Реферати українською » Остальные рефераты » Автоматизовані системи контролю за виконанням


Реферат Автоматизовані системи контролю за виконанням

Страница 1 из 4 | Следующая страница

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ РФ

>ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПООБРАЗОВНИЮ

>ФИЛИАЛГОУВПО «>ИГУ» У Р.БРАТСКЕ

Кафедра загальногуманітарних дисциплін

Курсова робота

По дисципліни: Організація й технологія ДОП

Тема:АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМИ КОНТРОЛЮ

ЗАИСПОЛНЕНИЕМ

Братськ 2007


>ОГЛАВЛЕНИЕ

ЗАПРОВАДЖЕННЯ

1Автоматизированние системи

1.1АСКИД

1.2CompanyMedia

1.3БОСС-Референт

1.4OptimaWorkflow

1.5Documentum

1.6LanDocs

1.7 СПРАВА

1.8АС-Архив

1.9Гран-Док

1.9.1Гран-Док –Lite

1.9.2Гран-Док - мережна версія

1.9.3Гран-Док - корпоративна версія

1.10ЕВФРАТ-Документооборотv.12

1.10.1 Організація роботи у системі

1.10.2 Модулі системи

1.11PayDox

1.12ESCOM.DOCv.1.5

2 Порівняльна характеристика основних автоматизованих систем контролю над виконанням

>ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛІТЕРАТУРА

>ПРИЛОЖЕНИЕ


ЗАПРОВАДЖЕННЯ

Практика показує, нині дуже багато організацій як малого середнього бізнесу, і великих підприємств, мають чимале число філій, дедокументационное забезпеченняуправления не розвинене чи використовують у проміньшем разі лише напів.

Тим більше що, роботу з документацією була й залишається однією з головних бізнес-процесів будь-якою підприємстві у кожному офісі. Іорганизация такої роботи є важливим частиною процесів управління, що впливає на оперативність і якість прийнятих решений. Як збільшити ефективність роботи з документами? Якускорить й гордо поставити для контролювання процеси виконання доручень із документам, процедури узгодження документів, процесиинформирования та ознайомлення працівників із документами? Як вибудуватиединое інформаційне простір для організацій, мають філіали, дочірні підприємства, представництва

Очевидно, що у століття новітніх інформаційнихтехнологий традиційна схема управління документообігом несправляется з тими обсягами роботи, що у тепер.

У будь-якій, навіть найбільшдисциплинированной, організації під час класичногобумажного діловодства, зазвичай, за якийсьвре мя починають виникатипробле ми. Як приклад можна навести всім відомі йоче визначні ситуації: втрата посаді які пили документів,неотправ ленні через забудькуватість або дублюючі одне одногоотправленние документи,отсутствие на договорі, підписаноним керівником іприведшего до значних збитків, віз відповідального виконайте ля,согласующих осіб тощо. Усе це призводить до плутанини іразберихе, як наслідок - до неможливості рішення управленческих завдань.

Суттєвий шлях розв'язання - автоматизаціяделопроизводства і документообігу комупании шляхом упровадження повно цінної інформаційноїсисте мидокументационногообеспечения управління.

Сьогодні інтерес до ринків програмного забезпечення для автоматизации роботи з документами неухильно зростає. Використання мережі Internet дозволяє автоматизувати процес документообігу, скоротити час обробки, поліпшити пошук даних, забезпечити контроль виконання. Нові технології у цій галузі надають повну аналітичну інформації існижают ймовірність різноманітних помилок.

Мета цього дослідження – вивчити програмне забезпечення, призначене для автоматизації процесів діловодства.

Об'єкт дослідження – автоматизовані системи, здійснюють контролю над виконанням документів, і навіть системи, які включають у собі цю функцію.

Приступаючи на роботу над курсовим проектом, ми вважали, що:

- запропоновані програмні продукти відповідають сучасним вимогам до ведення діловодства;

- вітчизняні розробки більш задовольняють історично сформованій специфіці російського діловодства, ніж зарубіжні аналоги програмного забезпечення.

Завдання дослідження: аналіз навчальної літератури, періодичних видань на проблеми автоматизації діловодства.

У вибіркову сукупність ввійшли журнали «Діловодство» і «>Секретарское справа», і навіть прокуратура вивчила підручники для ВНЗ та шкільних установ початкового й фахової освіти.

Курсова робота з темі «>Автоматизированние системи контролю над виконанням» чисельністю сторінок 46, додатків – 2 на сторінках, малюнків – 2, таблиць -1, обсяг списку джерел постачання та літератури – 31.


