корисно швидкому впровадженнюЭЦП, відповідно і електронних документів всередині організацій.

(Насправді поняття електронного підпису як аналога звичайній підписи на законодавстві вже існувало. Така ситуація дозволяла використовувати електронну підпис за умови, якщо підписаний договір між сторонами, враховував усі умови застосуванняЭЦП. Завдяки цьому на російської практиці можна назвати приклади реального використанняЭЦП, наприклад, в міжбанківському обміні.)

Якщо ж певні потенційні правові колізії все-таки викликають занепокоєння, можна піти компромісного шляху. Електронні документи, які мають правові наслідки, можна супроводжувати паперовими копіями з «реальної підписом». Слід гадати, що метоюСЭД не викорінення паперових документів, а створення ефективної середовища управління і функціонування організації. З іншого боку, роздруковувати доведеться лише кінцеві продукти роботи – конкретні, вже цілком підготовлені паперові документи і тільки у «>правоустанавливающей» копії, що призведе до значного зниження обсягу паперових документів.

Взаємодія з зовнішнім світом

При впровадженні системи документообігу виникає запитання організації взаємодії з зовнішнім «паперовим» світом. Особливо що це стосується обміну документами з паралельними структурами в асоційованих організаціях чи відомствах, із якими відбувається постійна «щільна» робота. Найчастіше інформація від нього надходить на папері. Згодом, сподіваємося, ця ситуація зміниться, та обмін електронними документами стане нормою, але ще необхідно впроваджувати рішення, враховують особливості поточну ситуацію. Тут слід сказати, що й компанії — розробники ПО, що перебувають у передовому краї інформаційних технологій, досі підписують більшість контрактів на папері, причому навіть між собою.Электронним чином оформляються лише незначні угоди, виконуються на стандартних умовах.

Щоб паперові документи із зовнішнього світу змогли потрапити в внутрішню систему електронного документообігу, необхідно одержати їх електронні образи. Зрозуміло, що задля цього використовуються сканери. Якщо обсяг вхідних документів невеликий, можна використовувати недорогі сканери завтоподатчиком. Для великих обсягів яка входить кореспонденції доведеться придбати серйозніший промисловий сканер.

Більшість систем документообігу або поставляються з модулями на сканування документів, або припускають інтеграцію з однією з існуючих систем введення зображень. Для простих рішень зазвичай ніякі спеціалізовані системи непотрібні, достатньо незначної програми сканування чи розпізнавання. При великих обсягах необхідно вивчити необхідність використання професійних систем, виділені на отримання зображень документів, наприкладAccentCapture компаніїKofax чиInputAccel компаніїActionPoint. Ці системи дозволяють здійснювати масовий введення документів улаштуванням окремих робочих місць щодо різноманітних типів робіт, з виділеними серверами в обробці, конвертації і розпізнавання зображень. Вбудовані у яких алгоритми дають змогу одержувати зображення високої якості з максимальною швидкістю. Вони використання промислових потокових сканерів. Ціни таких систем перебувають у діапазоні і від кількох тисяч за кілька десятків тисяч доларів.

Розпізнавання текстів вхідних документів і майже зберігання тексту документа разом з зображенням перестав бути необхідним. Але його наявність розпізнаного тексту дозволяє вживати одні й самі механізми повнотекстового пошуку, створення рефератів і автоматичного виділення ключових слів, як для документів, створених за комп'ютером, так тих, хто був відсканованими. З іншого боку, розпізнавання зображень дозволяє відразу конвертувати документи у форматPDF, що у останнім часом почав дуже популярний. Ще один корисна можливість: користувачі може використати існуючі документи до створення нових, вирізаючи зі них частини, або просто модифікуючи їх. Якщо передбачається, що вестиметься постійно, краще передбачити й серверне розпізнавання з метою повнотекстового пошуку, і встановлені на робочих місць користувачів і інтегровані з клієнтської частиноюСЭД копії програми розпізнавання. І тут користувач матиме можливість самостійно конвертувати зображення документів мають у текст з необхідними опціями і зберігати текст у властивому йому форматі.

Міграція існуючих документів

Етап міграції існуючих документів з паперової форми в електронну, мабуть, одна із найнебезпечніших. Якщо не спланований старанно, ви можете мати справу з проблемами, здатними звести нанівець попередню роботи й провалити весь проект.

Якщо організації є паперовий архів документів, то намагатися знайти у всій мережі їх електронні копії до створення електронного варіанта архіву – річ безнадійна. Понад те, це не так у принципі, адже електронні копії були модифіковані будь-ким, і перевірити це практично неможливо. Тому електронний архів існуючих документів мають у такому випадку потрібно створювати з паперового шляхом сканування.

