Реферати українською » Менеджмент » Інформаційні технології в системах управління готельним підприємством


Реферат Інформаційні технології в системах управління готельним підприємством

знижує вартість послуг за підтримці і за обслуговуванням програмного продукту.

2.4 Система автоматизації «Готель 2.3»

Комплексна автоматизовану систему управління готелем, пансіонатом "Готель 2.3" це потужний інструмент у сфері інформаційних технологій, дозволяє вести повне управління економіки й контроль всіх бізнес-процесів готелю, підвищити продуктивність роботи з допомогою ефективного виконання оперативних завдань.

Система "Готель 2.3" складається з набору модулів, які легко додаються в конфігурацію для конкретної готелю.

>Встроенний модуль настройок дозволяє: зробити систему універсальної, задовольнивши побажання різних готелів, як у розміру, і формі власності.

Широкого спектра функціональних можливостей задовольнить побажання, як невеликого готелю, і великого 5-зіркового комплексу.

Оптимальний набір модулів, дозволить нарощувати систему за необхідності, скоротивши у своїй початкові інвестиції.

Модуль Інтернет бронювання дозволить бронювати номери як у Вашем готелі, як фізичними особами, і організаціями, забезпечивши, у своїй, аналіз політики та прогноз завантаження номерного фонду у часі.

Потужний інструмент звітності дозволить певним користувачам легко перетворити даних про роботі готелю в звіти для аналізу доходів, завантаження, витрат і багато інших показників.

Контроль, над роботою готелю чи комплексу готелів, може здійснюватися з точки світу.

Можливості системи:

Праця у режимі реального часу.

• Результати роботи кожної служби чи автоматичних підсистем відразу ж потрапити доступні у всіх інших службах. Технологічні процеси (наприклад, нічний аудит і щодобові резервне копіювання) відбуваються у фоновому режимі, не вимагаючи перерв у роботі готелю і нагляду із боку персоналу.

• Процес роботи з клієнтами (оформлення поселення, оплати, виїзду? та інших.) оптимізовано в такий спосіб, щоб обіймав за часом, зазвичай, трохи більше 1-2 хвилин, створюючи комфортні умови для гостей.

• Передача даних на зовнішній бухгалтерську систему (наприклад, касові звіти, звіти по безготівковому розрахунку і кредитним картам) відбувається автоматично

Система повністю адаптована під законодавство Білорусі, Казахстану, Росії й України.

Персоніфікація контроль користування.

• Система дозволяє контролювати і аналізувати роботу персоналу

Різні мовні середовища звітності імноговалютность.

2.5 Програмний комплекс автоматизації готельного господарстваKEIHOTEL

Система автоматизації готелю >KEI-Hotel – це програмно-апаратний комплекс нової генерації, сукупність найсучасніших технологій у галузімикропроцессорного управління й ужиткового програмного забезпечення.

Безсумнівним перевагою системи >KEI-Hotel є інтерактивний інтерфейс, який визначає легкість у навчанні користувачів і експлуатації проекту на цілому.

У інформаційної системі готелю система >KEI-Hotel є ланкою, куди надходить інформації з інших підсистем - телефонної, ресторанній, платного телебачення, безпеки та інших. Дані системи зберігаються під керівництвом промисловоїСУБДSyBase , який гарантує збереження навіть за аварійних ситуаціях.

Особливу увагу варто приділити таку особливість програми, як гнучкість настройок і придатність до місцевих умов готелів будь-яких типів і середніх розмірів.

Структура комплексу

>KEI-Hotel дозволяє систематизувати і автоматизувати всіх аспектів роботи служби приймання й розміщення, бронювання, реєстрацію, виписку і розрахунок гостей, управління номерним фондом. Це значно спрощує роботу фінансового і комерційного відділів, формує статистичні звіти і фахові журнали паспортного столу. Система веде рахунки клієнтів - і припускає використання розрахункової, депозитної чисмешенной системи оплати послуг у готелі, як загалом, і перспективами кожного із надання послуг окремо.