1.АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМИ КОНТРОЛЮ ЗАИСПОЛНЕНИЕМ

Ринок системуправления документообігом нашій країні представлений програмними рішеннями, як російських розробників з урахуванням додатків іноземних компаній, і з урахуванням власних розробок, і декількома іноземними виробника ми. Вітчизняний софт проміньшим чином враховує спеціфику російськогодокументо обороту, ніж програмне забезпечення іноземних производителей, і йдеться тут не патріотизм, а кількадругих принципи побудови западного документообігу, а також у різноманіттісуществующих стандартів у різних країнах [4].

Автоматизаціядокументо обороту підприємства дозволяє підвищити виконавчудисциплину, яку проводять з допомогою поліпшення контролюисполнения доручень із документам. Ефективна системауведомлений і нагадувань заздалегідь попереджає всіх койканих осіб наближення термінів виконання розпоряджень. З допомогою формування зведених звітів та часописів легкососта вити повної картини роботи, як розписування окремих співробітників, і підприємства у цілому.

Зекономити час вдається всіх етапах діяльності сотень рудників з допомогою використання інтелектуальних технологій роботи з документами.Автоматическая генерація номери, підстановка поточної дати,ис користування довідників і словників дозволяє зменшити час реєстрацію ЗМІ й уникнути помилок, що ззаполнени їм реквізитів документів. Засобами системиосуществляется миттєвий пошук документов, разом з усімавложениями і зв'язками, іпоручений з їхньої змісту і будь-яка комбінації реквізитів, з задунием списку чи діапазонузначений, логічних умов. Віз можна формуванняиндиви дуальних маршрутівпрохождения документів.

Збереження документів будь-яких форматів, наявність віддаленого доступу до системи зкомпьютера, підключеного до неї Internet. Архівна зберігання доці ментів дозволяє організувати Єдине інформаційне простийранство підприємства, тому користувачі системи отримують якнайповнішуинформацию за всізапрашиваемим даним.

>Документационноеобеспечение управління охоплює три основние завдання стосовно системам автоматизації:

- документування (тобто. під готування, оформлення,согласование та вироблення документов);

- організаціядокументообо рота (забезпеченнядвижения, пошуку, збереження іис користування документів);

- систематизація архівного зберігання (визначенняпра вив зберігання інформації, її пошуку істини та спрямування підтримки прийняття решений, таємність).

Автоматизована системаелектронного документообігуобя зана, зокрема, мати слідующие характеристики:

- після реєстраціїинформационного матеріалу в качестве документа, його автор не спроможна якось змінити чиуничтожить документ;

- документа встановлює ся термін зберігання,соответствующий вимогам законодательства іконтролирующих організацій. Кошти системи повинні дозволяти «>запрограммировать» все що зустрічають ся у нормативних актах варіанти правил обчислення терміну зберігання (протягом заданийного відрізка часу, до певногонаступления події,комбиниро ванні, тощо.);

-система повинна захищати збережені у ній документи від якихось змін. Знищувати електронні документи можуть використовуватися лише спеціально уповноваженими чица - співробітники служб ДОП чиIТ, у межах планової роботи з експертизі цінности і знищенню доці ментів зистекшими терміну ми зберігання.

Розглянемо докладно деякі автоматизовані системи, розроблені вирішення завдань діловодства.

1.1.АСКИД (Автоматизована система виконання документів і майже доручень) 1.0, розробник – компаніяБИНИКОМ

Програма контролює виконання документів мають у призначений термін. УАСКИД [16] організовано два журналу документів, при додаванні нового документа є можливість автоматичногоинкремента номери. Інтерфейс виконано з колірною попередженням: прострочені документи виділяються червоним кольором; документи з терміном, що наближається до певного терміну виконання, виділяються жовтим кольором. Система виконує пошук документів по атрибутам:входящий/исходящий номер, відправник, датаотправления/получения, тема. Виконані документи автоматично переносяться в розділ «виконані».

>АСКИД надає користувачам такі можливості:

Керівникам:

- створювати (реєструвати) нові картки документів,

- створювати (реєструвати) нові доручення,

- відправляти повідомлення то дорученнях електронну поштову адресу виконавців,

- контролюватисводное стан поточних доручень із всім виконавцям й наведеної статистики виконавчої дисципліни,

- контролювати хід виконання конкретних доручень із будь-якій з виконавців,

- здійснювати текстовий обмін інформацією зі виконавцями у процесі виконання доручень,

- фіксувати факт виконання доручень (“закривати” доручення),

- здійснювати пошук доручень із різним критеріям,

- переглядати архів виконаних і "закритих доручень,

- виводити на печатку, експортувати в MS Word і MS Excel окреме доручення,

- виводити на печатку, експортувати в MS Word і MS Excel списки доручень із різним критеріям,

- переглядатиотчетно-аналитическую інформацію про виконання доручень.