Якщо ж ніякого архіву немає, необхідно провести досить тривалу підготовчу роботу. Спочатку потрібно домогтися єдиного порядку зберігання документів мають у каталогах. Слід заборонити (зокрема, якщо може бути, технічними засобами) зберігання документів на локальних дисках комп'ютерів. Треба, аби в всіх користувачів організації був у мережі свої каталоги у мережі, у яких зберігають документи. Це значно полегшить подальшу міграцію документів мають у систему документообігу.

ДеякіСЭД дозволяють зберігати посилання документи, фізично перебувають у каталогах у мережі, і вимагають обов'язкового переміщення цих документів мають у сховище системи. Такий їхній підхід полегшує впровадження, дозволяючи здійснювати роботу з переміщенню документів мають у сховище системи (а цього треба обов'язково прагнути) паралельно з експлуатацією системи.

Особливості різних підприємств і деяких видів діяльності

Нижче коротенько перераховані особливості впровадженняСЭД підприємствам залежно від своїх виду. Згадано лише ті види підприємств, насправді цих видів з погляду впровадження електронного документообігу значно більше. Проте перелічені нижче є найцікавіші з погляду впровадженняСЭД види організацій.

— Промисловість

При впровадженніСЭД на промислове підприємство є необхідність відразу проаналізувати можливість і її інтеграцію з АСУ, з системамиСАПР та інші компонентами автоматизації. Це з тим, що чимало співробітники таких підприємств із діяльністю сполучають роботу з «звичайними» документами (наприклад,заказ-наряд, табель та інших.) і з інженерними документами (креслення тощо. Д.), і всі — і під час функцій оперативно керувати. Деякі системи (приміром,Documentum) містять спеціальні кошти на здійснення такого інтеграції.

Багато сферах діяльності, що з високої відповідальністю (військова, медична тощо. Д.) учасників технологічного процесу за результат, є необхідність документувати виконання кожного етапу виконуваного процесу.СЭД у разі повинна дозволяти здійснення «розбору польотів» навіть по кілька років. І тому вона повинна переважно дозволяти відкотити ситуацію зі кожному моменту у минулому, щоб отримати «зріз» цей час.

Для деяких видів виробництва, особливо при інтеграцію з АСУ, потрібно підтримку досить високого рівня оперативності роботи системи та їїотказоустойчивости.

— Державні відомства

Для державних відомств характерні велика територіальна роз'єднаність (регіональна структура), складна ієрархія управління з безліччю щаблів, незабезпеченість електронними комунікаціями, слабка стандартизація вже наявних інформаційних технологій (під «слабкої стандартизацією» мається на увазі та ситуація з тими програмами і апаратними комплексами для підприємства, що найчастіше характеризується словом «зоопарк»).

Разом про те у впровадженніСЭД як у державних органах необхідно враховувати високі вимоги забезпечувати безпеки даних, і обмеження доступу.

Проблеми, які створюються складної схемою фінансування проекту впровадженняСЭД (вимогами з проведенню конкурсів, складна схема прийняття прийняття рішень та інше), викликають особливі складності на на початкових етапах. Тому роботу з впровадженнюСЭД як у державних органах завжди слід з невеликого неспішної пілотного проекту. Треба добре розуміти, що «пілот» – це прототип системи, який реалізує всю необхідну функціональність. Спроба змуситикомпанию-разработчика і навіть власних розробників створити на етапі «пілота» повністю працюючу і готову до тиражуванню систему хоч і виглядає привабливою, насправді вкрай небезпечна. Завдання «пілота» цілком у іншому: виявити ефект від участі впровадження системи та ухвалити рішення про впровадженні, виробити грунт розробки проекту реальної системи, скласти повний план робіт з розробки і впровадження, план впровадження. Причому «пілот» має певну вартість, і було компанії-розробники найчастіше готові вдатися до значні поступки з надією одержати замовлення впровадження всієї системи, не стоїть зловживати: фінансова відповідальність виконавця завжди є сильним чинником стимулювання проти фінансовим інтересом. Залежно від масштабів та підходів «пілот» може коштувати до 10% від кінцевої вартості системи. Тільки старанно підготувавши плацдарм, відпрацювавши всі, знайшовши розуміння в керівництва організації, отримавши гарантії фінансування, і замовнику, ікомпании-консультанту можна братися до широке впровадження.

Для державні органи особливо характерний консерватизм співробітників, часто слабкий персонал. Проблема буде потроху вирішуватися у межах перспективних програм підвищення кваліфікації співробітників державні органи, але реальні результати цих програм з'явиться ще, на жаль, нескоро. Найчастіше виникають труднощі отримання на етапі проробки рішень.

Усі описані проблеми вінчає складність оцінки ефективності впровадження, оскільки ніякі фінансові розрахунки у разі безсилі. Але такий критерій потрібен, можливо, хоча б якісний, оскільки рано чи пізно знадобиться звіт за ефективністю від вкладених коштів. (Див. пропозиції щодо способу визначення ефективності запровадження у окремому розділі.)