>Рис. 2.3 – Структурна схема комплексу автоматизації готелів «>KEI-Hotel»

1. Служба розміщення

Система дозволяє швидко розмістити, розрахувати і виписати гостя, без необхідності оформлення безлічі паперів, як у попередньої заявці - броні, і без неї.

Цей модуль має такими можливостями:

· Швидка реєстрація гостей без попереднього бронювання

· Розміщення гостей по броні

· Пошук гостя з історії проживання

· Обробка груп, включаючи транзитні групи

· Централізований перенесення даних про надані послуги на лицьової рахунок гостя автоматичному і ручному режимі.

· Контроль нарахувань за надані послуги.

· Автоматичний перерахунок послуг за зміни тарифу, переміщеннях, зміні категорії номери або місцевості розміщення

·Начисления погодинної оплати на добу проживання, включаючи коректний розрахунок погодинного проживання, у відділі бронювання.

· Автоматичні розрахунки тарифів залежно від сезону і тарифного плану

·Редактирование й виправлення даних після реєстрації гостя (крім дати й часу прибуття)

· Печатка анкети і реєстраційної карти гостя як, і після прибуття гостя

· Оперативний доступом до готовим розміщувати кімнатах (із зазначенням терміну простою номери)

· Переміщення передоплати, виробленої при бронювання, на лицьової рахунок при реєстрації гостя

· Нарахування всіх послуг на лицьової рахунок гостя чи номер, знижує фінансових ризиків і спрощує розрахунки з клієнтами

· Оперативний облік контроль їх із негативним балансом чи відсутністю гарантії оплати

· Автоматична блокування гостьових ключів після закінчення оплаченого терміну проживання доступу в номер безпосередньо з комп'ютера служби приймання й розміщення без необхідності маніпуляцій із замками спеціальнимикартами-ключами.

·Занесение деталей перебування будь-якого гостя пам'ять комп'ютера на як завгодно великий термін

· Паспортний харчування і електронні журнали реєстрації за категоріями

· Створення повідомлень гостю, електронна побудка, управління замками номерного фонду.

Усі операції із гістьми виконуються через єдину форму - карту гостя.

Карта гостя варта зберігання інформації про гостя і виконання таких операцій:

· Розміщення гостя

· Пошук гостя базі постійних клієнтів

· Зміна особистих даних

· Зміна термінів проживання

· Переміщення з номери як у номер

· Виконання операцій із електронним ключем

· Управління доступом гостя номер

· Автоматичний розрахунок вартості проживання з урахуванням календарного плану і періодичних знижок, погодинна оплата

· Кожна картка гостя системі унікальна, що дозволяє вести облік як кількості приїздів гостя, та його заселення від різних джерел.

Система дозволяє зберігати інформацію, як про індивідуальних гостях, що будь-коли мешкали у готелі, і про групах, агентствах, організаціях та інших., що дозволяє ефективно вести статистику і вирішувати, з якими організаціями найвигідніше мати справу. З іншого боку, цю функцію значно полегшує і спрощує роботу відділу бронювання, оскільки є можливість автоматичного перенесення даних про гостя в знову створювану заявку.

2. Модуль Служби бронювання

У системі повністю автоматизовано процес бронювання номерів та політичного аналізу майбутньої завантаження готелю різноманітні категоріям і критеріїв оцінки.

Модуль бронювання системи >KEI-Hotel відрізняється такими характеристиками:

· Удобне індивідуальне і групове бронювання (>Бронирование номерів, класів номерів, місць й нових послуг, обробка транзитних груп)

·Бронирование номерів та блоків на необмежено віддалений період

· Квотування номерного фонду

· Модуль візової підтримки, з веденням журналу реєстрації

·Установок методу оплати й тарифу як автоматично, і вручну

· Можливість редагування готових до час за будь-яким з параметрів

· Можливість ануляції заявок та його наступного відновлення у час

· Автоматична прив'язка дозволеного для компанії тарифу до картці бронювання.

· Синхронізація і розсинхронізація броні за кількістю гостей і часу заїзду

· Гнучка система надання звітів дає змогу отримувати інформацію з багатьма параметрами.