>Исполнителям:

- отримувати нові доручення від керівництва,

- контролюватисводное стан своїх поточних доручень,

- здійснювати текстовий обмін інформацією зі керівництвом країни та співвиконавцями у процесі виконання доручень, включно з підтвердженням отримання нового доручення,

- фіксувати факт виконання доручень (для відповідального виконавця),

- здійснювати пошук своїх доручень із різним критеріям,

- переглядати архів виконаних доручень,

- виводити на печатку, експортувати в Word і Excel окреме доручення,

- виводити на печатку, експортувати в Word і Excel списки доручень із різним критеріям.

ПеревагиАСКИД:

1. Багаторівнева вертикальна система наскрізного контролю: доручення можуть видаватися виконавцям з урахуванням доручень отримані від вищого керівництва (мал.1прил.1).

2. Легкість впровадження: система проста лідера в освоєнні і вимагає спеціального навчання користувачів. При розгортанніАСКИД не вимагає встановлення програм на робочих місць. На комп'ютері користувача потрібні лише Internet Explorer.

3. Гнучкість: кожному за керівника, заступника керівника чи менеджера можуть визначити свої плани документів і майже категорії доручень

4. Обмін інформацією: система дозволяє вести листування з питань, що з виконанням доручення, як між керівником і виконавцями, і виконавцям між собою з допомогою вбудованих інструментів (мал.2прил.1).

1.2.CompanyMedia, розробник – компаніяАйТи

СистемаCompanyMedia [7, 15] складається з кількох програмних продуктів, які можнаиспользовать незалежно друг від друга. Система варта веденняелектронно го документообігу, інформаційної підтримки організаційно-розпорядчою іпроизводственно-хозяйственной діяльності. Вонаобеспечивает рішення таких ключових завдань, як:

- підготовка документів по особистим й загальним шаблонам, створеним користувачем,согласование і передачі документів на регіструцию;

- реєстрація всіх видів документів компанії, зокрема яка входить і що виходитькорреспонденции, внутрішніх службових документів, договорів,организационно-распорядительних документів і майже документів довільній форми, необхідної клієнту;

- планування, підготовка і проведеннязасе даний, і навіть контроль виконання прийнятих рішень;

- створення з усіх видів документівпоручений, резолюцій і можливість реєстрації відповіді них;

- автоматична доставка електронних доці ментів виконавцям;

- постійний контроль виконання документів і майже резолюцій, здійснення зворотний зв'язок між ініціатором завдання й виконавцем;

- підготовка договорів, узгодження,визирование, зберігання їх актуального реєстру;

- створення списку штатних працівників, анкет та особистих справ, комплексне управлінняперсо чорною готівкою;

- сканування значної частини документів, створення умов та ведення електронних архівів документов.

Система електронного документообігуCompanyMedia загалом дозволяє налагодити ворганизации «наскрізний» обмін документами (що означає автоматичну можливість легко простежити рух документів як всередині одного підрозділи, а й між філіями організації), забезпечує глобальне їх візування, нормалізує контроль виконання документів і майже дорученьруководства[1, 5].

>CompanyMedia переважно варта великих і середніх державних установ і численних комерційних організацій. Разом про те, гнучка структура цього програмного продукту, модульний принцип побудови є дужепривлекательними й у невеликих організацій.

Слід зазначити, щоCompanyMedia створювалася компанією «>ИнтерТраст» згідно з колишніми державнимистандартами у сфері діловодства [11, 15, 31]. За їїразработке проводилися консультації з фахівцями Усі російського НДІдокументоведения та архівної дела (>ВНИИДАД).

>CompanyMedia має чотири сертифікатакачества Держстандарту РФ у системіМОЛСЕМ на системи «>CompanyMedia-Делопроизводство», «>CompanyMedia-Проекти», «>CompanyMedia-Планирование», «>CompanyMedia-Управление персоналом».

Переваги організації електронного доціментооборота з урахуваннямCompanyMedia посравнению із традиційною документообігом очевидні:

- співробітники користуються єдиними базами даноних, що дозволяє швидко отримувати документ, створений колегами;

- з допомогою системи електронногодокументо обороту зручно контролювати виконання документа;

- керівник знає, де знаходиться його документ і хто виконавець;

- система вчасно повідомляє про конкретні строкиисполнениядокумента/поручения, автоматичносоз даючидокумент-напоминание.