Великі комерційних підприємств

У великих комерційних підприємствах звичні такі.

При нинішньої тенденції до створення виробничо-фінансових конгломератів часто постає проблему територіальної роз'єднаності, різнорідності різних частин структури, мають кожна свою передісторію. І ця різнорідність проявляється як і організаційну структуру ібизнес-процессах, і у інформаційної інфраструктурі. А ще накладається децентралізація управління, багато, навіть ключових питань вирішуються на місцях і виносяться до рівня центрального апарату управління. Це спричиняє складнощам із застосуванням єдиних технологій. впровадження електронний документообіг проблема

Це об'єктивний чинник, проти є лише одне метод боротьби: зживати. Наскільки успішно він стимулюватиме долю проекту, залежить від рівня занедбаності ситуації.

Часта біда комерційних підприємств - переоцінка менеджментом рівня свою кваліфікацію у сфері інформаційних технологій. Чимало понять з молодих управляючих у колишній життя" були студентами технічних вузів, навіть програмістами. Через війну управляючі намагаються брати участь у прийнятті технологічні рішення, чого вони недостатньо підготовлені. Це ускладнює роботу, призводить до небажаним конфліктів. Надмірний інтерес з боку менеджменту до інформаційних технологій як і небезпечний, як і відсутність інтересу.

З досвіду автора, найкращий спосіб боротьби з цим явищем – створення «хибних цілей». Можна захопити людей цікавішими та перспективними ідеями у майбутнє, влаштовувати з цього приводу наради тощо. буд., що вони вникали у поточну роботу у того рівня, у це необхідно. З іншого боку, можливо, що з цих обговорень і планів потім виростуть нові цікаві проекти.

Ще один специфіка нинішнього моменту - неготовність багатьох підприємств робити стратегічні вкладення, коли необхідність явно дозріла. Вони прагнуть обходитися півзаходами чекаючи "часів". Власне кажучи, при мінімальної інвестиційної активності у країні таке стратегія цілком виправдана, але, з іншого боку, для виживання необхідно підвищувати ефективності роботи підприємства.

Необхідний пошук компромісу. Тим більше що при пасивному поведінці ті ж «найкращі свої часи» підприємствам можуть так ніколи й не наступити.

«Виробники документів»

Під цю категорію підпадають підприємства, які можна невеликими, проте вони інтенсивно створюють документи (консалтингові компанії, великі юридичні контори, видавництва та інших.).

Типові проблеми цієї категорії підприємств наведено нижче.

Найпоширеніша проблема: складність завдання не узгоджується з фінансових можливостей організації. Їм потрібні недорогі, та заодно досить функціональні системи.

У цих організаціях часто немає виділених відділів інформаційних технологій, із якими можна взаємодіяти для формалізації вимог до системи (нам здається, що така відділ у якомусь обсязі виконує роботи з обстеження свого підприємства міста і опису його бізнес-процесів). І тут участькомпании-консультанта необхідно, та її аналітикам вдається спілкуватись хіба що з усіма співробітниками замовника. У цьому персонал займається різнобічної діяльністю, яка важко формалізується.

Всі ці, проте, вирішуються вибором правильної системи. Можна сміливо сказати, що така підприємствамСЭД конче потрібні, як і, наприклад, як заводам верстати. Готовність таких підприємств до активної впровадженнюСЭД – справа часу.


2. Проблеми стандартизації коштів електронного документообігу

 

2.1 Передумови

 

Нині існують реальні передумови перенесення проблеми стандартизації протоколів взаємодії систем автоматизації ДОП в галузі теоретичного обговорення у площину практичної реалізації.

Важливість цієї проблеми усвідомлюють більшість провідних російських виробників автоматизованих систем ДОП.

>Автоматизированние системи електронного діловодства провідних російських виробників функціонально близькі одне одному і підтримують подібну методологію роботи з документами.

Є істотне кількість установ, підприємств і закупівельних організацій, використовують системи автоматизації діловодства.

Більшість керівників служб ДОП усвідомлюють актуальність завдання налагодження обміну інформацією між організаціями та необхідність скорочення втрат часу при реєстрації документів.

З'явилася нормативна база в організацію повноцінного електронного документообігу (прийнято Федеральний в законі про Електронної цифрового електронного підпису (>ЭЦП).

У зв'язку з цим ГільдіїУправляющихДокументацией об'єднала кількох головних російськихкомпании-разработчиков систем автоматизації ДОП - НТЦИРМ («Інформаційні ресурси мегаполіса»), «>ИнтерТраст», «Електронні офісні системи», які вирішили націлити свої

Схожі реферати:

Навігація