· Аналіз завантаження - інформацію про наявності кімнат будь-якої миті часу й будь-який період, з урахуванням погодинної оплати категорії можливого продовження проживання та то, можливо представленій у вигляді текстового чи графічного звіту

· Бистре розміщення приміток і побажань клієнтів чи служби бронювання в картці бронювання

· Аналіз заїзду і заїзду за номерами, класам, персонам, фірмам і туроператорам.

· Можливість ведення обліку, і статистики бронювання різноманітні показниками

· Наявність звіту «Історія броні»,отображающего усі фінансові операції персоналу з заявками іпоселенними гостями дозволяє аналізувати дії персоналу.

3. Розрахунковий центр

Розрахунковий центр комплексу >KEI-Hotel дозволяє вести лицьові рахунки, як кожного гостя, так груп. Послуги при проживанні гостя, такі як поселення, переїзд у номер іншого класу, зміна тарифу проживання, зміна термінів проживання тощо. розраховуються й входять у лицьової рахунок автоматично і під час операцій службою розміщення. З використанням у системі фіскального принтера функції касира може виконувати адміністратор служби приймання й розміщення.

Відкриття сервісу телефонні переговори, платне телебачення, ресторан, міні-бар тощо., на лицьової рахунок гостя будуть автоматично додаватися надані послуги, відповідно до описаних у Пророчих системі тарифів.

Модуль має зручними опціями:

· Ведення розрахунків у кількох валютах

· Ведення історії курсів валют

· Деталізація й "об'єднання рахунки

· Відстежування заборгованостей їх із автоматичної чи ручний блокуванням гостьових карт ключів (за умови встановлення системи управління замками)

· Система має необмежені можливості розділення і перегрупуванню рахунку також платежів – однієї кімнати в іншу і з однієї рахунку за інший

· Формування звіту по «реалізації» послуг на період або фіксовану дату для бухгалтерії.

· Автоматичне закриття дні місяця, періоду

· Підтримка автоматичної авторизації кредитних карт через процесинговий центр компанії Об'єднаних Кредитних карт (United Card System).

Система дозволяє нараховувати з цього приводу гостя будь-які платежі послуг чи товари. Уся інформацію про телефонних переговорах, послугах харчування, платного телебачення та інших систем централізовано обробляється в >KEI-Hotel. При виписці клієнт розплачуватися за використані послуги з одному рахунку, або, навпаки, розділити загальний рахунок сталася на кілька рахунків, оплативши кожен із новачків окремо, з різними видами оплати, якими автоматично розраховуються все податки та збори згідно з законодавством України.

4. Доступ в номерний фонд і управління номерами.

Принципово новим рішенням є система електронних замківKEI-Biser (контроль доступу в номерний фонд реального часу), інтегрованій у комплекс >KEI-Hotel і розроблена спеціально для готелів. Це означає, що управління електронним замком номерного фонду реєструють безпосередньо із системи управління готелем без додаткового інтерфейсу. Така технологія дозволяє підняти нового якісний рівень облік контроль над використанням номерного фонду готелю, збільшити ефективність роботи служби безпеки, поверхової служби, обслуговування номерах. З іншого боку, контролюються такі події, фактом входу чи виходу з номери, час відкриття і закриття двері, погано закрита двері, спроба відкриття «чужій» картою тощо. У кожному цьому випадку сигнал надходить службі безпеки.

Залежно від побажання замовника система поставляється з різними видами ключа (ідентифікатора доступу), яких може виступати магнітна, штрих кодова чипроксимити (>бесконтактная) карта. Можливо використання ідентифікаторівDallas, які застосовується у ролі ключа віддомофона.

Є низка функціонально закінчених пристроїв системиKEI-Biser керувати сервісом в номерах різного рівня:

· контроль стану дверей номерного фонду (>KEI-Biser-Light);

· електронні замки серіїKEI-S450Nх;

· інтелектуальне пристрій управління номеромKEI-S450Rх;

· пристрій обліку матеріалів та робочої часу персоналуKEI-S450WT

Слід зазначити, що систему дозволяє гнучко поєднувати комбінації цих пристроїв з можливостей та запитів готелю.