1.3.БОСС-Референт, розробник – компаніяАйТи

СистемаБОСС-Референт [22] розроблена для автоматизації управлінського документообігу і діловодства [21]. Її споживачами комерційні компанії, федеральні державні унітарні підприємства, державні органи виконавчої влади. Система має сертифікат відповідностіГСДОУ, та її розробник, компанія «>АйТи» має сертифікат ГОСТ РИСО 9001, котра засвідчує систему «…менеджменту якості сертифікованої компанії стосовно проектування, розробці, провадження й обслуговування програмних засобів в обробці документів і майже рішення організаційно-економічних завдань…» [4, З. 55]

Головними результатами впровадження системи є:

- підвищення керованості організації;

- нового рівня виконавчої дисципліни;

- підтримка регламентіввнутрикорпоративного взаємодії;

- підвищення швидкості прийняття рішень;

- створення умов обміну знаннями й інформацією;

- вдосконалення процесів, продуктів та надання послуг організації.

Переваги системиБОСС-Референт [15]:

СистемаБОСС-Референт, побудована на платформі IBM LotusDomino/Notes, займає лідируючі позиції вітчизняному ринку завдяки ряду достоїнств, у тому числі:

- кошти створення єдиногоинформационно-управленческого простору для організацій будь-якої складності: розподілених, багаторівневих,функционально-проектних;

- підтримка складних маршрутів узгодження документів;

-развиваемость рішення. Швидка автоматизація бізнес-процесів наявністю вбудованих процесів обробки документів,настраиваемих імодифицируемих з огляду на специфіку замовника;

- надійна робота, високі наведені цифри щодо, зручність адміністрування і масштабування,Web-доступ;

- наявність засобів захисту інформації, можливість побудови з урахуваннямБОСС-Референта системи юридично значимого електронного документообігу;

- простота освоєння користувачами;

- успішне використання системи провідними компаніями і міжнародними організаціями Росії.

1.4.OptimaWorkflow, розробник - компанія Оптима

СистемаOptimaWorkflow [15] варта управління процесами створення, обробки,тиражирования і збереження документів або інших ін формаційних об'єктів, і навіть дляавтоматизации основних процедур сучасногоделопроизводства та молодіжні організації документообігу. Усостав системиOptimaWorkflow входять п'ятьпрограммних модулів, які можна встановлено різні клієнтські станції чи серверне устаткування в корпоративної мережі, взависимости від методів організації процесівдокументо обігу субстандартні та створення робочих місць користувачів.

Впровадження як і системи у створенні забезпечує такі можливості:

- централізоване зберігання документів мають у електронному вигляді;

- формалізацію процедур створення іобработ кі документів;

- наявністьcase-подобного графічногоредак тору для описи процесів руху доці ментів і технологічних операцій на етапі роботи із нею;

- єдині управління економіки й контролю над рухом документів мають у рамках бізнес-процесів.

>Конт роль над виконанням документа [1, 10, 14] реалізований так:создается спеціального виду документ - «документ під контролем», який поміщається на «дошку оголошень». Виконавці можуть лишеознакомиться із вмістом доручення, а й у документ внести інформацію про хід виконання, відзначити факт виконання тощо. Усе відбувається у одному примірнику документа, який тиражується і рассилается на адресу всіх згаданих удокумен ті контролерів, виконавців, ісоисполните лей.Уведомления надсилаються електрон іншої пошті MSOutlook/Exchange.

СистемаOptimaWorkflow міститьинструмен ти завдання маршрутів проходження документів, аудиту, відстежування їхнього статусу у процесіобработки, настроювані на специфікуорганизации, і пропонує будь-яких стандартних процедур.

Інформації про наявність сертифікатасоответствияГСДОУ немає.

1.5.Documentum, розробник – компаніяDocumentumServicies

СистемаDocumentum [15] пофункционалу і вартості можна порівняти з базовим програмним забезпеченням, таких як IBMContent Manager. Обидві цісисте ми мають приблизно однакові можливості і з кожної їх можна побудова системи електронного документообігу.

>Documentum має такимивозможностями:

- масштабованість і втерриториально-распределенном режимі, євозможность підключення мобільних користувачів;

- повідомлення і доручення розсилаються з по міццю механізму електронної пошти;

- підтримка багатомовності через мовні пакети. Сенс у цьому, що замовникустанавливает одну версію програмного забезпечення, а може застосовувати раз особисті її локалізації. На користувальному екрані є котре випадає меню, у ньому може вибрати мову. Механізм пошукупозволяет вести одночасний пошук в документах говорять різними мовами. Русифікація продуктуреализована спільно з компанієюПРОМТ;

- сервіси генерації аудиторського сліду (тобто. контролю над діями користувачів);

- управління потоками робіт (>workflow), зокрема і з допомогою коштів графічних редакторов;

- управліннямультимедиа-данними -извлечение інформації знеструктурированних даноних, наприклад, тексти з

Страница 1 из 4 | Следующая страница

Схожі реферати:

Навігація