Додаткові можливості:

Система має можливість зміни функцій без заміни устаткування методом зміни програми контролерів з центрального серверу системи управління готелем на запит адміністрації готелю зміну сервісів та зняття функцій контролерів. На підвищення якості технічної підтримки у систему впроваджена фірмова технологія ">nonstop insystemdownload". Ця технологія дозволяє змінювати програму управління, розташовану замикроконтроллере безупинно роботи системи та якого або механічного втручанняKEI-Biser, ще дозволяє:

· автоматично блокувати прострочені карта народження і запобігати доступ до готелю на осіб із простроченими гостьовими картами

· дистанційно відкривати приміщення у разі виникнення екстремальних ситуацій

· управляти електроустаткуванням номери за сценаріємзаселен/незаселен/готов до заселенню

· сповіщати співробітника служби безпеки про те як приміщення під охорону

· отримувати різні звіти щодо подій за довільний період

· формувати резервні картки позаштатних ситуацій

З допомогою додаткових терміналів збирання цих,подключенних до системи управління готелем, то можна організувати систему надання додаткових платних послуг з автоматичним включенням в лицьової рахунок клієнта.

Прибирання номери:

Система відстежує ситуацію "гість виїхав із готелю" і може видавати списки кімнат, у яких необхідно зробити збирання відразу після звільнення. Це дозволяє менеджерам спланувати збирання номерів й немислимо організувати контроль часу збирання номери. Після закінчення збирання, покоївка при відкритої двері номери активізує своюкарточку-ключ, цим оповіщає портьє про готовність номери до заселенню. Система автоматично змінює статус номери як у стан прибраний і до заселенню.

5. Служба безпеки

Використання можливостей системи контролю доступу до приміщення реального часуKEI-Biser дозволяє значно збільшити ефективність роботи служби безпеки. Це досягається з допомогою оперативного отримання про стан номерного фонду, автоматичного відстежування та оповіщення про позаштатних ситуаціях, таких, наприклад, як спроба не санкціонованого проникнення номер, незамкнені двері, блокування замку номери тощо. Зокрема, сигнал тривоги входить у номері й у службі безпеки і активується камера відеонагляду розташована у безпосередній близькості до що охороняється приміщення, у разі:

· Спроба відкриття двері з допомогою інструмента чи іншого ключа

·Откривание вікна чи появу у номері людей відсутності клієнта

· Забутакарточка-ключ всчитивателе

· Не закрита чи ні закрита двері

Співробітник служби безпеки має можливість дистанційного відкриття будь-який двері чи групи дверей в екстремальній ситуації, наприклад під час пожежі. З застосуванням системи в службові приміщення знімаються питання пошуку співробітника біля підприємства міста і облік робочого дня.

6. Аналітичні кошти

Аналітичні кошти комплексу >KEI-Hotel дозволяють розширити можливості адміністрації, і керівників служб із управління готельним господарством. У цьому є можливість оперативного отримання аналітичних даних, і інформації про стан номерного фонду, зокрема іудаленно, через Internet чи на мобільного телефона.

Розділ «БУХГАЛТЕРІЯ» дозволяє керівництву готелі та бухгалтерії отримувати фінансовий результат і аналітичні звіти за результатами фінансової складової діяльності.Кассовие звіти за видами оплати аналіз доходів по обраної послузі, аналіз доходів по послузі «Проживання», аналіз доходів про послуги із можливістю аналізу рахунків на оплату і гадані доходи, отримання інформації про гостях, які оплатили послуги, внесені в лицьової рахунок, експорт даних в бухгалтерські системи 1С, Вітрило,БЭСТ.

Розділ «КЛІЄНТИ» дозволяє керівництву готелі та службі маркетингу отримувати такі дані:

· довідку по клієнтам готелю, що виконує аналіз постійних клієнтів із угрупованням за кількістю приїздів й терміни проживання

· розширена інформацію про проживанні і збереження одержаних засобах постійного клієнта довідку про доходи, які надійшли від клієнтів готелю

· статистичний облік на організації, у якому виконується розрахунок кількості гостей, кількість приїздів, термінів проживання та сума отриманих прибутків.

Усі дані

Схожі реферати:

Навігація